Запуск Access

Запуск Access

После короткого обзора возможностей Access перейдем к описанию начальных действий по запуску Access и открытию файлов баз данных.

Замечание

Мы не описываем здесь процесс установки Microsoft Access 2003, т. к. подробную информацию об установке можно найти в документации, которая входит в комплект поставки.

Для того чтобы запустить Microsoft Access 2003, необходимо:

Нажать кнопку Пуск (Start) на Панели задач в нижней части рабочего стола. Открыть в главном меню пункт Программы (Programms). Выбрать программу Microsoft Access.

Базой данных Access является файл, который имеет расширение mdb. Этот файл может содержать не только все таблицы, но и другие объекты приложений Access — запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

Создание новой базы данных

Для создания новой базы данных необходимо воспользоваться областью задач Создание файла (New file) окна приложения Microsoft Access (см. рис. 1.4). Эта область появляется справа при первом запуске Access. Если вы уже использовали Access для работы с каким-либо файлом и после его закрытия не видите в главном окне этой области, вы можете:

выбрать команду Создать (New) из меню Файл (File) (см. рис. 1.4); нажать кнопку Создать (New) на панели инструментов. На рис. 1.7 она расположена слева от кнопки Открыть (Open).

Любое из этих действий приведет к открытию справа области задач Создание файла (New file).

Замечание

При создании новой базы данных в процессе работы в Access прежняя база данных будет автоматически закрыта. Обратите внимание, что две базы данных в одном окне приложения Access одновременно открытыми быть не могут!

Создать новую базу данных можно тремя способами:

путем создания новой пустой базы данных; созданием копии существующей базы данных; с помощью создания базы данных с использованием шаблона.

1 Создайте новую базу данных «Библиотека».

2 В режиме конструктора создайте следующие таблицы:

Автор: Издательство:

Читатели: Книга:

Выдача:

3 Создайте связи БД

Сервис → Схема данных

Должно соблюдаться обеспечение целостности данных!

4 Создание списка подстановок (используя значения полей другой таблицы) .

Откройте таблицу «Книги» в режиме конструктора, поставьте курсор в строке «Автор», в Свойствах поля выберите вкладыш «Подстановка».

 

В строке «Тип элемента управления» выбрать значение «Поле со списком».

 

Щелкните в строке «Источник строк», а затем на появившуюся кнопку для вызова построителя запросов.

В окне «построитель запросов» выберите таблицу «Автор», а затем поля: autorID, Фамилия, Имя.

В вкладыше «Подстановка» заполните строки следующими значениями:

Присоединенный столбец	1
Число столбцов	3
Ширина столбцов	0см;2,5см;1,5см

В результате при заполнении таблицы «Книга» в поле «Автор» значения выбираются из списка, который соответствует полям «Фамилия» и «Имя» таблицы «Автор».

Далее самостоятельно создайте подстановки:

- для таблицы «Книга» в поле «Издательство» (данные из таблицы «Издательство», поля «ID» и «Название»);

- для таблицы «Выдача» в поле «Читатель» (данные из таблицы «Читатель», поля «ID» и «Фамилия»);

- для таблицы «Выдача» в поле «Книга» (данные из таблицы «Книга», поля «ID» и «Название»);

Создание простого списка подстановок:

Откройте таблицу «Читатель» в режиме конструктора, поставьте курсор в строке «Социальный статус», в Свойствах поля выберите вкладыш «Подстановка».

В строке «Тип элемента управления» выбрать значение «Список».

В строке «Тип источника строк» выбрать значение «Список значений».

В строке «Источник строк» введите: "Студент";"Учащийся";"Служащий";"Рабочий";"Безработный"

5 Значения по умолчанию:

Откройте таблицу «Выдача» в режиме конструктора, поставьте курсор в строке «Дата выдачи», в Свойствах поля «Значение по умолчанию» запишите функцию Date().

При заполнении таблицы в этом поле будет автоматически появляться текущая дата.

В строке «Дата возврата», в Свойствах поля «Значение по умолчанию» запишите функцию Date()+12. В этом поле будет автоматически появляться дата, на 12 дней больше текущей.

