Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»
Как учреждению, расположенному в районе Крайнего Севера, отразить в бухучете и при налогообложении стоимость проезда сотрудника к месту использования отпуска и обратно |
заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России |
Учреждения, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), должны компенсировать своим сотрудникам стоимость проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно. Подробнее об этом см. Как учреждению, расположенному в районе Крайнего Севера, оплатить стоимость проезда сотрудника к месту использования отпуска и обратно.
Суммы произведенных сотрудником расходов на проезд (провоз багажа) к месту использования отпуска и обратно примите к бухучету на основании утвержденного руководителем авансового отчета (ф. 0504049). К авансовому отчету приложите оправдательные документы.
В бухгалтерском (бюджетном) учете порядок отражения операций, связанных с оплатой сотрудникам проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, зависит от типа государственного (муниципального) учреждения.
Расходы, связанные с компенсацией стоимости проезда (провоза багажа) к месту использования отпуска и обратно сотруднику (членам семьи сотрудника), работающему в государственном (муниципальном) учреждении, расположенном в районе Крайнего Севера (приравненной к нему местности), отразите по подстатье КОСГУ 212 «Прочие выплаты» (раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 21 декабря 2011 г. № 180н). В учете сделайте проводку:
Дебет КРБ.0.401.20.212 (КРБ.0.109.61.212, КРБ.0.109.71.212...) Кредит КРБ.0.208.12.660
– отражены расходы на проезд (провоз багажа) к месту использования отпуска и обратно.
Такой порядок установлен пунктами 41, 84 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 109.00, 208.00, 401.20).
Бюджетные учреждения – получатели бюджетных средств расходы, связанные с компенсацией стоимости проезда (провоза багажа) к месту использования отпуска и обратно сотруднику (членам семьи сотрудника), работающему в государственном (муниципальном) учреждении, расположенном в районе Крайнего Севера (приравненной к нему местности), отражают в учете в порядке, установленном для казенных учреждений (п. 4 приказа Минфина России от 6 декабря 2010 г. № 162н).
В учете бюджетного учреждения, которое получает субсидии из бюджета (в соответствии с п. 1 ст. 78.1 Бюджетного кодекса РФ), такие расходы отразите по подстатье КОСГУ 212 «Прочие выплаты» (раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 21 декабря 2011 г. № 180н). В учете сделайте проводку:
Дебет 0.401.20.2, 0.109.70.212...) Кредит 0.208.12.660
– отражены расходы на проезд (провоз багажа) к месту использования отпуска и обратно.
Такой порядок установлен пунктом 106 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 109.00, 208.00, 401.20).
Расходы, связанные с компенсацией стоимости проезда (провоза багажа) к месту использования отпуска и обратно сотруднику (членам семьи сотрудника), работающему в государственном (муниципальном) учреждении, расположенном в районе Крайнего Севера (приравненной к нему местности), отразите проводкой:
Дебет 0.401.20.2, 0.109.70.212...) Кредит 0.208.12.000
– отражены расходы на проезд (провоз багажа) к месту использования отпуска и обратно.
В 24–26 разрядах номера счета укажите код вида выбытий (поступлений), соответствующий структуре данных, утвержденных Планом финансово-хозяйственной деятельности.
Такой порядок установлен пунктами 3, 109 Инструкции № 183н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 109.00, 208.00, 401.20).
Компенсация расходов на оплату сотрудникам проезда к месту использования отпуска и обратно в размере, установленном внутренними документами учреждения (в части компенсации за счет средств от деятельности, приносящей доход), и с учетом ограничений, установленных законодательством, не облагается:
- НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ); взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (п. 7 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ); взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (подп. 8 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Что касается компенсации расходов на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно членам семьи сотрудника, то она не облагается:
- НДФЛ – в отношении только неработающих членов семьи (п. 3 ст. 217 НК РФ, ст. 325 ТК РФ, письмо Минфина России от 18 ноября 2009 г. № /300); страховыми взносами – в отношении любых членов семьи. Это связано с тем, что такие компенсации содержатся в перечне сумм, не облагаемых страховыми взносами, а также выплачиваются гражданам, не состоящим с учреждением в трудовых отношениях (ч. 1 ст. 7, п. 7 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1, подп. 8 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Да, нужно. Но только на стоимость проезда за пределами территории России.
