Один из подходов к созданию интегрированной системы сбора, обработки, анализа и передачи информации в интересах повышения эффективности
управления региональной системой образования
,
-ХХ1» (ИВЦ Аверс)
Ближайшей стратегической целью научно-технической и финансовой политики Министерства образования Российской Федерации в области информатизации является создание отраслевой Интегрированной Автоматизированной Информационной Системы (ИАИС), объединяющей Министерство, образовательные учреждения, органы управления образованием и федеральные органы.
ИАИС образования РФ должна удовлетворять следующим требованиям:
· Возможностью интегрироваться с другими внешними системами.
· Адаптироваться к организационно-производственным циклам различных учреждений.
· Масштабируемостью – возможностью эффективно функционировать как в рамках одной организации, так и в рамках всей федеральной системы образования.
· Качеством. Система должна строиться с учетом международных стандартов в области управления качеством.
· Функциональной отчетностью. Способностью формирования отчетной документации в строгом соответствии с нормативными документами.
· Надежностью. Иметь опыт длительной эксплуатации на предприятиях образовательной сферы (не менее 10 лет), а технология и архитектура построения системы должна обеспечивать срок службы не менее 20 лет.
Создание такой системы возможно только на основе профессиональных решений – программных продуктов проверенных длительным сроком эксплуатации и востребованных в системе образования.
Очевидно, что решение проблемы комплексной автоматизации сферы образования должно происходить, на наш взгляд, в двух направлениях:
Первое направление - определение политики в области создания ИАИС, формирование основных технических, методических, концептуальных требований к системе, разработка принципов и архитектуры системы. Естественно, что работами в этом направлении должны и обязаны заниматься специализированные институты, работающие в области информатизации сферы образования. (Управление информатизации МО РФ, ИИО РАО, ГосНИИСИ, и другие).
Как известно, любая система управления, в том числе и система управления Министерства Образования, имеет иерархическую структуру. Соответственно и ИАИС должна быть структурирована таким же образом, то есть иметь многоуровневую структуру, на первом уровне которой выступают образовательные учреждения, а на последнем МО РФ.
Второе направление связано с разработкой программных средств для автоматизации конкретных задач с целью реализации тех или иных управленческих функций. Основной из таких задач является задача сбора, обработки и анализа информации на каждом уровне, а также и передачи ее с одного уровня управления на другой.
На этом направлении, по нашему мнению, могут заниматься отдельные компании по разработке программных продуктов, региональные центры информатизации образования и даже отдельные образовательные учреждения. Естественно, что эти разработки могут быть применимы для решения частных задач практически на всех уровнях управления, но опыт показывает, что в основном их решения применимы для первого-второго (реже высших) уровней управления.
Основным и самым главным требованием в этом случае является информационное взаимодействие различных программ, использование единых форматов данных, совместимость платформ и программных сред.
Наша компания занимается разработкой программных средств - информационно-аналитических систем - позволяющих сформировать не только информационную инфраструктуру образовательного учреждения, а также и единое информационное пространство региональной образовательной системы.
Для формирования информационной инфраструктуры отдельного учреждения к использованию предлагаются такие программные комплексы как:
- автоматизированная информационно-аналитическая система (АИАС) «Управление образовательным учреждением» (АРМ Директор);
- АИАС «Школьная библиотека»;
- АИАС «АВЕРС расписание»;
- АИАС бухгалтерского учета и управления финансово-хозяйственной деятельностью образовательного учреждения (АВЕРС бухгалтерия);
- АИАС «Тарификация».
Кратко перечислю предназначение и основные задачи, решаемые вышеназванными системами.
I. Автоматизированная информационно-аналитическая система "Управление образовательным учреждением" (АРМ Директор)
Специализированная система, предназначенная для унификации внутришкольного делопроизводства, автоматизации процессов управления школой, планирования и контроля качества учебного процесса.
