Управление архивами Свердловской области
УТВЕРЖДЕНО Протокол экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области |
Примерная номенклатура дел
редакции районной, городской газеты
Екатеринбург
2004
Оглавление
Методические рекомендации | 3 | |
01. | Руководство | 5 |
02. | Работа корреспондентов | 8 |
03. | Бухгалтерский учет и отчетность | 10 |
04. | Работа с кадрами | 14 |
05. | Административно-хозяйственная работа | 16 |
06. | Социальное страхование | 17 |
07. | Профсоюзная работа | 18 |
08. | Делопроизводство и архив | 20 |
Приложение 1. Форма номенклатуры дел организации | 22 | |
Приложение 2. Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации | 23 |
Методические рекомендации
Примерная номенклатура дел представляет собой систематизированный список заголовков дел, образующихся в делопроизводстве редакций районных и городских газет Свердловской области.
Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер и разрабатывается с целью создания методической основы для рациональной организации делопроизводства, упорядочения учета и обеспечения сохранности документов до передачи их на хранение в государственный или муниципальный архив. Примерная номенклатура используется при составлении конкретных номенклатур дел в качестве методического пособия. Конкретные номенклатуры составляются службами документационного обеспечения или лицами, ответственными за делопроизводство и архив, в соответствии с разделом 2 «Основных правил работы ведомственных архивов», М., 1986.
При разработке конкретной номенклатуры дел на основе примерной следует учитывать практику делопроизводства, сложившуюся в данной редакции, и требования архивных учреждений к номенклатурам дел.
Конкретная номенклатура дел должна отражать все документы, образующиеся в деятельности редакции. Заголовки дел примерной номенклатуры переносятся в конкретную с необходимыми уточнениями.
Два или несколько дел, предусмотренных примерной номенклатурой могут объединяться и включаться в конкретную номенклатуру как одно дело в случае совпадения сроков их хранения. Например, «Коллективный договор» (дело 07-05) и «Документы (отчеты, справки, акты) о выполнении коллективного договора» (дело 07-06) при небольшом объеме могут откладываться в одном деле с соответственно измененным заголовком. Заголовок «Договоры с организациями и частными лицами о выпуске рекламы (дело 03-19) при небольшом количестве этих документов может быть поглощен заголовком «Хозяйственные и операционные договоры и документы к ним» (дело 03-18).
В тоже время одному делу, предусмотренному примерной номенклатурой, могут соответствовать два или несколько дел конкретной номенклатуры.
В конкретную номенклатуру не включаются дела, предусмотренные примерной номенклатурой, если в деятельности данной редакции не образуется соответствующей документации. Например, в большинстве редакций не проводятся заседания редакционного совета, поэтому в делопроизводстве отсутствуют соответствующие протоколы и стенограммы (дело 01-12).
В графе 3 примерной номенклатуры указаны сроки хранения дел и номера статей «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», М., 2000 (ПТД), «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», М., 1989 (ТП), на которые даны ссылки. Сроки хранения части документов установлены совместным решением ЦЭПК Главархива РСФСР и ЭК Госкомиздата РСФСР от 13.03.88, а также решениями экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области от 21.11.97 и от 01.01.2001.
Указанные в примерной номенклатуре сроки хранения переносятся в конкретную без изменения. В необходимых случаях по согласованию с архивными учреждениями сроки хранения отдельных документов могут быть увеличены. Это относится к той документации, которая длительное время необходима в практической работе. При включении в конкретную номенклатуру дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, их сроки хранения определяются в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов...», либо путем оценки специалистами, ЭК, исходя из научной и практической ценности документов, и согласуются с ЭПК Управления архивами Свердловской области.
В последнюю графу примерной номенклатуры помещены уточнения к срокам хранения и иные примечания.
Редакции районных и городских газет являются организациями выборочного приема документов, поэтому некоторые заголовки дел снабжены примечанием: «Передается (передаются) на хранение в государственный (муниципальный) архив». Дела со сроком хранения «постоянно», не имеющие такого примечания, хранятся в редакции.
