Как e-mail писать эффектно
Автор
Десять способов составить эффективное электронное письмо
Живи Пушкин в наши дни, наверняка усадил бы Татьяну Ларину писать письмо Евгению Онегину за компьютер, а Ленский бы назначал свидания Ольге в ICQ. Эпистолярный жанр трансформировался под естественным влиянием времени. Во всех уголках земного шара ежедневно отправляются миллионы электронных посланий: коммерческих и административных, дружеских и любовных. Люди находят деловых партнеров, назначают встречи и обсуждают условия сделок, даже выбирают своих половинок с помощью интернет-общения. Обратная сторона процесса — по статистике 89 процентов пользователей тратят ежедневно больше часа на расшифровку неграмотных сообщений. Для России цифру можно смело увеличить. Как таковой культуры письма у нас не заведено, и многие люди на ходу обучаются полезному навыку. Естественно, допуская ошибки.
ВО ПЕРВЫХ СТРОКАХ ПИСЬМА...
«Здравствуйте, незабвенная моя Катерина Матвеевна...» — помните эпизод из «Белого солнца пустыни»? В чем эпистолярные традиции за десятилетия и даже сотни лет не изменились — начинать послание принято с приветствия. Даже если это рассылка, лучше уточнить имя возможного получателя, чтобы выделиться среди множества писем с незнакомых адресов во «Входящих».
Когда вы переписываетесь с людьми знакомыми, близкими и манера разговора давно выработана, то все рекомендации можно свести к одной — правильно то, что удобно.
Относительно деловой переписки возникает множество тонких, нигде не зарегламентированных, но, тем не менее, практикующихся нюансов. Элементарное приветствие лучше выбирать из нейтральных вариантов: «Здравствуйте», «Добрый день» (время отправки письма получатель видит, даже если проверяет корреспонденцию несколько часов или дней спустя) и так далее. Всевозможные «Доброе время суток» лучше отложить для неформального общения.
Обращаться в деловой корреспонденции желательно так же нейтрально-вежливо: «Уважаемый». И дальше имя или имя-отчество. Перебор с изъявлениями уважения или, что еще хуже, с демонстрацией открытости не приветствуются. Электронные письма — вполне демократичный способ общения, но и не совсем простецкий. Почти, как заведено у английских джентльменов: после знакомства они не говорят, что им ОЧЕНЬ приятно. Просто ПРИЯТНО. А иначе возникают обязательства.
ПОЗВОЛЬТЕ ПРЕДСТАВИТЬСЯ!
Как и при устном контакте, незнакомым людям принято представляться и объяснять цель своего обращения. Иной раз получатели бывают озадачены содержанием писем от загадочных отправителей, особенно если сфера профессиональных интересов и границы контактов широки.
КРАТКОСТЬ — КУЛЬТУРА КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
При составлении делового послания приветствуется лаконизм. Для этого в строке «тема» лучше обозначить в двух словах повод обращения. Некоторые занятые люди имеют привычку сортировать «беспредметные» письма в спам.
Текст письма предпочтителен короткий, но емкий. Чтобы получатель, не загружая себя излишними деталями, мог быстро войти в курс дела. Учитывайте, что многие отводят самый минимум утреннего времени на изучение почты, а потом в течение дня решают более важные вопросы. В зависимости от специализации адресаты разбирают самое разное по объему количество корреспонденции. Одни получают два письма в день, другие двадцать за два часа.
СЕМЬ РАЗ ВСЛУХ, ПОТОМ НА КЛАВИАТУРЕ
Отчего-то во многих людях сидит боязнь писать письма. Страх показаться глупыми, развязными или, напротив, замкнутыми, неграмотными. У некоторых этот комплекс зарождается, как ни грустно констатировать, в школе, после обязательных сочинений. Когда таким нерешительным гражданам письмо все-таки приходится составлять, из-за своей неуверенности они действительно могут ударяться в крайности.
Самая распространенная — обилие канцеляризмов и штампов, способных запудрить мозги кому угодно. Элементарная мысль теряется среди наводящих фраз и отвлекающих подводок.
Как вариант, люди начинают «растекаться мыслию по древу», и простое предложение оформляют как литературный шедевр, тратя на это прорву своего времени и времени получателя.