Компенсация в виде оплаты проезда в размере, установленном внутренними документами учреждения, и с учетом ограничений, установленных законодательством, не облагается:
- НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ); взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (п. 7 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ); взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (подп. 8 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Перечисленные льготы распространяются только на оплату проезда по территории России. Поэтому независимо от места проведения отпуска сотрудником (на территории России или за ее пределами) от обложения НДФЛ и страховыми взносами освобождается только та часть компенсации, которая относится к стоимости проезда по российской территории.
В отношении НДФЛ такой вывод подтверждается письмом Минфина России от 12 мая 2009 г. № /113. Арбитражная практика подтверждает такую позицию (см., например, определения ВАС РФ от 25 августа 2008 г. № 10232/08, от 7 мая 2007 г. № 4459/07, от 15 февраля 2007 г. № 640/07, постановления ФАС Московского округа от 23 июля 2009 г. № КА-А40/7049-09, Западно-Сибирского округа от 19 мая 2008 г. № Ф04-3002/2008(5047-А81-25), от 20 августа 2008 г. № Ф04-1476/2008(9543-А81-41), Ф04-1476/2008(9237-А81-41), Северо-Западного округа от 6 февраля 2007 г. № А26-6333/2006-23, Волго-Вятского округа от 10 июня 2008 г. № А29-2210/2007).
Что касается взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний, то от них освобождается только стоимость проезда (перелета) по тарифам, рассчитанным от места отправления до пункта пропуска через границу России (п. 7 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, подп. 8 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Арбитражная практика по данному вопросу пока не сложилась.
Обязанность по оплате проезда сотрудников к месту использования отпуска и обратно, установленная статьей 325 Трудового кодекса РФ, распространяется на всех работодателей, которые расположены в районах Крайнего Севера (приравненных к нему местностях) (постановление Конституционного суда России от 9 февраля 2012 г. № 2-П).
Для учреждений, финансируемых из бюджетов субъектов РФ (местных бюджетов), порядок, размеры и условия выплаты компенсации проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно устанавливают соответствующие органы государственной власти субъектов РФ (местного самоуправления) (ч. 8 ст. 325 ТК РФ, ч. 7 ст. 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1).
Для учреждений, финансируемых из федерального бюджета, этот порядок устанавливает Правительство РФ (ч. 5 ст. 325 ТК РФ, ч. 1 ст. 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1). Так, для федеральных органов государственной власти (государственных органов) и казенных учреждений такой порядок установлен постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455.
Для организаций, не относящихся к бюджетной сфере, такой порядок не установлен. Бюджетные учреждения, получающие субсидии в соответствии с пунктом 1 статьи 78.1 Бюджетного кодекса РФ, и автономные учреждения не являются участниками бюджетного процесса (п. 1 ст. 152 Бюджетного кодекса РФ). Поэтому порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций работодатель устанавливает самостоятельно во внутренних документах учреждения (коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п.) с учетом мнения профсоюза (если он есть в учреждении). Такой вывод следует из части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ, абзаца 7 статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1.
При этом в любом случае факт проезда сотрудника к месту отдыха и обратно (в т. ч. с остановкой по пути следования в нескольких населенных пунктах) должен быть документально подтвержден. В пределах этих затрат и выплачивается компенсация.
Возможность освобождения компенсационных выплат от обложения НДФЛ и страховыми взносами ограничена. Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами только компенсации, начисленные в соответствии с законодательством России (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, подп. 8 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Из буквального толкования части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ следует, что оплата стоимости проезда сотрудникам учреждений производится только к одному месту использования отпуска и обратно. То есть если сотрудник проводит время своего отпуска в нескольких местах отдыха, то от обложения НДФЛ и страховыми взносами можно освободить компенсацию проезда только до одного места отдыха и обратно. Если учреждение (в соответствии со своими внутренними документами) оплачивает расходы по проезду к нескольким местам отдыха, то такая выплата не считается компенсационной и должна облагаться НДФЛ и страховыми взносами на общих основаниях.