Передача на государственное хранение некоторых документов редакций имеет особенности. Контрольные экземпляры газеты не учитываются государственным (муниципальным) архивом как единицы хранения, но принимаются им в качестве справочного пособия. Экспертизу ценности и отбор на государственное хранение читательских писем рекомендуется проводить совместно экспертной комиссии редакции и сотрудникам государственного (муниципального) архивного органа (учреждения).
Примерная номенклатура построена по функциональной схеме (по направлениям деятельности), включает оглавление и методические рекомендации по применению. К примерной номенклатуре прилагается образец номенклатуры дел организации с итоговой записью о количестве и категориях заведенных дел.
Конкретная номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года на следующий год сотрудниками редакции, ответственными за делопроизводство и архив.
При наличии в редакции организационной структуры конкретная номенклатура строится по структурной схеме. Форма конкретной номенклатуры дел определена «Основными правилами работы ведомственных архивов», М., 1986. Данные, внесенные в 1,2 и 4-ю графы конкретной номенклатуры, проставляются также на обложках дел.
В графе 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в редакции цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела в разделе номенклатуры. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире. В отличие от примерной номенклатуры в конкретной номенклатуре имеется графа 3, в которой против каждого заголовка дела по завершению его проставляется количество частей, томов.
В последнюю графу конкретной номенклатуры переносятся примечания, приведенные в примерной номенклатуре, кроме того, в эту графу рекомендуется вносить фамилии ответственных исполнителей.
Номенклатура дел оформляется на общем бланке редакции. По истечении года, на который была составлена номенклатура, в конце ее ответственным за делопроизводство лицом подводится итог количества отложившихся в истекшем году дел (см. приложение 2). Эти сведения сообщаются в соответствующий государственный (муниципальный) архивный орган (учреждение).
Индекс дела | Заголовок дела | Срок | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 |
01. Руководство
01-01 | Устав редакции | Пост. 13а ПТД | *Передается на хранение в государственный (муниципальный) архив |
01-02 | Учредительный договор | Пост.* 14 ПТД | *Передается на хранение в государственный (муниципальный) архив |
01-03 | Свидетельства о регистрации газеты | Пост.* 15 ПТД | *Передаются на хранение в государственный (муниципальный) архив |
01-04 | Положения о творческих конкурсах, смотрах, разработанные в редакции | Пост.* 13а ПТД | *Передаются на хранение в государственный (муниципальный) архив |
01-05 | Распоряжения, указания Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям, присланные для сведения | До минования надобности* 1б ПТД | *Относящиеся к деятельности редакции – пост. |
01-06 | Постановления, распоряжения, решения органов местного самоуправления | До минования надобности* 1б ПТД | *Относящиеся к деятельности редакции – пост. |
01-07 | Приказы редактора газеты по основной деятельности | Пост. 6а ПТД | |
01-08 | Приказы редактора газеты по личному составу | 75 л. ЭПК 6б ПТД | |
01-09 | Приказы редактора газеты о предоставлении отпусков, дежурствах, взысканиях, командировках | 5 л. 6б ПТД | |
01-10 | Распоряжения редактора газеты по административно-хозяйственным вопросам | 5 л. 6в ПТД | |
01-11 | Протоколы и стенограммы заседаний редакционного совета | Пост.* 5а ПТД | *Передаются на хранение в государственный (муниципальный) архив |
01-12 | Протоколы совещаний у редактора газеты | Пост. 5г ПТД | |
01-13 | Протоколы общих собраний сотрудников редакции | Пост. 5д ПТД | |
01-14 | Приемо-сдаточные акты, составленные при смене редактора, и приложения к ним | Пост. 36а ПТД | |
