Технические тебования на выполнение работ

	Приложение № 3
	к государственному контракту на выполнение работ по развитию Системы электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия № ___________ от «____» ____________ 2012 г.
ТЕХНИЧЕСКИЕ ТЕБОВАНИЯ
на выполнение работ по развитию Системы электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия

Содержание

1.1 Полное наименование системы и ее условное обозначение. 3

1.2 Заказчик.. 3

1.3 Исполнитель. 3

1.4 Основание выполнения работ. 3

1.5 Плановые сроки начала и окончания работ по созданию Системы.. 4

1.6 Источники и порядок финансирования работ. 4

1.7 Определения и сокращения. 4

1.7.1...... Используемые определения. 4

1.7.2...... Используемые сокращения. 6

2 Краткие сведения об объекте автоматизации и действующей инфраструктуре. 7

2.1 Цели развития системы.. 7

2.2 Краткие сведения о Системе. 7

2.3 Особенности условий эксплуатации системы.. 7

3 Требования к выполнению работ. 9

3.1 Требования к выполнению работ по развитию системы в целом.. 9

3.1.1...... Требование к выполнению работ по развитию СЭД ИОГВ РБ.. 9

3.1.1.1 Требование к доработке функций и процессов СЭД ИОГВ РБ.. 9

3.1.1.1.1...... Требования к доработке рабочих мест пользователей СЭД ИОГВ РБ.. 9

3.1.1.1.2...... Отображение информации файлах в списках картотек. 10

3.1.1.1.3...... Требования к доработке карточки документа. 11

3.1.1.1.4...... Требования к доработке изменения статуса исполнения объектов СЭД.. 11

3.1.1.1.5...... Требования к доработке отображения документов поступивших по межведомственному взаимодействию в СЭД.. 11

3.1.1.1.6...... Требования к доработке процесса удаления файлов, карточки документа, резолюции, и ведения информации в журналах и аудита. 12

3.1.1.1.7...... Требования к доработке режиму списания документа в дело. 12

3.1.1.1.8...... Требования к доработке выводу информации об ЭЦП объекта СЭД ИОГВ РБ и работе с ЭЦП.. 12

3.1.1.1.9...... Требования к обработке длительных операций. 12

3.1.1.1.10.... Требования к доработке процесса загрузки файлов. 13

3.1.1.1.11.... Требования к доработке справочников СЭД ИОГВ РБ.. 13

3.1.1.1.12.... Требования к доработке полей ввода даты.. 14

3.1.1.1.13.... Требования к доработке поручений. 15

3.1.1.1.14.... Требования к доработке полей ввода пользователей. 15

3.1.1.1.15.... Требования к доработке функций передачи дел СЭД ИОГВ РБ.. 15

3.1.1.1.16.... Требования к доработке функций поиска. 15

3.1.1.1.17.... Централизованный контроль исполнения. 15

3.1.1.1.18.... Требования к организации шаблонов документов. 16

3.1.1.1.19.... Требования к созданию рабочего места со сканером и принтером штрих кодов. 16

3.1.1.1.20.... Требования к созданию функционала контроля ошибок Sharepoint 16

3.1.1.1.21.... Отчетные формы.. 16

3.1.1.1.22.... Требования к оптимизации внешних файлов страниц. 17

3.1.1.1.23.... Требования к организации работы в СЭД ИОГВ РБ руководителя и помощника руководителя. 17

3.2 Порядок контроля и приемки системы.. 17

3.3 Гарантийное сопровождение. 17

3.4 Оформление документов. 17

3.5 Требование к выполнению работ. 18

ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

Настоящий документ (далее по тексту – ТТ) определяет основные технические требования на выполнение работ по развитию Системы электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия.

1.1  Полное наименование системы и ее условное обозначение

Полное наименование автоматизированной информационной системы: «Система электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия».

В тексте настоящих ТТ при упоминании автоматизированной системы электронного документооборота органов государственной власти Республики Бурятия также возможно употребление термина «Система».

Система электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия (условное обозначение СЭД ИОГВ).

1.2  Заказчик

Заказчиком проекта на выполнение работ по развитию Системы является Администрация Главы Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия (далее по тексту – Заказчик).

