Всероссийский молодежный спортивно-образовательный форум
«Олимпийское завтра России»
Олимпийский фестиваль
«Здравствуй, Сочи!»
Сочи, Краснодарский край
27-31 октября 2013 года
УСЛОВИЯ УЧАСТИЯ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Олимпийский фестиваль «Здравствуй, Сочи!» (далее фестиваль) является составной частью Всероссийского молодежного спортивно-образовательного форума «Олимпийское завтра России».
Условия участия являются неотъемлемой частью договора на предоставление услуг при участии в фестивале и размещаются на Интернет-сайте по адресу: www. olymp. *****
Организатор
Общероссийская общественная организация «Молодые интеллектуалы России»
()
Устроитель
Устроитель фестиваля: агентство «Высший класс»
Почтовый адрес: Санкт-Петербург, а/я 128
, тел./,
Интернет-сайт: www. olymp. ***** | e-mail: *****@***ru |
Место проведения: Россия, Краснодарский край, г. Сочи, Адлер, пансионат
Период проведения: с 27 по 31 октября 2013 года включительно.
Время работы: по программе фестиваля.
II. ВИДЫ УЧАСТИЯ В СЛЕТЕ
Под «Участником» здесь и далее по тексту Условий участия понимается юридическое лицо и/или физическое лицо, принимающее участие в фестивале лично и/или путем направления своих представителей, признающее данные Условия участия, заключившее договор и полностью оплатившее Устроителю организационный взнос, стоимость организационно-бытового пакета и другие услуги.
Устроитель вправе, в случае необходимости, требовать от участника представления нотариально заверенной выписки из уставных и регистрационных документов.
Список представителей Участника, заверенный подписью и печатью Участника, представляется Устроителю официальным представителем Участника при подаче заявки на участие в слете (Приложение ).
III. РЕГИСТРАЦИЯ УЧАСТНИКОВ
Предварительная (электронная) регистрация Участников
Предварительная регистрация Участников производится в электронном виде путем внесения персональных данных членов команд Участника и сопровождающих лиц в специально предназначенную форму, размещенную на Интернет-сайте Устроителя по адресу: www. olymp. ***** в разделе «Регистрация участников».
В соответствии с Федеральным законом РФ «О персональных данных» от 27.07.2006 г., Участник обязан самостоятельно получить согласие субъектов персональных данных (членов команды и сопровождающих лиц) на обработку их персональных данных, использование и передачу этих данных Устроителю в целях исполнения настоящего Договора. Участник обязан согласовывать любую информацию с Устроителем, полученную в ходе проведения фестиваля, до момента ее фактического размещения.
Очная регистрация Участников
Начало очной регистрации Участников | 27 октября 2013 г. в 12.00 |
Окончание очной регистрации Участников | 27 октября 2013 г. в 15.00 |
При регистрации представитель Участника должен иметь:
№ | Наименование документа | Приложение |
1. | оригинал Договора, подписанный и заверенный печатью Участника, для передачи Устроителю, если ранее Договор не был отправлен почтой; | |
2. | копии платежных поручений (квитанций) с отметкой банка об оплате заказанных услуг; | |
3. | оригинал Доверенности на имя представителя Участника, которому предоставлено право подписи финансовых документов (акта оказанных услуг и др.), получение (бейджей) пропусков, комплекта Участника фестиваля; | |
4. | справку о проведении инструктажа по технике безопасности | (Приложение ) |
5. | подлинник анкеты-заявки на участие команды; | (Приложение ) |
6. | копию приказа о командировке руководителя команды с указанием персональной ответственности за жизнь, здоровье и безопасность детей, заверенную печатью и подписью руководителя учебного заведения (органа управления образованием); | |
7. | паспорта всех членов и руководителя команды Участника или документы, удостоверяющие личность представителей Участника; | |
8. | медицинский полис ОМС на каждого участника и сопровождающего, медицинский допуск; | (Приложение ) |
9. | медицинскую справку о состоянии здоровья (для участников) | |
10. | cогласие-разрешение одного из родителей (2 экземпляра) | (Приложение ) |
11. | заявка на участие в круглом столе; | (Приложение ) |
12. | заявку на поощрение благодарственным письмом лиц, оказавших содействие и реальную помощь в направлении команды для участия в Олимпийском фестивале «Здравствуй, Сочи!»; | (Приложение ) |
13. | заявку на трансфер (встречу на вокзале / аэропорту (трансфер) и/или отправку на вокзал/аэропорт) команды Участника при необходимости | (Приложение ) |
IV. БЕЙДЖИ ДЛЯ ЧЛЕНОВ КОМАНДЫ УЧАСТНИКА
Бэйджи для членов команды Участника
Бейджи (пропуска) выдаются каждому члену команды Участника
Для изготовления бейджей Участник до 20 октября 2013 года высылает Устроителю заполненный список команды в виде заявки на участие в мероприятии (Приложение ). Своевременное изготовление и выдача бейджей членам команды Участника, данные на которых были представлены позже указанного срока, не гарантируется.
