Должностная инструкция секретаря на ресепшн

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«ГОСТИНИЦА-ПРИЮТ ДЛЯ ЖИВОТНЫХ «ТВОЙ ДРУГ»

( ДРУГ»)

УТВЕРЖДАЮ Директор Карпенко С. О. Карпенко «__»______20___

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Секретаря на ресепшн

г. Магнитогорск, 2012

СОДЕРЖАНИЕ

1. Общие положения……………………………………………………………………3

2. Должностные обязанности………………………..…………………………..…..4

3. Права………………………………………………………………….……….…... 5 

4. Ответственность……………………………………………………………..…….5

5. Взаимоотношения…………………………………………………………………..6

6. Заключительные положения………………………………………………………7

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности права и ответственность секретаря на ресепшн -приют для животных «Твой друг» (далее Общество).

1.2. На должность секретаря на ресепшн назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, опыт офисной работы не менее 1 года.

1.3. Секретарь на ресепшн подчиняется непосредственно заместителю директора по документационному обеспечению управления и по персоналу.

1.4. Ветеринарный врач назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора Общества.

1.5. В своей деятельности секретарь на ресепшн руководствуется:

1.5.1. Уставом Организации.

1.5.2. Коллективным договором Общества.

1.5.3. Правилами внутреннего трудового распорядка.

1.5.4. Приказами и распоряжениями директора Общества.

1.5.5. Распоряжениями начальника отдела документационного обеспечения управления и архивного хранения.

1.5.6. Положением об оплате труда и о премировании работников Общества.

1.5.7. Положением об отделе документационного обеспечения управления и архивного хранения.

1.5.8. Нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы.

1.5.9. Настоящей должностной инструкцией.

1.6. Секретарь на ресепшн должен знать:

1.6.1. Действующее законодательство РФ, постановления, распоряжения, приказы, другие нормативные документы по вопросам осуществления деятельности.

1.6.2. Структуру управления предприятием.

1.6.3. Расположение структурных подразделений и отдельных специалистов предприятия.

1.6.4. Основы делового этикета и протокола.

1.6.5.Техническое оснащение офиса.

1.6.6.Маршрутизацию, принятую на предприятии.

1.6.7.Иностранный язык.

1.6.8.Стандарты делопроизводства.

1.6.9.Техническое оснащение офиса.

1.6.10. Основные правила пользования оргтехникой.

1.6.11.Правила внутреннего трудового распорядка.

1.6.12.Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.7. Во время отсутствия секретаря на ресепшн его обязанности исполняет в установленном порядке лицо, несущее полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

Секретарь на ресепшн обязан:

2.1. Принимать телефонные звонки и посетителей в приемной офиса.

2.2. Выяснять потребности звонящих и посетителей.

2.3.Перенаправлять запросы надлежащим работникам предприятия.

2.4.Регистрировать время, цель обращения, а также данные о принятых действиях (инициалы лица, к которому был переадресован посетитель, название отдела, номер кабинета и т. д.).

2.5. Давать ответы на вопросы посетителей в пределах своей компетенции.

2.6. Объяснять посетителям маршрут движения внутри предприятия.

2.7. Организовать эскорт посетителя в требуемое подразделение или к ответственному работнику предприятия.

2.8. Сообщать соответствующим подразделениям и работникам о предстоящем визите, о его переносе или отмене.

3. Права

Секретарь на ресепшн имеет право:

3.1. Вносить предложения руководству Общества по вопросам организации и условий своей трудовой деятельности.

3.2. Вносить предложения руководству по совершенствованию качества обслуживания, улучшению организации труда.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководства Общества, касающимися его деятельности.

3.4. Взаимодействовать с другими подразделениями организации для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности.

3.5. Требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности Общества.

3.6. Принимать оперативные решения в пределах своей компетенции.

3.7. Сообщать руководству в пределах своей компетенции обо всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

3.8. Проходить в установленном порядке аттестацию с правом получения соответствующего квалификационного разряда.

3.9. Принимать участие в работе совещаний, конференций, секций, ассоциаций, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к профессиональной компетенции.

4. Ответственность

Секретарь на ресепшн несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в пределах действующего трудового (законодательства РФ).

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности в пределах действующего административного, уголовного и гражданского законодательства.

4.3. За причинение материального ущерба в соответствии с действующим Законодательством.

4.4. За организацию своей работы, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений и поручений руководства, нормативно-правовых актов по своей деятельности.

4.5. За нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Обществе в соответствии с действующим законодательством.

4.6. За разглашение сведений, имеющих гриф ограничения доступа и содержащие персональные данные и сведения, составляющие коммерческую тайну Общества.

5. Взаимоотношения

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящей инструкцией, секретарь на ресепшн взаимодействует:

5.1. С директором Общества и заместителем директора по документационному обеспечению управления и по персоналу:

5.1.1. Получения распоряжений, указаний, приказов, относящихся непосредственно к деятельности секретаря на ресепшн.

5.1.2. Предоставления всей необходимой информации по выполняемым должностным обязанностям, установленным настоящей должностной инструкцией.

5.2. Секретарь на ресепшн осуществляет взаимодействие с работниками структурных подразделений Общества по вопросам, входящим в его компетенцию: получает и доставляет информацию и документы, касающиеся выполняемой работы.

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится в Обществе, другой - у работника.

6.2. Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.

6.3. Изменения и дополнения в настоящую должностную инструкцию вносятся приказом директора Общества.

Начальник отдела ДОУ

и архивного хранения Медведева

16.11.2012

Начальник отдела кадров Петрова

13.11.2012

Приложение № 1 к должностной инструкции секретаря на ресепшн -приют для животных «Твой друг»

 

Лист ознакомления

С настоящей должностной инструкцией ознакомился:

№ п/п	ФИО работника	Структурное подразделение	Должность	Отметка об ознакомлении (подпись, дата)
1	2	3	4	5