1.3  Исполнитель

Исполнитель работ определяется на конкурсной основе в соответствии с действующим законодательством (далее по тексту – Исполнитель).

1.4  Основание выполнения работ

Основными нормативными правовыми актами и другими документами, регулирующие выполнение работ по развитию Системы, являются:

1.  Федеральный закон -ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

2.  Федеральный закон -ФЗ "Об электронной цифровой подписи";

3.  Федеральный закон -ФЗ "Об электронной подписи";

4.  Федеральный закон -ФЗ "О персональных данных";

5.  Стратегия развития информационного общества от 01.01.2001 N Пр-212, утвержденная Президентом Российской Федерации;

6.  План реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации до 2011 года, утвержденный Президентом Российской Федерации от 01.01.2001 № Пр-357;

7.  Закон Республики Бурятия -III «О государственных информационных ресурсах Республики Бурятия»;

8.  Постановление Правительства Республики Бурятия «О Республиканской целевой программе «Развитие и использование информационных и телекоммуникационных технологий в Республике Бурятия ( годы)»;

9.  Постановление Правительства Республики Бурятия «Об удостоверяющем центре Республики Бурятия и о мерах по применению средств электронной цифровой подписи в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия»;

10.  Распоряжение Правительства РБ от 01.01.2001 N 297-р «Об утверждении Плана мероприятий по переходу исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия на безбумажный оборот при организации внутренней деятельности»;

11.  Постановление Правительства Республики Бурятия от 01.01.01 г. № 000 «Об утверждении концепции создания Системы электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия»;

12.  Постановление Правительства Республики Бурятия от 01.01.2001 г. N 506 "Об утверждении, реализации и контроле исполнения Плана мероприятий по развитию информационного общества и формированию электронного правительства в Республике Бурятия";

13.  Постановление Правительства РБ от 01.01.2001 N 329 "Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия" ;

14.  Распоряжение Администрации Президента и Правительства Республики Бурятия от 01.01.2001 №94, которое утверждает План перехода на безбумажный документооборот исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия при организации внутренней деятельности с использованием системы электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия;

15.  Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 2 сентября 2011 г. N 221.

1.5  Плановые сроки начала и окончания работ по созданию Системы

Началом выполнения работ по развитию Системы считать дату подписания государственного контракта.

Дата окончания работ, предусмотренных Календарным планом на 2012 год - 26 ноября 2012 года.

Cроки выполнения отдельных видов работ определяются в календарном плане, который утверждается после заключения контракта в течении 5 дней и является неотъемлемой частью государственного контракта на выполнение работ. (Приложение к государственному контракту). Сроки выполнения работ являются существенным условием исполнения контракта. При нарушении сроков исполнения, указанных в календарном плане, Заказчик имеет право на принятие мер указанных в контракте.

Исполнитель не позднее, чем за 5 дней до сдачи работ по пунктам календарного плана устанавливает и настраивает на тестовой среде Заказчика решение для тестирования.

1.6  Источники и порядок финансирования работ

Финансирование работ по развитию Системы осуществляется из средств республиканского бюджета Республики Бурятия.

1.7  Определения и сокращения

1.7.1  Используемые определения

Исполнение документа – проведение исполнителем предусмотренных в документе или резолюции на документе мероприятий или рассмотрение исполнителем поставленных в нем вопросов с подготовкой соответствующего отчета об исполнении.

Карточка задания – учетная карточка внутреннего документа организации, содержащего указания или распоряжения, фиксирующая набор реквизитов распорядительного документа, достаточных для его идентификации в соответствии с правилами делопроизводства организации.

Контроль исполнения – процедура контроля должностными лицами с соответствующими полномочиями факта исполнения распоряжения или поручения в установленные/назначенные сроки.

Маршрутизация документов и заданий - доставка заданий и документов пользователям по заданному маршруту.

Подготовка документа – процедура создания документа с нуля или по существующему шаблону ответственным исполнителем.

Поручение (задание) – часть резолюции, касающаяся выполнения определенного пункта резолюции определенным исполнителем.