Следует отметить, что на пути следования к месту отдыха и обратно сотрудник может останавливаться в другом городе по объективным причинам (например, из-за особенностей расположения маршрутов транспорта или из-за задержки транспорта). В таком случае оплата расходов на проезд к месту отдыха и обратно (включая проезд до транзитного населенного пункта) признается компенсационной выплатой. С ее суммы также не нужно удерживать (начислять) НДФЛ и страховые взносы (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, подп. 8 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Такую позицию подтверждают и некоторые арбитражные суды. Например, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 19 мая 2008 г. № Ф04-3002/2008(5047-А81-25) суд указал, что организация правомерно компенсировала сотруднику стоимость проезда, не удержав с компенсации НДФЛ. При этом в коллективном договоре организации были закреплены следующие положения:
- при проведении сотрудником отпуска в нескольких местах компенсируется стоимость проезда по одному из кратчайших путей до одного избранного им места отдыха, а также расходы по обратному проезду от того же места; при следовании к месту использования отпуска и обратно сотрудник может останавливаться в населенных пунктах по пути следования на любое количество дней в пределах предоставленного отпуска.
Да, нужно.
Учреждения, расположенные в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, финансируемые из федерального бюджета, один раз в два года оплачивают своим сотрудникам проезд (провоз багажа) к месту использования отпуска и обратно (ст. 325 ТК РФ, ч. 1 ст. 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1). Порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций для федеральных органов государственной власти (государственных органов) и казенных учреждений установлены Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455.
Автономные и бюджетные учреждения, получающие субсидии в соответствии с пунктом 1 статьи 78.1 Бюджетного кодекса РФ, также должны оплатить своим сотрудникам проезд (провоз багажа) к месту использования отпуска и обратно. Порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций работодатель устанавливает самостоятельно во внутренних документах учреждения (коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п.). Такой вывод следует из части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ, абзаца 7 статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1.
Суммы компенсации расходов на оплату проезда (провоз багажа) к месту отдыха и обратно в размере, установленном законодательством и внутренними документами учреждения, в пределах территории России НДФЛ не облагаются (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Другие расходы, которые учреждение может оплатить сотрудникам, выезжающим в отпуск, в статье 325 Трудового кодекса РФ, статье 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1 и Правилах, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455, не поименованы. Однако помимо расходов на проезд (провоз багажа) учреждение может компенсировать сотруднику и стоимость предоставленных ему услуг по бронированию и оформлению билетов. В этом случае с суммы такой компенсации нужно удержать НДФЛ (ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ).
Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 18 февраля 2005 г. № /30 и от 31 января 2005 г. № /16.
«Главбух» советует
Есть аргументы, позволяющие не удерживать НДФЛ с суммы компенсации стоимости услуг по бронированию и оформлению билетов (оплаченной в рамках деятельности, приносящей доход) выезжающим в отпуск сотрудникам. Они заключаются в следующем.
Согласно положениям статьи 325 Трудового кодекса РФ, статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1 и Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455, учреждение, расположенное в районе Крайнего Севера (приравненной к нему местности), компенсирует сотруднику не его перевозку, а именно его проезд к месту использования отпуска и обратно. Поэтому стоимость услуг по бронированию и оформлению билетов является частью стоимости такого проезда. А это значит, что возмещение стоимости расходов на оплату услуг по бронированию и оформлению билетов относится к компенсационным выплатам, с которых не нужно удерживать НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Такой вывод сделал ФАС Западно-Сибирского округа в постановлениях от 25 августа 2008 г. № Ф04-5113/2008(10181-А75-41) и от 23 января 2006 г. № Ф04-9782/2005(18849-А75-25).
Нет, не нужно.
Учреждения, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, финансируемые из федерального бюджета, один раз в два года оплачивают своим сотрудникам проезд (провоз багажа) к месту использования отпуска и обратно (ст. 325 ТК РФ, ч. 1 ст. 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1). Порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций для федеральных органов государственной власти (государственных органов) и казенных учреждений установлены Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455.
Автономные и бюджетные учреждения, получающие субсидии в соответствии с пунктом 1 статьи 78.1 Бюджетного кодекса РФ, также должны оплатить своим сотрудникам проезд (провоз багажа) к месту использования отпуска и обратно. Порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций работодатель устанавливает самостоятельно во внутренних документах учреждения (коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п.). Такой вывод следует из части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ, абзаца 7 статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1.
Законодательством предусмотрено обязательное личное страхование от несчастных случаев пассажиров воздушного, железнодорожного, морского, внутреннего водного и автомобильного транспорта (п. 1 Указа Президента РФ от 7 июля 1992 г. № 750). Сумма страхового взноса включается в стоимость билета и при его продаже взимается с пассажира.
