Документационное обеспечение управления (стр. 2 )

Любая система управления включает объекты и субъекты управления. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от субъекта управления к объекту управления (от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам). Именно распорядительные документы реализуют управляемость объекта по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них выражены конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в следующем:

·  с помощью распорядительных документов разрешают возникающие в сфере управления определенные проблемы и вопросы;

·  их адресатами (объектами управления) являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;

·  они являются юридическими актами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

К распорядительным документам относят следующие виды документов: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, протокол.

Выбор вида при создании конкретного распорядительного документа определяется:

·  уровнем органа управления, издающего документ;

·  компетенцией должностного лица как субъекта управления;

·  порядком принятия управленческого решения (на основе единоначалия или коллегиально).

С учетом сферы действия и в зависимости от уровня принятия решения распорядительные документы делят на:

·  правовые акты федерального уровня (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, акты, издаваемые Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

·  правовые акты субъектов Российской Федерации (республик, краев, областей и округов), а также их территориальных образований;

·  правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений), распорядительные документы можно разделить на издаваемые:

·  в условиях коллегиальности;

·  при единоличном принятии решений.

В первом случае распорядительные документы издают на основе решений, принимаемых коллегиально (совместно) группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.).

Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действует Федеральное Собрание Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, представительные органы и правительства субъектов Федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др. Кадровая документация ведется во всех организациях, учреждениях независимо от их организационно-правовой формы.

Кадровая документация - это документы, которые подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для человека на социальное обеспечение по старости или инвалидности, а также определяют трудовой стаж при начислении пенсии.

Поэтому все кадровые документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по их сохранности.

Кадровая документация состоит из следующих групп документов:

·  Документы личного характера ( заявление, характеристика, автобиография, резюме и т. д.).

·  Документы по личному составу (трудовой договор, приказ по личному составу, личный листок по учету кадров, личная карточка Т-2).

·  Трудовая книжка.

Кадровым делопроизводством в организациях занимается специальная служба. Эта служба может называться отдел кадров, отдел по персоналу.

Для правильного ведения кадрового делопроизводства необходимо знать и руководствоваться нормативными документами:

·  Трудовой кодекс Российской Федерации,

·  Постановление Правительства РФ от 16 марта 2003 года N225 «О трудовых книжках»,

·  Инструкция по заполнению трудовых книжек от 01.01.2001 года N 69.

Документы, которые необходимо представить при поступлении на работу:

1. Паспорт,

2. Диплом об образовании,

3. Трудовая книжка,

4. Военный билет (для военнообязанного),

5. Пенсионное страховое свидетельство,

6. ИНН

В случае необходимости обращения с просьбами, ходатайствами к руководству организации составляются документы личного характера, когда автором документа является его составитель. К таким документам относятся:

1. Заявление,

2. Характеристика,

3. Резюме,

4. Автобиография.

ЗАЯВЛЕНИЕ – документ, содержащий просьбу или предложение лица, адресованный должностному лицу или организации.

Основные реквизиты заявления:

1.Наименование организации;

2. Наименование документа;

3. Дата;

4. Адресат;

5. Текст;

6. Подпись.

Как личный документ, заявление оформляется рукописным способом на бумаге формата А4 или на специальном бланке. Такой бланк может создать специалист службы ДОУ на ПК с учетом специфики организации. Такой бланк поступающий на работу заполняет от руки.

В заявлении обязательно должны быть указаны наименование должности (при приеме на работу, увольнении, переводе), а также дата. При увольнении в заявлении указывается причина увольнения или указывается формулировка

по собственному желанию.

Автор заявления подписывает документ, проставляет дату. Затем заявление передается руководителю организации, который рассматривает заявление и проставляет на нем резолюции. И на основании заявления с резолюцией руководителя издается проект приказа по личному составу

Примеры формулировок текстов заявлений

При приеме на работу может быть использована следующая формулировка написания текста:

Прошу принять меня на должность специалиста службы ДОУ

с 04 октября 2012 года.

При увольнении с работы может быть использована следующая формулировка

написания текста:

Прошу уволить меня с должности менеджера отдела рекламы

15 октября по собственному желанию.

При переводе с одной должности на другую может быть использована следующая формулировка написания текста:

Прошу перевести меня с должности менеджера отдела рекламы

на должность начальника отдела продаж с 25 октября 2012 года.

