Программа курса начальной профессиональной подготовки по профилю «Секретарь - референт»

Муниципальное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа №1 г. п.п. Ч. Боры Буйского муниципального района Костромской области.

Программа курса начальной профессиональной подготовки по профилю

«Секретарь - референт»

Автор: учитель информатики

Пояснительная записка

За последние годы профессия секретаря-референта претерпела существенные изменения. Если совсем недавно секретаря принято было называть «лицом фирмы», то сегодня его уже можно сравнить с «центральной нервной системой предприятия», регулирующей многие происходящие в нем процессы. На секретаре сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь-референт должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающим его решения, распоряжения в жизнь; между руководителем и его деловыми партнерами, отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами. С появлением персонального компьютера на рабочем столе секретаря упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения, однако, в последнее время возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта.

Данная программа включает в себя изучение следующих дисциплин:

-  машинопись,

-  секретарское дело и основы делопроизводства,

-  использование персонального компьютера в секретарском деле,

-  элементы профессиональной этики, основы делового общения и имиджа.

В процессе обучения, по предложенной программе, учащиеся должны сформировать следующие умения и навыки:

-  свободно пользоваться клавиатурой ПК для подготовки текстовой и графической документации, используя основы машинописи 10-пальцевым слепым методом набора информации на клавиатуре с русским и латинским шрифтами, печатать с минимальной скоростью 150-200 ударов в минуту;

-  владеть основами делопроизводства, знать основные типы служебных документов, уметь их оформлять и редактировать, используя пакеты различных прикладных программ;

-  свободно пользоваться программными средствами по компьютерному редактированию текстов, электронных таблиц, а также уметь создавать базы данных и работать с ними;

-  уметь создать презентацию с помощью персонального компьютера;

-  уметь осуществлять поиск информации по известным адресам и по ключевым словам с использованием поисковых систем;

-  владеть основами этики и этикета в деловом общении, уметь вести деловую беседу и телефонные переговоры.

Содержание учебного материала должно обеспечить выполнение должностных обязанностей на рабочем месте секретаря-референта.

Должностные обязанности:

Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия (учреждения, фирмы и др.) и его подразделения. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрацию), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия способствующие его эффективной работе. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам. Печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведет делопроизводство, принимает и регистрирует поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и направляет после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. Ведет учет отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Принимает документы на подпись руководителя и личные заявления трудящихся. Организует прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Использует в работе современные виды оргтехники.

В обучение по данной специальности входит практика в объеме 20 часов, необходимое условие для получения свидетельства после прохождения данных курсов.

Учебные занятия проходят в виде лекций, практических занятий и лабораторных работ, консультаций, семинаров.

Контроль знаний проводится в виде текущего контроля при выполнении самостоятельных и практических работ, индивидуального выполнения заданий в течение установленного времени после изучения теоретического блока с последующей сдачей зачета, написание рефератов.

Квалификационный экзамен включает в себя элементы изучаемых дисциплин. По результатам экзамена присваивается квалификация «Секретарь-референт» и выдается свидетельство.

Условия реализации:

¾  Класс вычислительной техники на базе процессора типа Intel Pentium;

¾  Наличие базового, офисного и специального программного обеспечения;

Категория обучаемых – учащиесяклассов.

Объем данной учебной программы – 272 часов.

Программа разработана с учетом требований ОСТ 9 ПО 240-97.

Раздел I

Техника машинописи

Тема 1. Организация машинописного труда.

Основные профессиональные обязанности секретаря-референта. Организация рабочего места. Безопасность труда. Гимнастика для рук, глаз, и др.

Тема 2. Изучение клавиатуры персонального компьютера.

Посадка за компьютером. Ритм письма. Изучение 10-пальцевого слепого метода набора текста на клавиатуре с русским и латинским алфавитом. Основная позиция рук. Изучение первого, основного, третьего и четвертого рядов клавиатуры. Правила написания знаков препинания. Арабские цифры. Римские цифры. Нумерация пунктов. Написание дат.

Тема 3. Оформление машинописных работ.

Оформление заголовков и подзаголовков. Нумерация страниц. Правила и способы выделения в тексте. Текстовые сокращения. Прямая речь. Цитаты. Оформление сносок, примечаний, приложений, оснований. Разбивка текста на составные части. Корректурные знаки. Правила оформление таблиц.

Литература

1.  Самойлов текста на компьютере слепым десятипальцевым методом. // Информатика, 1999, № 3.