Таким образом, компенсация расходов на оплату проезда (провоз багажа) сотрудников к месту отдыха и обратно в размере, установленном законодательством и внутренними документами учреждения, в пределах территории России, включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (п. 7 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).
В отношении НДФЛ аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 18 февраля 2005 г. № /30 и от 31 января 2005 г. № /16. В отношении страховых взносов официальных разъяснений Минздравсоцразвития России нет.
Нет, не нужно.
Учреждения, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, финансируемые из федерального бюджета, один раз в два года оплачивают своим сотрудникам проезд (провоз багажа) к месту использования отпуска и обратно (ст. 325 ТК РФ, ч. 1 ст. 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1). Порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций для федеральных органов государственной власти (государственных органов) и казенных учреждений установлены Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455.
Автономные и бюджетные учреждения, получающие субсидии в соответствии с пунктом 1 статьи 78.1 Бюджетного кодекса РФ, также должны оплатить своим сотрудникам проезд (провоз багажа) к месту использования отпуска и обратно. Порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций работодатель устанавливает самостоятельно во внутренних документах учреждения (коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п.). Такой вывод следует из части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ, абзаца 7 статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1.
Суммы компенсации расходов на оплату проезда (провоз багажа) к месту отдыха и обратно в размере, установленном законодательством и внутренними документами учреждения, в пределах территории России НДФЛ и страховыми взносами не облагаются (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 7 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Если в стоимость проезда к месту использования отпуска и обратно включаются в том числе расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями, с суммы их компенсации также не нужно удерживать зарплатные налоги (взносы).
В отношении НДФЛ аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 18 февраля 2005 г. № /30 и от 31 января 2005 г. № /16. Подтверждают этот вывод некоторые арбитражные суды (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 октября 2007 г. № А42-6440/2005). В отношении страховых взносов официальных разъяснений Минздравсоцразвития России нет, арбитражная практика также пока не сложилась.
Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет учреждение.
Учреждение применяет общую систему налогообложения
Учреждения, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), могут учесть при расчете налога на прибыль компенсации расходов на проезд сотрудников к месту использования отдыха и обратно, если их выплата предусмотрена коллективным (трудовым) договором (при условии, что расходы понесены в рамках деятельности, приносящей доход, и оплачены за счет средств от этой деятельности).
В налоговых расходах учтите только компенсацию расходов по оплате проезда (провоза багажа) в пределах территории России. Сумму компенсации включите в состав расходов на оплату труда.
Такой вывод следует из положений пункта 7 статьи 255 Налогового кодекса РФ. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 24 сентября 2010 г. № /1/614, от 19 мая 2005 г. № /1/269.
Да, можно (при условии, что расходы понесены в рамках деятельности, приносящей доход), но только если неработающие члены семьи являются иждивенцами.
К расходам на оплату труда относятся фактические расходы на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно (в пределах территории России) сотрудников и лиц, находящихся у них на иждивении (п. 7 ст. 255 НК РФ).
Факт иждивения подлежит доказательству за исключением иждивения детей (в возрасте до 18 лет) умерших родителей (п. 4 ст. 9 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ). Факт нахождения на иждивении нетрудоспособных членов семьи подтверждается справкой жилищных органов или органов местного самоуправления, справками о доходах всех членов семьи и иными документами, содержащими требуемые сведения, а в необходимых случаях – решением суда об установлении данного факта (п. 41 перечня, утвержденного совместным постановлением от 27 февраля 2002 г. Минтруда России № 16 и Пенсионного фонда РФ № 19па, п. 2 ч. 2 ст. 264 ГПК РФ).
Таким образом, при расчете налога на прибыль можно учесть компенсацию расходов на проезд к месту отдыха и обратно неработающих членов семьи сотрудника, если они находятся на его иждивении (при условии, что расходы понесены в рамках деятельности, приносящей доход). Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 18 ноября 2009 г. № /300, от 16 марта 2006 г. № /1/240.
Кроме того, расходы на проезд к месту отдыха и обратно можно учесть при расчете налога на прибыль, только если неработающие члены семьи сотрудника проводят отпуск в том же месте и в то же время, что и он сам. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 8 апреля 2010 г. № /1/245. Свою позицию специалисты финансового ведомства аргументируют пунктом 3 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455. В нем предусмотрено, что оплата стоимости проезда членам семьи сотрудника производится при условии, что они выезжают к месту использования отпуска вместе с сотрудником учреждения. Несмотря на то что Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455, разработаны для федеральных органов государственной власти (государственных органов) и казенных учреждений, Минфин России рекомендует применять их на практике и другим налогоплательщикам.
