АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ СТУДГОРОДКОМ
Управление студенческим городком в современных условиях, когда ресурсы на содержание жилищного и служебно-технического фонда существенно ограничены, вряд ли можно считать эффективным без применения автоматизированной системы управления (АСУ).
В настоящее время нет типовых решений в области автоматизации предприятий типа студенческий городок университета - российская система образования последнее десятилетие не имела финансов для инвестиций в такие проекты.
По уровню сложности автоматизации, данный объект мало, чем отличается от автоматизации бизнес процессов организаций среднего масштаба, например, таких как гостиничный комплекс.
Вместе с тем, студенческий городок - не гостиничный комплекс. Он имеет свою специфическую систему управления, главная особенность которой - связь с административными подразделениями университета и его учебными процессами.
Поэтому в 2000 году в студенческом городке РХТУ им. была введена в эксплуатацию АСУ «СТУДГОРОДОК», представляющая собой по сути трехуровневую иерархическую систему управления, на первом уровне которой - объект автоматизации, на втором - техническая структура и распределенная база данных (БД), находящаяся под управлением автоматизированной информационной системой (АИС). Третий уровень представляет собой совокупность программных модулей, так называемых автоматизированных рабочих мест (АРМ) персонала.
Техническая структура АСу «СТУДГОРОДОК» выполнена на базе локальной вычислительной сети персональных ЭВМ с операционной системой MS Windows NT/2000, в составе которой - сервер и рабочие станции.
Программная архитектура системы - клиент-сервер. Серверное программное обеспечение выполнено на платформе СУБД InterBase, под управлением которой находится централизованная база данных (БД). БД содержит всю информацию, необходимую для совместного и распределённого функционирования автоматизированных рабочих мест персонала (АРМ).
Принципиальная структура БД включает в себя нормативную, справочную, оперативную, историческую и архивную информацию, а также информацию для аутентификации пользователей системы и управления информационной безопасностью.
К нормативной информации отнесена следующая информация:
тарифы оплаты проживания в зависимости от категорий жильцов и качества
помещений,
- типы и качество жилых помещений,
- типовые сроки контроля оплаты,
- и т. п.
Справочная информация включает в себя:
- структуру жилищного и технического фонда студенческого городка - от
корпусов общежитий до отдельных мест проживания,
- Справочник административного и технического персонала студенческого
городка,
- структуру собственного университета, его факультетов и учебных групп,
- справочник учреждений контрагентов, в том числе сторонних учебных
заведений, представители которых проживают в студенческом городке по договорам,
- справочник категорий проживающих (абитуриент, студент, аспирант,
слушатель курсов повышения квалификации, член семьи, командированный и т. п.),
- справочник типов документов, в том числе, удостоверениям личности,
пропускам, справкам, договорам оформления проживания, первичным платёжным
документам и т. п.
- справочник видов ответственности при нарушении правил проживания в
студенческом городке,
- и т. п.
Оперативная информация включает в себя:
- данные, необходимые для паспортного и визового контроля граждан и членов
их семей, включая граждан иностранных государств,
- данные о фактическом проживании и сроках проживания на местах жилищного
фонда,
- данные о фактических договорах, условия оплаты проживания и оплаты,
включая документы оплаты,
- данные об инвентаре (имуществе), переданном жильцам,
- данные о нарушениях правил проживания и иных нарушений, установленного
распорядка,
- и т. п.
Историческая информация в настоящее время содержит данные о платежах и платёжных документах (обычно, квитанциях об оплате).
Архивная информация включает в себя паспортные сведения о персонах, выбывших из общежитий студенческого городка, сроках их пребывания, а так же дополнительную информацию (например, об имевших место нарушениях проживания).
Информация для аутентификации пользователей - содержит учётные записи и права на информационные объекты и функции системы, необходимые для обеспечения информационной безопасности и учёта выполненных операций в системе.
Клиентское программное обеспечение - типовые АРМ персонала, выполнены в системе Borland Delphi.
В соответствии с организационно-штатной структурой управления студенческим городком и действующим порядком должностной ответственности персонала, были разработаны и введены в эксплуатацию шесть типов АРМ:
- АРМ «Директор»(ANALIZ-САМР),
- АРМ «Начальник паспортного стола»(PASP-CAMP),
- АРМ «Бухгалтер» (BUH-CAMP),
- АРМ «Начальник корпуса»(STUD-CAMP),
- АРМ «Комендант факультета»,
- АРМ «Инспектор по режиму»(OPERCTRL-CAMP),
- АРМ «Вахтер»
Программные модули, соответствующие вышеперечисленным АРМ в основу которых положены формализованные персональные функции сотрудников Студгородка зарегистрированы в РОСПАТЕНТЕ.