Бейджи для членов команды Участника являются пропусками на территорию проведения фестиваля и действуют весь период проведения фестиваля. Передача бейджа другому лицу запрещается и влечет за собой прекращение участия в фестивале данного Участника.
V. ДОГОВОР
На Интернет-сайте Устроителя по адресу: www. olymp. ***** в разделе «Участникам» размещается комплект Условий участия с приложениями. Для физических лиц - Участников фестиваля, Условия участия с приложениями являются договором публичной оферты о предоставлении услуг. Присоединяясь к нему, Участник соглашается с Условиями участия с приложениями - условиями договора публичной оферты на основании норм ГК РФ. Текст договора является публичной офертой в соответствии со статьей 435 и частью 2 статьи 437 Гражданского кодекса РФ. В случае принятия изложенных условий и оплаты услуг, Участник производящий акцепт этой оферты, становится заказчиком. В соответствии с пунктом 3 статьи 438 ГК РФ акцепт оферты равносилен заключению договора на условиях, изложенных в оферте, а исполнитель и заказчик совместно – сторонами договора оферты. Присоединение к указанному договору (акцепт) осуществляется посредством подачи заявки на участие в слете. Свидетельством полного и безоговорочного акцепта (принятия) условий данного договора является осуществление Участником процедуры оплаты выбранной услуги.
Для предварительной регистрации Участник направляет заполненную заявку на участие в слете (Приложение ) факсимильной или электронной почтой в адрес Устроителя. На основании поданной заявки и других приложений оформляется Договор между юридическим лицом - Участником и Устроителем на предоставление услуг при участии в фестивале. Договор является письменным обязательством Участника и Устроителя выполнять настоящие Условий участия, предоставлять Участнику соответствующие услуги, а также основанием для взаиморасчетов.
Копии договора факсимильной или электронной почтой направляется Участнику для рассмотрения, два экземпляра договора, подписанные Устроителем, – почтовым отправлением. Срок рассмотрения договора составляет 5 календарных дней со дня подписания Устроителем. Подписанный и заверенный печатью Участника экземпляр договора направляется в адрес Устроителя факсимильной или электронной почтой и почтовым отправлением (курьером) до 20 октября 2013 года.
Допускается, в крайнем случае, передача Участником подписанного экземпляра Договора при регистрации непосредственно перед началом фестиваля. При этом отправка подписанного Договора факсимильной или электронной почтой обязательна, а факсимильная или переданная посредством электронной почты копия Договора имеет юридическую силу оригинала до момента обмена оригиналами.
По результатам выполненных работ Устроитель и Участник подписывают акт оказанных услуг и иные документы, связанные с расчетами по договорным взаимоотношениям при участии в фестивале.
VI. СТОИМОСТЬ УЧАСТИЯ И УСЛОВИЯ ПЛАТЕЖЕЙ
Финансирование участия в мероприятии осуществляется за счет направляющей стороны: органов управления образованием, органов местного самоуправления, предприятий и организаций, внебюджетных средств, родителей.
Стоимость участия включает в себя оплату:
· организационного взноса;
· пакета организационно-бытового обеспечения участников.
Отдельно оплачиваются:
· заказанные дополнительные услуги.
Оплата организационного взноса является обязательным платежом для всех Участников фестиваля.
Предоставление услуг по участию в мероприятии, а также изготовление бейджей и предоставление других услуг производится Устроителем только после поступления полной оплаты по выставленным счетам, частично оплаченные услуги не предоставляются.
