УТВЕРЖДАЮ:
Директор МУ «ПМЦБС»
«__» ___________ 2011 г.
Программа
«Ретроспективная конверсия карточных каталогов
Центральной библиотеки
МУ «Печорская межпоселенческая
централизованная библиотечная система
на 2010 – 2013 гг.»
г. Печора
2010
Программа
«Ретроспективная конверсия карточных каталогов
Центральной библиотеки
МУ «Печорская межпоселенческая централизованная библиотечная система
на гг.»
Паспорт Программы.
Наименование Программы: | Ретроспективная конверсия карточных каталогов Центральной библиотеки МУ «ПМЦБС» |
Обоснования для разработки Программы: | Федеральный Закон «О библиотечном деле» (1994 г.) Закон Республики Коми «О библиотечном деле и обязательном экземпляре документов» (1996 г.) |
Разработчики Программы: | Отдел комплектования и обработки литературы Центральной библиотеки МУ «Печорская межпоселенческая централизованная библиотечная система» |
Цель Программы: | Обеспечение свободного доступа пользователям к оперативной и максимально полной информации о составе и содержании документов, находящихся в фондах МУ «ПМЦБС» в режимах удаленного доступа (web-технологии) и локального доступа |
Участники Программы | Отдел комплектования и обработки литературы Центральной библиотеки МУ «ПМЦБС» Отдел обслуживания Центральной библиотеки МУ «ПМЦБС» Информационно-библиографический отдел Центральной библиотеки МУ «ПМЦБС» |
Сроки реализации Программы: | гг. |
Основные мероприятия Программы: | Перевод карточных каталогов в электронную форму |
Ожидаемые результаты реализации Программы: | Приведение библиографических информационных ресурсов в соответствие с имеющимися фондами МУ «ПМЦБС» и потребностями пользователей, в том числе удаленных |
Источники финансирования Программы: | Бюджет МУ «ПМЦБС» |
Система организации контроля за исполнением Программы: | Контроль за реализацией Программы осуществляется администрацией МУ «ПМЦБС» |
1. Анализ ситуации, обоснование и описательная часть проблемы ретроспективной конверсии карточных каталогов в электронную форму, на решение которой направлена Программа.
Термин "ретроспективная конверсия" обозначает процесс переработки карточных каталогов (КК) на ретроспективную часть фонда в машиночитаемый формат. Процесс ретроспективной конверсии направлен на создание или пополнение электронных каталогов и баз данных.
Ретроспективная конверсия КК в машиночитаемые является одной из самых приоритетных задач всех библиотек мира - от небольших публичных до крупнейших национальных, так как определяющей чертой деятельности современной библиотеки является создание инструментов (например, электронного каталога), связывающих ее с ресурсами других библиотек. Впервые в России задача разработки национальных и региональных подходов в решении проблемы конверсии была обсуждена на семинаре, проведенном ГПНТБ России в 1991 г., в котором принимали участие отечественные и зарубежные библиотеки-члены ИФЛА.
Рекомендуются следующие способы конверсии: ручной и автоматизированный
· ручной способ для избирательной (выделение приоритетных тематических разделов) переработки каталожных карточек отделов Центрального систематического каталога на отраслевой фонд МУ «ПМЦБС»:
2 Естественные науки
3 Техника
4 Сельское и лесное хозяйство
5 Медицина
6/8 Общественные и гуманитарные науки
9 Литература универсального содержания;
· ручной (содержательная обработка документов краеведческой тематики de visu);
· ручной (использование ручного труда - клавиатурный ввод) для сплошной полной переработки каталожных карточек Центрального алфавитного каталога на коми языке;
· автоматизированный (заимствование готовых библиографических записей) из внешних источников и, в частности, из:
1. СКБР - Сводного каталога библиотек России НИБЦ ЛИБНЕТ для конверсии отделов Центрального систематического каталога:
2 Естественные науки
3 Техника
4 Сельское и лесное хозяйство
5 Медицина
6/8 Общественные и гуманитарные науки
9 Литература универсального содержания
2. Корпорации библиотек Коми «Чукор» для ввода раздела алфавитного каталога книг на коми языке и документов краеведческой тематики, а также для конверсии отделов Центрального систематического каталога
· смешанный (ручной и автоматизированный) способы переработки для восстановления утраченных или испорченных каталожных карточек.