1.2.2. Денежные и финансово-расчетные документы.
Договорно-правовая документация. Правила оформления

От имени юридического лица всегда выступают представители. А чтобы партнеры знали, что имеют дело с официальным представителем фирмы, нужен подтверждающий документ. Если руководитель организации (а иногда и его заместители) обычно представляет организацию на основании Устава, то остальным нужна доверенность. Причем нужна она при совершении от имени организации любых действий, имеющих юридическое значение. Например, при получении товара, документов в налоговой инспекции, подписании договора. Даже отправить почту по реестру от имени организации можно лишь по доверенности.

Доверенность – письменное уполномочие, которое одно лицо выдает другому для представительства перед третьими лицами.

Доверенности оформляются от имени:

·  юридических лиц;

·  индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица;

·  физических лиц.

Юридическую силу имеет только правильно оформленный подлинник доверенности.

В зависимости от того, кем оформляются уполномочие (организацией или отдельным физическим лицом) доверенности бывают:

1.  Официальные

2.  Личные

1.Официальная доверенность – это документ, который организация выдает должным лицам на получение товарно-материальных ценностей или полномочий на заключение сделок, договоров и т. д.

На получение товарно-материальных ценностей существует специальная форма доверенности.

Инструкция о порядке ее выдачи выпущена Минфином СССР еще в 14.01.1967г. (см. извлечения из Инструкции № 17). Не следует помнить, что Инструкция может применяться лишь в части, не противоречащей действующему законодательству. Инструкция «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности» от 14г № 17

1.Выдача доверенностей лицам, не работающим в данном предприятии (организации, учреждении), не допускается. Доверенности подписываются руководителем (заместителем руководителя) и главным бухгалтером предприятия (организации, учреждения) или лицами, ими на то уполномоченными.

2. Доверенности выдаются на получение товарно-материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, заказу, соглашению или другому заменяющему их документу.

3. Доверенности регистрируются в специальных журналах в бухгалтерии, которая оформляет и выдает доверенность. В тех случаях, когда в документе на отпуск (соглашении и т. п.) количества ценностей, подлежащих получению, проводятся наименования и количества товарно-материальных ценностей, подлежащих получению, перечень ценностей на оборотной стороне доверенности подчеркивается.

Выдача доверенностей полностью или частично не заполненных, и доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны, не допускается.

4. Срок действия доверенности устанавливается, как правило, не более чес на 15 дней.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей, расчеты за которые производится в порядке плановых платежей, например, на систематическое получение продуктов питания для детских учреждений, допускается выдавать на весь календарный месяц.

По соглашению заинтересованных министерств (ведомств) этот срок может быть продлен, но не более чем на календарный квартал.

5. При лишении доверенного лица права на получение ценностей по выданным ему доверенностям, срок действия которых еще не истек, доверенности у такого лица отираются, при этом получатель товарно-материальных ценностей немедленно ставит в известность поставщика об аннулирование соответствующих доверенностей. С момента получения такого извещения отпуск ценностей по аннулированной доверенности прекращается. В этих случаях за отпуск ценностей по аннулированным доверенностям ответственность несет поставщик.

6. При выдаче доверенности бухгалтерия предприятия, организации и учреждения или централизованная бухгалтерия регистрирует ее в корешке книжки доверенностей.

В книжке доверенностей, до начала выдачи из нее доверенностей, должны быть пронумерованы все листы. На последнем листке книжки за подписью главного (старшего) бухгалтера дается надпись «В настоящей книжке пронумеровано ______ листов». Количество листов указывается прописью.

Предприятия, организации и учреждения, у которых получение товарно-материальных ценностей по доверенностям носит массовый характер, регистрацию доверенностей могут производить в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале «Учета выданных доверенностей» следующей формы:

№ доверенности	Дата выдачи	срок действия	Должность и фамилия лица, которому выдана доверенность	Наименование поставщика	№ и дата наряда (счета, спецификации)	Расписка лица, получившего доверенность	отметки о выполнении порученной по выданной доверенности
1	2	3	4	5	6	7	8

7. Лицо, которому выдана доверенность, обязан не позднее следующего дня после каждого получения ценностей, независимо от того, получены ли товарно-материальные ценности по договоренности полностью или частями, представить в бухгалтерию предприятия, организации, учреждения или централизованную бухгалтерию документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных им товарно-материальных ценностей.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшему их предприятию (организации, учреждению) на следующий день после истечения срока действия доверенности.

О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе «Отметка о выполнении поручений»). Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью «неиспользована» и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие неиспользованные доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта.

Лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.