Услуги оказываются только в пределах суммы, оплаченной Участником и в соответствии с перечнем заказанных услуг по Договору.
Проведение фестиваля осуществляется на условиях софинансирования:
· организационный комитет принимает на себя оплату образовательной программы, организационного и методического обеспечения на период проведения фестиваля;
· организационный комитет принимает на себя расходы по оплате организационного взноса и пакета организационно-бытового обеспечения руководителей делегаций (сопровождающих лиц), включающий в себя стоимость размещения, 3-х разового питания и транспортного сопровождения в период проведения мероприятия.
Организационный взнос | Сумма оплаты составляет 1750 рублей 00 коп. НДС не облагается. |
Организационный взнос включает в себя:
· организационные расходы;
· расходы по разработке плана и программы проведения фестиваля;
· расходы на проведение информационно-рекламной кампании фестиваля;
· стоимость комплекта материалов участника фестиваля;
Организационно-бытовой пакет | Сумма оплаты составляет 11 200 рублей 00 коп. НДС не облагается. |
В стоимость организационно-бытового пакета включена стоимость :
· 3- 4-х местного размещения;
· 3-х разового питания;
· транспортного сопровождения;
· организационное сопровождение фестиваля;
· проведение конкурсной программы фестиваля и др.;
ВСЕГО: Стоимость услуги за 1(одного) участника | Сумма оплаты составляетрублей 00 коп. НДС не облагается. |
Дополнительные услуги (информация о стоимости дополнительных услуг предоставляется Участнику фестиваля по запросу)
С целью создания оптимальных условий для Участников Устроитель предлагает за плату перечень дополнительных услуг:
· экскурсии по отдельному плану ;
· встреча команды на вокзале/аэропорту (трансфер);
· отправка команды на вокзал/аэропорт (трансфер);
· улучшенное размещение в гостиницах;
· фотографирование всех Участников и каждой команды в отдельности.
· видеосъемка для создания фильма-отчета о фестивале.
Порядок и сроки приема заявок и предоставления дополнительных услуг изложены в разделе IX.
Условия платежей
На основании заключенного Договора Устроитель выставляет в адрес Участника счет на оплату заказанных услуг. Счет выставляется на общую сумму услуг по Договору или дополнительному соглашению к Договору.
Оплата может производиться Участником единовременно или в два этапа:
· 1-ый этап – оплата организационного взноса в полном размере и не менее 30% стоимости услуг по Договору и дополнительным соглашениям – в течение 5 рабочих дней со дня подписания Договора обеими сторонами (но не позднее 10.10.2013 г.);
· 2-ой этап – окончательный расчет по Договору и дополнительным соглашениям – до 20.10.2013 г.
При подаче заявок на участие в слете в период с 01 по 25 октября 2013 года включительно, стоимость услуг увеличивается на 25%, после 25 октября 2013 года – на 50%. В этих случаях оплата по выставленным счетам производится в течение 2-х банковских дней, а копии платежных документов представляются Устроителю.
Все расчеты по Договору производятся путем перечисления денежных средств Участника на расчетный счет Устроителя. Банковские сборы и другие платежи за перевод денежных средств оплачиваются Участником самостоятельно за собственный счет.
Цены для Участников за услуги выражены в российских рублях.
Банковские реквизиты (счет высылается по требованию Участников):
р/счет
в -БАНК» филиал «Санкт-Петербургский» г. Санкт-Петербург
к/счет
В платежном поручении следует указать:
Получатель: агентство «Высший класс»
Назначение платежа: за участие в Олимпийском фестивале
Для получения отчетных документов необходимо сообщить следующие сведения об Участнике: полное наименование организации, адрес, ИНН, банковские реквизиты, коды ОКОНХ и ОКПО.
Участие подтверждается заявкой на участие и оплатой стоимости участия по безналичному расчету не позднее даты окончания приема заявок, указанной в информационном письме и данных «Условиях участия».
Физические лица – Участники фестиваля оплачивают услуги за участие по квитанции (Форма № ПД-4) в отделениях РОССИИ или любого другого кредитного учреждения. Стоимость комиссии банка оплачивается Участником самостоятельно.
VII. НЕВЫПОЛНЕНИЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Нарушение Участниками сроков оплаты стоимости услуг по Договору, согласно разделу «Стоимость участия и условия платежей» настоящих Условий участия, влечет за собой оплату Устроителю штрафных санкций в размере 0,5% за каждый просроченный день от суммы задолженности.
В случае, если Участник отказывается от участия в фестивале по собственной инициативе и к этому моменту уже произвел оплату в рамках Договора, то произведенные платежи возвращаются в течение 10 (десять) рабочих дней с момента получения письменного уведомления Участника об отказе от участия в фестивале и в следующем порядке:
Отказ от участия в слете за 30 (тридцать) календарных дней до даты проведения мероприятия – возвращается 100 % стоимости услуг, перечисленной Участником;
Отказ от участия в фестивале за 20 (двадцать) календарных дней до даты проведения мероприятия включительно – возвращается 50 % стоимости услуг, перечисленной Участником. Стоимость услуг, оплаченная Участником и невозвращенная Устроителем, в размере 50 % стоимости услуг удерживается Устроителем в виде штрафа;
Отказ от участия в фестивале позже, чем за 20 (двадцать) календарных дней до даты проведения мероприятия – оплата за участие не возвращается, а удерживается Устроителем в виде штрафа.
Участник и Устроитель освобождаются от ответственности за полное или частичное неисполнение обязательств, если указанное неисполнение явилось следствием обстоятельств непреодолимой силы, военных действий, а также решений органов государственной власти, исключающих возможность исполнения обязательств.
В случае непредставления Участнику заказанных услуг Устроитель несет ответственность только в объеме, не превышающем стоимость конкретной услуги в соответствии с настоящими «Условиями участия» и приложением к Договору. Финансовые и другие претензии, выходящие за рамки данной ответственности, не принимаются.
Участники фестиваля несут материальную ответственность в полном объеме за ущерб, причиненный Устроителю и предоставленным им площадям, оборудованию, а также имуществу и третьим лицам.
Все споры и разногласия, которые могут возникнуть между Устроителем и Участником, разрешаются в соответствии с настоящими «Условиями участия» и в установленном российским законодательством порядке.
В случае изменения сроков проведения фестиваля или его отмены по причинам, не зависящим от Устроителя, Устроитель письменно уведомляет об этом Участника. В случае отмены фестиваля суммы, израсходованные для подготовки фестиваля в целях обеспечения выполнения договорных обязательств, Участнику не возвращаются.
VIII. ПРЕЗЕНТАЦИИ, СЕМИНАРЫ И ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИИ
Заявки на организацию и проведение дополнительных мероприятий: презентаций, круглых столов, семинаров и пресс-конференций принимаются Устроителем до 20.10.2013 г. по форме (Приложение ).
Для проведения дополнительных мероприятий: презентаций, круглых столов, семинаров и пресс-конференций Участников предлагаются оборудованные помещения Устроителя.
Включение дополнительных мероприятий: презентации, семинара или пресс-конференции Участника в Программу проведения фестиваля согласовывается с Устроителем.
IX. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛУГИ
Информационно-рекламные материалы
Участникам предлагается дополнительный перечень информационно-рекламных услуг, направленных на повышение эффективности участия в слете. Устроитель рассматривает предложения по размещению логотипов, названий и других материалов Участников на схемах, буклетах и другой печатной продукции. Имеется возможность раскладки рекламных материалов Участников в комплекты раздаточных материалов Участников фестиваля и распространения на мероприятиях, предусмотренных программой фестиваля. Предложения направлять Устроителю до 20.10.2013 г.
Экскурсионная программа
Участникам предоставляется возможность заказать Устроителю услугу: дополнительную экскурсию, заявки принимаются до 20.10.2013 г.
Культурная программа
Устроитель предлагает организацию экскурсионных и развлекательных программ в Сочи в составе групп или индивидуально. Ваши пожелания по организации экскурсионных программ необходимо направить до 20.10.2013 г. в произвольной форме по факсу или электронной почтой.
Участникам предоставляется возможность заказать Устроителю посещение аквапарка и/или театральный вечер, заявки принимаются до 20.10.2013 г.