Русский язык богат, и выбрать нужные слова вполне просто. Хотя бы проговорив вслух то, что хочется написать. А если проговорить несколько раз, то останется самое главное, концентрат.
АБЗАЦЫ ТЕЛЕГРАФНЫМ СТИЛЕМ
Оптимальный размер текста — тот, что читается при открытии письма без прокручивания страницы. Исходя из этого принципа, нужно уметь оформлять письма. Учитывая, что немало места уходит на графы с адресом и темой письма, на суть остается несколько абзацев.
Когда тем в письме планируется несколько, стоит отбивать их если не отдельными пунктами, так хотя бы абзацами. Это значительно облегчает зрительное восприятие послание, смысловую разбивку предложенной на рассмотрение информации и, соответственно, ее переваривание и усвоение.
ВСЕ ПОДРОБНОСТИ — ВО ВЛОЖЕНИИ
Нежелательно пересказывать в письме подробно и нудно лишнюю, справочную информацию. Необходимые документы и презентации можно прикрепить во вложение. Получателю будет удобнее открыть отдельные файлы, а в перспективе и сохранить в своей директории или распечатать.
Если у вас или вашей организации есть сайт, сделайте на него ссылку и поместите ее в письмо, а не пересказывайте все сведения своими словами. То же самое в отношении полезных материалов из различных сайтов. Не нужно копировать текст в тело письма, уместнее обойтись ссылкой с кратким комментарием или просьбой ознакомиться.
РАССТАВЛЯЕМ АКЦЕНТЫ САМИ
Принципиально важную информацию лучше выделить шрифтом или цветом. Так остается больше шансов, что получатель отреагирует на послание нужным вам образом и не расставит смысловые акценты самостоятельно.
РАБОТА НАД ОШИБКАМИ
Грамотным людям неприятно читать письма с орфографическими и пунктуационными ошибками. Это может существенно смазать впечатление от выгодного предложения или при первом знакомстве. Поэтому, даже для перестраховки, полезно проверять текст с помощью специальных компьютерных программ. Тем, кто не уверен в своем знании русского языка, можно порекомендовать использовать короткие фразы и заменять те слова, в правописании которых возникают сомнения, на знакомые синонимы.
ФОРСИРУЕМ ОТВЕТ
В конце письма неплохо бы отмечать, каких действий вы ждете от получателя. Например, таким образом: «Ответ на запрос нам было бы удобно получить до конца месяца». Или: «Если вас заинтересовал наш проект, мы могли бы обсудить детали при личной встрече».
ФАКСИМИЛЕ
Непременное условие электронного этикета — подпись. Она может заменить представление в начале письма, если будет представлена подробно, как на визитке: с указанием фамилии и имени, а если надо еще и отчества, должности и названия организации, контактных телефонов и электронного адреса. Технические возможности позволяют сделать заготовку-подпись со всеми данными, и, если уж стремиться к совершенству, свой адрес можно оформить как ссылку. Тогда получателю письма достаточно лишь кликнуть, чтобы появилось чистое письмо с проставленным обратным адресом.
КСТАТИ
Во многих образовательных учреждениях сотрудники, даже находясь внутри одного помещения, вместо того чтобы обратиться к нужному специалисту с устной просьбой по внутреннему телефону, составляют ему письмо в Outlook. Это избавляет от бюрократии. Офисную переписку работники сохраняют в течение своего срока работы. Ведь если возникают «непонятности» между отделами, проще не устраивать долгих и зачастую бесперспективных выяснений, а отследить ситуацию по посланиям.
Журнал «Лидеры образования», №
Последнее обновление ( 22.09.2009 г. )
ПОЛОЖЕНИЕ
о Web-сайте МОУ Каргасокская средняя общеобразовательная школа №2
Настоящее положение разработано в соответствии с Федеральными законами «Об образовании», Уставом школы, законодательством Российской Федерации.
Положение определяет основные цели и порядок функционирования официального Web-сайта МОУ Каргасокская средняя общеобразовательная школа №2 (далее официальный сайт или сайт).
1. Общие положения
1.1. Официальный сайт предназначен для опубликования общезначимой образовательной информации официального и, при необходимости, неофициального характера, касающейся системы образования МОУ и включает в себя ссылки на официальные Web-сайты муниципальных органов управления, организаций-партнеров, может включать неофициальные web-сайты образовательных учреждений, образовательных проектов и программ, личные web-сайты работников МОУ и учащихся.