Правила формирования номера документа – принятая в организации процедура нумерации входящих, исходящих, распорядительных и иных документов. Процедура включает порядок проставления номера документа, его суффикса, префикса и пр., в зависимости от подразделения, контрагента и типа документа.

Представление - способ отображения информации на экране ПК

Прикрепленный файл – файл любого формата, прикрепленный к карточке документа.

Регистрационная карточка документа – набор реквизитов документа, позволяющих зафиксировать информацию, содержащуюся в документе, и достаточных для его идентификации, представленный в виде единого учетного объекта в соответствии с правилами делопроизводства организации.

Регламент электронного документооборота – установленный в организации порядок обработки (электронного) документа с использованием автоматизированной системы.

Резолюция документа – документ должностного лица, в котором содержится принятое им решение. Содержит информацию о заданиях (поручениях), данных исполнителям документа, сведения об авторе, исполнителе, контролере, сроке исполнения, признаке контроля.

Согласование документа – процедура, призванная подтвердить согласие с содержанием документа должностными лицами, не являющимися авторами документа, путем соответствующего визирования. Виза включает личную подпись, ее расшифровку (ФИО), должность визирующего лица, дату визирования.

Списание документа в архив – передача исполненного документа постоянного, временного или долговременного хранения в архив после завершения стадии оперативного хранения документа в случае, если документ обладает достаточной для этого ценностью.

Списание документа в дело – передача исполненного документа на временное оперативное хранение (срок определяется в номенклатуре дел).

Уничтожение документа – процедура физического уничтожения документа в случае завершения срока его хранения, либо в случае отсутствия необходимости в хранении документа после его обработки и исполнения.

Утверждение документа – процедура придания нормативного или правового характера содержанию документа лицами, уполномоченными на выполнение данной операции, путем проставления грифа утверждения. Гриф включает личную подпись, ее расшифровку (ФИО), должность утверждающего лица, дату утверждения.

Формирование отчетов – процедура создания отчетов в виде электронных и печатных форм на основе запросов о движении, состоянии документов, статусов исполнения распоряжений и пр.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Электронный документооборот – движение электронных документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в архив и (или) отправки.

Электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

1.7.2  Используемые сокращения

АРМ – автоматизированное рабочее место

ИВС – информационная вычислительная сеть

ИСПД - информационная система персональных данных

РК – регистрационная карточка документа

РБ – Республика Бурятия

ОГВ РБ – органы государственной власти Республики Бурятия

ИОГВ РБ – исполнительные органы государственной власти Республики Бурятия

МО – муниципальное образование

ТТ – технические требования

ПЗИ - подсистема защиты информации

СЭД – система электронного документооборота

СЭД ИОГВ РБ – система электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия

СМЭВ – система межведомственного электронного взаимодействия

ЭЦП – электронная цифровая подпись

ФОИВ – федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации

ОМСУ в РБ – органы местного самоуправления в Республике Бурятия

2  Краткие сведения об объекте автоматизации и действующей инфраструктуре

2.1  Цели развития системы

Целью проекта является продолжение работ по созданию системы электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия.

Основными целями развития СЭД РБ является:

- повышение надежности Системы;

- оптимизация временных затрат на ввод, обработку и документов в СЭД.

- оптимизация процессов СЭД ОГВ РБ

- оптимизация производительности СЭД ОГВ РБ

2.2  Краткие сведения о Системе

Система электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия создана на платформе Microsoft SharePoint Server 2010 на базе продуктов «EOS for SharePoint», разработчиком которых является Офисные Системы (проектирование и внедрение)», г. Москва.

В настоящее время в СЭД созданы:

·  электронное хранилище документов;

·  справочная система, включающая общие и технологические справочники;

·  рабочие места пользователей Системы (регистраторов, исполнителей т т. д.).

В СЭД ИОГВ РБ реализованы функции и процессы документооборота для следующих групп документов:

·  Входящие документы;

·  Исходящие документы;

·  Внутренние документы;

·  Соглашения и договоры.