«Главбух» советует
Есть аргументы, позволяющие автономным и бюджетным учреждениям, получающим субсидии в соответствии с пунктом 1 статьи 78.1 Бюджетного кодекса РФ, учесть в расходах при расчете налога на прибыль стоимость проезда к месту использования отпуска и обратно неработающих членов семьи сотрудника вне зависимости от места и времени использования отпуска самим сотрудником. Они заключаются в следующем.
Для указанных учреждений, порядок, размеры и условия выплаты сотрудникам компенсаций расходов на проезд к месту отдыха и обратно устанавливает работодатель. Поэтому во внутренних документах (коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п.) можно предусмотреть любые условия компенсации. Это может быть и вариант оплаты проезда членам семьи сотрудника вне зависимости от места и времени проведения отпуска самим сотрудником. Такой вывод следует из положений части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ, части 7 статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1.
Следует отметить, что ранее Минфин России подтверждал возможность налогоплательщиков учесть при расчете налога на прибыль расходы на проезд к месту отдыха неработающих членов семьи сотрудника вне зависимости от того, едет сотрудник в отпуск вместе с ними или нет (письмо от 24 августа 2004 г. № /1/13).
Арбитражная практика по данному вопросу пока не сложилась.
Да, можно (при условии, что расходы понесены в рамках деятельности, приносящей доход), но только в пределах стоимости проезда по территории России.
При расчете налога на прибыль можно учесть предусмотренную коллективным (трудовым) договором компенсацию расходов на проезд сотрудников к месту отдыха на территории России и обратно (при условии, что расходы понесены в рамках деятельности, приносящей доход) (п. 7 ст. 255 НК РФ). Соответственно, при следовании в отпуск за рубеж компенсацию расходов на проезд можно признать только до пересечения границы России.
О том, какие расходы можно считать осуществленными на территории России, Минфин России пояснил в письмах от 12 апреля 2010 г. № /2/72, от 23 октября 2009 г. № /1/689, от 23 марта 2009 г. № /1/183. При расчете налога на прибыль можно учесть расходы на проезд сотрудника:
- до пункта пропуска через государственную границу России (например, российского аэропорта, в котором сотрудник совершил пересадку к месту следования); до российского аэропорта, ближайшего к месту пересечения границы России, даже если сотрудник из него фактически не отбывал (если сотрудник направляется в отпуск воздушным транспортом); до места пересечения границы России (например, если сотрудник следует в отпуск за рубеж воздушным транспортом без остановки в российском аэропорту).
Документальным подтверждением понесенных затрат являются:
- копия заграничного паспорта с отметкой пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения границы России; перевозочные документы (например, авиабилет).
При этом стоимость проезда могут подтвердить:
- перевозочный документ; справка транспортной организации (например, авиакомпании) о стоимости перевозки до ближайшего к месту пересечения границы пункта пропуска (например, аэропорта) или до государственной границы России, включенной в стоимость перевозочного документа.
Подтверждает правомерность такой позиции арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Московского округа от 23 июля 2009 г. № КА-А40/7049-09, Западно-Сибирского округа от 27 июня 2007 г. № Ф04-4290/2007(35713-А75-40), Северо-Западного округа от 22 августа 2007 г. № А42-328/2007, от 27 ноября 2006 г. № А26-4765/2006-28, от 30 июня 2005 г. № А42-9476/04).
Следует отметить, что ранее Минфин России придерживался другой позиции (письма от 20 декабря 2005 г. № /1/431 и от 19 августа 2005 г. № /159). Финансовое ведомство разъясняло, что, когда сотрудник летит на самолете на отдых за границу, он пересекает пункт пропуска через государственную границу России в здании аэропорта, открытого для международных сообщений (международных полетов). А это значит, что при расчете налога на прибыль учреждение вправе учесть только расходы на проезд сотрудника до аэропорта, откуда он вылетает к месту отдыха (за границу).
Однако в связи с выходом более поздних разъяснений Минфина России учреждение вправе руководствоваться ими.
Установленная законодательством обязанность по оплате проезда сотрудников к месту использования отпуска и обратно распространяется на всех работодателей, которые расположены районах Крайнего Севера (приравненных к нему местностях) (постановление Конституционного суда России от 9 февраля 2012 г. № 2-П).