8. Доверенности, независимо от срока их действия, отбираются поставщиком при первом отпуске товарно-материальных ценностей. В случае отпуска товарно-материальных ценностей частями, на каждый частичный отпуск составляется накладная (приемно0сдаточный акт или другой аналогичный документ) с указанием в ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной (или заменяющего его документа) передается получателю товарно-материальных ценностей, а другой – подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для наблюдения и контроля за исполнением отпуска ценностей согласно доверенности, а также для предъявления счета потребителю.

По окончании отпуска товарно-материальных ценностей доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии ценностей по сдаваемой доверенности.

Этот вид доверенности оформляется на бланке утверждения, печатается в двух экземплярах. Первый экземпляр выдается доверенному лицу, второй подшивается в дело организации

Этот вид доверенности имеет реквизиты:

1.  Наименование организации;

2.  Справочные данные об организации;

3.  Наименование вида документа;

4.  Дата;

5.  Регистрационный номер;

6.  Текст;

7.  Подпись (образец подписи получателя доверенности, подписывают руководитель

8. Оттиск печати.

Особенности оформления текста официальной доверенности

В тексте указывают Ф. И.О. (полностью) лица, которому доверяют совершить какие либо действия от имени организации, паспортные данные, перечень действий от имени организации.

В тексте указывают срок действия доверенности.

__________________________________________________________________Акционерное общество

«АЛМАЗ»

пр. Мира, офис 107,

Москва, 102730

р/счет №

в Петровском банке Москвы

ДОВЕРЕННОСТЬ

23.11.2013  № 27

АО «АЛМАЗ» уполномочивает старшего экономиста Ильина Сергея Петровича заключить договор с Псковским комбинатом строительных материалов на поставку в 2014 году дубового паркета.

Данные паспорта серия№ 000 выдан 13 отделением милиции Москвы 12 ноября 2002 года.

Доверенность действительна до 03.12.2014.

Подпись лица, получившего доверенность _______________удостоверяем.

Орлов

Главный бухгалтер

Личная доверенность это документ выдается гражданином, удостоверяющий в нотариальном порядке организацией, в которой доверитель работает (учится) или жилищно-эксплутационной организацией по месту жительства.

Оформляется доверенность на формате А4. если в доверенности не указан срок ее действия, то документ сохраняет юридическую силу в течении года со дня ее выдачи.

Реквизиты личной доверенности:

1.  Название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

2.  Фамилия, имя, отчество, выдавшего доверенность;

3.  Фамилия, имя, отчество лица, которому выдана доверенность;

4.  Содержание доверенности;

5.  Наименование организации, в которой должны быть произведены операции по доверенности;

6.  Подпись лица, выдавшего доверенность;

7.  Дата выдачи доверенности;

8.  Должность и подпись лица, удостоверившего подпись доверителя;

9.  дата проставления подписи;

10.  Печать

________________________________________________________________

ДОВЕРЕННОСТЬ

23.11.2013  №

Я, , доверяю Гаврилову Игорю Петровичу получить в колледже мой диплом об окончании колледжа.

Данные паспорта серия№ выдан 10 отделением милиции Санкт-Петербурга 10.05.2001.

Подпись ____________________ удостоверяю.

Директор колледжа

М. П.

Реализация коммерческих планов любой организации невозможна без совершения сделок и заключения договоров.

Договор - это та форма, в которой воплощаются замыслы и расчеты организаций, их стремление получить прибыль.

Заниматься коммерческой деятельностью и не совершать сделки, не заключать договоры невозможно.

Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст. 420 ГК РФ).

Договором является не просто официальный документ. Это в первую очередь акт, выражающий добровольное соглашение сторон действовать совместно в интересах обоюдной выгоды.

Договор - это наиболее распространенный вид юридического оформления сделок.

Договоры могут быть односторонними, двусторонними, многосторонними, возмездными и безвозмездными.

Договор односторонний - содержит обязанности только одной стороны и права требования, другой. Встречаются гораздо реже, к ним относятся договоры займа, дарения.

Договоры простой лицензии - соглашение устанавливающие условия передачи прав промышленной собственности (на изобретение, промышленный образец, товарный знак) предполагающее сохранение за лицензиатаром права на самостоятельное использование предмета соглашений и выдачи лицензий и сублицензий третьим лицам.

Договор строительства под ключ - договор о строительстве и оборудованным предприятием со сдачей полностью готового объекта, генеральный подрядчик самостоятельно заключает договоры с субподрядчиком.

Договор двусторонний - содержит взимосогасованные права и обязанности контрагентов, большинство торговых договоров являются двусторонними.