Трансфер ( встреча на вокзале/аэропорту и/или отправка на вокзал/аэропорт)
Участникам предоставляется возможность заказать Устроителю трансфер (встречу на вокзале/аэропорту (трансфер) и/или отправку на вокзал/аэропорт), заявки принимаются до 20.10.2013 г. (Приложение )
Улучшенное размещение в гостинице
Участникам предоставляется возможность заказать Устроителю улучшенное размещение в гостинице, заявки принимаются до 20.10.2013 г.
X. ТРАНСПОРТНЫЕ УСЛУГИ
Устроитель оказывает услуги по транспортному обслуживанию и организации трансфера групп представителей Участника. Перевозки представителей Участников производится в соответствии с требованиями документа «Методические рекомендации по обеспечению санитарно-эпидемиологического благополучия и безопасности перевозок организованных групп детей автомобильным транспортом» и ГОСТ Р Автобусы для перевозки детей. Технические требования. Настоящий стандарт распространяется на автобусы, предназначенные для перевозки детей в возрасте от 6 до 16 лет (далее - детей) по автомобильным дорогам общей транспортной сети Российской Федерации (далее - автобусы), и устанавливает специальные требования к автобусам, направленные на обеспечение безопасности, жизни и здоровья детей.
XI. ПРЕССА И СМИ
В целях полноформатного освещения хода фестиваля в средствах массовой информации создается пресс-центр фестиваля. Представители СМИ проходят аккредитацию.
XII. СТРАХОВАНИЕ
Участник несет полную ответственность за членов своей команды - учащихся и сопровождающих лиц, имущество и другую собственность в течение всего периода подготовки и проведения фестиваля.
Устроитель страхует всех Участников фестиваля только на период проведения фестиваля: с 12октября 2013 года по 12октября 2013 года.
Участник отвечает за наличие страховых полисов ОМС на членов команды Участника, а также на страхование гражданской ответственности, и предъявляет копии полисов при регистрации.
Для участия в слете обязательным является персональное страхование ОМС:
· гражданской ответственности за причинение вреда жизни, здоровью или имуществу других лиц и окружающей природной среде (в соответствие с Постановлением Правительства РФ от 2 июня 2007 г. № 000);
· всех членов команды Участника, от несчастного случая;
Категорически запрещается употребление Участниками (включая сопровождающих лиц) алкогольных напитков на всей территории, используемой для проведения фестиваля (включая гостиницу) и на весь период проведения фестиваля. В случае нарушения указанного требования Участник незамедлительно отстраняется от дальнейшего участия в фестивале. Денежные средства, внесенные Участником, не возвращаются. Сопровождающие лица – официальные представители Участника несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
XIII. БЕЗОПАСНОСТЬ
Пожарная безопасность
Участники обязаны соблюдать Правила пожарной безопасности, действующие на территории, арендуемой Устроителем и выполнять требования «Инструкция о мерах пожарной безопасности» и несут ответственность за их нарушение в соответствии с действующим законодательством.
Строго запрещается курение во всех помещениях, используемых при проведении фестиваля.
XIV. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ
Распространение рекламных и информационных материалов
Распространение рекламных и информационных материалов разрешается только Участникам фестиваля. В случае распространения рекламных или информационных материалов представителями иных юридических лиц или частными лицами, данные лица выдворяются.
Реклама и проведение рекламных акций (в том числе промоушн-акции) разрешается Участникам только с разрешения Устроителя.
Запрещается реклама с использованием технических средств, действие которых распространяется за пределы используемых помещений. Проведение представлений и шоу-программ возможно только с письменного согласия Устроителя в специальных местах или отдельных помещениях с дополнительной оплатой участником используемых площадей и оборудования.
Не допускается проведение лотерей и других рекламных акций, требующих присутствия участников и посетителей фестиваля в определенном месте и в определенное время, если данное мероприятие не предусмотрено программой фестиваля.
Реклама, противоречащая законодательству РФ, для размещения не принимается, рекламные акции, проводящиеся с нарушениями установленных правил, прекращаются немедленно по решению Устроителя.
Питание
Питание участников фестиваля осуществляется в соответствии с программой фестиваля и Договором на оказание услуг.