Для учреждений, финансируемых из бюджетов субъектов РФ (местных бюджетов), порядок, размеры и условия выплаты компенсации проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно устанавливают соответствующие органы государственной власти субъектов РФ (местного самоуправления) (ч. 8 ст. 325 ТК РФ, ч. 7 ст. 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1).
Для федеральных органов государственной власти (государственных органов) и казенных учреждений этот порядок установлен Правительством РФ (ч. 5 ст. 325 ТК РФ, п. 1 постановления Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455).
Автономные и бюджетные учреждения, получающие субсидии в соответствии с пунктом 1 статьи 78.1 Бюджетного кодекса РФ, порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций устанавливают самостоятельно во внутренних документах учреждения (коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п.). Такой вывод следует из части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ, абзаца 7 статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1.
При этом в любом случае факт проезда сотрудника к месту отдыха и обратно (в т. ч. с остановкой по пути следования в нескольких населенных пунктах) должен быть документально подтвержден (п. 1 ст. 252 НК РФ). В пределах этих затрат и выплачивается компенсация.
Налоговый кодекс РФ не ограничивает какими-либо дополнительными условиями возможность учета компенсационных сумм при расчете налога на прибыль. В состав расходов на оплату труда можно включить фактические затраты на оплату проезда сотрудников к месту использования отпуска на территории России и обратно в порядке, предусмотренном законодательством и работодателем (при условии, что расходы понесены в рамках деятельности, приносящей доход) (п. 7 ст. 255 НК РФ).
Таким образом, учреждение, во внутренних документах которого закреплена обязанность оплатить проезд сотруднику к месту его отдыха и обратно (включая проезд до транзитного населенного пункта), вправе включить всю сумму компенсации в расходы при расчете налога на прибыль (при условии, что расходы понесены в рамках деятельности, приносящей доход) (п. 7 ст. 255, п. 1 ст. 252 НК РФ).
Нет, нельзя.
Принять НДС к вычету можно только в отношении операций, признаваемых объектом обложения этим налогом (ст. 146 НК РФ). Оплата услуг по проезду сотрудников к месту проведения отпуска и обратно к таким операциям не относится. Связано это с тем, что потребителем услуги проезда к месту использования отпуска и обратно является сотрудник учреждения, следующий к месту отдыха и действующий в своих интересах.
Кроме того, состав вычетов по НДС установлен статьей 171 Налогового кодекса РФ. В данном перечне вычеты сумм налога, уплаченных учреждением по расходам на проезд сотрудника к месту проведения отпуска и обратно, не предусмотрены. Поэтому НДС, уплаченный по указанным расходам, вычету не подлежит.
Аналогичной точки зрения придерживаются контролирующие ведомства (письма Минфина России от 10 июня 2008 г. № /224, от 14 мая 2008 г. № /191 и ФНС России от 26 мая 2009 г. № 3-1-11/366).
Подтверждает данную позицию арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа Н, Западно-Сибирского округа от 20 июня 2005 г. № Ф04-3668/2005(12098-А75-15), от 24 ноября 2003 г. № Ф04//А75-2003). При этом судьи указывают, что, поскольку суммы НДС предъявляются перевозчиком не организации, а ее сотруднику, они включаются в компенсационную выплату и учитываются при расчете налога на прибыль. Это возможно при выполнении следующих условий: компенсация расходов на проезд сотрудника к месту отдыха и обратно предусмотрена коллективным (трудовым) договором и проезд оплачивается в пределах территории России (письма Минфина России от 10 июня 2008 г. № /224, от 19 мая 2005 г. № /1/269).
Казенное учреждение «Альфа» расположено в г. Мурманске. «Альфа» финансируется за счет средств федерального бюджета. Один раз в два года каждый сотрудник и его неработающие члены семьи имеют право на компенсацию расходов на проезд к месту использования отдыха и обратно.
В мае экономисту учреждения предоставлен очередной оплачиваемый отпуск. Кондратьев вместе с неработающей женой и сыном (10 лет) отпуск будет проводить в г. Санкт-Петербурге.
16 апреля Кондратьев написал заявление о компенсации расходов на проезд к месту использования отпуска и обратно. Согласно заявлению примерная стоимость проезда составляет 45 000 руб.