01-15 | Приемо-сдаточные акты, составленные при смене ответственных должностных лиц, и приложения к ним | 5 л.* 36б ПТД | *После смены ответственного должностного лица |
01-16 | Контрольные экземпляры газеты | Пост.* Реш. ЭПК от 21.11.97 | *Один экземпляр передается на хранение в государственный (муниципальный) архив в качестве справочного пособия |
01-17 | Образцы текстов рекламных публикаций | До минования надобности 259 ПТД | |
01-18 | Документы (буклеты, фотодокументы, информации) о рекламной деятельности редакции | До минования надобности* 258 ПТД | *Наиболее удачные в художественном отношении, выполненные известными авторами – пост. |
01-19 | Поздравительные адреса, письма, телеграммы, присланные в связи с юбилейными датами | 1 г.* 69 ТП | *Принадлежащие известным государственным, политическим, общественным деятелям, деятелям литературы, искусства, культуры, науки, техники, производства – пост. |
01-20 | Переписка с Департаментом информационной политики Администрации губернатора Свердловской области по основной деятельности | 5 л. ЭПК 12 ПТД | |
01-21 | Переписка с организациями района (города) по основной деятельности | 5 л. ЭПК 12 ПТД | |
01-22 | Книга (журнал) регистрации приказов редактора газеты по основной деятельности | Пост. 72а ПТД | |
01-23 | Книга (журнал) регистрации приказов редактора газеты по личному составу | 75 л. 358а ПТД | |
01-24 | Книга (журнал) регистрации приказов редактора газеты о предоставлении отпусков, дежурствах, взысканиях, командировках | 5 л. 6б ПТД | |
01-25 | Книга (журнал) регистрации приказов редактора газеты по административно-хозяйственным вопросам | 5 л. 6в ПТД | |
01-26 | Журнал регистрации поступающих документов | 3 г. 72б ПТД | |
01-27 | Журнал регистрации отправляемых документов | 3 г. 72б ПТД | |
01-28 | Графики сдачи материалов в номер | 1 г. Реш. ЭПК от 21.11.97 |
02. Работа корреспондентов
02-01 | Отчеты сотрудников редакции о творческих командировках | Пост.* Реш. ЦЭПК и ЭК Госкомиздата РСФСР от 13.03.88 | *Передаются на хранение в государственный (муниципальный) архив |
02-02 | Обзоры читательских писем | Пост.* Реш. ЦЭПК и ЭК Госкомиздата РСФСР от 13.03.88 | *Передаются на хранение в государственный (муниципальный) архив |
02-03 | Авторские и наборные рукописи опубликованных работ известных общественно-политических деятелей, работников культуры, науки, производства, а также получившие общественное признание и удостоенные премий | Пост.* 911 ТП | *Передаются на хранение в государственный (муниципальный) архив |
02-04 | Авторские и наборные рукописи опубликованных работ с правкой автора или смысловой правкой редактора | 3 г.* ЭПК 911а ТП | *После издания |
02-05 | Авторские и наборные рукописи опубликованных работ без правки | До минования надобности* 911б ТП | *Не менее 1 г. после издания |
02-06 | Авторские рукописи неопубликованных работ, получившие положительную оценку рецензентов и не востребованные авторами | Пост.* 912 ТП | *Передаются на хранение в государственный (муниципальный) архив |
02-07 | Авторские рукописи неопубликованных работ, не получившие положительную оценку рецензентов и не востребованные авторами | 3 г. 912 ТП | |
02-08 | Художественные и графические иллюстрации, выполненные известными художниками, графиками и получившие общественное признание | Пост.* 915 ТП | *Передаются на хранение в государственный (муниципальный) архив |
02-09 | Художественные и графические иллюстрации к рукописям, оставленным на постоянное хранение | Пост.* 915 ТП | *Передаются на хранение в государственный (муниципальный) архив |
02-10 | Художественные и графические иллюстрации к рукописям временного хранения | 3 г. 915 ТП | |
02-11 | Читательские письма, представляющие исторический и культурный интерес | Пост.* Реш. ЭПК от 21.11.97 | *Передаются на хранение в государственный (муниципальный) архив |
