Термины и определения
Бизнес-решение – скоординированный набор элементов и услуг (таких как программно-технические средства, документация, обучение и сопровождение), необходимых для удовлетворения конкретной бизнес‑потребности заказчика.
Проект – это комплекс мероприятий по изучению бизнес-потребности заказчика, проектированию, разработке и внедрению бизнес-решений.
Концепция проекта – структурированное описание бизнес-потребности заказчика, предварительного содержания, объема, последовательности, продолжительности, стоимости и целесообразной технологии работ по созданию и развертыванию АС, а также рисков возникновения обстоятельств, негативно влияющих на ход и результаты проекта.
АС – автоматизированная система управления предприятием, включающая в себя комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления предприятием.
Описание услуги
Экспресс-диагностика – это ускоренное обследование предприятия Заказчика, для выработки концепции предстоящего Проекта.
Цели экспресс-диагностики.
Основными целями экспресс-диагностики являются:
· оценка принципиальной возможности решения производственных, учетно-отчетных и управленческих проблем Заказчика за счет применения определенных программных средств;
· формирование согласованного представления о способах решения ставящихся Заказчиком задач и степени готовности предприятия к процессу автоматизации;
· формирование у Исполнителя и Заказчика единого видения и одинакового понимания:
ü целей, задач и первоочередных работ верхнего уровня Проекта;
ü критериев завершенности отдельных этапов и самого Проекта в целом;
ü критериев успешности Проекта для заказчика;
ü планируемых организационных границ и функциональных рамок Проекта (ограничение предметной области);
ü имеющихся ограничений Проекта по времени и бюджету;
ü показателей эксплуатационной готовности АС по направлениям (техническая готовность, функциональная готовность, нормативная готовность, информационная готовность, ресурсная готовность)
ü приоритетов и очередности этапов работ по созданию, развертыванию и переводу АС в эксплуатационное состояние;
ü целесообразной технологии проектных работ;
ü возможной продолжительности, ресурсоёмкости и стоимости моделирования и проектирования АС.
· определение и согласование структуры и формата документов, формируемых в ходе и по результатам Проекта;
· Подтверждение готовности и способности Исполнителя решить задачи Заказчика за счет применения определенных программных средств;
Задачи экспресс-диагностики:
1. Определить общий масштаб и специфику деятельности предприятия Заказчика:
· собрать общие сведения об объекте автоматизации;
· определить организационную структуру предприятия и к структурным подразделениям (службам) привязать основные функции, выполняемые на предприятии;
· определить общие технологические процессы производства и выпускаемой продукции (услуг) предприятия Заказчика;
· определить уровень сложности построения и особенности обслуживания существующей АС Заказчика;
· определить общие для предприятия проблемы функционирования АС Заказчика.
2. Определить источники инициативы на проведение Проекта автоматизации, мотивы и ожидания по уровням:
· Владельцы бизнеса – эффективность бизнеса;
· Менеджмент верхнего уровня – эффективность управления предприятием;
· Руководители среднего уровня и первичного звена – эффективность выполнения отдельных бизнес-процессов;
· Непосредственные исполнители – эффективность выполнения отдельных бизнес-функций.
3. Определить и задокументировать основные параметры Проекта:
· организационные границы Проекта;
· функциональные рамки Проекта;
· цели, актуальные для бизнеса и предприятия;
· конечные результаты, которые планируется получить за счет реализации Проекта (бизнес-отдача);
· критерии и показатели удовлетворенности работников предприятия по соответствующим уровням;
· задачи и первоочередные работы верхнего уровня, посредством которых будут достигаться цели Проекта по соответствующим направлениям приведения АС в эксплуатационную готовность;
· приоритеты Заказчика в очередности решении задач Проекта;
· риски возникновения неблагоприятных ситуаций, влияющих на ход и результаты Проекта, а также рекомендации по исключению или минимизации выявленных рисков.
4. Построить и описать Концепцию Проекта
· Определить базовый перечень работ по моделированию АС, проектированию бизнес-решения и его развертыванию в установленных функциональных рамках и организационных границах;
· Составить графическую схему и описание общего плана работ по базовым (ключевым) вехам фазам, этапам, участкам проекта, соответствующим приоритетам Заказчика и направлениям обеспечения эксплуатационной готовности АС;
· определить трудоемкость работ Проекта по участкам, бизнес-процессам в рамках и границах Проекта;
· определить ключевые службы предприятия Заказчика, задействованные в проекте и ответственных должностных лиц, их представляющих;
· определить квалификацию персонала проектной команды Исполнителя, требуемую для реализации целей и задач проекта в минимальные сроки и с надлежащим качеством;
· разбить (при необходимости) долговременные планы моделирования, проектирования и развертывания АС на отдельные реально достижимые и измеримые короткие фазы, составляющие общее бизнес-решение;
· предложить выбор программных продуктов, включаемых в состав АС для решения целей и задач Проекта, а также определить и предоставить требования к программно-аппаратному обеспечению для работы с предлагаемыми продуктами.
5. Установить формат эксплуатационной и проектной документации.
