Проблемы внедрения и перспективы развития
ПК «Архивный фонд»
Тезисы доклада на заседании Научно-методического совета архивных учреждений Поволжского федерального округа
Семинар «Организационные и методические вопросы внедрения ПК «Архивный фонд» (4-я версия)»
Уважаемые коллеги!
Создание единой государственной автоматизированной системы учёта документов архивного фонда РФ заложено во все государственные планы и программы информатизации и перехода к «электронному правительству». Эта система должна стать основой для организации системы хранения оцифрованных документов и документов в электронной форме в государственном масштабе. И программный комплекс «Архивный фонд» является основой такой системы.
Безусловно, существующая 4-я версия программного комплекса (ПК) «Архивный фонд» имеет ряд недостатков.
Во-первых, это сложность инсталляции (установки) программы. Для установки программы на отдельный компьютер, что характерно для большинства архивов, требуется подключение дополнительных компонентов Windows, установка Microsoft SQL Server 2005 Express Edition with Advanced Services SP3? Причем при установке на современную операционную систему Windows 7 – обязательно версию с третьим сервис-паком. Более того, уже после установки Microsoft SQL Server 2005 требуется вручную внести изменения в его настройки. И только после этого можно приступать к установке собственно ПК «Архивный фонд», которая также происходит в два этапа – создание базы и установка клиентской части программы.
Кстати, многие задают вопрос – работает ли программа на новых компьютерах с установленной Windows 7 и MS Office 2010? Сразу отвечу, что работает., и с 32-битной и с 64-битной версией Windows, некоторые проблемы могут возникнуть только с 64-разряной версией MS Office 2010, но она сегодня используется крайне редко.
Во-вторых много проблем возникает при загрузке в программу БД 3-й версии «Архивного фонда». Ошибки и отклонения от типовой схемы заполнения полей в третьей версии системы могут повлечь за собой неправильную загрузку базы в четвёртую версию программы. А так как система сложная, с большим количеством полей и отличия в 3 и 4 версии программы также значительны, проблемы возникают достаточн6о часто. Поэтому при переходе на 4-ю версию программы важно выборочно проверить заполнение всех полей, формирование справочников и отчетов в 4-й версии «Архивного фонда», сохранив в то же время отдельно 3-ю версию системы для сравнения и выверки значений.
Также мы получили много замечаний по более частным проблемам, связанным с некорректной работой отдельных полей, а также с тем, что программа не полностью учитывает многочисленные особенности работы и специфические требования для отдельных архивов, фондов и т. п.
Кроме того мы получили многочисленные пожелания по усовершенствованию программы, которые мы собираем, систематизируем и используем, передаем разработчикам.
Кстати, обращаю ваше внимание, что с компанией «Электронные офисные системы» заключен контракт на техническую поддержку программы и вы можете со всеми проблемами обращаться в ЭОС по электронной почте. Если же какие-то проблемы не удастся решить – пишите нам.
Все замечания очень важны для нас, так как если мы хотим сделать действительно универсальную общегосударственную систему учёта, то она должна учитывать все особенности работы со всеми видами документов, типами носителей информации и охватывать все потребности архивов и архивных органов.
В то же время хочу отметить, что нашей задачей не является создание программы, которая будет делать абсолютно всё. Поэтому какие-то вспомогательные функции, такие как антивирусная защита, резервное копирование и восстановление, сканирование и т. п. всегда будут выполняться внешними специализироваными программами. Другое дело, что возможно будет иметь смысл разработать единый комплекс программ с понятной неспециалисту чёткой пошаговой инструкцией по выполнению всех основных действий по работе с системой, которые должны требовать от архивиста лишь выполнения нескольких несложных операций.
В настоящее время уже заключен контракт на доработку ПК «Архивный фонд» и всего комплекса программ, включая «Фондовый каталог» и «Центральный фондовый каталог».
В рамках указанного комплекса работ проводится модернизация программного комплекса «Архивный фонд» (4-я версия), а также разработка полнофункциональной 3-й версии программы «Фондовый каталог», которая сможет загружать в себя и объединять БД, создаваемые в 4-й версии ПК «Архивный фонд».
