Стандарт организации

 

Общество с ограниченной ответственностью

«УК «Любимый город»

СТО 4.2.

 

стандарт

Организации

 

Система менеджмента качества

Требования к документации

Управление записями

Новокузнецк

2011

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН «Любимый город»

2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ приказом генерального директора «Любимый город» № ______ от «____»___________________ 2011 г.

3 Настоящий стандарт предприятия системы менеджмента качества разработан для выполнения требований п. 4.2.4 ГОСТ Р ИСО «Системы менеджмента качества. Требования»

4 Настоящий стандарт предприятия системы менеджмента качества обязателен для применения в «Любимый город»

Настоящий стандарт предприятия не подлежит передаче, воспроизведению и копированию без разрешения Представителя руководства по СМК

 

Содержание

1 Область применения. 1

2 Нормативные ссылки. 1

3 Термины и определения. 1

4 Обозначения и сокращения. 2

5 Общие положения. 2

6 Требования к управлению записями. 3

6.1 Разработка форм записей. 3

6.2 Ведение записей. 3

6.3 Идентификация записей. 4

6.4 Хранение записей. 4

6.5 Защита записей. 4

6.6 Восстановление записей. 4

6.7 Изъятие и уничтожение записей. 5

7 Ответственность. 5

6

7

8

Введение

Управление записями осуществляется с целью получения необходимой достоверной и своевременной информации о состоянии качества оказываемых услуг, эффективности действующей системы менеджмента качества и принятия управленческих решений на основе анализа этой информации.

Стандарт организации

 

Система менеджмента качества

Требования к документации

Управление записями

 

Дата введения

1 Область применения

Настоящий стандарт предприятия системы менеджмента качества устанавливает общие требования к процессу управления записями для получения и сохранения достоверной и своевременной информации о состоянии качества оказываемых услуг на всех этапах их жизненного цикла и объективности функционирования системы менеджмента качества.

Настоящий стандарт предназначен для применения в «Любимый город».

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте организации системы менеджмента качества использованы ссылки на следующие нормативные документы:

ГОСТ Р ИСО «Системы менеджмента качества. Требования».

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов».

3 Термины и определения

В настоящем стандарте предприятия системы менеджмента качества применены следующие термины с соответствующими определениями:

Информация – значимые данные.

Документ – информация и соответствующий носитель.

Запись – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.

Анализ – деятельность, предпринимаемая для установления пригодности, адекватности, результативности рассматриваемого объекта для достижения установленных целей.

Результативность – степень реализации спланированной деятельности и достижения запланированных результатов.

Идентификация – процедура, предполагающая маркировку документации и записей. Идентификация может быть осуществлена любым способом, позволяющим отличить объект от всех остальных аналогичных объектов

4 Обозначения и сокращения

В настоящем стандарте предприятия системы менеджмента качества применены следующие обозначения и сокращения:

«Любимый город» - Организация.

Система менеджмента качества – CMK.

Стандарт организации – СТО.

5 Общие положения

5.1 Данные, которые образуются в результате деятельности организации постоянно или с определенной периодичностью, фиксируются в документах имеющих специальною форму (например, протоколы, журналы и др.).

5.2 К записям относятся:

·  обязательные записи в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО , представленные в приложении А;

·  записи, которые ведутся исходя из собственных потребностей Организации.

5.3 В настоящем стандарте к записям, которые ведутся исходя из собственных потребностей Организации, относятся:

·  книги регистрации;

·  листы ознакомления;

·  финансово-экономическая отчетность;

·  производственные планы;

·  сметы;

·  акты;

·  и т. д.

6 Требования к управлению записями

Блок-схема процесса управления записями представлена в соответствии с приложением Б.

6.1 Разработка форм записей

6.1.1 Организация использует формы записей, разработанные внешними по отношению к Организации учреждениями, обязательные для применения. Эти формы записей Организация не вправе изменять.

6.1.2 В случае необходимости Организация может разрабатывать собственные формы, не противоречащие формам записей, разработанных и утвержденных внешними по отношению к Организации учреждениями.

6.1.3 Формы записей могут быть определены в нормативных документах (например, СТО, положениях, инструкциях и т. п.).

6.1.4 Формы записей должны отвечать следующим требованиям:

·  наглядность и четкость построения;

·  унификация и стандартизация;

·  исключение дублирования информации.

6.2 Ведение записей

6.2.1 Записи могут представляться как на бумажных, так и на электронных носителях.

6.2.2 Ведение записей осуществляется лицом, ответственным за ведение данного вида записей в соответствии со своей должностной инструкцией или распределением обязанностей принятых в данной организации.

6.2.3 Записи должны вестись в логической последовательности и иметь упорядоченный вид, позволяющий проводить обобщение и анализ этих записей.

6.2.4 Записи следует выполнять аккуратно и разборчиво с обязательным заполнением всех строк и столбцов формы.

6.2.5 Записи должны быть разборчивы, смысл записей должен быть понятен пользователям, персоналу, осуществляющему контроль ведения этих записей, и потребителям.

6.2.6 В случае отсутствия требуемых данных для заполнения формы записей необходимо ставить прочерк.

6.2.7 Все необходимые исправления должны производиться зачеркиванием ошибочно указанной информации, написанием необходимой и сопровождаться фамилией лица, производившего исправление, и датой.

6.2.8 Контроль за ведением записей периодически осуществляет непосредственный руководитель сотрудника, ведущего записи.

6.3 Идентификация записей

3

6.3.1 Все виды записей для подтверждения подлинности идентифицируются.

