Инструкция по работе с системой заказа билетов
1. Назначение системы
Целью введения системы заказа билетов является оптимизация процесса оформления авиа и железнодорожных билетов сотрудниками структурных подразделений .
2. Порядок работы в системе
Заказ билетов в системе осуществляется в следующей последовательности:
· Создание новой заявки
Инициатор заказа (Медицинский представитель ) – оформляет заявку и отправляет ее в транспортное агентство.
· Утверждение руководителем
В соответствии с внутренним регламентом компании заявка подается не позднее, чем за 5 дней до даты отправления, также у каждого медицинского представителя оформлен путевой лист с запланированными маршрутами передвижения. Если заявка была оформлена позже установленного срока, или выбрано направление, не заявленное в данном месяце для инициатора, то она отправляется на дополнительное согласование к руководителю инициатора (региональному/территориальному менеджеру).
· Обработка заявки агентством
Сотрудник транспортного агентства обрабатывает запрос, вносит в форму заявки информацию об имеющихся билетах, соответствии с полученным запросом и отправляет на согласование инициатору краткую информацию об отправлении (Время отправления и прибытия, стоимость билетов и т. д.).
· Анализ и выбор билетов сотрудником
Инициатор выбирает подходящий вариант из предложенных и отправляет подтвержденный заказ обратно в агентство
· Приложение электронного билета агентством
Сотрудник транспортного агентства оформляет электронный билет для выбранного рейса и отправляет для получения инициатору
· Получение электронного билета сотрудником
Инициатор получает электронный билет.
Параллельно с инициатором все билеты приходят специалисту общего отдела – для дальнейшей обработки.
· Подтверждение возврата руководителем
При необходимости, медицинский представитель инициирует возврат полученного билета в агентство, все возвраты согласовываются с руководителем инициатора
· Подтверждение возврата агентством
Сотрудник транспортного агентства подтверждает возврат билета
3. Запуск системы
Для запуска веб-приложения необходимо:
1. Запустить интернет-браузер (Internet Explorer, Mozilla Firefox и т. д.)
2. В адресной строке браузера ввести один из адресов: http://sed. ***** или http://edfs. *****/
3. В открывшемся окне аутентификации ввести логин/пароль пользователя и нажать «Войти»
4. После успешной авторизации откроется главное окно приложения
4. Создание заказа
Инициатор (Создание новой заявки)
Для создания заказа инициатору необходимо:
Нажать кнопку «Создать заявку».
Открывается форма заказа в статусе «Черновик», все поля, выделенные красным – обязательны для заполнения.
В верхней части формы автоматически заполняются личные данные инициатора заказа, а также данные о непосредственном руководителе инициатора в соответствии со штатным расписанием компании. Инициатору необходимо ввести свой контактный телефон, также, при необходимости можно отредактировать свои паспортные данные, дату заявки.
Далее необходимо оформить заявку на билет.
Для оформления заявки необходимо заполнить следующие поля (поля, выделенные красным, обязательны для заполнения):
· Вид билета (Ж\Д или Авиа)
· Категория мест (Для Ж\Д – Сидячий, Купе, СВ, Первый класс. Авиа – Эконом, Бизнес)
· Пункт отправления
· Пункт назначения
· Дата отправления + Желаемое время (Временной промежуток отправления)
· Дата возвращения + Желаемое время (Временной промежуток отправления)
(При необходимости оформить билеты в оба направления (туда-обратно), требуется установить признак «Обратно»).
· Пожелания (Поле для примечаний)
! В соответствии с внутренним регламентом компании заявка подается не позднее, чем за 5 дней до даты отправления, в противном случае заявка автоматически отправляется на дополнительное согласование с руководителем.
Также, при необходимости можно добавить один или несколько билетов в заявку.
Для этого нажать «Добавить билет».
В окне заявки появится дополнительная форма билета.
Если необходимо сохранить созданную, но еще не отправленную форму, чтобы вернуться к ней позже, необходимо нажать кнопку «Сохранить». Заявка сохранится в разделе «Черновики» в статусе «Новая заявка». (Для возврата к главному окну нажать «Вернуться к папкам»)
Для отправки заявки в транспортное агентство необходимо нажать кнопку «Отправить далее».
На экране появляется запрос о подтверждении отправки на следующий узел с возможностью ввода комментария (Комментарий будет отображаться в нижней части заявки).
Если заказ был создан вовремя (Не позднее, чем за 5 дней до даты отправления) и в соответствии с заявленным для данного сотрудника путевым листом, он сразу отправляется на обработку в агентство, в противном случае, заказ отправляется на дополнительное согласование руководителю инициатора.