2.  , Амелина и основы делопроизводства. М.: Просвещение, 1998.

3.  Курс секретаря-референта. ЕШКО, 1992.

4.  Стенюков дело. М.: ПРИОР, 1996.

5.  Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. Санитарные правила и нормы СанПиН № 2.2.2.542-96. Госкомсанэпиднадзор, 1996.

Раздел II.

Секретарское дело и основы делопроизводства.

Основы редактирования текстов и реферирование информации.

Тема 1. Делопроизводство и его значение в работе учреждений.

Процесс управления предприятием; делопроизводство как часть управления. Документ. Схема организации работы с документами предприятия. Форма организации делопроизводства. Сферы использования документов; виды, свойства и назначение документов. Юридическое значение документов. Унификация и стандартизация документации.

Тема 2. Документирование управленческой деятельности.

Документы и их роль. Сферы использования документов; виды, свойства и назначения документов. Реквизиты документа. Организационно-распорядительная документация.

Тема 3. Составление и оформление документов личного характера.

Виды и назначение личных документов: заявление, автобиография, расписка, доверенность, резюме.

Составление текста и оформление документов.

Тема 4. Требования к бланкам и правила оформления управленческих

документов.

Виды бланков; реквизиты; формуляр.

Единые требования и правила оформления документов управления, установленные государственными нормативными актами — стандартами.

Тема 5. Организация работы с документами.

Виды работ с документами: прием и регистрация, рассмотрение руководителем, обеспечение порядка прохождения документов в организации, исполнение документов, контроль исполнения, формирование дел, подготовка и передача дел в архив.

Понятие о документообороте и документопотоке. Группы документов: входящие и исходящие, внутренние.

Тема 6. Составление и оформление телеграмм и телефонограмм.

Правила составления и оформления телеграмм и телефонограмм.

Тема 7. Виды распорядительных документов и их назначение.

Положение. Устав. Инструкция. Правила. Постановление. Решение. Распоряжение. Приказ.

Тема 8. Подготовка документов к заседанию коллегиального органа.

Составление и оформление протокола и выписки из протокола.

Тема 9. Составление и оформление актов, договоров и трудовых соглашений.

Правила составления и оформления актов, договоров и трудовых соглашений.

Тема 10. Составление и оформление справок, докладных записок.

Правила составления и оформления справок, докладных записок.

Тема 11. Оформление документов по личному составу.

Трудовые контракты. Приказы по личному составу. Трудовые книжки. Личные карточки. Личные дела.

Тема 12. Официально-деловой стиль.

Стилевые особенности деловой информации; доклады, рефераты, сообщения и др. Письменная речь делового стиля. Текст служебного документа. Справочные издания по русскому языку и практической стилистике: применение.

Тема 13. Техника редактирования текстов.

Техника предварительного чтения текста; проверка фактического материала. Виды правки текста: правка-вычитка, правка-сокращение, комплексная.

Техника правки текста. Корректурные знаки.

Редактирование рукописных материалов и документов.

Тема 14. Сбор и реферирование информации.

Поиск информации; предварительный анализ. Этапы работы; порядок проведения.

Основные требования к информации для руководителя. Виды и формы представления информации.

Реферирование информации. Информационно-обзорный реферат; примерная схема реферата; требования к составлению и оформлению.

Литература

1.  , Аксенов делопроизводства. — М.: ИНФА-М, 1998.

2.  Стенюков дело. — М.: ПРИОР, 1996.

3.  Андреева с документами в делопроизводстве. — М.: Бизнес-школа, 1997.

4.  Курицкий делопроизводства и управления в офисе. — М., 1997.

5.  , Амелина и основы делопроизводства. — М.: Просвещение, 1998.

6.  Курс секретаря-референта. — ЕШКО, 1992.

7.  Стенюков дело. — М.: ПРИОР, 1996

8.  ГОСТ 6.38-96. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

9.  Рахманин деловой речи и редактирование служебных документов. — М.: Высшая школа, 1988.

10.  , Смирнов коммерческая корреспонденция. — М.: Русский язык, 1985.

Раздел III

Использование персонального компьютера в секретарском деле.

Тема 1. Назначение персонального компьютера. Устройство компьютера.