Автоматизированный способ ретроконверсии был внедрен в практику работы в результате участия Национальной библиотеки Республики Коми в федеральном проекте Центра ЛИБНЕТ «Создание и ведение Сводного каталога библиотек России». С 2010 года МУ «Печорская межпоселенческая централизованная библиотечная система» является корпоративным пользователем Центра ЛИБНЕТ с правом бесплатного заимствования БЗ из СКБР.
На 01.10.2010 г. фонд МУ «ПМЦБС» составлял 319180 экз. (в названиях фонд не учитывался). На 01.01.2010 фонд отраслевой литературы составлял 42,5% всего документного фонда МУ «ПМЦБС».
Электронный каталог на русском и коми языках включает 13000 БЗ, что составляет приблизительно 4,1% названий активно используемого фонда (в экземплярах процент больше). В Программе предусматривается ретроконверсия Центрального систематического каталога на отраслевой фонд. В % отраслевой Центральный систематический каталог составляет 65,2 (45 ящиков из 6ящика ЦСК содержат карточки на фонд художественной литературы, ретроконверсия данного фонда в Программе не предусматривается.
В процессе подготовки к ретроконверсии подготовлены инструктивно-методические материалы, отражающие особенности ввода БЗ в PCBS, технологические инструкции на процессы заимствования из СКБР и Чукор, проведены практикумы для участников ретроконверсии, сотрудниками отдела обработки Национальной библиотеки проведен обучающий семинар. В дальнейшем планируется делать упор на содержательной обработке документов de visu, что в конечном итоге будет способствовать максимально полной информации о составе и содержании фондов.
Проблема полной ретроконверсии карточных каталогов (КК) в машиночитаемую форму приобретает особую актуальность при внедрении в практику работы АРМа «Книговыдача». В связи с последним, конверсия становится не только желаемой, но и необходимой.
Мировая практика (в т. ч. и российская) показывает, что конверсия каталогов является мероприятием, выходящим за рамки повседневной работы библиотеки. В зарубежных странах и, отчасти, в России для её проведения заключается договор со специализированными фирмами, имеющими соответствующее оборудование и кадры.
Исходя из объективной реальности для выполнения процесса конверсии в Центральной библиотеке МУ «ПМЦБС» создается постоянно действующая группа специалистов (из 3 человек), планирующая и осуществляющая последовательное конвертирование каталогов.