· согласовать формат и структуру проектных документов разрабатываемых, согласовываемых и утверждаемых по результатам проектирования АС;
· согласовать состав, формат и время передачи документации, предоставляемой Заказчиком Исполнителю, для проведения работ по проектированию;
· Согласовать состав, формат и структуру эксплуатационных документов разрабатываемых в процессе развертывания АС;
Результаты экспресс-диагностики
Выполненные работы позволят Заказчику:
· определить и зафиксировать цели, задачи и потребности в сфере создания АС;
· ранжировать и расставить приоритеты решения поставленных задач;
· оценить возможности предприятия в организационном и финансовом плане для решения задач по созданию и развертыванию АС;
· сопоставить ожидаемые результаты от реализации Проекта (бизнес-отдача), с ориентировочным бюджетом затрат на создание АС;
· сформировать общее понимание идеологии и подходов компании-Исполнителя к вопросам автоматизации;
· оценить уровень подготовки специалистов компании-Исполнителя, для принятия решения на начало работ по Проекту.
По окончании экспресс-диагностики Заказчик получает:
· документ «Концепция проекта автоматизации», в котором изложена целесообразная (логически оптимальная и приемлемая) последовательность обязательных работ, необходимых для проектирования, создания и развертывания АС с оценками по их трудоемкости, стоимости и длительности.
Порядок проведения экспресс-диагностики
Экспресс-диагностика проводится на основе двустороннего договора. Только благодаря высокой организованности, набору специализированных вопросов, а также практическому опыту бизнес-аналитика процедура позволит определить и формализовать основные параметры планируемого проекта. В связи с этим экспресс-диагностика проводится по согласованному с Заказчиком плану.
План проведения экспресс-диагностики составляется аналитиком и согласуется с заказчиком накануне проведения интервью. План проведения включает в себя перечень, вид и содержание работ, направленных на достижение целей экспресс-диагностики, распределение их по рабочим дням и календарным датам.
План проведения экспресс диагностики (Форма документа)
№ | Распределение трудозатрат | Вид и содержание проводимой работы | Календарные сроки | |
Рабочий день | Трудозатраты | |||
1 | 1-й | 2 часа | Вводная установочная двусторонняя встреча по разъяснению и согласованию процедуры и сроков проведения экспресс диагностики, а также целесообразного формата и варианта содержания результирующего документа «Концепция проекта автоматизации» (в оплату не включается) | |
2-й | 5 часов | Интервьюирование ключевых должностных лиц Заказчика верхнего и среднего уровня управления | ||
2 часа | Документирование и анализ результатов | |||
2 | 3-й | 5 часов | Интервьюирование ключевых должностных лиц Заказчика первичного уровня управления и рядовых сотрудников | |
2 часа | Документирование и анализ результатов | |||
3 | 4-й | 8 часов | Разработка документа «Концепция проекта автоматизации» | |
4 | 5-й | 8 часов | Оформление и предоставление проекта документа заказчику в электронном виде на согласование «Концепция проекта автоматизации» | |
5 | 6-й | 8 часов | Проработка проекта документа заинтересованными сотрудниками заказчика (в оплату не включается) | |
6 | 7-й | 4 часа | Уточнение документа по замечаниям заказчика. Подготовка презентационных материалов | |
7 | 8-й | 2 часа | Презентация итогового документа «Концепция проекта автоматизации». Передача Заказчику результатов работы и Акта сдачи-приемки работ. Утверждение результатов и закрытие работ. | |
Итого | 36 часов |
Для формирования единого согласованного видения и понимания целей и задач будущего проекта системный аналитик проводит серию интервью с представителями Заказчика проекта. Заказчиками проекта являются должностные лица, желающие получить от проекта бизнес-отдачу. Они формируют требования к функционалу АС и оплачивают его разработку.
В ходе интервьюирования системным аналитиком представителей Заказчика формируется общая концепция проекта автоматизации по одному из вариантов:
1. Развертывание АС в результате полного объема работ по реализации всех заявленных заказчиком требований без учета ограничений предметной области проекта (бюджет, расписание, качество);
2. Развертывание АС в результате оптимального объема работ в рамках выделенного ограниченного бюджета проекта.
3. Развертывание АС в результате минимального объема обязательных работ в рамках минимального бюджета проекта.
Благодаря отработанной технологии проведения экспресс диагностики, набору специализированных вопросов, а также практическому опыту системного аналитика, процедура позволяет определить и формализовать основные параметры планируемого проекта:
цели и задачи проекта;
границы и рамки проекта;
бюджет и общий план работ по обследованию (проектированию АС);
риски проекта;
Цели и задачи проекта. В ходе экспресс диагностики Заказчик и Исполнитель вырабатывают, согласуют и формулируют единые взгляды на цели и задачи проекта. Четко сформулированные цели и задачи позволяют:
понять команде разработчиков какую АС они должны будут создать;
оценить укрупнено объем работы по проектированию АС;
достигнуть соглашения с Заказчиком о том, что и для чего должно быть сделано.
Границы и рамки проекта. Границы проекта определяют перечень структурных подразделений предприятия (организации, подразделения, службы), оказывающих прямое или косвенное влияние на процессы и функции, подлежащие автоматизации.
