Порядок работы с входящей корреспонденцией
Поступающая в профсоюзный комитет корреспонденция рассматривается председателем или его заместителем (заместителями) после её регистрации в журнале.
журнал регистрации входящей корреспонденции
Входящий номер и дата поступления | Откуда поступил документ | Номер поступившего документа | Краткое содержание | Количество листов | Кому направлен на исполнение и резолюция | Расписка и дата | Номер дела | Примечание (отметка об исполнении и т. п.) | |
За получение | За возврат в дело | ||||||||
В тех случаях, когда документы адресованы одновременно руководителю предприятия, учреждения, организации и профсоюзному комитету, их регистрация осуществляется в службе делопроизводства той организации, которая первой обозначена в адресате.
На всех поступивших в профсоюзный комитет документах и приложениях к ним в правом нижнем углу первого листа проставляется дата поступления и регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции.
Нумерация документов (начиная с № 1) ведётся в пределах календарного года.
Документация статистического и информационного характера, получаемая от цехкомов (профбюро), профгрупп и комиссий профкома, может не регистрироваться.
Письменные и устные предложения, заявления и жалобы трудящихся регистрируются отдельно от писем организаций. К номеру документа прибавляется алфавитная буква фамилии заявителя, например: Вх. (Денисов).
Регистрация и отправка исходящих документов
Все документы, исходящие из профсоюзного комитета, после их подписания председателем или его заместителем регистрируются в журнале исходящей корреспонденции.
журнала регистрации исходящей корреспонденции
Исходящий номер | Дата | Куда и кому адресован документ | Краткое содержание документа | Номер исполненного документа | Номер дела, в которое подшит документ | Примечание (ответ получен, дата и т. п.) |
На всех экземплярах исходящего документа проставляется дата отправления и регистрационный номер, присвоенный по журналу.
Ответы на предложения, заявления и жалобы трудящихся имеют тот же регистрационный номер, который был дан им при поступлении ().
Протоколы и постановления отправляются за теми же порядковыми номерами, которые им были присвоены.
Выписки из протоколов и копии документов, направляемые в организации или трудящимся, а также финансово-хозяйственного порядка удостоверяются печатью профсоюзного комитета. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности и подписи.
К документам, направляемым в комиссии профсоюзного комитета, цехкомы, профбюро в профгруппы, необходимо составлять разнарядку на рассылку с указанием количества экземпляров.
Копии документов, оставшиеся в делах, должны быть заверены лицом, ответственным за ведение делопроизводства или подписаны председателем профсоюзного комитета.
Оформленные и снятые с контроля документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел профсоюзного комитета.