Система обеспечивает возможность централизованного администрирования, включая обеспечение информационной безопасности, устойчивости функционирования, сохранности и восстановления централизованной БД. (В настоящее время функции администрирования осуществляются типовыми средствами СУБД и операционной системы.)
Функциональное наполнение типовых АРМ обеспечивает скоординированность автоматизированных бизнес процессов, что отвечает современным требованиям к качеству управления организацией и базируется на принципах документированности, ответственности и ориентации на процессы.
АРМ «Директор» выполняет следующие функции:
(с демонстрацией)
- Получение оперативной информации: о наличие свободных мест,
задолженности в оплате, нарушениях правил проживания и паспортно-визового режима,
- Просмотр, изменение и вывод на печать таблицы тарифной платы,
- Получение справок об отдельных проживающих или их группах,
- Автоматизирование формирование отчётов для руководства университета или
иных вышестоящих контролирующих органов,
- Получение справок (отчётов) о техническом состоянии жилого фонда,
Получение отчётов о работе в автоматизированной системе своих
подчинённых, например, получение рапортов об операциях заселения, выполненных на заданную дату, комендантами и начальниками корпусов в период массового заселения (заезд абитуриентов, первокурсников),
- Получение справок о перспективном освобождении жилищного фонда,
например, к ожидаемому сроку защиты дипломных работ студентов или выезда делегаций
научных конференций и т. п.
- Получение информации о заключённых договорах и их состоянии.
Отчетная информация может формироваться в различных информационных
разрезах, например, по факультетам, по корпусам или этажам, по группам мужчин и женщин, семейным отношениям, признакам принадлежности к гражданам отдельных государств и т. п. Помимо типичной табличной формы, отчетная информация может быть представлена в наглядной графической форме, например, в виде столбиковых или круговых диаграммах.
Эта информация позволяет контролировать основные процессы, связанные с проживанием в общежитии, предоставлять объективные отчёты ректорату и руководству факультетов, анализировать текущее состояние и принимать более качественные решения по рациональному использованию жилищного фонда.
Объективная документированная информация позволяет своевременно и обоснованно доводить до руководства университета о текущих проблемах и координировать работу с деканатами факультетов, она может использоваться при планировании университетских мероприятий и проектов.
АРМ «Начальник паспортного стола» выполняются следующие операции:
(Демонстрация)
Регистрацию в БД лиц, прибывших на проживание в студенческий городок (регистрируются данные удостоверения личности, паспорт, виза свидетельство о рождении и т. п.).
- Внесение изменений в регистрационные данные, в соответствующих случаях, например, в случаях женитьбы/замужества, при изменениях места постоянной прописки или иных изменений, значимых для статуса регистрации,
- Архивирование данных о лицах, выбывших и выписанных из общежитий
студенческого городка,
- Контроль истечения сроков регистрации и виз, дающих право для законного
проживания в общежитиях,
- Получение справок (отчётов) о различных категориях лиц, проживающих или
проживавших ранее в студенческом городке,
- Быстрый поиск паспортных данных проживающего лица по различным
признакам, например, фамилия, имя, отчество, пол, год рождения и т. п.
Регистрационная информация включает в себя: Информацию из документа, удостоверяющего личность (обычно паспорта), номер общежития, блока, комнаты, наименования факультета, наименования учебной группы, размер месячной оплат проживания, гражданство, откуда прибыл (республика, область, район, город), отношение к военной службе, особые отметки, дату окончания регистрации.
При выполнении информационных запросов АРМ обеспечивает быструю и удобную сортировку информации по различным полям, например, по фамилиям, по году рождения, по местам проживания, номерам паспортов, срокам окончания регистрации и т. п.
АРМ «Бухгалтер» необходим для обеспечения передачи информации в системе 1C «Бухгалтерия» для учета платёжных операций по бухгалтерии студенческого городка. При этом обеспечивается возможность для сверки копий квитанций платежей за проживание. Соответственно, данное рабочее место имеет следующие функции:
- Просмотр сведений обо всех выданных комендантами квитанциях (с указанием
уникального номера квитанции, времени выдачи, фамилии выдавшего, суммы и
назначения платежа) на выбранную дату,
- Просмотр сведений о сумме прошедших платежей по каждому корпусу на
текущий момент времени,
- Просмотр начисления платы за проживание от всех категорий проживающих
лиц на любую дату и помесячно,
Данные функции обеспечивают надлежащий контроль правильности платёжных операций и определяют базовую сумму, на которую начисляется подоходный налог.