Рамки проекта определяют функциональность решения и его возможности (включая те, что не относятся к программному обеспечению).
На этапе экспресс диагностики системный аналитик формирует (собирает, формализует, документирует), и рассматривает только те требования Заказчика, которые определяют иерархическую структуру и функциональность АС. Потребительские, эксплуатационные и системные требования, рассматриваются и детализуются в ходе проектирования решения, в границах и рамках последующего договора.
Формализация границ и рамок проекта позволяет Заказчику и команде проекта Исполнителя в последующем, на фазе проектирования:
сфокусироваться на той работе, которую необходимо выполнить;
облегчить разбиение объемных и нечетких задач на более мелкие и легко понимаемые;
облегчить распределение общего объема работ по проектированию среди участников проектной команды Исполнителя, согласно их квалификации;
разграничить ответственность команды проекта за результаты работ по развертыванию АС, зафиксировать те участки (направления) работы и результаты, за которые команда проекта ответственности не несет;
обеспечить персонификацию ответственности за создание и поддержку каждой из составляющих (подсистем) АС.
Оценка бюджета и разработка концепции проекта и общего плана проведения работ по обследованию (проектированию АС). Системный аналитик по специально разработанной методике определяет состав и трудоемкость работ по обследованию (проектированию АС). По приоритетам Заказчика планируется распределение работ по времени. На каждый вид работ определяется требуемая квалификация персонала и формируется ролевой состав проектной команды.
Оценка рисков проекта. Оценка рисков позволяет выявить, реализация какой функциональности сопряжена с наибольшими рисками чрезмерного усложнения программного продукта, а также снижения быстродействия и надежности АС. По выявленным рискам предлагаются методы решений, позволяющие минимизировать или ликвидировать предполагаемые риски.
По итогам интервьюирования сотрудников Заказчика специалист Исполнителя проводит анализ информации, документов и материалов, полученных от Заказчика, и выстраивает концепцию проекта.
Результатом экспресс диагностики является письменный документ «Концепция проекта автоматизации предприятия», который представляется Заказчику в установленные Договором сроки и включает в себя следующие разделы информации:
1. Общие сведения об объекте автоматизации.
1.1. Организационная структура предприятия заказчика.
1.2. Основные виды деятельности предприятия Заказчика.
1.3. Уровень автоматизации и используемые программы.
1.4. Уровни и мотивы инициации проекта автоматизации.
2. Описание Концепции проекта автоматизации.
2.1. Цели, задачи и результаты проекта.
2.2. Основные требования Заказчика к результатам проекта.
2.3. Критерии успешности Проекта для заказчика и его ожидания.
2.4. Ограничения проекта по предметной области и ресурсам
2.4.1. Организационные границы проекта
2.4.2. Функциональные рамки проекта
2.4.3. Ограничения проекта по времени и бюджету
2.5. Перечень обязательных работ Проекта с разбивкой их на фазы и этапы. Критерии завершенности отдельных этапов и Проекта в целом.
2.5.1. Работы по проектированию и моделированию АС;
2.5.2. Работы по созданию и развертыванию АС
2.5.3. Работы по тестированию и переводу АС в эксплуатационное состояние.
2.6. Показатели эксплуатационной готовности АС.
2.6.1. Техническая готовность АС;
2.6.2. Функциональная готовность АС;
2.6.3. Нормативная готовность;
2.6.4. Информационная готовность;
2.6.5. Ресурсная готовность.
3. Предложения по реализации Концепции проекта автоматизации
3.1. Предложения по выбору программных продуктов.
3.2. Предложения целесообразной технологии проектных работ;
3.3. Условия эффективного выполнения работ.
4. Оценка затрат на проектирование системы в границах и рамках проекта.
4.1. Предложения по порядку проведения обследования.
4.2. Предложения по составу и формату отчетных и проектных документов.
4.3. Показатели ресурсоёмкости, длительности и стоимости работ по моделированию и проектированию АС.
5. Предварительная оценка рисков проекта.
Приложение:
Требования к программно-аппаратному обеспечению для работы с конфигурацией
«1С: Предприятие 8 Управление производственным предприятием»
Сформированный документ «Концепция проекта автоматизации» подлежит презентации ключевым должностным лицам Заказчика и последующему утверждению уполномоченным представителем Заказчика.
Стоимость работ по защите результатов экспресс-диагностики, входит общую стоимость работ по проведению экспресс-диагностики. На защиту работы, отводится по времени четыре часа. Презентация проводится в виде встречи-совещания на территории Заказчика, на которой аналитик, проводивший экспресс-диагностику, аргументировано отстаивает свои выводы и рекомендации, приведенные в документе, и согласовывает, при необходимости, с позицией представителей Заказчика.
Согласованные с Заказчиком решения документируются в виде отдельного документа «Протокол защиты экспресс-диагностики», либо записываются от руки на последних пустых страницах документа «Концепция» и заверяются подписями уполномоченных представителей сторон.
В последующем, достигнутые договоренности и соглашения, ложатся в основу формирования содержания договоров на реализацию проекта автоматизации предприятия заказчика.