6 Заполните таблицы значениями:

Автор
autorID	Фамилия	Имя	Отчество	Страна
1	Пушкин	Александр	Сергеевич	Россия
2	Дюма	Александр		Франция
3	Толстой	Лев	Николаевич	Россия
4	Желязны	Роджер		США
5	Маринина	Александра		Россия
6	Булгаков	Михаил		Россия

Издательство
IzdID	Название	Адрес	Телефон	Страна
1	Аргус		(	Россия
2	Черная кошка		(0	Россия
3	Софит			Россия
4	Молодая гвардия			Россия

Читатели
ChitID	Фамилия	Имя	Отчество	Дата рождения	Адрес	Социальный статус
1	Иванов	Виктор	Семенович	03.08.1987		Учащийся
2	Петров	Константин	Дмитриевич	30.05.1988		Учащийся
3	Полякова	Юлия	Александровна	30.05.1990		Безработный
4	Кучелаева	Светлана	Александровна	03.05.1976		Служащий
5	Каширский	Алексей	Павлович	05.06.1971		Студент
6	Разделкин	Максим	Владимирович	05.06.1989		Студент
7	Логинова	Лидия	Семеновна	10.10.1950		Служащий

Книга
BookID	Название	Автор	Год издания	Издательство	Жанр	Цена	Кол-во страниц	Ком ментарий
1	Три мушкетера	Дюма	01.03.2004	Аргус	Роман	30,00р.	0
2	Евгений Онегин	Пушкин	06.08.2004	Аргус	Поэзия	20,00р.	0
3	Хроники Амбера	Желязны	01.01.1999	Черная кошка	Фантастика	30,00р.	0
4	Медный всадник	Пушкин	01.01.2000	Аргус	Поэзия	40,00р.	0
5	Руслан и Людмила	Пушкин	01.01.1999	Аргус	Поэзия	10,00р.	0
6	Светлый лик смерти	Маринина	01.01.1993	Черная кошка	Детектив	10,00р.	0	No
7	Мужские игры	Маринина	01.01.2001	Черная кошка	Детектив	20,00р.	0	No
8	Мастер и Маргарита	Булгаков	01.01.2002	Софит	Сказка	10,00р.	0	No
9	Собачье сердце	Булгаков	01.01.2000	Софит	Фантастика	10,00р.	0	No
10	Роковые яйца	Булгаков	01.01.2001	Софит	Фантастика	10,00р.	0	No
11	Золотой петушок	Пушкин	01.01.2000	Аргус	Поэзия	10,00р.	0	No
12	Капитанская дочка	Пушкин	01.01.2002	Аргус	Сказка	10,00р.	0	No
13	Королева Марго	Дюма	01.01.2000	Аргус	Драма	10,00р.	0	No
14	Война и мир	Толстой	01.01.1993	Молодая гвардия	Роман	10,00р.	0	No

Выдача
VidID	Читатель	Книга	Дата выдачи	Дата возврата	Дата возврата фактич
2	Иванов	Три мушкетера	17.11.2007	29.11.2007
3	Петров	Евгений Онегин	17.11.2007	29.11.2007
4	Иванов	Евгений Онегин	17.11.2007	29.11.2007
5	Петров	Хроники Амбера	17.11.2007	29.11.2007
6	Полякова	Мужские игры	17.11.2007	29.11.2007
7	Кучелаева	Хроники Амбера	17.11.2007	29.11.2007
8	Полякова	Шестерки умирают первыми	17.11.2007	29.11.2007
9	Полякова	Руслан и Людмила	17.11.2007	29.11.2007
10	Кучелаева	Светлый лик смерти	18.11.2007	30.11.2007
11	Петров	Мужские игры	18.11.2007	30.11.2007
12	Полякова	Медный всадник	18.11.2007	30.11.2007
13	Каширский	Мастер и Маргарита	18.11.2007	30.11.2007
14	Каширский	Золотой петушок	18.11.2007	30.11.2007
15	Разделкин	Собачье сердце	18.11.2007	30.11.2007
16	Разделкин	Королева Марго	18.11.2007	30.11.2007
17	Логинова	Шестерки умирают первыми	21.11.2007	03.12.2007
18	Логинова	Роковые яйца	21.11.2007	03.12.2007
19	Логинова	Евгений Онегин	21.11.2007	03.12.2007
20	Логинова	Капитанская дочка	21.11.2007	03.12.2007
22	Кучелаева	Мастер и Маргарита	21.11.2007	03.12.2007
23	Петров	Золотой петушок	21.11.2007	03.12.2007

6 Создание запросов:

Запрос на выборку: Из базы данных «Библиотека» выбрать Российских авторов.

a.  Выберите вкладку «Запросы», если находитесь в другом окне, щелкните по кнопке «Создать»,

b.  В появившемся диалоговом окне выберите пункт «Конструктор», щелкните по кнопке «ОК».

c.  Добавьте таблицу «Автор», выбрав ее из списка и щелкнув по кнопке «Добавить». Закончите выбор, щелкнув по кнопке «Закрыть».

d.  Выберите поля «autorID», «Фамилия», «Имя», «Страна» из таблицы «Автор», двойным щелчком.

e.  В поле «Условие отбора» столбца «Страна» введите – Россия.

f.  В поле «Вывод на экран» столбца «Страна» уберите флажок.

g.  Сохраните запрос, щелкнув по кнопке «Сохранить». Введите имя запроса «Авторы России» и щелкните по кнопке ОК.

h.  Щелкните по кнопке для представления запроса.