Также разрабатывается программа «Центральный фондовый каталог», которая будет функционировать в Росархиве и в которую мы сможем загружать БД, формируемые в субъектах федерации в программе «Фондовый каталог».
Программа обеспечит создание научно-справочного аппарата к архивным документам, в том числе автоматизированное ведение каталогов на основе содержащегося в программном комплексе Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации.
К нам уже поступали предложения из регионов о возможности передачи данных из системы в интернет-портал. Поэтому в рамках данного контракта также предполагается разработать механизм интеграции системы с Интернет-порталом «Архивы России» с возможностью доступа к данным системы через Интернет. В дальнейшем эта технология может быть использована и в регионах для обеспечения доступа граждан к информации о фондах, описях и делах, хранящихся в том или ином архиве через сайт этого архива или раздел сайта, посвященный архивам на сайте субъекта федерации или муниципального образования.
К сожалению, у нас нет твёрдой уверенности в том, что эти работы будут выполнены в срок, так как, как возможно некоторые уже слышали, контракт на доработку системы выиграла новая компания, которая ранее не имела дела с этой системой и не имеет опыта разработки систем для архивной отрасли. Однако хочу сказать, что эти работы будут выполнены в любом случае, если не в этом году, то в начале следующего, так как система является так сказать, «краеугольным камнем» для дальнейшей организации работы с электронными документами.
В связи с этим хотел подчеркнуть следующее.
Сегодня многие архивы ведут работу по оцифровке описей, а также уникальных и особо ценных документов. Многие архивы также имеют у себя те или иные электронные картотеки, базы данных, а также рассматривают вопрос о создании новых автоматизированных систем.
Однако, если мы говорим о том, что вся информация о фондах, описях и делах, включая оцифрованные документы, будет передаваться в Росархив в формате программного комплекса «Архивный фонд» - «Фондовый каталог», то я не вижу смысла создавать какие-то другие базы данных и автоматизированные системы, если в конечном счете информацию из них всё равно придётся переносить в ПК «Архивный фонд». Мне кажется, даже если вам остро не хватает какого-то функционала в системе – проще сообщить нам и мы постараемся учесть ваши пожелания, так как система в любом случае будет и дальше дорабатываться и развиваться. Это проще и гораздо дешевле, чем создавать параллельные системы.
Соответственно и по уже имеющимся автоматизированным БД имеет смысл уже сейчас активно прорабатывать возможность переноса информации из них в ПК «Архивный фонд».
Сейчас ведётся большая работа по сканированию и обработке описей дел с внесением информации о всех делах в единую систему государственного учёта документов Архивного фонда РФ. При этом отдельную проблему составляют старые рукописные описи, которые сегодня приходится вводить вручную. Сейчас решение по качественному распознаванию рукописного текста появилось, мы планируем его тестирование. Конечно, идеальное распознавание мы вряд ли когда-нибудь получим, так как во многих случаях даже опытный архивист может лишь догадываться, какое именно слово написано, но существенное ускорение работы мы возможно получим.
Ещё одно направление, в котором нам предстоит развитие системы – это импорт документов из ведомственных СЭД.
Каждый год в организациях – источниках комплектования государственных архивов создаются сотни тысяч и миллионы листов документов постоянного и долговременного сроков хранения. И каждый год промедления в организации ведомственного хранения и передачи на государственное хранение электронных документов (или копий документов) – это огромные затраты в дальнейшем на сканирование документов, которого можно избежать, уже сегодня, организовав электронные архивы..
Много говорят о проблемах юридической силы электронных документов. Но когда сегодня мы сканируем документы – мы просто создаем фонд пользования, удобное средство получения информации. Никто никогда и не говорил об уничтожении оригиналов на бумаге. В то же время сегодня готовится распоряжение Правительства РФ, в котором будет установлен список документов, которые существуют ТОЛЬОК в электронном виде. И это значит, что мы должны активно готовится к работе с электронными документами и основной инструмент для этого – это программный комплекс «Архивный фонд» - «Фондовый каталог» - Центральный фондовый каталог».