2.3  Особенности условий эксплуатации системы

Функциональные системы СЭД ИОГВ РБ функционируют на основе действующей телекоммуникационной инфраструктуры ИОГВ РБ. Инфраструктура централизованного управления вычислительными ресурсами функционирует на базе технологии Microsoft Active Directory контроллера домена под управлением ОС Microsoft Windows Server 2008 R2 Enterprise.

Данные хранятся на одном узле SQL-сервера Microsoft SQL Server 2008 R2 Standard под управлением ОС Microsoft Windows Server 2008 R2 Enterprise.

Система обслуживает подключения АРМ пользователей, находящихся как в пределах ИВС, так и за ее пределами, через сеть Интернет.

Протокол подключения АРМ пользователей к Системе – HTTP

На клиентских рабочих местах в ИОГВ РБ установлено следующее программное обеспечение:

•  Microsoft Windows XP, Windows Vista, Windows 7 в качестве операционных систем на клиентских рабочих местах;

•  Microsoft Internet Explorer 7.0 и выше, установленных на рабочих местах ИОГВ РБ;

•  Microsoft Оffice 2003/2007/2010;

•  в качестве MUA – (Mail User Agent) MS Outlook 2003/2007.

Организовано два рабочих места с функцией поточного сканирования, на которых установлены поточные сканеры Panasonic KV-S1025C.

Сервера Системы СЭД ОГВ РБ используют следующее программное обеспечение:

ОС	MS Windows Server Enterprise 2008 R2 Rus 64bit
СУБД	MS Windows SQL Server 2008R2 Standart
Платформа	Microsoft Office SharePoint Server 2010
Прикладное решение	Enterprise Office Solution for SharePoint (EOS for SharePoint)
WFE – вэб сервера	2 сервера на основе NLB кластера

Архитектура системы. Рисунок 1

3  Требования к выполнению работ

3.1  Требования к выполнению работ по развитию системы в целом

Автоматизация процессов и функций в рамках развития Системы, доработка реализованных функций и процессов, не должны привести к нарушению работы Системы и противоречить логике построения СЭД ИОГВ РБ.

Выполнение работ по изменению структур, набора данных не должны привести к потере или нарушать целостность информации. Конвертацию и актуализацию информации, при изменении структур и наборов данных выполняет Исполнитель.

Выполнение работ не должны привести к остановкам, сбоям системы и потере данных. Все продолжительные в Системе СЭД работы должны проводиться внерабочее время, а особо продолжительные должны планироваться и выполняться в выходные дни.

Требования к Системе СЭД в части отклика системы на действие пользователя необходимо использовать положения приказа Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 2 сентября 2011 г. N 221

3.1.1  Требование к выполнению работ по развитию СЭД ИОГВ РБ

3.1.1.1  Требование к доработке функций и процессов СЭД ИОГВ РБ

3.1.1.1.1  Требования к доработке рабочих мест пользователей СЭД ИОГВ РБ

В рамках работ необходимо разработать для личного сайта пользователей следующий функционал:

- возможность отображения следующих полей:

- наименование документа

- дата регистрации

- текст резолюции

- кем отписан документ

- корреспондент (организация)

- скрытие ссылки на исполнение задач для задач со статусом "исполнено".

- реализовать изменение статуса задачи в списке на личном сайте без задержки времени;

- разработать функционал позволяющий информировать об исполнении задачи "назначено мной" с возможностью принятия решения по задаче, на основании которой было сформировано поручение. После принятия решения по задаче, поручению на задачу "назначено мной" применяется такое же решение автоматически.

- разработать функционал автоматического изменения статуса документа при исполнении задачи на рассмотрение.

- средство поиска и фильтрации задач. Помимо критерия поиска по номеру документа должно быть реализовано возможность поиска-фильтрация массива задач по следующим атрибутам:

- номер

- дата регистрации документа

- срок исполнения (возможность указания периода)

- статус "срочности" документа

- статус контроля

- корреспондент (организация)

- кем отписано

- кому отписано;

- кто подписал документ;

- по статусу замещение, помощник;

- статус исполнения задачи;

- наименование документа;

- признак ответственного исполнителя

- тип задачи

Результат должен выводиться в виде списка с настраиваемыми полями и со ссылкой на задачу, документ и поручение. Должна быть реализована функциональность позволяющая сохранять список результатов поиска в виде электронной таблицы с сохранением ссылок.

