Лабораторная работа №1. MS Access.
Формирование структуры таблицы
Создать новую базу данных - Сведения о студентах вашего потока. Для этого выполнить следующие действия:
1. Запустить Access.
2. При запуске появится диалоговое окно, в котором выбрать строку Новая база данных.
Примечание: Если вы в пункте 2 отказались от диалогового окна, то далее выполните следующие действия для создания новой базы данных:
o Нажать кнопку Создать на панели инструментов или воспользоваться пунктом меню Файл - Создать.
o В появившемся диалогом окне Создание выбрать вкладку Общие
o Щелкнуть по пиктограмме Новая база данных и подтвердить выбор.
3. В окне Файл новой базы данных указать имя новой БД (например Деканат) в поле ввода Имя файла; Нажать кнопку Создать.
4. В появившемся окне База данных активизировать вкладку Таблицы и щелкнуть по кнопке Создать.
5. В окне Новая таблица выбрать пункт Конструктор и подтвердить выбор.
6. В появившемся окне создать поля базы данных, согласно следующей таблице. Определить тип каждого поля, выбрав его во всплывающем меню (щелчок на треугольник при установлении курсора в область Тип данных).
Поле | Тип поля | Размер поля |
Номер | Текстовое | 5 |
Фамилия | Текстовое | 15 |
Имя | Текстовое | 10 |
Отчество | Текстовое | 15 |
Пол | Текстовое | 1 |
Дата рождения | Дата | Краткий формат |
Группа | Текстовое | 3 |
Дом. адрес | Текстовое | 20 |
7. Определить первичный ключ для таблицы (поле Номер).
Чтобы сделать поле ключевым, выделить его и нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов. При этом слева от имени ключевого поля таблицы появится изображение ключа.
8. Закрыть заполненную таблицу.
9. Сохранить ее под именем ИНФОРМАТИКИ в своей папке.
Ввод и редактирование данных
1. В окне База данных появилось имя вашей таблицы. Для того чтобы вводить данные, нужно открыть ее в режиме таблицы. Щелкнуть на кнопку Открыть. (Если вам необходимо внести изменения в структуру созданной таблицы, то необходимо нажать на кнопку Конструктор).
2. Занести в таблицу 6-7 записей (в поле группа ввести разные значения - 57, 58, 59).
3. Отредактировать введенные в таблицу данные:
o Заменить в первой записи содержимое поля Фамилия (ввести другую фамилию).
o В третьей записи изменить содержимое поля Дата рождения (ввести другое число).
o Удалaить последнюю запись в таблице.
4. Сохранить таблицу и закрыть ее.
Разработка однотабличных пользовательских форм
Данные в таблицу БД удобнее вводить, если воспользоваться экраном в виде некоторого бланка, формы. Такой способ позволяет видеть на экране все данные одной записи.
Создание однотабличной пользовательской формы
1. В окне База данных активизировать вкладку Форма.
2. В том же окне нажать кнопку Создать.
3. В диалоговом окне Новая форма выбрать строку Мастер и выбрать в качестве источника данных имя Вашей таблицы ИНФОРМАТИКИ подтвердить выбор.
4. В появившемся окне выбрать поля для создаваемой формы (выберем все имеющиеся).
5. Дальнейшие действия выполнить самостоятельно (Стиль формы выбрть - Обычная).
6. Добавить в таблицу 1-2 записи в режиме формы.
7. Познакомиться с возможностями перемещения в таблице, представленной в виде формы (переместиться на следующую запись и обратно, к первой записи, к последней записи, новая запись).
8. Закрыть окно формы.
9. Открыть таблицу ИНФОРМАТИКИ и просмотреть, появились ли новые записи в таблице.
10. Закрыть таблицу, выйти в окно База данных.
Разработка отчета
1. В окне База данных активизировать вкладку Отчеты и щелкнуть на кнопку Создать.
2. С помощью Мастера отчетов создать отчет для вывода сведений о студентах группы (номер, фамилия, имя, дата рождения). В качестве источника данных использовать таблицу ИНФОРМАТИКИ. При создании отчета использовать сортировку по полю Фамилия, вид отчета Табличный, стиль Строгий, имя отчета ввести произвольно (по умолчанию Access вводит имя таблицы-источника).
3. Закрыть отчет и выйти в окно База данных.