Функциональные подсистемы АРМ ‘Директор’:
Делопроизводство: позволяет вести базы данных личных дел сотрудников и учащегося контингента учреждения; формировать адресную и алфавитную книги; в динамическом режиме создавать отчеты любых форм и содержания, в том числе стандартные статистические отчеты (ОШ № 1, ОШ № 5, паспорт школы); готовить документы, необходимые для прохождения процедуры аттестации (лицензирования) учреждения.
Планирование: позволяет формировать структуру учреждения; рассчитывать базисный учебный план и сетку часов; распределять основную и дополнительную нагрузку преподавателей.
Успеваемость: позволяет вести учет успеваемости учащихся в виде абсолютных, относительных и обобщенных показателей по отчетным периодам и срезам знаний.
Здоровье: позволяет осуществлять мониторинг состояния здоровья учащихся и сотрудников учреждения; планировать проведение диспансеризаций и других профилактических мероприятий, контролировать их результаты.
Приказы: позволяет определять циклограмму издания приказов по учреждению; готовить проекты приказов, издавать и контролировать их исполнение; вести книги учета приказов; формировать книгу движения учащихся.
Тарификация: позволяет проводить тарификацию преподавателей; рассчитывать затраты на оплату труда по категориям работающих, тарифный и надтарифный фонды.
Аналитика: позволяет получать данные, необходимые для мониторинга качества образовательного процесса в учреждении (степень обученности, качество знаний, успеваемость), проведения аттестации и управления переподготовкой кадров.
АИАС позволяет сформировать в учреждении автоматизированные рабочие места: директора, завуча, секретаря-делопроизводителя, учителя, медицинской сестры, библиотекаря.
Внедрение АРМ ‘Директор’ позволит:
- сформировать основу информационной инфраструктуры управления образовательным учреждением;
- освободить администрацию школы от малопроизводительного, рутинного труда по составлению всевозможных отчетных документов, планирования учебного процесса;
- получать достоверные данные, необходимые руководителю для принятия решений по управлению работой учреждения;
- улучшить организацию переподготовки и аттестации кадров;
- создать объективную и независимую систему мониторинга качества учебного процесса.
Система может быть использована органами управления образования для контроля и обобщения получаемой от школ информации; формирования единых региональных баз данных педагогических кадров и учащегося контингента.
АРМ ‘Директор’ – наиболее востребованный программный продукт для решения задач автоматизации управления в образовании.
II. Автоматизированная информационно-аналитическая система "Школьная библиотека"
Автоматизированная информационно-аналитическая система учета библиотечного фонда и организации деятельности школьных библиотек.
АИАС «Школьная библиотека» предназначена для комплексной автоматизации повседневной деятельности школьных библиотек, включая процессы учета библиотечного фонда, организацию работы библиотеки с пользователями и другими библиотеками, вопросы оценки состояния библиотечного фонда, определения потребности библиотеки в новых поступлениях и необходимости обновления (увеличения) фондов, изучение читательского спроса, а также вопросы контроля за состоянием библиотечного фонда и планирования работы библиотеки на перспективу.
Программный комплекс АИАС «Школьная библиотека» позволяет:
· проследить путь каждого документа (издания), от его поступления на баланс школьной библиотеки до списания;
· оценить потребности пользователей школьной библиотеки в различных изданиях;
· спланировать деятельность библиотеки;
· обеспечить быстрый поиск необходимых документов (изданий).
Работники библиотеки и лица, осуществляющие контроль за деятельностью библиотеки, имеют возможность быстрого получения всех учетных, отчетных и сопроводительных документов, предусмотренных «Инструкцией об учете библиотечного фонда» и методическими рекомендациями по применению этой инструкции в библиотеках образовательных учреждений.
АИАС «Школьная библиотека» может использоваться не только в школьных библиотеках, но и в библиотеках средних специальных и высших учебных заведений, а также в городских, районных библиотеках и библиотеках различных организаций.