- доработать механизм создания личного сайта из шаблона и сохранения-загрузки данных с учетом изменений в полях списках, настроенных параметров поиска.

- разработать механизм пакетной передачи задач от одного пользователя другому. Выбора должна осуществляться как в ручном режиме, так и с использованием фильтров.

- разработать механизм исключающий появление ошибок связанных с конкурентным доступом на изменение данных при работе пользователя. При необходимости Система должна попытаться, разумное число раз, повторить операцию или позволять выполнить данную операцию только один раз. В случае невозможности в разумное время завершить операцию вернуться в состояние до начала выполнения и сообщить пользователю о наличии проблемы, и позволить повторить процедуру в ручном режиме или отказаться от ее выполнения.

- оптимизировать клиентские скрипты для предотвращения зависания диалоговых окон.

- Разработать механизм зеркального отображения операций над задачами у заместителей, помощников и лиц к которым они назначены.

- Механизм оповещения автора проекта о регистрации проекта документа.

3.1.1.1.2  Отображение информации файлах в списках картотек

Для снижения нагрузки на сервер и увеличения скорости отображения страницы необходимо изменить способ отображения ссылок на файлы. Необходимо данную хранить информацию к карточке документа и актуализировать по мере изменения списка прикрепленных файлов.

При наличии большего количества файлов, чем может быть отображено в поле в виде ссылок необходимо дополнить вывод уведомления в данном поле о том, что не все ссылки на файлы отображаются. Уведомление должно быть реализовано в виде значка ссылки на карточку документа в раздел "Файлы". Данный функционал должен быть также реализован в списках задач на личных сайтах, с той разницей, что открывается по ссылке карточка задачи.

Порядок отображения иконок-ссылок:

-  Группа Основной документ, сортировка по индексу

-  Группа «Приложение», сортировка по индексу

3.1.1.1.3  Требования к доработке карточки документа.

Раздел «Общие сведения»

Дополнить информацией о списке файлов. Список должен выводиться в группировке «Основной документ» - список файлов отсортированные с учетом выставленного индекса, «Приложение» – по тому же критерию что и основной документ.

Раздел «Файлы»

Дополнить кнопкой вызова диалога упорядочивания списка файлов.

Дополнить кнопкой сканировать и прикрепить файл с локального сканера, расположенной в меню «Лента».

Раздел «Поручения»

Дополнить информацией о сроке исполнения задачи поручения.

Отображение поручений должно строиться в логическом и временном порядке.

Оптимизировать переключение между вкладками, выполнить явную индикацию о выборе вкладки до ее загрузки.

3.1.1.1.4  Требования к доработке изменения статуса исполнения объектов СЭД

- разработать режим автоматической закрытия ветки задач в рамках ОГВ. Данный механизм закрытия выбирается пользователем при исполнении задачи через подготовку исходящего документа. После регистрации документа устанавливается статус «исполнено» у задач в цепочке от руководителя, руководителя-исполнителя до исполнителя. Если в поручении текущая задача единственная или остальные уже имеют статус «исполнено» необходимо установить для поручения статус «исполнено». Если исполнитель был «основным» условие наличие других «исполненных» задач не учитывается. Также закрываются задачи с типом назначенные мной.

Дополнить функционал механизмом фиксации изменения статусов объектов. Журнал должен содержать информацию наименование объекта и ссылку, если это не задача, кто, когда (дата, время), установленный статус, режим смены (автоматический, ручной). Функционал работы с журналом статусов должен предусматривать экспорт списка в электронную таблицу формата Excel по выбранному документу.

3.1.1.1.5  Требования к доработке отображения документов поступивших по межведомственному взаимодействию в СЭД

Доработать функционал системы позволяющий отображать документы поступивших из других ОГВ РБ в общем списке документов ОГВ.

Документы, поступившие и не принятые в ОГВ должны фильтроваться по статусу.

Документы в списках должны иметь атрибут позволяющий их идентифицировать в общем массиве.