Понятие аппаратного обеспечения персонального компьютера. Схема основных этапов обработки информации на компьютере. Память компьютера. Характеристики памяти: объем, скорость доступа к данным. Понятие внутренней и внешней памяти. Виды внешней памяти: жесткие магнитные диски, гибкие магнитные диски, лазерные диски. Понятие процессора и микропроцессора как устройства выполнения арифметических и логических операций. Определение устройств ввода. Клавиатура и назначение клавиш и зон. Назначение других устройств ввода: мышь, сканер, устройство распознавания речи. Определение устройств вывода. Назначение устройств вывода: монитор, плоттер. Принтер, устройства звукового вывода. Назначение устройств передачи данных. Назначение модема.

Тема 2. Программное обеспечение компьютера.

Классификация программного обеспечения: системное, прикладное, инструментарий программирования. Назначение системного программного обеспечения. Назначение прикладного программного обеспечения. Назначение инструментария программирования. Соотношение классов программного обеспечения и аппаратной части.

Тема 3. Операционная среда WINDOWS.

Графический интерфейс и его объекты. Знакомство с объектом “Рабочий стол”. Запуск приложений и документов. Знакомство с объектами: “документ”, “файл”. Знакомство с объектом “папка” и программой Проводник. Работа с файлами и папками (создание, копирование, удаление, перенос, архивирование).

Утилиты. Сканирование диска и исправление ошибок. Форматирование диска. Создание системной дискеты. Антивирусные программы.

Тема 4. Прикладная среда – текстовый процессор WORD.

Структура интерфейса текстового процессора. Назначение его элементов. Объекты текстового процессора и их параметры. Типовые действия над объектами текстового процессора. Создание и редактирование текстовых документов. Форматирование текстовых документов. Шрифты. Проверка правописания. Создание текста в форме таблицы. Создание графических объектов. Вставка и редактирование рисунков (коллекция Microsoft Clip Gallery 3.0). Вставка в текстовый документ художественных заголовков (коллекция WordArt). Создание и редактирование формул. Вставка нумерации страниц документа. Сортировка текстовых данных в WORD.

Дополнительные возможности форматирования для подготовки печатной продукции. Издательские системы.

Тема 5. Электронные таблицы Excel.

Структура интерфейса электронных таблиц Excel. Объекты электронной таблицы и их параметры. Данные, хранящиеся в объектах электронной таблицы. Типовые действия над объектами. Создание и копирование формул в табличном документе. Создание и редактирвоание диаграмм. Форматирование табличных документов.

Тема 6. Система управления базами данных (СУБД) ACCESS.

Представление о базе данных и СУБД. Инструменты СУБД. Создание и структура базы данных. Типы данных. Организация поиска. Создание и форматирование отчетов. Заполнение типовых писем по шаблону с использованием готовой базы данных. Интеграция документов, созданных в различных средах.

Тема 7. Создание презентаций в среде PowerPoint.

Мультимедийные технологии. Представление возможностей и назначение программы PowerPoint. Создание презентации. Добавление эффектов мультимедиа.

Создание презентации, состоящей из нескольких слайдов. Создание управляющих кнопок.

Тема 8. Компьютерная коммуникационная среда. Коммуникации в глобальной сети Internet.

Представление о коммуникациях. Виды компьютерных сетей. Аппаратно-программное обеспечение работы компьютерных сетей.

Основные понятия среды Internet. Работа в браузерах. Internet Explorer.

Электронная почта в работе секретаря-референта.

Тема 10. Автоматизированное рабочее место секретаря-референта.

Понятие автоматизированного рабочего места секретаря-референта (АРМ). Понятие АРМа. Основные возможности АРМов.

Microsoft Outlook. Основные сведения о программе. Интерфейс Outlook. Календарь. Дневник. Сообщения. Контакты. Задачи. Заметки. Использование Outlook с другими программами.

Литература

1.  Операционная система. – М.: Память, 1992.

2.  IBM PC для пользователей. –М.: Память, 1992.

3.  Богумирский работа на IBM PC в среде Windows 95. –СПб.: Питер, 1997.

4.  Windows 95 без проблем. /Под ред. В. Кошелева. – М.: Бином, 1996.

5.  98 вопросов по Windows 98. – М.: Солон, 1999.

6.  Создание и использование баз данных. // ПК для всех. Вып. 2. – М.: Высшая школа, 1991.

7.  Дайненко и практика работы на персональном компьютере. – М.: Газ-Ойль пресс-сервис, 1994.