В качестве хранимой информации АИАС «Школьная библиотека» выступают:
- данные по библиотеке и ее структурным подразделениям;
- сопроводительные документы на объекты библиотечного фонда;
- данные по индивидуальному учету объектов библиотечного фонда;
- данные по пользователям библиотеки;
- данные по работникам библиотеки;
- переоценочные коэффициенты для расчета стоимости элементов библиотечного фонда ;
- данные по компенсации ущерба, нанесенного пользователями;
- данные по реализации библиотекой списанных и других документов и оказанию платных услуг;
- данные по планированию работы библиотеки на период.
При работе с программным комплексом АИАС «Школьная библиотека» предусмотрена возможность формирования многочисленных запросов как в интересах сотрудников библиотеки, так и пользователей. Он обеспечивает разграничение функций работников библиотеки и пользователей.
Структурно АИАС состоит из автоматизированных рабочих мест (АРМ), функционально увязанных между собой при помощи локальной вычислительной сети (ЛВС):
· АРМ работников
· АРМ пользователей
· АРМ для финансовых органов и проверяющих.
Основу программно-технического комплекса составляет сервер баз данных, обеспечивающий хранение и архивацию информации базы данных, а программное обеспечение позволяет работать в среде Windows и функционировать как автономно, так и в сетевом режиме.
Автоматизированная информационно-аналитическая система (АИАС) учета библиотечного фонда и организации деятельности школьных библиотек (АИАС «Школьная библиотека») разработана на основе «Инструкции об учете библиотечного фонда» (введена в действие приказом Министерства культуры Российской Федерации от 2 декабря 1998 года № 000) и «Методических рекомендаций по применению ’’Инструкции об учете библиотечного фонда’’ в библиотеках образовательных учреждений» (утверждены приказом Министерства образования Российской Федерации от 01.01.01 года № 000).
Внедрение АИАС «Школьная библиотека» в работу библиотек различного уровня позволит автоматизировать процесс обработки и учета всех документов библиотечного фонда. При этом значительно сократится время на поиск, подготовку и выдачу необходимых данных, как по информационному обслуживанию читателей, так и по организации работы самой библиотеки. Библиотека сможет оперативно реагировать на запросы читателей и более целенаправленно планировать свою деятельность.
III. Автоматизированная информационно-аналитическая система "АВЕРС - расписание" - специализированная программа, предназначенная для составления расписания занятий во всех типах образовательных учреждений (общеобразовательные учреждения, учреждения профтехобразования)
Программа позволяет:
· учитывать санитарные правила и нормы;
· учитывать распределение классов по сменам;
· объединять классы в поток;
· делить классы (потоки) на группы;
· составлять расписание классов без "окон";
· генерировать различные формы таблиц расписания;
· планировать замены;
· представлять таблицы в Excel, Word и HTML форматах;
· сокращать "окна" в расписании учителей и многое другое.
ПРОГРАММА "АВЕРС-расписание" помогает завучу подготовить оптимальное расписание уроков с учетом пожеланий учителей и требований администрации.
Программа состоит из четырех разделов "Списки", "Нагрузки", "Расписание" и "Замены".
Раздел "Списки" служит для ввода, редактирования и печати списков классов, предметов, кабинетов и учителей.
· Для каждого класса вводятся: название класса, минимально и максимально допустимые количества уроков в день, количество учащихся, допустимые номера уроков. Номера уроков находятся в пределах от 1 до 14 или от 0 до 13. Четная и нечетная недели могут различаться.
· Для каждого предмета вводятся: название предмета и уровень сложности.
· Для каждого кабинета вводятся: название кабинета и количество мест в нем.
· Для каждого учителя вводятся: фамилия учителя, название основного предмета, название основного кабинета, допустимые номера уроков (желательные и нежелательные), а также факультативная информация - номер телефона, адрес электронной почты и комментарий. Четная и нечетная недели могут различаться.
Раздел "Нагрузки" служит для ввода, редактирования и печати нагрузок, которые сортируются по классам, предметам или учителям.
При задании нагрузок выбираются названия классов, учителей, предметов, задается количество часов в нагрузке в неделю. При вводе нагрузок предусмотрены возможности объединения двух или трех классов в поток; деления класса (потока) на две или три группы. Таким образом, учитель может проводить урок в двух-трех классах одновременно.