Этапы ретроконверсии:
1 этап «Подготовительный этап (кадры, функции, объемы и сроки) выполняют специалисты отдела комплектования и обработки литературы и отдела обслуживания Центральной библиотеки;
2 этап «Технология заимствования БЗ на выбранные документы»;
3 этап «Подгрузка в PCBS и окончательное редактирование»
Цель Программы:
Обеспечение свободного доступа пользователям к оперативной и максимально полной информации о составе и содержании документов, находящихся в фондах МУ «ПМЦБС» в режимах удаленного доступа (web-технологии) и локального доступа (в т. ч. через CD-ROM – для библиотек, не имеющих качественного доступа в ИНТЕРНЕТ)
Задачи:
В рамках общей цели задачами отделов Центральной библиотеки являются:
· включение в годовые планы работы ОКиО, отдела обслуживания ЦБ, Информационно-библиографического отдела раздела «Ретроконверсия» (кадры, функции, объемы работы и сроки ее выполнения; статистические учетные формы, оборудование, материалы);
· обучение специалистов в области машиночитаемой каталогизации;
· выбор и адаптация технологии ретроконверсии;
· поэтапное внедрение новой технологии;
· ввод в ЭК PCBS БЗ на ретроспективные фонды;
· координация взаимодействия между отделами;
· списание дублетной, многоэкземплярной литературы из фондов Центральной библиотеки;
· сопровождение всех процессов сотрудниками ОКиО ЦБ
Ресурсное обеспечение:
Дополнительные АРМы Каталогизатор с подключением к локальной сети и доступом в Интернет
· Для отдела обслуживания Центральной библиотеки
· Для отдела комплектования и обработки литературы Центральной библиотеки
Ожидаемые результаты ретроконверсии:
o предоставление полного, существенно более оперативного и широкого доступа к информации о составе и содержании фондов библиотек МУ «ПМЦБС»;
o улучшение библиотечного сервиса;
o повышение обращаемости ретроспективного фонда;
o повышение качества справочно-библиографического обслуживания пользователей библиотек МУ «ПМЦБС»;
o решение проблемы неизбежной утраты каталожных карточек, приводящей к исключению изданий из оборота
o обеспечение сохранности фондов;
o более эффективную работу МБА, основанную на предоставлении полной информации о наличии издания в библиотеках системы;
Особую актуальность проблема полной ретроконверсии карточных каталогов (КК) в машиночитаемую форму приобретает при внедрении в практику работы библиотеки АРМ «Книговыдача». В связи с последним, конверсия становится не только желаемой, но и необходимой.
Система мероприятий по реализации Программы на гг.
№ п/п | Технологические процессы и их последовательность | Ожидаемые результаты | Координаторы и исполнители | Сроки и объемы реализации меропроприятий | Сумма, требуемая для реализац. (руб.) |
1 | 2 | 4 | 5 | 6 | 7 |
I этап – Подготовительный (кадры, функции, объемы и сроки) | |||||
Определение объекта конверсии (центральный систематический каталог) | ОКиО Отдел обслуживания ЦБ, ИБО | 2010 г., 3 квартал | |||
Выявление приоритетов в конверсии (на отраслевую ретроспективную часть фонда, наиболее спрашиваемую часть фонда художественной литературы) | ОКиО Отдел обслуживания ЦБ, ИБО | 2010 г., 3 квартал | |||
Количественная оценка массива карточек, подлежащих конверсии всего и по годам (исходя из примерной нормы количества карточек в 1 ящике систематического каталога) 2010 63 отдел (4 ящика) №№ 97-100 2011 Краеведческий фонд (300 назв., частично de visu) Алфавитный каталог книг на коми языке (из КБК «Чукор»). Создать базу KOMI Юридические науки. Военное дело (67-68 отделы (2 ящика, №№ 000-107) Философские науки (87 отдел (2 ящика, №№ 000,148) Психология (88 отдел (1 ящик, № 000) Экономика (65 отдел (4 ящика №№ 000-104) 2012 Политика (66 отдел (1 ящик № 000) Религия (86 отдел(1 ящик № 000) Естественные науки (2 отдел (5 ящиков, №№ 82-86) Технические науки (3 отдел (6 ящиков, №№ 87-92) 2013 Сельское и лесное хозяйство (4 отдел (2 ящика, №№ 93-94) Медицина (5 отдел (2 ящика, №№ 95-96) Культура. Наука. Просвещение (71-79 отделы (4 ящика, №№ 000-111) Искусство (85 отдел (5 ящиков №№ 000-145) Языкознание, литературоведение (5 ящиков; 81,83 отделы, ящики №№ 000-116) | 3000 5100 6500 7000 | ОКиО | 2010 г., 3-4 квартал | ||