3.1.1.1.6  Требования к доработке процесса удаления файлов, карточки документа, резолюции, и ведения информации в журналах и аудита

Разработать механизм запрета удаления карточек документов, файлов и поручений.

Предоставить возможность администратору через разработанный интерфейс просматривать списки удаленных карточек документов, информацию о дате и времени удаления, кем произведено удаление. Осуществлять поиск среди удаленных объектов и их восстановление.

3.1.1.1.7  Требования к доработке режиму списания документа в дело

Необходимо реализовать функционал позволяющий организацию списания в дело документа в ОГВ без блокировки использования при межведомственном взаимодействии данного документа для других ОГВ. Информация о списании в дело или изъятия из дела в ОГВ должна заноситься в журнал с фиксацией информации

- наименование ОГВ

- дело

- дата и время

- пользователь

- операция.

3.1.1.1.8  Требования к доработке выводу информации об ЭЦП объекта СЭД ИОГВ РБ и работе с ЭЦП

Дополнить выводимую информацию из контейнера ЭЦП:

- ФИО лица на которое выдана ЭЦП

- идентификатор ключа

- слепок ключа

- информацию о УЦ выдавшего ключ.

В рамках работ должны быть устранены возможности возникновения ситуаций, при которых объекты СЭД с обязательной процедурой подписи ЭЦП создаются без записи ЭЦП.

Для файлов реализовать контроль наличия ЭЦП для элементов перед процедурой смены статуса на зарегистрирован.

3.1.1.1.9  Требования к обработке длительных операций

В процессе длительных операций необходимо открывать дополнительные окна, в процессе вывода и сокрытия дополнительных окон Система должна блокировать контролы управления формы, с которой данная операция была инициализирована до ее завершения и закрытия окна в случае успеха завершения операции.

3.1.1.1.10  Требования к доработке процесса загрузки файлов

Необходимо реализовать процедуру контроля имени файла с исключением символов из имени файла препятствующих нормальному взаимодействию с клиентским программным обеспечением.

Необходимо установить ограничение на количество символов в имени файла для исключения блокирования функционала открытия документа для редактирования. Длинные имена файлов необходимо автоматически сокращать.

Реализовать функционал позволяющий с использованием интерфейса на странице карточки документа инициировать процедуру сканирования файлов и загрузки в карточку документа.

3.1.1.1.11  Требования к доработке справочников СЭД ИОГВ РБ

Функциональную кнопку добавления нового элемента вывести в окно выбора справочника. При нажатии кнопки должен появляться диалог ввода нового элемента в справочник, после завершения операции ввода пользователь должен быть возвращен в справочник, а новый элемент должен быть выделен. При отказе от ввода необходимо вернуть пользователя в справочник с состоянием предшествующее началу операции.

Справочник организации, контакты

Перед добавлением необходимо иметь возможность по специальной команде проверять на нахождении подобного элемента по критериям.

- полное соответствие (без учета регистра)

- частичное соответствие, если состоит из 2-х и более слов вхождение одного является критерием для отображения в списке результатов.

После проверки, в случае обнаружения совпадений по критериям поиска, необходимо вывести диалоговое окно со списком результатов и предложением продолжить или отменить операцию. При отсутствии совпадений процедура продолжается в обычном порядке.

Добавление нового элемента происходит с учетом структуры. Пользователь, перед вызовом операции добавления, сам в окне справочника выбором родительского элемента определяет место сохранения записи.

Для операторов данных справочников необходимо реализовать функционал объединения (слияния) двух записей. После которой в справочнике остается одна, выбранная первой, вторая удаляется, а во всех документах использовавших удаляемую запись заменяется на выбранную первой. Использование данной функции должно заноситься в журнал с сохранением информации кто, когда, какие записи объединил и сколько изменений внесено в Систему.

Справочник подразделения и сотрудники

- доработать функционал замещения должностей.

- разработать функционал позволяющий сотруднику ОГВ редактировать отдельные поля карточки в справочнике «Подразделения и сотрудники» (заместителей, помощников, наименования замещающей должности) сотруднику(ам) ОГВ без доступа к остальным полям справочника подразделения и сотрудники.