02-12 | Читательские письма второстепенного характера | 5 л. Реш. ЭПК от 21.11.97 | |
02-13 | Письма авторов – известных общественно-политических деятелей, работников культуры, науки, образования, производства | Пост.* 924 ТП | *Передаются на хранение в государственный (муниципальный) архив |
02-14 | Переписка с авторами о доработке, исправлении или непригодности рукописей | 3 г. 924 ТП | |
02-15 | Книга регистрации читательских писем | 5 л. 72в ПТД | |
02-16 | Книга регистрации авторских рукописей | 10 л. 928 ТП | |
02-17 | Фотодокументы по истории района (города) | Пост.* 47 ПТД | *Передаются на хранение в государственный (муниципальный) архив |
03. Бухгалтерский учет и отчетность
03-01 | Инструкции, методические указания по бухгалтерскому учету и отчетности | 3 г.* 10б ПТД | *После замены новыми |
03-02 | Положение о гонорарном фонде, разработанное в редакции | Пост. 13а ПТД | |
03-03 | Положение о премировании сотрудников редакции | 5 л.* ЭПК 154 ПТД | *После замены новым |
03-04 | Годовая смета расходов редакции по бюджету | Пост. 112а ПТД | |
03-05 | Годовая смета административно-хозяйственных расходов редакции | 5 л. 112а ПТД | |
03-06 | Квартальные и месячные сметы расходов редакции | 5 л.* 112б ПТД | *При отсутствии годовых – пост. |
03-07 | Годовой бухгалтерский отчет редакции и документы к нему | Пост. 135б, 140б ПТД | |
03-08 | Квартальные бухгалтерские отчеты редакции и документы к ним | 5 л.* 135в ПТД | *При отсутствии годовых – пост. |
03-09 | Месячные бухгалтерские отчеты редакции и документы к ним | 1 г.* 135г ПТД | *При отсутствии годовых, квартальных – пост. |
03-10 | Оборотные ведомости | 5 л.* 168 ПТД | *При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения |
03-11 | Лицевые счета сотрудников редакции | 75 л. ЭПК 153 ПТД | |
03-12 | Расчетные ведомости по начислению заработной платы штатным сотрудникам редакции | 5 л.* 155 ПТД | *При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения. При отсутствии лицевых счетов – 75 л. |
03-13 | Расчетные ведомости по начислению заработной платы внештатным сотрудникам редакции | 75 л.* 155 ПТД | *При наличии лицевых счетов – 5 л. |
03-14 | Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выплату пособий | 5 л.* 155 ПТД | *При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения. При отсутствии лицевых счетов – 75 л. |
03-15 | Ведомости и протокол уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование | 5 лет ЭПК 171 ПТД | |
03-16 | Сведения о трудовом стаже застрахованных лиц за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования (ф. СЗВ-К) и документы к ним | 75 л. ЭПК Реш. ЭПК от 01.01.2001 | |
03-17 | Листки нетрудоспособности сотрудников редакции | 5 л. 475 ПТД | |
03-18 | Хозяйственные и операционные договоры и документы к ним | 5 л.* ЭПК 186 ПТД | *После истечения срока действия договора, соглашения |
03-19 | Договоры с организациями и частными лицами о выпуске рекламы | 5 л.* ЭПК 186 ПТД | *После истечения срока действия договора, соглашения |
03-20 | Акты документальных ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности редакции и документы (справки, информации, докладные записки) к ним | 5 л.* 145 ПТД | *При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения |
03-21 | Акты проверки кассы | 5 л.* 145 ПТД | *При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
03-22 | Акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов | 5 л.* 150 ПТД | *При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения |
03-23 | Первичные бухгалтерские документы (извещения банков, переводные требования, наряды, табели, квитанции, авансовые отчеты) | 5 л.* 150 ПТД | *При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения |
03-24 | Документы (протоколы, инвентарные описи, ведомости, акты) об инвентаризации имущества редакции | 5 л.* 192 ПТД | *При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения |
03-25 | Кассовые ордера | 5 л.* 150 ПТД | *При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
03-26 | Переписка с финансовым управлением муниципального образования о финансировании | 5 л. ЭПК 113 ПТД | |
03-27 | Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов | 5 л. 138 ПТД | |
03-28 | Главная книга | 5 л.* 148 ПТД | *При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения |
03-29 | Кассовая книга | 5 л.* 193д ПТД | *При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения |
03-30 | Журналы-ордера | 5 л.* 148 ПТД | *При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения |
03-31 | Налоговые карточки по учету налога на доходы физических лиц (ф. 1-НДФЛ); реестр сведений о доходах физических лиц | 5 л. 193м ПТД | |
03-32 | Карточки учета подотчетных лиц | 5 л. 193к ПТД |
04. Работа с кадрами
04-01 | Типовые должностные инструкции, разработанные в редакции | Пост. 35а ПТД | |
04-02 | Типовые должностные инструкции, разработанные в других организациях | 3 г.* 35а ПТД | *После замены новыми |
04-03 | Индивидуальные (персональные) должностные инструкции сотрудников редакции | 75 л. ЭПК* Реш. ЦЭПК от 01.01.2001 | *Включаются в состав личных дел |
04-04 | Штатное расписание редакции | Пост. 32а ПТД | |
04-05 | Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел | 75 л. ЭПК 338 ПТД | |
04-06 | Документы (представления, анкеты, характеристики) о представлении сотрудников редакции к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий | 75 л.* ЭПК 384б ПТД | *Документы о представлении к званию «Ветеран труда» – 30 л. |
04-07 | Документы (доклады, справки, докладные записки) о профессиональной подготовке и повышении квалификации кадров | 5 л. ЭПК 368 ПТД | |
04-08 | Личные дела сотрудников редакции | 75 л. ЭПК 337б ПТД | |
04-09 | Личные карточки сотрудников редакции | 75 л. ЭПК 339 ПТД | |
04-10 | Переписка с администрацией муниципального образования о приеме, перемещении и учете кадров | 5 л. ЭПК 334 ПТД | |
04-11 | Переписка с администрацией муниципального образования, учебными заведениями о профессиональной подготовке и повышении квалификации кадров | 5 л. ЭПК 369 ПТД | |
04-12 | Трудовые книжки сотрудников редакции | До востребования* 342 ПТД | *Невостребованные – не менее 50 л. |
04-13 | Книга учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним | 50 л. 358е ПТД | |
04-14 | Графики предоставления отпусков сотрудникам редакции | 1 г. 545 ТП |
05. Административно-хозяйственная работа
05-01 | Документы (протоколы, ведомости, акты, графики) о работе и обслуживании электрических сетей и оборудования | 1 г. 1938, 1958 ТП | |
05-02 | Предписания органов внутренних дел, пожарного и санитарно-эпидемиологического надзора | 5 л. ЭПК 295 ПТД | |
05-03 | Расчеты потребности в оборудовании | 5 л. 394 ПТД | |
05-04 | Расчеты, анализы потребности в топливе, тепле и электроэнергии | 5 л. 1934 ТП | |
05-05 | Схемы инженерных (тепловых, водопроводных, канализационных, электрических) сетей; инструкции по эксплуатации оборудования | До замены новыми 1521, 1797 ТП | |
05-06 | Схемы телефонных сетей; инструкции по эксплуатации телефонного оборудования | До замены новыми 1521, 1797 ТП | |
05-07 | Путевые листы | 3 г.* 1141 ТП | *После завершения ревизии |
05-08 | Журналы учета технических осмотров оборудования и транспорта | 3 г. 1974 ТП | |
05-09 | Журнал учета выдачи путевых листов | 3 г.* 1143 ТП | *После завершения ревизии |
05-10 | Журнал выдачи, приема и сдачи дежурств и ключей | 1 г. 471 ПТД |
06. Социальное страхование
06-01 | Протоколы заседаний комиссии по социальному страхованию | Пост. 521 ПТД | |
06-02 | Заявления сотрудников редакции по личным вопросам | 5 л. 343 ПТД | |
06-03 | Переписка с управлением социальной защиты населения о социальном страховании | 5 л. 474 ПТД |
07. Профсоюзная работа