Выбор методики (автоматизированный – заимствование готовых библиографических записей из внешних источников: СКБР и КБК «Чукор»; ручной – для избирательной переработки каталожных карточек центрального систематического каталога; смешанный (ручной и автоматизированный – для восстановления утраченных или испорченных каталожных карточек, восполнение Центрального систематического каталога непосредственно с документов фонда Центральной библиотеки) | ОКиО | 2010 г., 4 квартал | |||
Планы мероприятий ОКиО и Отдела обслуживания Центральной библиотеки по ретроспективной конверсии карточных каталогов Центральной библиотеки | ОКиО Отдел обслуживания ЦБ Информационно-библиографический отдел | 2010 г., 4 квартал | |||
Подготовка рабочего места на абонементе для установки АРМа Каталогизатор | Администрация | 2010 г., 4 квартал | |||
Подготовка рабочих инструкций: · Особенности ввода БЗ в PCBS · Редактирование импортированных БЗ по страницам рабочего листа · Сверка с СКБР и подгрузка в ИРБИС · Импорт библиографических записей из КБК «Чукор» | ОКиО | 2010 г., 4 квартал | |||
Подготовка проекта приказа «О реализации Программы «Ретроспективная конверсия карточных каталогов Центральной библиотеки МУ «ПМЦБС» на гг.» | ОКиО | 2010 г., 4 квартал | |||
II этап – Технология заимствования БЗ на выбранные документы | |||||
Создание рабочих БД отделов: · RTR – Ретроконверсия для сотрудников читального зала и ИБО · 111 – база для абонемента Центральной библиотеки | ОКиО | 2010 г., 3 квартал | |||
Обучение специалистов отделов – фондодержателей комплексу работ, связанных с ретроконверсией Семинар по ретроконверсии с участием специалистов Национальной библиотеки Республики Коми |
Администрация | 2010 г., 4 квартал 2010 г., 4 квартал | |||
Сверка карточек конкретного раздела систематического каталога с учетным каталогом: · запись инвентарного номера на обороте карточки СК · уточнение места нахождения документа · к-во экземпляров в структурных подразделениях | ОКиО | гг. | |||
Сверка карточек на книги, состоящие на инвентарном учете (поступления до централизации 1976 г.) по алфавитному каталогу, запись на обороте карточки СК инвентарного номера с приставкой и№№№ | ОКиО | гг. | |||
Сверка с базой PCBS на наличие БЗ | ОКиО | гг. | |||
Поиск записей в СКБР и каталогах КБК «Чукор» на отсутствующие в ЭК PCBS | ОКиО Отдел обслуживания ЦБ ИБО | гг. | |||
Проверка соответствия БЗ и выбор лучшей записи для импорта в электронный каталог | ОКиО Отдел обслуживания ЦБ ИБО | гг. | |||
Выгрузка БЗ | ОКиО Отдел обслуживания ЦБ | гг. Примерная норма в день – 43 БЗ на одного библиотекаря | |||
Подгрузка БЗ в АИБС «ИРБИС» | ОКиО Отдел обслуживания ЦБ ИБО | гг. | |||
Глобальная корректировка импортированных библиографических записей | ОКиО | гг. | |||
Выделение карточек, на которые отсутствуют БЗ в СКБР и КБК «Чукор». Внести в электронный каталог данные с библиографической карточки, в случае отсутствия полных данных, формировать запись в ЭК непосредственно с документа (книги, брошюры, некнижных изданий) | ОКиО Отдел обслуживания ЦБ ИБО | гг. | |||
III этап – Подгрузка в PCBS и редактирование | |||||
1. | Подгрузка в PCBS | ОКиО | гг. | ||
2. | Проверка соответствия описаний (элементы библиографического описания) | ||||
