Общие условия участия в выставках, организуемых
Выставочным центром КОСКа «Россия»
1. Заявка на участие в выставке и регистрация
Организация, желающая принять участие в выставке в качестве экспонента, направляет в адрес Выставочного центра КОСКа «Россия» (в дальнейшем «Устроитель») заполненный, подписанный руководителем и заверенный печатью организации, договор-заявку (Форма 1), принимая на себя обязательства по настоящим «Общим условиям участия в выставках, организуемых Выставочным центром КОСКа «Россия». Экспонент обязуется соблюдать все инструкции внутреннего распорядка Устроителя, а также нормы действующего законодательства. Все изменения и дополнения к условиям, указанным в Договоре-заявке, должны быть утверждены Устроителем в письменном виде. Пожелания Экспонента по месторасположению стенда учитываются Устроителем по мере возможности. Устроитель оставляет за собой право по организационно-техническим причинам изменить месторасположение предоставляемого стенда, о чем своевременно информирует Экспонента. Устроитель не несет ответственности за потери, связанные с отменой, отсрочкой, сокращением выставки по причинам от него не зависящим.
Для официального каталога выставки Экспонент предоставляет информацию о своей организации. В случае ее непоступления в установленные сроки, Устроитель помещает в официальном каталоге информацию об Экспоненте на основании имеющихся у Устроителя данных об Экспоненте.
2. Стоимость участия и условия оплаты
Оплата участия производится путем безналичного перечисления денежных средств либо наличным путем на основании выставленного Устроителем счета в указанные в нем сроки. Предоставление Экспоненту выставочного стенда (площади) гарантируется только при соблюдении всех установленных сроков и размеров платежей. При их несоблюдении Устроитель вправе отказать Экспоненту в участии в выставке.
Стоимость участия включает в себя стоимость выставочного стенда/площади и регистрационного сбора.
Стоимость выставочного стенда/площади (Форма 2) включает в себя:
- стоимость самого стенда/ площади (Форма 2.1),
- стоимость дополнительного оборудования (Форма 2.2);
- стоимость рекламно-информационных и дополнительных услуг (Форма 3);
- организационные расходы (стоимость общего электроосвещения, отопления и др. коммунальных услуг; стоимость общей охраны выставочной территории; стоимость страхования выставочных помещений от пожара и стихийных бедствий на весь период выставки; стоимость работы обслуживающего персонала; стоимость общей уборки территории и вывоз мусора; стоимость общей рекламы выставки).
Регистрационный взнос включает в себя публикацию в официальном каталоге выставки информации об Экспоненте в объеме 300 знаков; один экземпляр официального каталога выставки; художественное оформление выставки; расходы по процедуре открытия и закрытия; расходы по проведению пресс-конференции; информационные расходы (бэджи, пригласительные билеты и т. д.). В счет регистрационного сбора Экспоненту предоставляется до 10 пригласительных билетов на выставку. Регистрационный взнос также включает участие в бизнес-фуршете одного представителя фирмы-участника.
3. Отказ от участия
Заполнение Договора-заявки и его получение Устроителем означает, что Экспонент согласен произвести полную оплату согласно выставляемым счетам. В случае отказа от участия в выставке после подписания Договора-заявки, Экспонент обязан известить об этом Устроителя в письменной форме, дата получения извещения Устроителем считается датой отказа. Под отказом понимается либо отказ от участия в выставке в целом, либо сокращение заявленного выставочного стенда (площади). Экспонент обязан заплатить штрафные санкции, которые составляют 50% от суммы оплаты выставочного стенда (площади) при отказе менее чем за три недели и 100% при отказе менее чем за одну неделю до открытия выставки.
Неустойка уплачивается отказавшимся от участия в выставке Экспонентом независимо от того, оставляет ли Устроитель площадь свободной или же передает ее другому Экспоненту. Регистрационный сбор при отказе от участия Экспоненту не возвращается.
4. Транспортировка экспонатов и такелажные работы
Доставка грузов на выставочную площадь осуществляется Экспонентом в течение установленного Устроителем времени. Такелажные работы на территории выставочного комплекса производятся за счет Экспонента.
5. Монтаж и демонтаж экспонатов
Монтаж экспонатов начинается в сроки, установленные Устроителем, и должен быть закончен не позднее, чем за 16 часов до момента официального открытия выставки. Монтаж и демонтаж экспонатов производятся Экспонентом. Демонтаж и вынос экспонатов производится только после официального окончания работы выставки. В случае невозможности демонтажа Экспонентом своих экспонатов в установленный срок, Устроитель имеет право поместить экспонаты на склад. Расходы по складированию несет Экспонент. Экспонент должен иметь официального представителя, присутствующего в выставочном павильоне в течение всего срока выставки, а также во время монтажа и демонтажа. Работа обслуживающего персонала Устроителя сверх установленного времени оплачивается дополнительно по установленным ставкам.
6. Распространение рекламной продукции, продажа со стендов образцов
Печатная продукция и рекламные материалы могут распространяться Экспонентом только на предоставленной ему выставочной площади. Проведение рекламных акций вне выставочного стенда производится только с разрешения Устроителя и оплачивается отдельно. Продажа товаров и экспонатов возможна только на выставке-ярмарке с обязательным соблюдением законодательства Российской Федерации.
7. Правила пожарной и технической безопасности
Экспонент обязан соблюдать правила пожарной безопасности, установленные администрацией выставочного комплекса, и несет ответственность за их нарушение. Устроитель вправе удалять со стендов те изделия, которые не отвечают установленным требованиям безопасности, в том числе по уровню шума, или представляют опасность для окружающих.
8. Ответственность
Устроитель не несет ответственности за потери, кражи или повреждения, нанесенные лицам или экспонатам, в частности, возникшие в результате перевозки грузов Экспонента к месту проведения выставки и обратно. Устроитель принимает все необходимые меры предосторожности (обеспечение круглосуточной профессиональной охраны павильонов и т. д.), но не гарантирует защиту от потерь в часы работы выставки. Экспоненту рекомендуется застраховать свои экспонаты и другое оборудование, за которое он несет ответственность.
Устроитель не несет ответственности за ошибки или пропуски в материалах, подготовленных Экспонентом для каталога.
Экспонент несет ответственность за полученное им во временное пользование выставочное оборудование и конструкции и обязан возместить ущерб по рыночной стоимости в случае его порчи или утраты.
9. Заключительные положения
В случае нарушения Экспонентом настоящих «Общих условий» Устроитель имеет право отказать Экспоненту в предоставлении выставочного стенда (площади). Претензии Экспонента предъявляются Устроителю в письменном виде не позднее последнего дня работы выставки. Споры разрешаются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