Доработать функционал отложенной смены состояния замещения позволяющий задать дату и время внесения изменения в справочник в виде перечня задач на изменение. Перечень задач может быть модифицирован до исполнения задачи с занесением в журнал информации

Реализовать журнал изменения должностей с фиксацией кем, и какие действия были назначены.

Дополнить атрибутом сокращенное название ОГВ для каждого элемента списка. Значение по умолчанию задается в «Карточке ОГВ». При изменении значения необходимо реализовать функционал который заменяет старое значение в элементах списка на новые, если для элемента не установлено значение на новое не обновляется.

Настроить данный справочник с сохранением истории изменений. Режим просмотра истории должен быть доступен для администраторов системы.

Рубрикатор «ОГВ-группы»

Для организации каталогов отличного по структуре от принципа номенклатуры дел необходимо реализовать функционал группировки документов по рубрикам (папкам документов). Организатором рубрик являются регистраторы в ОГВ. Для каждого ОГВ формируется своя структура рубрик. Операция смены, добавления рубрик должна быть доступна на протяжении жизненного цикла документа до его списания в дело.

Реализовать функционал позволяющий искать документы по рубрике, менять рубрику.

По умолчанию рубрики вводятся как общедоступные для группы пользователей указанных в настройках рубрикатора, а при необходимости доступ к рубрике может быть ограничен через указание списка лиц имеющих доступ к данной рубрике.

Документы, не имеющие установленную рубрику из списка, находятся в рубрике по умолчанию с наименование «без рубрики».

Рубрикатор «Личный»

Используется по аналогии с рубрикатором ОГВ, оператором является конечный пользователь. Структуру и содержание определяет конечный пользователь. Перечень личных рубрик настраивается пользователем на его личном сайте (через механизм личных папок).

.

Справочник «Списки рассылок»

Необходимо разработать функционал позволяющий пользователю составлять, актуализировать и использовать ранее сохраненные списки для заполнения полей «ввода пользователей».

Дополнительно должен быть реализован функционал позволяющий делать копии списков, переименовывать названия списка, вставлять данные через копирование из буфера обмена.

3.1.1.1.12  Требования к доработке полей ввода даты

Реализовать расширенный календарь, учитывающий при формировании отображения праздничные дни. Необходимо запрещать возможность выбора даты, которая приходится на выходной день.

3.1.1.1.13  Требования к доработке поручений

Реализовать механизм контроля сроков исполнения документа-поручения-задачи. При вводе сроков и дат выходящих за сроки вышестоящего объекта выводить сообщение пользователю.

Реализовать возможность в поле ввода «Поручение» вставки заранее определенных шаблонов значений с сохранением возможности ввода и редактирования.

Реализовать возможность в поле ввода «Исполнители», «Контролер» вставки заранее определенных значений с сохранением возможности ввода и редактирования.

3.1.1.1.14  Требования к доработке полей ввода пользователей

Доработать отображение информации в полях ввода. Поля ввода пользователей должны отображать информацию ФИО, сокращенное имя ОГВ, должность. Пример: – МИНЭК – гл. специалист отд. доходы.

Разместить рядом с полями ввода функциональные кнопки. Вызов справочника «Список рассылки».

3.1.1.1.15  Требования к доработке функций передачи дел СЭД ИОГВ РБ

Реализовать функцию передачи на время и на постоянной основе документов, задач. Функцию передачи как всего массива так и выбранных элементов. При временном замещении должен выдаваться доступ, а при завершении забираться с документов по которым исполнение завершено.

Реализовать функционал, позволяющий с личного сайта массово переопределять задачи другому исполнителю. Выбор задач может быть ручной, либо с использованием фильтрации по полям задач.

3.1.1.1.16  Требования к доработке функций поиска

Доработать поиск-фильрацию по документам для уменьшения времени отклика и нагрузки на компоненты системы СЭД

Доработка функций поиска не должна приводить к выдаче в результатах поиска избыточной информации.

3.1.1.1.17  Централизованный контроль исполнения

Реализовать функционал позволяющий переназначать задачи контроля с передачей функций осуществления контроля. Ввод нового контролера не должен нарушать целостность поручения подписанного руководителем.

Реализовать функционал рабочего места контролера по группам контроля.