3. | Доввод своих данных (инв. №, сиглы хранения, КС, полочного и каталожного шифра). Примерная норма в месяц – не менее 43 БЗ | ОКиО | гг. | ||
4. | Дописывание ключевых слов, предметных рубрик, при необходимости ввод содержания книги | ОКиО Отдел обслуживания ИБО | гг. | ||
Организационное, информационное обеспечение реализации программы | |||||
Обеспечение механизма реализации программы: | |||||
организация работы постоянно действующего практикумов по ретроспективной конверсии на базе ОКиО для сотрудников ОКиО, Отдела обслуживания, Информационно-библиографического отдела Центральной библиотеки | |||||
осуществление контроля за ходом выполнения программных мероприятий | |||||
участие в Федеральном проекте НИБЦ ЛИБНЕТ | |||||
организация и проведение программных мероприятий | |||||
Сопровождение всех процессов ретроконверсии на всех этапах (рабочие инструкции, обучение, консультации и т. д.) | |||||
Продвижение новых услуг ЭК через КБК «Чукор» и сайт МУ «ПМЦБС» |
План реализации Программы
«Ретроспективная конверсия карточных каталогов
Центральной библиотеки МУ «Печорская межпоселенческая централизованная библиотечная система»
на 2011 год
Отдел Центральной библиотеки | Исполнители | Технологические процессы и их последовательность | Объект ретроконверсии | Рабочая БД отдела | Сроки и объёмы заимствования БЗ из СКБР и СКБ РКоми КБК «Чукöр» |
ОКиО | 1. Просмотр раздела систематического каталога или раздела фонда для следующих целей: · для определения БЗ на устаревшие издания, которые не должны находится в фонде и, значит, не подлежат ретроконверсии и вводу в ЭК; · для определения БЗ на издания, находящиеся в фондах Центральной библиотеки, а также в фондах других городских филиалов; БЗ на издания из фондов сельских филиалов не подлежат ретроконверсии; · так как в систематическом каталоге расставлена карточка с БЗ на последнее издание, уточнить, следует ли вводить в ЭК БЗ на предыдущие издания; · 2. Сверка карточек конкретного раздела СК с базой PCBS на наличие БЗ; 3. Сверка карточек конкретного раздела систематического каталога с учетным каталогом: - запись инв. № на обороте карточки СК; - уточнение места хранения документа; - количество экз. в структурных подразделениях. 4. Сверка карточек на книги, состоящие на инвентарном учете по центральному алфавитному каталогу, запись на обороте карточки СК инв.№ с буквой И; 5. Поиск записей в СКБР и каталогах КБК «Чукöр». Выгрузка и подгрузка БЗ в PCBS; 6. Выделение карточек, на которые отсутствуют БЗ в СКБР и КБК «Чукöр». Внести в ЭК данные с библиографической карточки, в случае отсутствия полных данных, формировать запись в ЭК непосредственно с документа (книги, брошюры, некнижных изданий); 7. Подгрузка в PCBS из БД отделов (RTR, 111): - проверка соответствия описаний (элементы биб. описания); - ввод инв. №, сиглы хранения, КС, полочного и каталожного шифра; - дописывание КС (ключевые слова), ПР (предметная рубрика), содержания книги. 8. Хронометраж объема ретроконверсии (утверждение месячной нормы на 1 сотрудника) | Краеведческий фонд (300 назв., частично de visu) Алфавитный каталог книг на коми языке (0,5 ящика №76) 65.054-65.9 Экономика (ящики №№ 000-104) 67.410-67.93 Право. Юридические науки (0,5 ящика № 000) 68 Военное дело (0,5 ящика, № 000) 87 Философия (1 ящик, № 000) | PCBS – Печорская ЦБС | В месяц 43 записи на одного исполнителя. Всего в месяц 129 записей. | |