8.  Microsoft Excel 97: наглядно и конкретно. – М.: Русская редакция, 1997.

9.  Excel 97. – К.: BHV, 1997.

10.  Microsoft Word 97: наглядно и конкретно. – М.: Русская редакция, 1997.

11.  Microsoft Access 97: наглядно и конкретно. – М.: Русская редакция, 1997.

12.  Бешенков с. А., , Григорьев и информационные технологии. –Екатеринбург, 1995.

13.  Мультимедиа и CD-ROM для «чайников». – Киев: Диалектика, 1996.

14.  Левитес обучения: современные образовательные технологии. М.: Институт практической психологии, 1998.

15.  Microsoft Office в целом. – М.: BHV, 1996.

16.  Основы компьютерной технологии. – М.: ABF, 1997.

17.  Дьяконов энциклопедия мультимедиа. – М.: ABF, 1996.

18.  Путеводитель по глобальной компьютерной сети INTERNET. – М.: ТПП «Сфера», 1995.

19.  INTERNET в вопросах и ответах. – СПб.: BHV- Санкт-Питербург, 1996.

20.  Кипнис для вас. –М., 1996.

21.  Левин Дж. Р. и др. INTERNET для «чайников». –Киев: Диалектика, 1996.

22.  INTERNET. / Под ред. Левина Дж. Р. – Киев. 1996.

23.  Харли Хан INTERNET. Международные ресурсы. Желтые страницы. – СПб., 1996.

24.  INTERNET для делового человека. –М., 1996.

25.  INTERNET. Русские ресурсы. Желтые страницы. –СПб., 1996

Раздел IV

Элементы профессиональной этики,

основы делового общения и имиджа

Тема 1. Выбор одежды. Устройство на работу.

Составляющие имиджа: внешний облик, манеры поведения, речь, умение общаться. Устройство на работу.

Тема 2. Работа секретаря в приемной.

Коммуникация; эффективность действия. Прием посетителей. Культура телефонного разговора.

Тема 3. Правила ведения деловой беседы.

Этикет в деловом общении. Стили общения. Основные правила поведенческого этикета.

Речевой этикет в деловом общении. Элементы речевого этикета: формы обращения, изложения просьб, выражения признательности, способы аргументации в деловых ситуациях и др.

Сущность деловой беседы. Виды бесед. Подготовка беседы. Структура деловой беседы. Методы, используемые на разных этапах деловой беседы.

Этикет деловой беседы.

Тема 4. Организация и проведение протокольных мероприятий. Подготовка

сувениров и памятных подарков.

Определение понятий “деловой протокол”, его роль в проведении деловых встреч (переговоров, приемов, презентаций).

Общепринятые формы протокольных мероприятий; порядок их организации. Требования этикета к проведению протокольных мероприятий.

PR-технологии в создании репутации фирмы.

Требования к подготовке сувениров и памятных подарков.

Тема 5. Секретарь и руководитель. Подготовка бизнес-поездок руководителя.

Личностные деловые и психологические качества руководителя. Рабочее место руководителя. Имидж руководителя. Основные этапы подготовки бизнес-поездок руководителя.

Тема 6. Секретарь и сотрудники предприятия. Действия секретаря в

конфликтных ситуациях.

Нормы отношений в коллективе. Отношения руководителя и подчиненных; субординация.

Конфликты: виды, причины, стратегия поведения. Методы преодоления конфликтов.

Действия секретаря в конфликтных ситуациях.

Тема 7. Интерьер современного офиса. Организационная техника.

Требования к организации и оформлению интерьера рабочего помещения: освещение, цвет, офисная мебель, декоративные элементы и др.

Средства оргтехники. Современное оснащение помещений управленческих служб: компьютерное обеспечение, телефонная, телексная связь. Средства связи (факсимильная, телефаксимильная, электронная почта, телефоны, радиотелефоны, АТС, сотовая связь, пейджеры). Средства копирования и оперативного размножения документов.

Тема 8. Международный деловой этикет.

Понятие о дипломатическом этикете. Протокол встреч, переговоров в практике международного общения. Правила, традиции, условности в международном общении.

Литература

1.  Гусев . — Москва, 1999

2.  Вольф Инга. Современный этикет. — Москва, 1997

3.  Сервировка и этикет. — М.: Харвест, 1998

4.  Малая энциклопедия этикета. М.: РИПОЛКЛАССИК, 2000.