Компенсацию (исходя из примерной стоимости проезда) Кондратьеву выплатили 30 апреля.
31 мая (по возвращении из отпуска) Кондратьев представил в бухгалтерию проездные документы на общую сумму 55 200 руб.:
- три билета экономкласса на рейс Мурманск–Санкт-Петербург от 5 мая 2012 года; три билета экономкласса на рейс Санкт-Петербург–Мурманск от 28 мая 2012 года.
В учете учреждения сделаны следующие записи.
30 апреля:
Дебет КРБ.1.208.12.560 Кредит КИФ.1.201.34.610
– 45 000 руб. – выплачена компенсация на основании заявления Кондратьева (исходя из примерной стоимости проезда).
31 мая:
Дебет КРБ.1.401.20.212 Кредит КРБ.1.208.12.660
– 55 200 руб. – отражены расходы на проезд (провоз багажа) к месту использования отпуска и обратно;
Дебет КРБ.1.208.12.560 Кредит КИФ.1.201.34.610
– 10 200 руб. (55 200 руб. – 45 000 руб.) – произведен окончательный расчет с Кондратьевым.
НДФЛ, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму компенсации не начисляются.
Учреждение платит ЕНВД
Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы компенсации расходов на проезд сотрудников к месту использования отпуска и обратно не влияют.
Учреждение применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД
Расходы, относящиеся к деятельности учреждения на ЕНВД, при расчете налога на прибыль не учитываются (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Поэтому компенсацию расходов на проезд к месту использования отпуска и обратно для сотрудников, которые одновременно заняты в деятельности, облагаемой ЕНВД, и в деятельности на общей системе налогообложения, нужно распределить. Подробнее об этом см. Как учесть при расчете налога на прибыль расходы, если организация совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД.
Компенсацию расходов на проезд к месту использования отпуска и обратно для сотрудников, занятых только в одном виде деятельности учреждения, распределять не нужно.
Бюджетное учреждение «Альфа» расположено в г. Архангельске. Учреждение имеет в своей структуре производственную мастерскую. В рамках приносящей доход деятельности мастерская занимается пошивом и реализацией одежды, которую учреждение реализует оптом и в розницу.
По оптовым операциям учреждение применяет общую систему налогообложения (налог на прибыль рассчитывает ежеквартально) и платит НДС. В городе, где работает «Альфа», розничная торговля переведена на ЕНВД.
В учетной политике учреждения сказано, что расходы, относящиеся к нескольким видам деятельности, распределяются пропорционально доле доходов, полученных от разных видов деятельности за каждый месяц отчетного (налогового) периода.
Доходы, полученные «Альфой» от различных видов деятельности за январь, составляют:
- по оптовой торговле (без учета НДС) – 16 000 000 руб.; по розничной торговле – 7 000 000 руб.
Коллективным договором установлено, что каждый сотрудник и члены его семьи (жена и несовершеннолетние дети) имеют право на компенсацию расходов на проезд к месту отдыха и обратно.
Начальник отдела (занят только в рамках деятельности, приносящей доход) в январе ездил в отпуск. По возвращении из отпуска Волков представил в бухгалтерию авиабилеты на общую сумму 7250 руб.
Чтобы правильно распределить сумму компенсации между расходами по разным видам деятельности, бухгалтер «Альфы» сопоставил доходы от оптовой торговли с общим объемом товарооборота.
Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов в рамках приносящей доход деятельности за январь составляет:
16 000 000 руб. : (16 000 000 руб. + 7 000 000 руб.) = 0,696.
Доля компенсации, которую можно учесть при расчете налога на прибыль за январь, равна:
7250 руб. × 0,696 = 5046 руб.
Доля компенсации, которую нужно отнести к деятельности учреждения, облагаемой ЕНВД, составляет:
7250 руб. – 5046 руб. = 2204 руб.
Автономное учреждение применяет упрощенку
Налоговую базу автономных учреждений на упрощенке, которые платят налог с доходов, сумма компенсации расходов на проезд сотрудников к месту использования отпуска и обратно не уменьшит. Такие учреждения не учитывают никаких расходов (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).
Автономные учреждения, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить компенсации, предусмотренные коллективными (трудовыми) договорами, в состав расходов на оплату труда. Учреждения на упрощенке должны учесть эти расходы в том же порядке, что и плательщики налога на прибыль (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ, письмо Минфина России от 10 июня 2009 г. № /203).
Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»