вид документа, номер дата

Контрольное поручение текст, ссылка на документ, поручение / текст

Кто ответственный исполнитель

Сроки, ссылки на документ исполнение, либо на документ переноса срока и ссылка на резолюцию по этому документу (множественный набор)

Примечание

Статус

Необходимо реализовать функционал:

-  автоматизированного заполнения записи контроля, формирования ссылок на документы отчеты, запросы и поручения.

-  создания рубрикатора групп контроля.

-  формирование напоминаний для исполнителей.

-  отчетные формы (1-3 формы).

3.1.1.1.18  Требования к организации шаблонов документов

Создать механизм назначения шаблонов для групп документов.

Шаблоны должны быть доступны по кнопке создать документ.

В шаблонах должна быть возможность размещать поля СЭД для вывода их на печать.

- дата и номер входящего

- штрих код документа.

3.1.1.1.19  Требования к созданию рабочего места со сканером и принтером штрих кодов.

На странице поиска документов, при использовании сканера штрих-кода, должна автоматически открываться карточка документа. В случае если документ не найден, в поисковой форме в поле «Штрих код» должно заполнятся значение штрих кода документа.

3.1.1.1.20  Требования к созданию функционала контроля ошибок Sharepoint

Необходимо разработать функционал централизованной фиксации ошибок в процессах СЭД.

3.1.1.1.21  Отчетные формы

Создать отчетные формы контроля по ОГВ с разделением на централизованный контроль и ведомственный. Отчетная форма должна содержать информацию

- основные атрибуты документа

- исполнители, отметка главного, сроки и состояние

Список должен экспортироваться в формате электронной таблицы с сохранением ссылок документы.

3.1.1.1.22  Требования к оптимизации внешних файлов страниц

Необходимо вынести файлы решения EOS(скрипты, стили, изображения) в каталог для которого не будут применяться требования по авторизации и будет возможность настраивать параметры кэширования и время в заголовках ответа IIS.

3.1.1.1.23  Требования к организации работы в СЭД ИОГВ РБ руководителя и помощника руководителя

Требования к доработке будут сформированы на основе опытной эксплуатации АРМ Руководителя.

3.2  Порядок контроля и приемки системы

Заказчик и Исполнитель в ходе работ по проекту формируют рабочую группу проекта, состоящую из специалистов обеих сторон.

Рабочая группа обеспечивает постоянный контроль соответствия требованиям данного ТТ.

Контроль за выполнением требований представляет собой процесс проверки выполнения заданных функций, определения и проверки соответствия характеристик системы требованиям настоящего ТТ.

Приемка осуществляется в соответствии с составом и содержанием работ.

После выполнения обеими Сторонами своих обязательств в полном объеме Стороны оформляют окончательный Акт об отсутствии взаимных претензий.

3.3  Гарантийное сопровождение

Гарантийное сопровождение Системы проводится согласно п.6 государственного контракта.

В рамках гарантийного обслуживания Исполнитель обязан:

-  консультировать специалистов Заказчика по вопросам эксплуатации, а также устранения ошибок Системы в режиме «вопрос-ответ» по телефону, факсу или электронной почте. Ошибкой в работе программного обеспечения в процессе эксплуатации Системы является невыполнение или некорректное выполнение функции, описанной в документации;

3.4  Оформление документов

Исполнитель разрабатывает и оформляет документацию передает Заказчику следующий набор документов в 1 экземпляре на бумажном носителе и в 1 экземпляре на машиночитаемом носителе:

- Руководство пользователя СЭД ОГВ РБ;

- Руководство администраторы-технолога СЭД ОГВ РБ.

Исполнитель обязан дополнить «Руководство пользователя СЭД ОГВ РБ» и «Руководство администратора СЭД ОГВ РБ» соответствующей информацией по разработанным функциям системы.

Документация по выполненным работам должна разрабатываться детально, чтобы любой пользователь Системы используя документацию без обучения мог работать с системой.

3.5  Требование к выполнению работ

Внесение изменений, реализация нового функционала, а также оказание консультативной помощи Заказчику по настройке установленных решений осуществляется средствами «EOS for SharePoint».