5.  Искусство нравиться и добиваться успеха: Правила хорошего тона для современной женщины. — М.: Текст, 1999

6.  Имидж деловой женщины. Презентация, которая кормит целый год. //Establishment, 1998, № 5

7.  Поговорим об этикете. — М.: Московская правда, 1991.

8.  Костюм деловой женщины. Что же такое «имидж»? www. *****

9.  Гост Эмили. Этикет. www. biblioteka. *****

10.  Старжевская . Правила хорошего тона. www. *****

11.  Энциклопедия этикета. www. mega. *****

12.  Исупова Лада. Пара слов об этикете.

Этикет на отдыхе. Этикет в общественных местах. www. cabinet. *****

13.  Основные правила современного этикета.www. mis. *****

14.  Этикет (энциклопедия). www. style. *****

Примерное тематическое планирование

№ разде- ла	Наименование учебных тем	Всего часов	В том числе	Форма контроля
лекции	Практические, лабораторные, семинарские занятия
1.	Организация машинописного труда.	3	2	1	Текущий контроль
	Изучение клавиатуры персонального компьютера.	36	1	35	Зачет
	Оформление машинописных работ.	5	2	3	Контрольная работа
2.	Делопроизводство и его значение в работе учреждений.	4	4		Текущий контроль
	Документирование управленческой деятельности.	6	3	3	Текущий контроль
	Составление и оформление документов личного характера.	8	2	6	Контрольная работа
	Требования к бланкам и правила оформления управленческих документов.	4	2	2	Текущий контроль
	Организация работы с документами.	6	6		Текущий контроль
	Составление и оформление телеграмм и телефонограмм.	2	1	1	Проверочная работа
	Виды распорядительных документов и их назначение.	6	2	4	Текущий контроль
	Подготовка документов к заседанию коллегиального органа. Составление и оформление протокола и выписки из протокола.	2	1	1	Проверочная работа
	Составление и оформление актов, договоров и трудовых соглашений.	4	1	3	Проверочная работа
	Составление и оформление справок, докладных записок.	4	2	2	Текущий контроль
	Оформление документов по личному составу.	4	1	3	Контрольная работа
3.	Назначение персонального компьютера. Устройство ПК.	4	4		Текущий контроль
	Программное обеспечение компьютера.	2	2		Текущий контроль
	Системная среда WINDOWS.	8	3	5	Текущий контроль
	Прикладная среда – текстовый процессор WORD.	42	12	30	зачет
	Электронные таблицы Excel.	12	5	7	Проверочная работа
	Система управления базой данных ACSESS.	12	4	8	Проверочная работа
	Создание презентаций в среде PowerPoint.	12	4	8	Контрольная работа
	Компьютерная коммуникацион-ная среда. Коммуникации в глобальной сети Internet	16	6	10	Контрольная работа
	Microsoft Outlook.	30	10	20	Контрольная работа
4.	Выбор одежды. Устройство на работу, резюме.	5	3	2	Текущий контроль
	Работа секретаря в приемной.	5	3	2	Текущий контроль
	Правила ведения деловой беседы.	5	3	2	Текущий контроль
	Организация и проведение приемов и презентаций. Подготовка сувениров и памятных подарков.	5	3	2	Текущий контроль
	Секретарь и руководитель. Подготовка бизнес-поездок руководителя.	5	3	2	Текущий контроль
	Секретарь и сотрудники предприятия. Действия секретаря в конфликтных ситуациях.	5	3	2	Текущий контроль
	Интерьер современного офиса	5	3	2	Текущий контроль
	Международный деловой этикет.	5	3	2	Текущий контроль

Перечень

примерных тем рефератов

1.  Интерьер современного офиса.

2.  Подготовка памятных подарков и сувениров.

3.  Правила этикета.

4.  Служебный этикет.

5.  Организация и проведение приемов и презентаций.

6.  Сфера делового общения секретаря-референта.

7.  Секретарь и телефон.

8.  Психология общения.

9.  Современные средства связи.

10.  Средства малой оргтехники в офисе.

11.  Поведение секретаря-референта в случае непредвиденных ситуаций в офисе.

12.  Что такое коммерческая тайна и как ее защитить.

13.  Основы менеджмента в деятельности секретаря-референта.

14.  Здоровье и работоспособность.

15.  Социально-психологическая компетентность секретаря-референта.

16.  Личное обаяние, имидж и стиль деловой женщины.

17.  Культура поведения и общения секретаря-референта.

18.  Способы повышения эффективности работы секретаря-референта.

19.  Деловой этикет стран мира.