1.2. Работа по созданию и сопровождению сайта регламентирована приказом по МОУ Каргасокская средняя общеобразовательная школа №2 № 23 от «11» апреля 2008 г.
1.3. Ответственность за содержание и достоверность размещаемой на сайте информации несут руководитель МОУ и администратор информационного ресурса
1.4. На страницах официального сайта МОУ запрещена для размещения любая коммерческая реклама сторонних организаций.
1.5. Администратор информационного ресурса назначается приказом по МОУ.
1.6. Руководитель МОУ несет ответственность за бесперебойную работу сайта в сети Интернет.
1.7. Сайт размещен на сервере провайдера Открытое акционерное общество «СИБИРЬТЕЛЕКОМ» и имеет адрес www. ***** (*****) (заключен договор об услугах доступа к сети передачи данных с от 01.01.2001, сроком бессрочный).
2. Структура официального сайта МОУ Каргасокская средняя общеобразовательная школа №2
2.1. Структура официального сайта МОУ Каргасокская средняя общеобразовательная школа №2 состоит из следующих разделов и подразделов:
2.1.1. ОФИЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
Визитная карточка,
Устав ОУ,
Итоговая аттестация
2.1.2. ОБРАЗОВАНИЕ
Преподавательский состав,
Состав обучающихся (по классам),
Струтура ОУ (по кабинетам)
2.1.3. РАЗВИТИЕ
Программа долгосрочного развития ОУ,
Опыт инновационной деятельности,
Инновационное сопровождение образовательного процесса
2.1.4. ВОСПИТАНИЕ
Воспитательная работа (направления, результаты, условия и специфика реализации),
Школьные традиции,
Мероприятия
2.1.5. Дополнительные материалы.
Новости,
Ссылки,
Разное.
3. Требования к информационному наполнению Web-сайта образовательного учреждения и порядок обновления материалов
3.1. Заместители директора, классные руководители, руководители методических объединений, руководители молодежных объединений, творческих коллективов, педагоги дополнительного образования и др. обеспечивают своевременное обновление информации для размещения на официальном сайте. Предоставляемый материал должен содержать дату публикации и изменения информации.
3.2. Технологическую поддержку функционирования официального web-сайта осуществляет администратор сайта, назначенный приказом руководителя образовательного учреждения.
3.3. Информация, размещаемая на официальном Web-сайте образовательного учреждения, не должна:
- нарушать авторское право;
- содержать ненормативную лексику;
- нарушать честь, достоинство и деловую репутацию физических и юридических лиц;
- нарушать нормы действующего законодательства и нормы морали;
- содержать государственную и коммерческую тайну.
3.4. Порядок размещения информационных ресурсов:
3.4.1. Информационные ресурсы о деятельности образовательного учреждения могут размещаться в различных информационных разделах официального сайта.
3.4.2. Закрепление информационных разделов (подразделов) официального сайта образовательного учреждения за сотрудниками школы и сроки обновления информации по указанным разделам (подразделам) сайта регулируются ежегодно в начале учебного года приказом руководителя образовательного учреждения.
4. Ответственность за достоверность информации и своевременность размещения её
на Web-сайте
4.1. Ответственность за достоверность и своевременность предоставляемой информации к публикации на официальном сайте регулируется ежегодно приказом по образовательному учреждению в начале учебного года.
4.2. Ответственность за своевременность размещения на официальном сайте образовательного учреждения поступившей информации, предоставленной в соответствии с настоящим Положением, возлагается на администратора сайта.
4.3. Информация на официальном сайте МОУ Каргасокская средняя общеобразовательная школа №2 должна обновляться (создание новых информационных документов-текстов на страницах сайта, возможно создание новых страниц сайта, внесение дополнений или изменений в документы-тексты на существующие страницы, удаление документов-текстов) не реже двух раз в месяц.
5. Порядок утверждения и внесения изменений в Положение
5.1. Настоящее Положение утверждается приказом руководителя МОУ Каргасокская средняя общеобразовательная школа №2.
5.2. Изменения и дополнения в настоящее Положение вносятся приказом руководителя МОУ Каргасокская средняя общеобразовательная школа №2.