Примеры шаблонов

Смысл символа	Шаблон	Результат поиска
Вопросительный знак (?) обозначающий один любой символ	За? ор	Забор Затор
Звездочка ( * ), обозначающая любую группу символов	Д*нь	День Добрый день Длинная тень
Знак фунта (#), обозначающий любую цифру	# - й	5 - й 8 - й
Квадратные скобки [ ], обозначающие один из символ из указанного набора	Иванов[аы]	Ивановы Иванова
Восклицательный знак (!) в сочетании с квадратными скобками, обозначающий символ не входящий в указанный набор	Иванов[!аы]	Иванову: (но не «Иванова» или «Ивановы»)

Примеры условных выражений

Условное выражение	Значение поля, по которому производится поиск записей
Саратов	Текст «Саратов»
Not Саратов	Не текст «Саратов»
In (Саратов, Томск, Уфа)	Текст «Саратов», «Томск», «Уфа»
<М	Текст, начинающийся с букв «А» - «Л»
>=М	Текст, начинающийся с букв «М» - «Я»
100	Число 100
<=20	Число 20
Date()	Текущая дата
>=01.01.94	Даты позднее 01.01.94
Beetween 01.01.93 AND 31.12.93	Дата 1993 года
*.02.*	Дата, у которой значение месяца — февраль
Null	Пустое значение
Is Not Null	Не пустое значение
Like "Р*"	Текст, начинающийся с буквы«Р»

Самостоятельно создайте запросы на выборку:

«Авторы фантастики» - Какие авторы пишут в жанре «Фантастика».

«Совершеннолетние читатели» - Читатели, которым исполнилось 18 лет.

«Читатели на К» - Читатели, чьи фамилии начинаются на букву «П» или «К».

Групповой запрос (итоговый): Подсчитать затраты библиотеки по жанрам.

a.  Создайте новый запрос в режиме конструктора.

b.  Добавьте таблицу «Книга».

c.  Выберите поля «Жанр», «Цена».

d.  Из пункта меню «Вид» выберите подпункт «Групповые операции».

e.  В строке «Групповая операция» столбца «Жанр»оставить «Группировка», в столбце «Цена» выбрать из списка «Sum».

f.  Сохраните запрос как «Затраты».

g.  Посмотрите результат.

Пункт списка «Группировка»	Значение
Count	Количество записей
Sum	Сумма значений в поле
Aug	Среднее значение
Max	Максимальное значение
Min	Минимальное значение
First	Значение в поле первой записи
Last	Значение в поле последней записи

Самостоятельно создайте запросы:

«Количество книг на руках» - Сколько книг выдано каждому читателю.

«Предпочтения авторов» - Каких авторов предпочитают (по факту выдачи на руки).

«Средняя стоимость» - Подсчитать, сколько в среднем стоит книги каждого автора.

Перекрестный запрос: Провести анализ предпочтений читателей по жанрам книг

a.  Создайте новый запрос в режиме конструктора.

b.  Добавьте таблицы «Книга», «Читатели», «Выдача».

c.  Выберите поля «ChitID» и «Фамилия» (из таблицы «Читатели»), «Жанр» (из таблицы «Книга»), «BookID» (из таблицы «Книга»).

d.  В пункте меню «Запрос» выберите подпункт «Перекрестный».

e.  В строке «Групповая операция» столбца «BookID» выбрать из списка «Count» в остальных столбцах оставить «Группировка».

f.  В строке «Перекрестная таблица» выбрать: в столбце «ChitID» и «Фамилия» - «Заголовки строк», в столбце «Жанр» - «Заголовки столбцов», в столбце «BookID» - «Значение».

g.  Сохраните запрос как «Читатель - жанр».

h.  Посмотрите результат.

Самостоятельно создайте запрос:

«Авторы по дням» - Книги каких авторов берут читатели по дням:

	1 день	2 день	…
Автор 1
Автор 2
Автор 3
…

Запрос на обновление: Изменить фамилию читателя «Полякова» на «Авдеева»

a.  Создайте новый запрос в режиме конструктора.

b.  Добавьте таблицу «Читатели».

c.  Выберите поле «Фамилия».

d.  В пункте меню «Запрос» выберите подпункт «Обновление».

e.  В строке «Обновление» введите «Авдеева».

f.  В строке «Условие отбора» введите «Полякова».

g.  Сохраните запрос как «Изменить фамилию».

h.  Щелкните по кнопке для замены значений.

i.  Откройте таблицы «Читатели» и «Выдача» для проверки результатов.