07-01 | Протоколы общих профсоюзных собраний | Пост. 509 ПТД | |
07-02 | Протоколы заседаний профкома и приложения к ним | Пост. 520 ПТД | |
07-03 | Годовой план работы профкома | 5 л. 90б ПТД | |
07-04 | Годовой финансовый отчет профкома | Пост. 114б ПТД | |
07-05 | Коллективный договор | Пост. 275 ПТД | |
07-06 | Документы (отчеты, справки, акты) о выполнении условий коллективного договора | Пост. 276 ПТД | |
07-07 | Документы (заявления, выписки из решений, справки, переписка) об оказании материальной помощи сотрудникам редакции | 3 г. 513 ПТД | |
07-08 | Заявления членов профсоюзной организации по личным вопросам | 5 л. 343 ПТД | |
07-09 | Приходно-расходные кассовые ордера | 5 л.* 150 ПТД | *При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения |
07-10 | Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей | 5 л.* 155 ПТД | *При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения |
07-11 | Переписка с профсоюзными органами об организации работы профкома | 5 л. ЭПК 517 ПТД | |
07-12 | Учетные карточки членов профсоюзной организации | До снятия с учета 515 ПТД |
08. Делопроизводство и архив
08-01 | Правила, инструкции, ГОСТы, методические рекомендации по организации делопроизводства и архивного хранения документов | 3 г.* 10б ПТД | *После замены новыми |
08-02 | Инструкция по делопроизводству редакции | Пост. 10а ПТД | |
08-03 | Положение об архиве редакции | Пост. 16 ПТД | |
08-04 | Положение об экспертной комиссии редакции | Пост. 16 ПТД | |
08-05 | Протоколы заседаний экспертной комиссии редакции | Пост. 5в ПТД | |
08-06 | Номенклатура дел редакции | Пост. 67а ПТД | |
08-07 | Описи дел постоянного хранения | Пост.* 74а ПТД | *Неутвержденные – до минования надобности |
08-08 | Описи дел по личному составу | 3 г.* 74б ПТД | *После уничтожения дел |
08-09 | Описи фотодокументов | Пост.* 74а ПТД | *Неутвержденные – до минования надобности |
08-10 | Дело фонда (историческая справка, акты приема и передачи дел, о выделении документов к уничтожению, проверки наличия и состояния дел, утратах и повреждениях документов, паспорт архива) | Пост.* 73 ПТД | *На государственное, муниципальное хранение передается при ликвидации организации |
08-11 | Справки об итогах проверок делопроизводства и архива редакции | Пост. 48 ПТД | |
08-12 | Приемо-сдаточные акты, составленные при смене работника, ответственного за делопроизводство и архив редакции | 5 л.* 36б ПТД | *После смены работника |
08-13 | Копии выданных архивных справок, выписок из документов | 5 л. 80 ПТД | |
08-14 | Книга (журнал) регистрации выдачи архивных справок, выписок из документов | 5 л. 79 ПТД |
Составитель: Главный специалист |
Приложение 1
Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ __________ № __________ _______________________ (место составления) на _______ год | УТВЕРЖДАЮНаименование должности |
Подпись | Расшифровка подписи |
Дата |
Название раздела | ||||
Индекс дела | Заголовок дела | Количество дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Наименование должности руководителя | Подпись | Расшифровка подписи |
Дата | ||
Виза зав. ведомственным архивом (лица, ответственного за архив) | ||
ОДОБРЕНО Протокол ЭК от _________ № ___ | СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК Управления архивами Свердловской области |
Формат А4 (210х297)
Форма номенклатуры дел организации
Приложение 2
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году
в организации
По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
1 | 2 | 3 | 4 |
постоянного | |||
временного (свыше 10 лет) | |||
временного (до 10 лет включительно) | |||
Итого: |
Наименование должности руководителя | Подпись | Расшифровка подписи |
Дата | ||
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив | ||
Наименование должности руководителя | Подпись | Расшифровка подписи |
Дата |
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