АРМ «Начальник корпуса» и АРМ «Комендант факультета» имеют почти одни и те же функциональные возможности. Они отличаются только настройками прав и полномочий на выполнение операций над информационными объектами соответственно с должностной ответственностью. Например, коменданты факультетов (этажей) имеют доступ только к информации, относящейся к своим объектам обслуживания, в то время
как начальники корпусов имеют право на выполнение операций переселения лиц с одного факультета или из корпуса в корпус. Данные АРМ имеют функциональную структуру, выражающуюся в следующих учётных и информационных операциях: (Демонстрация АРМ «Начальник корпуса»)
1. Производим демонстрацию основного экрана АРМ - плана расселения и
листание по этажам.
2. Заселение на одиночное место, в комнату или блок основного/ответственного
съемщика.
3. Редактирование сведений о заселенном лице.
4. Поселение к проживающему лицу члена его семьи (можно показать
фотографии).
5. Переселение жильца на другое место, в другую комнату или блок.
6. Выселение жильца. (Сказать, что при этом данные передаются и хранятся в БД
паспортною стола до момента выписки этою человека - тогда его данные передаются в архив паспортного стола).
7. Перевод проживающего лица из членов семьи в основные/ответственные
съёмщики и наоборот.
8. Прием оплаты за проживание с выдачей квитанции установленного образца.
9. Просмотр различных списков, таких, как список жильцов этажа, определенного
блока или список членов семьи.
10. Ввод замечаний по нарушению административного режима проживания.
11. Поиск свободных мест во всех корпусах общежития.
12. Поиск должников по оплате проживания на заданную дату.
13. Поиск по одному или совокупности признаков (например: фамилия, имя,
отчество, номер общежития, блока, комнаты, категория, факультет, учебная группа,
подразделение, месячная оплата проживания и т. п.).
Все учётные информационно-поисковые и отчётные операции сводятся к заполнению типовых экранных форм необходимыми данными, процесс заполнения интуитивно понятный и не требует специальной подготовки.
Оплата проживания является операцией, которая поддерживает ряд особенностей, например, таких как:
документированное подтверждение факта оплаты (печать квитанций), возможность предоплаты,
погашение задолженности;
применение гибких тарифов для различных категорий жильцов.
АРМ «Инспектор но режиму» предназначено для контроля соблюдения административно-правового и паспортно-визового режима проживающими и юс ими Студгородка . Имеет следующие функции:
- Просмотр списков, сформированных из проживающих и зарегистрированных лиц. (Демонстрация)
- Поиски и передача аналитического материала потребителям Ввод замечаний по нарушению административного режима проживания,
- Ввод нарушения
АРМ «Вахтер» предназначено для контроля пропускного режима на вахтах Студгородка РХТУ и имеет следующие функции:
– ввод данных с документов посетителя, прибывшего в общежитие;
– отметка убытия посетителя или гостя;
– выдача списков о персональных данных всех посетителей;
– поиск запрошенных данных в списках посетителей и передача нужных сведений потребителю в бумажном или электронном виде.
Все АРМ АСУ «СТУДГОРОДОК» имеют современный графический интерфейс пользователя. При этом, дружественность и интуитивная ясность интерфейса позволили сравнительно быстро обучить весь персонал, общей численность 32 сотрудника.
АСУ «СТУДГОРОДОК», введенная в действие в 2000 году прошла серьезное испытание в процессе практической эксплуатации и показала высокую эффективность, обеспечив преимущества, которые сегодня стали повседневной практикой, а именно:
- Корпоративное использование обобщенных данных о бизнес процессах
управления студенческим городком устраняет «дублирования» данных и управленческих
решений,
- Повышает оперативность обслуживания жителей студенческого городка и
улучшает его качество,
- Позволяет снижать финансовые и материальные издержки,
- Обеспечивает большую прозрачность и объективность при составлении отчётов
и финансовых документов,
- Позволяет проводить анализ деятельности по распределению жилищного фонда
и более тесно координировать работу с учебными и научными подразделениями
университета.
- Посредством высокой информированности, позволяет улучшать работу но
обеспечению безопасного проживания в студенческом городке.
- Позволяет обеспечивать более высокий уровень квалификации работников студенческого городка и технической оснащённости их рабочих мест.
Сегодня можно констатировать, что принятые и реализованные
организационные, технические и программные решения вполне оправдались. Более того, анализ организационных структур управления и структур жилищных фондов студенческих городков показывает, что АИС «СТУДГОРОДОК» реализует большую часть типовых информационных потребностей в управлении ими.
С учетом того, что программно-техническая реализация системы является масштабируемой и в значительной мере типовой, можно рассматривать ее как одно из типовых решений в этой области.
