Должностная инструкция архивариуса

Российский государственный Утверждаю

торгово-экономический Ректор РГТЭУ

университет _______________

«_____»_____________2012 г.

Должностная инструкция

архивариуса

1.  Общие положения

1.1  Архивариус относится к категории технических исполнителей.

1.2  На должность архивариуса принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.3  Архивариус назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом ректора РГТЭУ.

1.4.Архивариус отвечает за:

1.4.1. Прием на хранение документов, снятых с оперативного учета, их перерегистрацию.

1.4.2. Сохранность информации (документов), содержащей конфиденциальные сведения.

1.4 Архивариус должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела в образовательных учреждениях; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и использования, единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру РГТЭУ; основы трудового законодательства и организации труда; правила внутреннего трудового распорядка; инструкции по охране труда, технике безопасности и противопожарной защиты.

1.5  Архивариус должен соблюдать положения Устава РГТЭУ, правила внутреннего распорядка РГТЭУ, руководствоваться в своей работе Положением об архиве РГТЭУ, а также настоящей должностной инструкцией.

1.6  На время отсутствия архивариуса (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном законом порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.7  Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.

2.  Должностные обязанности

Архивариус обязан:

2.1 Осуществлять работу по ведению архивного дела в РГТЭУ

2.2 Принимать от структурных подразделений РГТЭУ документы, законченные делопроизводством, их регистрация и хранение, обеспечивать сохранность документов, поступивших в архив.

2.3 Участвовать в разработке номенклатуры дел и проверке правильности формирования и оформления дел при передаче их в архив.

2.4 Участвовать в проведении инструктажа работников структурных подразделений РГТЭУ о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.

2.5  Участвовать в шифровке единиц хранения, систематизации, размещении и учете дел, подготовке сводной описи единиц постоянного и временного сроков хранения, актов для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

2.6  Участвовать в работе по созданию справочного аппарата по документам, а также в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

2.7  Осуществлять контроль за состоянием документов, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

2.8  Составлять архивные справки на основе данных, имеющихся в документах архива.

3. Права

Архивариус имеет право:

3.1  Вносить предложения по совершенствованию работы архива заведующему архивом.

3.2  Участвовать в контроле соблюдения правил работы с документами в структурных подразделениях РГТЭУ, а также своевременной передаче в архив законченных делопроизводством документов структурных подразделений.

3.3  Пользоваться другими правами в соответствии с трудовым законодательством РФ, Уставом РГТЭУ, Положением об архиве.

4.  Ответственность

4.1 Архивариус несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:

4.1.1.  Невыполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2.  Несоблюдение требований по обеспечению сохранности информации и документов содержащих конфиденциальные сведения.

4.1.3.  Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4.  Причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

Должностная инструкция разработана в соответствии с квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденных Постановлением Минтруда РФ от 01.01.2001 г. №37

СОГЛАСОВАНО:

Начальник административно -

правового управления _____________

Начальник отдела кадров

и трудовых отношений ____________

Начальник юридического отдела ____________

Заведующий архивом ____________