Раздел "Расписание" служит для составления расписания по классам или учителям в автоматическом, ручном или смешанном режиме.
В автоматическом режиме расписание можно составлять для одного, всех или некоторых классов или учителей.
При составлении расписания в ручном режиме программа подсказывает возможные варианты расстановки уроков для выбранного учителя, возможные варианты заполнения пустых клеток расписания для классов, следит за количеством мест в кабинетах.
При составлении расписания в смешанном режиме часть уроков расставляются вручную и закрепляются (помечаются флажками). Остальные уроки расставляются автоматически.
Раздел "Замены" служит для поиска вариантов замен временно отсутствующих учителей. При отыскании замены для выбранного учителя задаются номера уроков в дни, когда он будет отсутствовать. При планировании замены можно выбрать фамилию заменяющего учителя, назначить новый предмет и выбрать новый кабинет.
Программа полностью интегрирована с АИАС "Управление образовательным учреждением" (АРМ Директор), использует единую базу данных учителей, предметов, классов, кабинетов, учебного плана и учебной нагрузки
Готовое расписание одного, всех или некоторых классов или учителей можно сохранить в форматах Microsoft Word, Excel или HTML.
IV. Система бухгалтерского учета и управления финансово-хозяйственной деятельностью образовательного учреждения
"АВЕРС бухгалтерия"
Основной задачей, ставившейся при разработке этой системы было создание инструмента, позволяющего в реальном масштабе времени получать объективную и достоверную информацию о состоянии финансово-хозяйственной деятельности подчиненных учреждений.
Структурно Комплекс состоит из совокупности функционально полных (по разделам бухгалтерского учета бюджетного учреждения) программных компонентов, объединенных единой базой данных. Компоненты могут функционировать как автономно, так и в составе Комплекса под управлением сетевой операционной среды. Комплекс легко конфигурируется под перечень задач, решаемых бухгалтерией конкретного бюджетного учреждения.
В состав базовой модели Комплекса входят следующие автоматизированные рабочие места:
1. Банк; кассовые, фактические расходы.
2. Касса; расчеты с подотчетными лицами; депоненты.
3. Материальный учет.
4. Учет сумм хищений и недостач.
5. Родительская плата.
6. Заработная плата.
7. Расчеты с поставщиками продуктов питания; учет расхода продуктов питания.
8. Расчеты со школьно-базовыми столовыми.
9. Главная бухгалтерская книга; баланс.
Программный комплекс полностью автоматизирует все разделы учета бухгалтерии образовательного учреждения, позволяет вести учет как по бюджетным счетам, так учитывать работу учреждения в условиях нового хозяйственного механизма с построением необходимой сводной отчетности. Количество расчетных счетов обрабатываемых Комплексом не ограниченно. Отчетность ведется по каждому расчетному счету с построением сводной бухгалтерской отчетности по всему учреждению. Комплекс позволяет вести полный синтетический учет, а также многоуровневый аналитический. Все выходные формы периодической бухгалтерской отчетности, генерируются компонентами комплекса в соответствии с требованиями альбома выходных форм, утвержденного Министром Финансов и Госкомстатом Российской Федерации.
При совместной работе с АРМ «Директор» Комплекс дополнительно позволит оперативно решать задачи тарификации и заработной платы сотрудников общеобразовательных учреждений.
V. Автоматизированная информационно-аналитическая система "Тарификация"
Специализированная система, предназначенная для автоматизированного расчета фонда заработной платы образовательного учреждения.
Функциональные подсистемы АИАС ‘Тарификация’:
Информация: позволяет определять структуру образовательного учреждения; вести базу данных личных дел сотрудников с указанием данных, необходимых для расчета тарификации сотрудника; производить назначения на должности, контролировать перемещения; формировать справочники действующих в учреждении тарифных сеток, надбавок и доплат; строить статистические отчеты, отражающие качественный состав сотрудников учреждения; готовить документы, необходимые для прохождения процедуры аттестации.