Договор купли - продажи - торговый документ, содержащий условия, на которых одна сторона (продавец) передает другой стороне (покупателю) какой-либо товар, знания, опыт, результаты творческой деятельности, оказывает услуги, выполняет работы за определенную оплату.

Договор лицензионный - лицензионное соглашение - один из видов внешнеэкономических сделок, согласно которому лицензиар обязуется предоставить другой стороне (лицензиату) право на использование объекта промышленной собственности (изобретение, промышленный образец, товарный знак) на определенный срок на установленных условиях.

Договор многосторонний - договор с участием трех или более сторон; заключается обычно при осуществлении товарообменных операциях, сооружения объектов, создания совместных предприятий.

Договор трехсторонний - соглашение, по которому третья сторона отвечает за хранение договора, который не вступает в законную силу до тех пор, пока лицо получающее выгоду от действия соглашения, не выполнит определенные условия.

Дополнение к договору - обычно изменяет существенные условия договора, может подписываться сторонами одновременно с основным договором или позднее, в ходе исполнения договора или после, например, о поставке дополнительного кол-ва товара.

Заем - договор, по которому данная сторона передает в собственность или оперативное управление другой стороне деньги или материальные ценности, а заемщик обязуется возвратить полученные суммы и ценности на условиях оговоренных в договоре.

Структура договора и его основные условия:

ПРЕАМБУЛА (Вводная часть) договора

1.1.  Наименование договора (договор купли-продажи, поставки на оказание брокерских услуг, аренды, о совместной деятельности и т. д.).

1.2.  Дата подписания договора. Ели договор подписывают в разное время, то он считается заключенным с момента подписания его последней стороной.

1.3.  Место подписания договора (наименование населенного пункта).

1.4.  Полное фирменное наименование контрагентов, под которыми они зарегистрированы в реестре государственной регистрации.

1.5.  Название стороны по договору (например "подрядчик", "поставщик", "арендатор").

1.6.  Подробное наименование должности, Ф. И.О. лица, подписывающего договор, а так же наименование документа из которого следует его полномочия.

·  паспорт, иной документ удостоверяющий личность;

·  приказ о назначении директора;

·  согласие правление, совета директоров о совершении сделки.

Руководитель может заключить сделки без доверенности, а вот заместитель должен иметь доверенность

ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА, ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН:

·  обязанности и права первой стороны по договору;

·  обязанности и права второй стороны по договору;

·  срок выполнения своих обязательств сторонами;

·  место исполнения обязательств каждой из сторон;

·  список исполнения обязательств каждой из сторон;

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ ДОГОВОРА

1.7.  Срок действия договора.

1.8.  Ответственность сторон (пени, штрафы).

1.9.  Способы обеспечения обязательств:

·  неустойка;

·  залог;

·  поручительство;

·  задаток

1.10.  Основания досрочного расторжения договора в одностороннем порядке и порядок действий сторон при одностороннем расторжении договора.

1.11.  Все авансовые платежи должны быть возвращены в определенное время.

1.12.  Условия о конфиденциальной информации по договору

1.13.  Порядок разрешения споров между сторонами по договору:

·  арбитражный суд

·  третейский суд, создаваемый самими сторонами в соответствии с регламентом какого-либо постоянно действующего третейского суда.

ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ ДОГОВОРА

4.1.  Кроме договора, отношения должны регулироваться гражданским законодательством.

4.2.  Условия о согласовании вязи между сторонами (указание должностей Ф. И.О. кто может давать информацию и решать вопросы по факсу, телефону, письмо с указанием телефона, электронной почты).

4.3.  Преддоговорная работа и ее результаты после подписания:

·  переписка;

·  предварительное соглашение;

·  протокол о намерениях.

4.4.  Реквизиты сторон:

·  Почтовые реквизиты

·  Адрес

·  Банковские реквизиты ( № расчетного счета, наименование банка, код банка, МФО, корреспондентский. счет)

·  Отгрузочные реквизиты

4.5.  Количество экземпляров

4.6.  Порядок исправлений по тексту договора

4.7.  Подписи представителей сторон

Виды договоров

1.  Договор купли-продажи

Продавец обязуется передать имущество в собственность покупателя, а покупатель обязуется принять имущество и уплатить за него, определенные денежную сумму. Важным является, с какого момента покупатель становится собственником имущества (с момента его удостоверения).

2.  Договор порядка

Это договор используется в любой сфере хозяйственной деятельности. Подрядчик обязуется за свой риск, выполняет определенную работу по заданию заказчика с использованием своих или его материалов, а заказчик обязуется принять работу и оплатить ее.