6.3.2 Записи подписываются исполнителями с указанием должности, даты, расшифровкой подписи.

6.3.3 Допускается использование любых средств идентификации за­писей.

Средствами идентификации записей могут являться:

·  наименование формы;

·  код формы (при необходимости);

·  подпись, фамилия, должность, дата;

·  штампы (входящий, исходящий и т. п.) и др.

6.4 Хранение записей

6.4.1 Записи хранятся в местах, специально отведенных для этих целей.

6.4.2 Сроки хранения записей устанавливаются согласно номенклатуре дел Организации.

6.4.3 Ответственность за хранение записей должна быть прописана в должностных инструкциях сотрудников или в отдельных приказах.

6.4.4 Документы, переданные на хранение, должны быть систематизированы.

6.5 Защита записей

6.5.1 Записи должны вестись и храниться в условиях, обеспечивающих их сохранность и необходимый для нормального использования доступ.

6.6 Восстановление записей

6.6.1 Записи должны быть восстанавливаемыми, т. е. должна иметься возможность многократного восстановления данных.

6.6.2 Восстановленные записи должны сопровождаться информацией содержащей:

·  отметка о том, что запись восстановлена;

·  должность, фамилия лица, выполнившего восстановление;

·  дата восстановления.

6.7 Изъятие и уничтожение записей

6.7.1 По истечении срока хранения записи изымаются из мест, спе­циально отведенных для хранения, и уничтожаются.

6.7.2 Уничтожение записей производится любым доступным способом, исключающим попадание устаревших записей в обращение.

7 Ответственность

7.1 Матрица ответственности по этапам процесса управления записями представлена в соответствии с приложением В.

7.2 Ответственность за организацию работ по управлению записями в подразделениях Организации несут руководители подразделений.

7.3 Ответственность за достоверность и своевременность ведения записей, правильность заполнения форм, передачу записей пользователям в установленные сроки несут непосредственные исполнители.

СТО 4.2. соответствует требованиям ГОСТ Р ИСО и разрешен для использования в системе менеджмента качества «Любимый город»

 

Руководитель разработки:

Генеральный директор

Представитель руководства

Приложение А

Записи в соответствии с требованиями

ГОСТ Р ИСО

Пункт ГОСТ Р ИСО	Записи в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО	Примеры записей
5.6.1	Записи об анализе деятельности Организации со стороны руководства.	Отчет об анализе функционирования СМК; протоколы совещаний по анализу деятельности Организации.
6.2.2	Записи об образовании, подготовке, навыках и опыте персонала.	Карточки учета; анкеты; личные дела; дипломы; свидетельства.
7.1	Записи, необходимые для обеспечения свидетельства того, что процессы жизненного цикла услуг соответствуют требованиям.	Информация о претензиях, жалобах и похвальных отзывах потребителей.
7.2.2	Записи результатов анализа требований потребителей, и последующих действий, вытекающих из анализа.	Отчеты о результатах маркетинговых исследований требований потребителей; документы с отзывами и предложениями потребителей.
7.4.1	Записи о результатах оценки и выбора поставщика.	Прайс - листы поставщика.
7.5.2	Записи о требованиях к специальным процессам, квалифи­кационным процессам, квалификации персона­ла, конкретным методам и процедурам.	Инструкции; регламенты процессов или процедур.
7.5.3	Записи о регистрации идентификации и прослеживаемости.	Журнал входящей корреспонденции; журнал исходящей корреспонденции.
7.5.4	Записи о собственности потребителей.	Договора с потребителями; акты приемки – сдачи выполненных работ.
7.6	Записи о базе данных, используемой для поверки измерительного оборудования при отсутствии международных или национальных эталонов. Записи о достоверности результатов предыдущих измере­ний, когда установлено, что измерительное обо­рудование не соответствует требованиям.	Журнал о базе данных, журнал регистрации результатов измерений.
8.2.2	Записи о внутренних аудитах СМК.	График проведения внутренних аудитов; отчеты аудиторов.
8.2.4	Записи о лицах санкционирующих выпуск продукции (услуг).	Отчеты о результатах маркетинговых исследований требований потребителей, документы с отзывами и предложениями потребителей; приказы и распоряжения руководства.
8.3	Записи о характере несоответствующей продук­ции (услуг) и последующих действиях, включая получе­ние разрешения на отклонения	Документы с отзывами и предложениями; приказы и распоряжения; отчеты аудиторов; журнал регистрации жалоб.
8.5.2	Записи результатов корректирующих действий	Отчет о корректирующих мероприятиях; записи об устранении несоответствий в отчетах о несоответствиях.
8.5.3	Записи результатов предупреждающих действий	Отчет о предупреждающих мероприятий.

Приложение Б

Блок-схема управления записями

Вход	Блок-схема	Этапы процесса	Выход
Требования ГОСТ Р ИСО и решение руководства о ведении записи	1	1. Разработка формы записи	Форма записи
Форма записи	2	2. Ведение записи	Заполненная форма
Заполненная форма	3	3. Хранение записи	Перечень записей
Перечень записей	4	4. Изъятие и уничтожение записи	Акт об уничтожении

Приложение В

Матрица ответственности по этапам

процесса управления записями

	Руководитель подразделения-разработчика записи	Руководитель подразделения, использующего запись	Ответственный за ведение, хранение и изъятие записей
Разработка	В	С	И
Ведение	И	С	В
Хранение	И	С	В
Изъятие и уничтожение	С	И	В
Примечание: В – выполнение этапа процесса; С – содействие в выполнении этапа процесса; И – получение информации о результатах работы по выполнению этапа процесса.