Поиск, сортировка и отбор данных
1. Поиск
2. Открыть таблицу ИНФОРМАТИКИ в режиме Формы.
a. Осуществить поиск какого-либо студента по полю Фамилия:
b. Установить курсор в строку поля, по которому будете осуществлять поиск (в нашем случае это поле Фамилия).
c. Выполнить команду Правка/Найти или пиктограмму Найти для вывода диалогового окна поиск (если такая фамилия встречается несколько раз, использовать кнопку Найти далее).
3. Закрыть окно формы.
Сортировка
1. Открыть таблицу ИНФОРМАТИКИ.
2. Отсортировать записи таблицы в алфавитном порядке по полю Фамилия:
1. Установить курсор в поле Фамилия.
2. Выполнить команду Записи/Сортировка/По возрастанию или воспользоваться пиктограммой Сортировка по возрастанию.
Фильтр
1. Используя Фильтр, вывести на экран список студентов группы 57:
1. Выполнить команду Записи/Изменить фильтр или использовать пиктограмму Изменить фильтр.
2. Установить курсор в поле Группа, во всплывающем меню выбрать номер нужной группы.
3. Выполнить команду Фильтр/Применить фильтр или использовать соответствующий значок-пиктограмму.
4. Чтобы убрать фильтр, воспользоваться командой Записи/Удалить фильтр или применить ту же пиктограмму, только теперь ее назначение - Убрать фильтр;
5. Закрыть таблицу.
Открыть таблицу ИНФОРМАТИКИ в режиме формы и выполнить тот же фильтр (список группы57):
1. В поле формы найти запись, которая содержит номер нужной группы(57).
2. Установить курсор в поле, по которому будет осуществляться фильтр (Группа).
3. Выполнить команду Записи/Фильтр/Фильтр по выделенному или воспользоваться соответствующей пиктограммой на панели инструментов.
4. Добавить ограничения для выборки студентов мужского пола 57 группы.
5. Удалить фильтр.
Запросы
Создать запрос-выборку, выдающую из таблицы ИНФОРМАТИКИ сведения о студентах группы 57 женского пола:
1. В окне База данных активизируйте вкладку Запрос и нажмите кнопку Создать.
2. Выбрать режим Конструктор и подтвердите выбор.
3. В появившемся окне Добавление таблицы выделить имя таблицы, на основании которой будет производиться запрос (ИНФОРМАТИКИ) и выполнить команду Добавить. Список полей этой таблицы должен появиться в окне Запрос на выборку.
4. Закрыть окно Добавление таблицы.
5. В оставшемся окне Запрос на выборку установить курсор в строку Поле.
6. В данной ячейке должен появиться значок всплывающего меню. Используя его, ввести в ячейку имя первого поля создаваемого запроса (например Фамилия).
7. Аналогичным образом заполнить остальные ячейки первой строки (Имя, пол, дата рождения, группа).
8. Установить сортировку по полю Фамилия.
9. В строке Условия отбора внесите в нужные поля критерии отбора: в поле Пол установить букву ж, в поле группа 57(условие отбора вносите в таком же виде, как в таблице).
10. В строке Вывод на экран отметить поле запроса, которое будет выводиться на экран (значок 
).
11. Выполнить команду Запрос/Запуск или использовать соответствующую пиктограмму.
Задания для самостоятельной работы
1. В БД Деканат в таблицу ИНФОРМАТИКИ добавить 2-3 записи в режиме Таблица.
2. В БД Деканат в таблицу ИНФОРМАТИКИ добавить 2-3 записи в режиме Форма.
3. Выбрать фамилию какого-либо студента и в режиме Форма осуществить поиск по полю Фамилия. Закрыть Форму.
4. В таблице ИНФОРМАТИКИ отсортировать записи в порядке возрастания по полю Группа.
5. Используя Фильтр, вывести на экран список студентов 59 группы. Отменить фильтр. Закрыть таблицу.
6. Открыть таблицу ИНФОРМАТИКИ в режиме Формы. Выбрать всех студентов мужского пола. Удалить фильтр.
7. Создать запрос-выборку из таблицы ИНФОРМАТИКИ, выдающий списки студентов группы 58 мужского пола.
8. Самостоятельно создать запрос, предыдущий запрос (П.7), при помощи Мастера (режим Простой запрос).
