ВНЕДРЕНИЕ ЕДИНОЙ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ И МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
,
начальник управления государственных информационных систем и ресурсов Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области
Начиная с 2004 года в Омской области, в рамках проекта повышения эффективности государственного управления, реализуется Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области (далее – ЕСЭДО). Целью ЕСЭДО является повышение эффективности и прозрачности государственного управления Омской области и совершенствование взаимодействия органов исполнительной власти Омской области за счет создания единого информационного пространства.
Согласно опытным испытаниям, проведенным еще в 2001 году, было принято решение о внедрении и дальнейшем развитии на территории Омской области системы электронного документооборота «OfficeMedia» на программной платформе Lotus Domino/Notes. Программный продукт является готовым решением и предназначен для автоматизации документооборота и поддержки бизнес-процессов организаций. Положительными сторонами продукта являются модульная структура, открытый программный код, позволяющий самостоятельно выполнять необходимые доработки, а так же доступная ценовая политика.
Правовую основу создания и развития ЕСЭДО составляют следующие документы:
Концепция информатизации Омской области, утвержденная Указом Губернатора Омской области ;
Концепция развития единой системы электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области, утвержденная Указом Губернатора Омской области от 01.01.2001 №88;
Регламент взаимодействия органов исполнительной власти Омской области в государственной информационной системе Омской области «Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области», утвержденный приказом Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области от 01.01.2001 №21.
На данный момент ЕСЭДО представляет собой одну из крупнейших территориально-распределенных систем электронного документооборота, внедренных в органах исполнительной власти по Сибирскому федеральному округу. К ЕСЭДО подключены все 24 органа исполнительной власти Омской области, а общее количество пользователей составляет более 1400.
В настоящее время выделяются следующие приоритетные направления развития ЕСЭДО:
увеличение количества рабочих мест и переход на внутренний электронный внутренний документооборот в органах исполнительной власти Омской области, а также включение в процесс взаимодействия администраций муниципальных районов Омской области;
снижение стоимости владения программным обеспечением;
расширение функциональности информационных систем, входящих в состав ЕСЭДО;
автоматизация дополнительных процессов органов исполнительной власти;
развитие нормативной правовой базы;
создание системы юридически значимого электронного документооборота.
За 2009 год в ЕСЭДО было зарегистрировано порядка 230 тысяч документов. Причем от общего количества зарегистрированных документов, документооборот между органами региональной власти Омской области составил - 67%, между региональными и федеральными органами власти – 20%, между региональными и муниципальными – 13%. Из данного распределения объема корреспонденции следует, что приоритетным направлением развития электронного документооборота должно стать взаимодействие между органами региональной власти и органами местного самоуправления как наиболее заинтересованными участниками процесса.
Поэтому в 2010 году запланировано дальнейшее увеличение числа пользователей за счет подключения к ЕСЭДО 32 администрации муниципальных районов Омской области, а также Контрольно-счетной палаты Омской области и территориального органа федеральной службы государственной статистики по Омской области. На конец 2010 года количество рабочих мест в системе приблизится к 1700.
Что касается перехода на внутренний электронный документооборот, то в сентябре 2009 года Министерством промышленной политики, транспорта и связи Омской области (далее – Министерство), которое является уполномоченным органов власти в сфере развития информационно-коммуникационных технологий, утверждено распоряжение о переходе на внутренний электронный документооборот. Таким образом, Министерство стало пилотной площадкой, на которой все внутренние процессы согласования и ознакомления с документами осуществляются в электронном виде, распечатываются только конечные документы. Кроме того, в сентябре была утверждена новая инструкция по делопроизводству в Министерстве, в основу которой был заложен приоритет электронного документооборота.
Полученный опыт по переводу Министерства на внутренний электронный документооборот позволяет более эффективно организовать переход на электронный документооборот в других органах исполнительной власти Омской области.
В настоящее время между органами исполнительной власти функционирует смешанный документооборот, пересылка бумажной корреспонденции идет параллельно с автоматизированной пересылкой их электронных копий. Данное решение уже исключило необходимость сканирования документа для создания электронных образов документов в каждом ведомстве и упростило процесс регистрации документов.
Ведение информационных систем, входящих в состав ЕСЭДО и содержащих полнотекстовые электронные документы, позволило без дополнительных усилий создать в органах исполнительной власти полноценные электронные архивы с встроенными поисковыми функциями.
В целях снижения стоимости владения программного обеспечения Министерством приобретена лицензия на систему электронного документооборота с возможностью установки ее на неограниченное количество рабочих мест в органах исполнительной власти и местного самоуправления Омской области. Затраты на приобретение лицензий программного обеспечения «IBM Lotus Notes/Domino» (являющихся программной платформой системы) снижаются за счет проведения централизованных массовых закупок.
Снижение стоимости владения ЕСЭДО было также достигнуто за счет выполнения таких работ, как сопровождение, доработка, разработка и внедрение силами специалистов Министерства. Так за последний год к ЕСЭДО было подключено 6 органов исполнительной власти, значительно был расширены функциональные возможности информационных систем входящих в состав ЕСЭДО, а также разработаны новые версии систем:
ИС «Правовые акты», предназначенная для регистрации приказов и распоряжений, а также для организации контроля их исполнения.
ИС «Документооборот», автоматизирует процесс учета корреспонденции, контроля исполнения и пересылку электронных документов между органами исполнительной власти.
В рамках развития ЕСЭДО вместе с увеличением функциональности информационных систем, затрагивающих делопроизводство, автоматизируются и дополнительные функции органов власти. Так созданы информационные системы:
ИС «Документы статистики», заказчик Министерство экономики Омской области. Это банк данных статистических документов по Омской области, собранных начиная с 1999 года;
ИС «Реестр информационных объектов», заказчик Министерство промышленной политики, транспорта и связи Омской области. Система позволяет автоматизировать сбор инвентаризационной ведомости по состоянию развития информационных технологий с органов исполнительной власти, кроме того, осуществлять учет государственных информационных систем и ресурсов;
ИС «Техническая поддержка», заказчик Министерство промышленной политики, транспорта и связи Омской области. Представляет собой систему учета и подачи заявок на техническое и программное обслуживание;
ИС «Кадровый резерв», заказчик Главное организационно-кадровое управление Омской области. Система учета лиц, стоящих в кадровом резерве Омской области.
В разработке находится ИС «Проекты правовых актов» для Министерства государственно-правового развития Омской области, автоматизирующая процесс подготовки и согласование нормативно-правовых документов, и ИС «Реестр маршрутов», предназначенную для ведения реестра маршрутов и учета показателей пассажирских перевозок на маршрутной сети Омской области.
В соответствии с ФЦП «Электронная Россия» и на основании утвержденной концепции развития единой системы электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области необходим перевод документооборота и делопроизводства в электронную форму посредством создания юридически значимого электронного документооборота.
В этих целях в 2009 году проведены работы по созданию государственной информационной системы «Государственный удостоверяющий центр Омской области». Тем самым были созданы необходимые условия для развития ЭЦП в прикладных решениях и обеспечена возможность использования электронных форм взаимодействия. В настоящее время активно ведутся работы по интеграции сертифицированных средств ЭЦП с программными приложениями ЕСЭДО Омской области.
В заключение хотелось бы отметить, что использование ЕСЭДО в государственном управлении Омской области позволило повысить уровень самоконтроля работников органов исполнительной власти путем создания прозрачной системы контроля исполнения поручений, повысило эффективность и оперативность взаимодействия между органами исполнительной власти.
ЕСЭДО становиться инструментом, с помощью которого работник органа исполнительной власти Омской области может быстро получить всю необходимую ему информацию.