3.  Договор аренды, лизинга

По договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наниматель обязуется предоставить арендатору) нанимателю имущество во временное владение и пользование за плату.

Исковое заявление - это документ, подающийся в суд в письменной форме, содержащий просьбу об удовлетворении требований стороны-заявителя в случае нарушения или угрозы нарушения ее прав, свобод или иных законных интересов.

Исковое заявление, или иск, - важная составная часть судопроизводства. От его четкости, грамотности и доказательности изначально зависит успех дела.

Права граждан и юридических лиц часто нарушаются: по вине других лиц может случиться ущерб здоровью, имуществу, репутации или бизнес-процессам. Обидчиками подчас выступает государство (органы власти или местного самоуправления).

Поводом для написания искового заявления в суд, как правило, является:

·  нарушение права собственности, в том числе на землю (земельные споры) и недвижимость,

·  хозяйственные споры - о взыскании задолженности, неосновательном обогащении и т. д.,

·  административные споры - о штрафах, налоговых санкциях и др.

·  трудовые споры - о незаконном увольнении, возмещении вреда здоровью и т. д.

Закон в ряде случаев предусматривает порядок досудебного урегулирования споров. Если данное действие выполнено и не принесло результата, остается только одно - обращаться с иском в суд.

Реквизиты искового заявления

Содержание искового заявления строго предписано (ст.131 ГПК РФ):

1.  Наименование суда, куда подается заявление;

2.  От имени кого подается заявление:  истец, его место жительства (для организации - место нахождения) и телефоны;

3.  Кто ответчик, место жительства или место нахождения (если ответчиком является организация);

4.  Текст заявления, в котором сформулировано, в чем состоит нарушение или угроза нарушения свобод, прав, законных интересов истца и выдвигаются конкретные требования ( ссылки на правовые нормы);

5.  Приводятся обстоятельства, на которых основываются требования истца, и подтверждающие  доказательства;

6.  если иск подлежит оценке, то указывается цена и расчет взыскиваемых или оспариваемых денежных сумм;

7.  Если это предписано законом или предусмотрено договором, то также необходима информация о соблюдении досудебного порядка урегулирования спора;

8.  Перечень документов, прилагаемых к заявлению.

Документы, прилагаемые к исковому заявлению:

o  его копии в соответствии с количеством ответчиков и третьих лиц;

o  документ, подтверждающий уплату государственной пошлины;

o  доверенность или иной документ, удостоверяющие полномочия представителя истца;

o  документы, подтверждающие обстоятельства, на которых истец основывает свои требования, копии этих документов для ответчиков и третьих лиц, если копии у них отсутствуют;

o  текст опубликованного нормативного правового акта в случае его оспаривания;

o  доказательство, подтверждающее выполнение обязательного досудебного порядка урегулирования спора, если такой порядок предусмотрен федеральным законом или договором;

o  расчет взыскиваемой или оспариваемой денежной суммы, подписанный истцом, его представителем, с копиями в соответствии с количеством ответчиков и третьих лиц.

Алгоритм действий с исковым заявлением

1.  Определить, в какой суд подать иск. Как правило, исковое заявление подается в суд по месту нахождения ответчика. Однако здесь возможны исключения и некоторые тонкости. Например, при рассмотрении споров о недвижимом имуществе иск следует подавать по месту нахождения данного имущества.

2.  Оплатить в банк государственную пошлину. Платежное поручение с отметкой банка об исполнении либо оплаченная квитанция является обязательным документом, прилагаемым к исковому заявлению. Освобождены от уплаты госпошлины работники, подающие иск по трудовым спорам.

3.  Сформулировать текст искового заявления. Текст должен содержать вышеуказанные пункты. При этом важно:

·  правильно сформулировать исковые требования;

·  четко определить ответчика и третьих лиц, интересов которых касается удовлетворение требований, содержащихся в исковом заявлении;

·  в доказательствах лаконично указать только относящиеся к делу факты, приведя ссылки на законодательные нормы.

4.  Подать исковое заявление в суд, направив его копии ответчику и заинтересованным в деле третьим лица.

Раздел 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Тема 2.1 Понятие и организация документооборота

2.1.1. Документооборот. Регистрация документов.
Контроль исполнения документов Номенклатура дел.
Формирование дел. Подготовка дел к архивному хранению

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота являются:

·  оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

·  максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

·  порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело.

Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними должны быть регламентированы инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения – специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т. п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указанны непосредственно во входящем документе.

Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительные записки) личного состава и т. д. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.