Фото - , кино - и видеосъемка и материалы
Видео-, кино - и фотосъемка профессиональной аппаратурой разрешена Устроителем только сотрудникам аккредитованных СМИ. При использовании в средствах массовой информации снимков и видеозаписей, сделанных в ходе проведения фестиваля (в том числе непрофессиональной аппаратурой), ссылка на место и время проведения съемки обязательна.
Использование отснятых материалов в коммерческих целях без согласования с Устроителем не допускается.
Участник фестиваля отчуждает Устроителю все исключительные права на видео-, кино - и фотоматериалы со своим участием и изображением в полном объеме без каких-либо изъятий и ограничений. В том числе право на переработку и публикацию, передачу третьим лицам, размещение в средствах массовой информации и Интернет - сайтах учредителей, организатора и Устроителя фестиваля в некоммерческих целях.
Соблюдение авторских прав
Участникам фестиваля запрещается копирование чужих работ. Ответственность за авторство несет Участник и/или лицо, представившее работу на конкурс.
Для достижения несомненной оригинальности работ в качестве дополнительного средства проверки используется электронная программа «Антиплагиат». На конкурс могут быть представлены индивидуальные и коллективные работы. Работы не рецензируются, по завершении конкурса не возвращаются и остаются в распоряжении Устроителя.
Представляя работу, Участник отчуждает Устроителю все исключительные права на представленную работу в полном объеме без каких-либо изъятий и ограничений. В том числе право на переработку и публикацию, передачу третьим лицам, размещение в средствах массовой информации и Интернет - сайтах учредителей, организатора и Устроителя фестиваля в некоммерческих целях.
В случае использования объектов авторских прав (в каком бы то ни было виде) в ходе проведения фестиваля Участник самостоятельно заключает соглашение и производит все расчеты (платежи), связанные с использованием им, его контрагентами и сотрудниками объектов авторского и смежных прав в период и/или в связи с участием в фестивале. Ответственность, связанную с использованием контрагентами или сотрудниками Участника объектов авторского и смежных прав несет непосредственно Участник.
В случае предъявления любого рода претензий, исков к Устроителю, либо возбуждения в отношении их должностных лиц административного производства, связанных с использованием Участником или привлеченными им лицами в период проведения фестиваля объектов авторского и смежных прав, а также проведения рекламных мероприятий, вся ответственность за возможные неблагоприятные последствия для Устроителя возлагается на Участника.
В таком случае Участник обязан своими силами и за свой счет разрешить и урегулировать подобные административные производства, претензии и (или) иски и полностью освободить Устроителя от материальной ответственности по ним. В случае наличия убытков, причиненных Устроителю в связи с такими административными производствами, претензиями и (или) исками Участник обязан возместить в качестве третьего лица эти убытки, включая возмещение административных штрафов, наложенных на должностных лиц Устроителя. Участник также обязан выступить в качестве третьего лица на стороне Устроителя в ходе судебного рассмотрения иска, предъявленного к Устроителю и прямо связанного с проведением фестиваля.
XV. ПРИЛОЖЕНИЯ:
Список Приложений с указанием сроков их представления Устроителю
№ п/п | Наименование приложения (заявки) | Срок представления |
1. | Приложение . Справка о проведении инструктажа по ТБ | при регистрации |
2. | Приложение . Заявка на участие в слете (в электронном виде) | до 07.10.2013 г. |
(оригинал с подписью и печатью) | при регистрации | |
3. | Приложение Медицинский допуск для участников фестиваля | при регистрации |
4. | Приложение . Разрешение от родителя несовершеннолетнего участника фестиваля | при регистрации |
5. | Приложение . Заявка на участие в круглом столе | до 20.10.2013 г. |
6. | Приложение . Требования к перевозкам организованных групп школьников железнодорожным транспортом | - |
7. | Приложение . Ходатайство о поощрении благодарственным письмом | при регистрации |
8. | Приложение . Заявка на организацию и проведение презентаций, круглых столов, семинаров и пресс-конференций | до 20.10.2013 г. |
9. | Приложение . Заявка на трансфер команды Участника (встречу на вокзале / аэропорту (трансфер) и/или отправку на вокзал/аэропорт). | до 20.10.2013 г. |
10. | Квитанция на оплату за одного участника (Форма № ПД-4) | до 07.10.2013 г. |