Планирование: позволяет рассчитывать учебный план и сетку часов; проводить распределение педагогической и дополнительной нагрузки преподавателям; в автоматическом режиме, исходя из информации о структуре учреждения, на основании утвержденных типовых штатных расписаний, составлять штатное расписание учреждения; распределять основную и дополнительную нагрузку преподавателей; производить назначение сотрудникам надбавок и доплат.
Тарификация: позволяет проводить тарификацию преподавателей; рассчитывать тарификационный список, затраты на оплату труда по категориям работающих, тарифный и надтарифный фонды учреждения.
Аналитика: позволяет получать данные, необходимые для анализа объема использования надбавок и доплат в различных типах учреждений; рассчитывать требуемый для их реализации объем финансирования; оптимизировать условия их применения.
АИАС может применяться для проведения тарификационных расчетов не только в отдельном образовательном учреждении, но и в плановом отделе централизованной бухгалтерии.
АИАС ‘Тарификация’ взаимодействует с другими программными продуктами компании:
- с АИАС ‘Управление образовательным учреждением’ (АРМ ‘Директор’) - в части импорта данных о структуре учреждения и его сотрудниках, учебном плане, сетке часов, штатном расписании, распределении основной и дополнительной нагрузок преподавателей;
- с АИАС ‘Смета’ - в части экспорта данных о планируемых затратах на оплату труда сотрудникам учреждения.
Внедрение АИАС ‘Тарификация’ позволит:
- унифицировать процедуру формирования штатного расписания;
- планировать потребности учреждения (учреждений региона) в педагогических и административных кадрах;
- повысить достоверность и объективность данных, используемых при формировании сметы доходов и расходов учреждения;
- оптимизировать затраты на оплату труда сотрудников учреждений;
- повысить эффективность использования денежных средств, получаемых из Федерального и регионального (муниципального) бюджетов.
Перечисленный перечень программ предназначен для использования в образовательных учреждениях различных типов и видов: от дошкольных образовательных учреждений до ВУЗов, с целью формирования их единой информационной инфраструктуры.
Для формирования единого информационного пространства муниципальной (городской, региональной) системы образования разработаны следующие программные продукты:
- автоматизированная информационно-аналитическая система (АИАС) «Орган управление образованием» (АИАС РОНО);
- АИАС «Централизованная бухгалтерия»;
- АИАС «Сводная статистическая отчетность»;
- АИАС «Тарификация» (версия "Централизованная бухгалтерия");
- АИАС «Школьная библиотека» (версия Методический центр).
I. Автоматизированная информационно-аналитическая система "Орган управления образованием" (АИАС РОНО)
специализированная система сбора, обработки, анализа, хранения и передачи
информации в интересах эффективного управления территориальной
образовательной системой любого уровня.
Программа предназначена для комплексной автоматизации деятельности муниципальных (местных, региональных) органов управления образованием.
Программный комплекс АРМ "РОНО" позволяет:
- сформировать единый банк данных всех типов и видов образовательных учреждений на уровне района, города, региона;
- осуществлять выборку данных как по конкретному образовательному учреждению, так и по совокупности их видов и типов;
- оперативно получать полную и достоверную информацию о состоянии и динамике образовательной инфраструктуры;
- сформировать единый интегрированный банк данных учащегося контингента, педагогических (административных) кадров образовательных учреждений района (города, региона);
- решать задачи аттестации и переподготовки кадров, планирования потребностей образовательных учреждений в педагогических (административных) кадрах;
- осуществлять мониторинг образовательной деятельности в подведомственных учреждениях, проводить объективный анализ состояния образовательного процесса в учреждениях;
- обеспечить контроль за планированием учебно-педагогического процесса в подведомственных учреждения. Унифицировать процесс формирования штатных расписаний учреждений, учебных планов;
- получать достоверную информацию об имеющихся в учреждениях вакансиях педагогических и административных кадров.