Сотрудники абонемента ЦБ | Просмотр раздела систематического каталога или раздела фонда для следующих целей: · для определения БЗ на устаревшие издания, которые не должны находится в фонде и, значит, не подлежат ретроконверсии и вводу в ЭК; Последующее списание устаревших и ветхих изданий; · для определения БЗ на издания, находящиеся в фондах Центральной библиотеки, а также в фондах других городских филиалов; БЗ на издания из фондов сельских филиалов не подлежат ретроконверсии; · так как в систематическом каталоге расставлена карточка с БЗ на последнее издание, уточнить, следует ли вводить в ЭК БЗ на предыдущие издания; · 1. Выбор варианта ретроконверсии:
2. Сверка карточек на книги, состоящие на инвентарном учете по центральному алфавитному каталогу, запись на обороте карточки СК инвентарного номера с буквой и перед номером, например: и2211; 3. Поиск записей в СКБР и каталогах КБК «Чукöр». Выгрузка и подгрузка БЗ в рабочую базу 111; 4. Выделение карточек, на которые отсутствуют БЗ в СКБР и КБК «Чукöр». Внести в ЭК данные с библиографической карточки, в случае отсутствия полных данных, формировать запись в ЭК непосредственно с документа (книг, брошюр, некнижных изданий); | 65 Экономика 65-65.053 (2 ящика № 000-102) | 111 - Абонемент | В месяц 43 записи на одного исполнителя. Всего в месяц 86 записей. | |
Сотрудники читального зала ЦБ | Просмотр раздела систематического каталога или раздела фонда для следующих целей: · для определения БЗ на устаревшие издания, которые не должны находится в фонде и, значит, не подлежат ретроконверсии и вводу в ЭК; · для определения БЗ на издания, находящиеся в фондах Центральной библиотеки, а также в фондах других городских филиалов; БЗ на издания из фондов сельских филиалов не подлежат ретроконверсии; · так как в систематическом каталоге расставлена карточка с БЗ на последнее издание, уточнить, следует ли вводить в ЭК БЗ на предыдущие издания; · Выбор варианта ретроконверсии:
2. Сверка карточек на книги, состоящие на инвентарном учете по центральному алфавитному каталогу, запись на обороте карточки СК инвентарного номера с буквой и перед номером, например: и2211; 3. Поиск записей в СКБР и каталогах КБК «Чукöр». Выгрузка и подгрузка БЗ в рабочую базу RTR; 4. Выделение карточек, на которые отсутствуют БЗ в СКБР и КБК «Чукöр». Внести в ЭК данные с библиографической карточки, в случае отсутствия полных данных, формировать запись в ЭК непосредственно с документа (книг, брошюр, некнижных изданий); | 67 Юридические науки 67-67.409 | RTR - Ретроконверсия | В месяц 43 записи на одного исполнителя. Всего в месяц 129 записей. | |
ИБО | Просмотр раздела систематического каталога или раздела фонда для следующих целей: · для определения БЗ на устаревшие издания, которые не должны находится в фонде и, значит, не подлежат ретроконверсии и вводу в ЭК; · для определения БЗ на издания, находящиеся в фондах Центральной библиотеки, а также в фондах других городских филиалов; БЗ на издания из фондов сельских филиалов не подлежат ретроконверсии; · так как в систематическом каталоге расставлена карточка с БЗ на последнее издание, уточнить, следует ли вводить в ЭК БЗ на предыдущие издания; · Выбор варианта ретроконверсии:
2. Сверка карточек на книги, состоящие на инвентарном учете по центральному алфавитному каталогу, запись на обороте карточки СК инвентарного номера с буквой и перед номером, например: и2211; 3. Поиск записей в СКБР и каталогах КБК «Чукöр». Выгрузка и подгрузка БЗ в рабочую базу RTR; 4. Выделение карточек, на которые отсутствуют БЗ в СКБР и КБК «Чукöр». Внести в ЭК данные с библиографической карточки, в случае отсутствия полных данных, формировать запись в ЭК непосредственно с документа (книг, брошюр, некнижных изданий); | 88 Психология | RTR - Ретроконверсия | В месяц 43 записи на одного исполнителя. Всего в месяц 86 записей |
Таким образом, в месяц сотрудниками ЦБ будет заимствоваться из СКБР, КБК «Чукöр» и вноситься в БД ручным способом 430 библиографических записей
В год – 5160 БЗ.
