Пояснения к требованиям по управлению документацией структурного подразделения

Пояснения к требованиям по управлению документацией структурного подразделения

	Пункт стандарта ИСО 9001:2008	Документы, отражающие пункт стандарта	Требования к управлению документом
4.2	Требования к документации
	Документы, регламентирующие деятельность подразделения	Перечень документов, регламентирующих деятельность подразделения	Наличие и своевременная актуализация (примерный перечень – в НБ СМК МарГУ)
Записи и данные по качеству подразделения	Перечень записей и данных по качеству подразделения	Наличие и своевременная актуализация (примерный перечень – в НБ СМК МарГУ)
Доступ к актуальным (действующим) документам	1 Документы номенклатуры дел подразделения	Соответствие перечню НД подразделения Соответствие требованиям ведения НД подразделения
2 Выход на официальные базы документов «Гарант», официальный сайт Минобрнауки РФ http://www. edu/ru., нормативная база СМК МарГУ и др. (указаны в ДП СМК 4.2.3.01 Управление документацией)	Знание и беспрепятственный доступ к базам Идентификация актуальности распечатанного документа соответствующей надписью
Папка номенклатуры дел «Документы СМК»	1 Цели подразделения в области качества 2 Перечень документов, регламентирующих деятельность подразделения (актуализированный) 3 Перечень записей и данных по качеству подразделения (актуализированный) 4 Журнал ознакомления с документами СМК 5 Документы по внутреннему аудиту, поступающие из ОМКО 6 Журнал регистрации несоответствий и наблюдений по результатам внутренних аудитов	Наличие в папке, актуальность
5.3	Политика руководства в области качества	Политика руководства в области качества от 05г.	1 Наличие записи об ознакомлении (в журнале ознакомления с документами СМК, либо в соответствующем протоколе)
2 Понимание персоналом. Главная цель, заявленная в Политике – работа на потребителя, повышение его удовлетворённости качеством образовательных услуг.
5.4.1	Цели в области качества	Отчёт о выполнении целей за предыдущий учебный год	Наличие записей о результатах анализа выполнения целей за предыдущий учебный год
Цели в области качества на текущий учебный год	1Соответствие Политике и целям университета, измеримость
2 Соответствие установленной форме (альбом бланков МарГУ)
3 Наличие плана мероприятий по достижению поставленных целей
4 Знание поставленных целей персоналом
5 Наличие записей об ознакомлении с целями МарГУ в области качества, с целями подразделений в области качества
5.4.2	Планирование СМК Планы работ подразделений	Наличие плана работы подразделения за предыдущий год	Соответствие установленной форме
Наличие отчёта о выполнении плана работы подразделения за предыдущий год	Наличие отметок о выполнении в плане, записи в протоколах заседаний
Наличие плана работы подразделения на текущий учебный год	1 Соответствие установленной форме
2 Наличие информации в разделе «Контроль работы факультета/института, кафедры» в соответствии со сводным планом проверок МарГУ
5.5.1	Ответственность и полномочия	Наличие ПСП и ДИ работников подразделения	1 Соответствие требованиям к оформлению согласно МИ СМК 5.5.1
2 Наличие штампа на документе «учтённый экземпляр»
3 Наличие информации о разработке и актуализации ПСП и ДИ в плане работы подразделения (при необходимости разработки и актуализации)
4 Наличие подписей своевременного ознакомления с ПСП и ДИ вновь принятых на работу в оригиналах и копиях
Своевременное внесение изменений в ПСП и ДИ в соответствии с МИ СМК 5.5.1	В соответствии с требованиями раздела 4.2.1 (п.6) МИ СМК 5.5.1
Приказы, распоряжения о дополнительных функциях и полномочиях сотрудников (уполномоченных по качеству, кураторов и др.)	1 Наличие в подразделении
2 Наличие записей об ознакомлении сотрудников, чьих дополнительных функций и полномочий касается приказ, распоряжение («с приказом ознакомлен», «с распоряжением ознакомлен»)
5.5.3	Внутренний обмен информацией	Своевременное доведение информации до персонала
Участие в заседаниях Совета университета по качеству	Участие в заседаниях СК членов Совета, заведующих кафедрами, уполномоченных по качеству, руководителей структурных подразделений и др.
Информация на сайте вуза, на сайте ОМКО	Своевременное ознакомление с информацией на сайте и доведение её до руководителей подразделений и персонала.
Электронная рассылка информации	Своевременное доведение рассылаемой информации до указанных адресатов
Рассылка информации на бумажных носителях УДО	Своевременное доведение информации до указанных адресатов
Проведение обучающих семинаров	Участие в обучающих семинарах
5.6	Анализ со стороны руководства	Анализ результатов аудитов	1 Включение вопросов анализа тех или иных результатов в повестки заседаний коллегиальных совещательных органов факультета/института, кафедры 2 Наличие записей по результатам анализа (решения в протоколах заседаний факультета/института, кафедры, подразделения)
Анализ результатов рейтинговой оценки деятельности ППС
Анализ результатов самооценки деятельности вуза
Анализ результатов анкетирования удовлетворённости потребителей
Анализ результатов основных видов деятельности подразделения (учебной, научной и др.)
Анализ выполнения корректирующих и предупреждающих действий по результатам аудитов
Выполнение решений УС факультета/института, заседаний УМК, заседаний кафедры и т. п.
6.2.2	Компетентность, подготовка и осведомлённость персонала – переподготовка и повышение квалификации персонала	Документы по планированию переподготовки и повышения квалификации персонала	1 Наличие информации в плане работы подразделения или отдельного плана по повышению квалификации персонала
2 Наличие соответствующих записей о повышении квалификации персонала
3 Наличие записей о результативности повышения квалификации персонала в соответствии с Показателями оценки результативности повышения квалификации ППС (размещены в НБ СМК МарГУ)
6.3	Инфраструктура Необходимая информация об имеющейся инфраструктуре подразделения: здания/помещения, средства труда, техническое и программное оборудование для процессов, службы обеспечения – транспорт, связь, информационные системы	1 Перечень лабораторий, кабинетов, аудиторий 2 Перечень средств измерений, испытаний, контроля 3 Перечень основного оборудования и программных средств кабинета/лаборатроии (факультета/института, кафедры) 4 Другие перечни 5 Журнал технической готовности оборудования лабораторий	1Актуальность перечней
2 Выполнение требований к ведению журналов
6.4	Производственная среда	Документы по охране труда и технике безопасности в соответствии с перечнем документов по ОТ и ТБ факультета/института, кафедры, размещённым в НБ СМК МарГУ.	Наличие и актуальность документов по управлению производственной средой
7	Процессы жизненного цикла продукции	Документация по управлению учебным и научным процессами	Требования соответствующих нормативных документов (Положений, инструкций и др.)
8.2	Мониторинг и измерение Папка «Документы мониторинга деятельности подразделения» Мониторинг - постоянное наблюдение за каким-либо процессом с целью выявления его соответствия желаемому результату или первоначальным предположениям. Показывает динамику развития процесса	1 Показатели мониторинга деятельности факультетов/институтов, кафедр (документ размещён в нормативной базе СМК МарГУ)	Заполнить показатели мониторинга в электронном виде за учебный год на основании годовых отчётов о работе факультетов/институтов, кафедр
2 Другие записи по результатам мониторинга	Наличие записей по мониторингу образовательных результатов
Примечание: при работе с документами обращаться к Памятке по управлению документацией СМК в подразделении для руководителей структурных подразделений, размещённой в нормативной базе СМК