- контролировать формирование фонда оплаты труда, правомерность и корректность использования в учреждениях надбавок и доплат;
- принимать стандартные формы отчетов образовательных учреждений (ОШ), проверять достоверность представленных в них данных, формировать консолидированные отчеты образовательных учреждений района (города) и представлять их в виде, определяемом форматом программы МОРФ (Мониторинг образования РФ), рекомендуемой Министерством образования РФ;
- проводить аналитическую обработку информации, содержащейся в первичных и консолидированных отчетах учреждений;
- унифицировать систему документооборота в подведомственных учреждениях в части касающейся кадрового делопроизводства;
- определять нестандартные формы отчетных документов учреждений, осуществлять их аналитическую обработку и консолидацию;
- осуществлять передачу циркулирующих в системе данных и документов (в том числе и стандартизованных форм статистической отчетности) на вышестоящие уровни.
Автоматизированная информационно-аналитическая система "РОНО" информационно взаимодействует с программными комплексами "Централизованная бухгалтерия", "Сводная статистическая отчетность", "АРМ Директор", "Школьная библиотека", "Ревизор", открыта к информационному обмену с другими системами на уровне "экспорта-импорта" данных.
АИАС "РОНО" - программа, формирующая единое информационное пространство территориальной (районной, городской, областной) образовательной системы.
II. Автоматизированная информационно-аналитическая система "Сводная статистическая отчетность" (АИАС Своды)
Программа предназначена для формирования консолидированной (сводной) статистической отчетности на основании первичных отчетов, предоставляемых учреждениями. АИАС осуществляет контроль достоверности первичных отчетов учреждений, аналитическую обработку результатов консолидации отчетов.
Задачи, решаемые программой:
- автоматизированное формирование стандартных форм статистической отчетности в интересах органов управления образованием (РИК, ) на основании первичных форм типа ОШ-1;
- формирование консолидированных заявок на учебные издания в соответствии с перечнем изданий, рекомендованных Министерством образования на учебный год;
- формирование разнообразных отчетных документов на основании информации, имеющейся в базе данных.
III. Автоматизированная информационно-аналитическая система "Централизованная бухгалтерия" (АИАС ЦБ)
Наибольший эффект от внедрения Комплекса достигается при его эксплуатации в централизованных бухгалтериях, где он позволяет оперативно, практически в реальном масштабе времени, получать не только консолидированную информацию о всех подотчетных учреждениях, но и по каждому учреждению в отдельности, а при переходе учреждения на самостоятельный баланс оперативно строить разделительный баланс.
Кроме этого в состав Комплекса может быть включено автоматизированное рабочее место сотрудника контрольно-ревизионной службы (АРМ «Ревизор»).
При разработке всех наших АИАС были выдержаны следующие принципы:
- максимальная независимость от аппаратной и программной платформы функционирования (возможность работы на компьютерах, начиная с 286 серии и под управлением как MS-DOS, так и в среде Windows, Novel);
- гибкость и параметрируемость работы комплекса;
- простота и удобство интерфейса для пользователя;
- надежность функционирования;
- невозможность ввода недостоверной информации;
- максимальная автоматизация работы операторов;
- простота ввода первичной информации;
- полное соответствие выходных форм отчетных документов альбому форм периодической отчетности, утвержденному Министром Финансов и Госкомстатом Российской Федерации;
- возможность передачи данных в программы внешних пользователей (Налоговую инспекцию, Казначейство и т. д.).
Все наши программные продукты прошли апробацию в образовательных учреждениях России и имеют сертификаты соответствия качеству, рецензированы Институтом информатизации образования РАО, отмечены наградами Всероссийского выставочного центра, являются дипломантами Международных и региональных выставок-конференций "Информационные технологии в образовании".
В заключение еще раз хотелось бы отметить, что разработанные Информационно-внедренческим центром «АВЕРС» программные продукты полностью адаптированы под особенности работы учреждений образования, положительно зарекомендовали себя длительной и надежной работой в учреждениях регионального и муниципального уровня, могут рассматриваться как готовая основа комплексного, профессионального решения вопросов создания подсистемы управления образовательными учреждениями в рамках Интегрированной Автоматизированной Информационной Системы (ИАИС) сферы образования Российской Федерации.