Для отправки заказа нажать «Отправить руководителю».
Документ отправляется на следующий узел – руководителю. У сотрудника заявка перемещается в раздел «Мои документы», а статус заявки с «Новая заявка» меняется на «Утверждение руководителем», появляется причина отправки документа на согласования руководителю.
Также в нижней части документа добавляется системный комментарий о переходе документа на следующий узел
Руководитель (Утверждение руководителем)
Руководителю инициатора в раздел «Входящие» приходит заявка в статусе «Утверждение руководителем»
Руководитель открывает заявку, в которой указана причина необходимости дополнительного согласования.
Руководитель может либо согласовать запрос, либо отправить инициатору назад на исправление или отклонить заявку без права восстановления.
Для возврата на предыдущий узел нажать кнопку «Отправить назад», указать причину возврата и подтвердить операцию. Заявка переходит в раздел «Мои документы» в статусе «Новая заявка», инициатор получает заявку в папку «Входящие» для исправления.
Для отклонения заявки без возможности восстановления нажать кнопку «Отклонить». Заявка переходит в раздел «Архив» в статусе «Заявка отклонена» без возможности дальнейшего восстановления/редактирования.
Для согласования заявки необходимо нажать «Отправить далее», и в открывшейся форме подтвердить отправку, нажав «Отправить в агентство на обработку», заявка отправляется далее на узел «Обработка заказа агентством».
В нижней части заявки добавляется системный комментарий о переходе на следующий узел, сама заявка переходит в статус «Обработка заявки агентством» и перемещается в папку «Мои документы».
Агентство (Обработка заявки агентством)
Представитель агентства в раздел «Входящие» получает заявку в статусе «Обработка заявки агентством».
Сотрудник агентства вносит в форму заявки краткую информацию об имеющихся вариантах отправления (Время отправления и прибытия, номер рейса и т. д.). в соответствии с полученным запросом, и отправляет заявку инициатору на согласование.
Для добавления варианта в форму заявки необходимо открыть заявку на редактирование – нажать кнопку «Редактировать», а затем «Добавить вариант».
Открывается форма нового варианта отправления.
Далее необходимо внести следующие данные:
Сегменты, которые включены в вариант.
Поле обязательно для заполнения.
Один перелет/переезд в одном направление – это один сегмент.
Сотрудник агентства может добавить единый вариант для перелета/переезда в оба направления, с общей стоимостью.
Например: Перелет Москва – СПБ – Москва, Общая стоимость – 10000р
В этом случае, необходимо отметить галочками оба сегмента.
Либо добавить отдельный вариант для перелета/переезда в одном направлении
Например: Перелет Москва – СПБ, Стоимость – 4000р
В этом случае необходимо отметить галочкой один из сегментов.
Далее необходимо добавить краткую информацию об отправлении (Время отправления и прибытия, номер рейса и т. д.).
Другие варианты добавляются тем же способом.
После добавления доступных вариантов необходимо сохранить внесенные изменения и отправить заявку сотрудника для выбора билетов. Для этого нажать «Сохранить», «Отправить далее» и подтвердить отправку на следующий узел, нажав «Отправить сотруднику для выбора».
При отправке заявка переходит в статус «Анализ и выбор билетов сотрудником» и перемещается в папку «Мои документы».
Инициатор (Анализ и выбор билетов сотрудником)
У инициатора заказ перемещается из папки «Мои документы» в папку «Входящие» также в статусе «Анализ и выбор билетов сотрудником».
Инициатору необходимо выбрать один из предложенных агентством вариантов.
Для этого необходимо открыть заявку и нажать кнопку «Редактировать».
Далее отметить галочкой один из предложенных вариантов билета. Появляется примечание «Вариант выбран».
Далее сохранить внесенные изменения (нажать кнопку «Сохранить») и отправить подтвержденную заявку обратно в агентство (нажать кнопку «Отправить далее» и подтвердить отправку, нажав «Отправить выбранный вариант в агентство»).
При отправке заявка переходит в статус «Приложение электронного билета агентством» и перемещается в папку «Мои документы».
Агентство (Приложение электронного билета агентством)
Сотрудник агентства получает подтвержденную заявку в папку «Входящие» в статусе «Приложение электронного билета агентством».
Необходимо открыть заявку и нажать кнопку «Редактировать».
Далее необходимо внести следующие данные:
· Стоимость. Указывается стоимость в рублях, без учета сбора агентства.
· Тип возврата (Нет возврата, Частичный, Полный).
· Штрафные санкции. Штрафные санкции, применяемые при отказе от билета.
Указываются в случае выбора типа возврата – Частичный.
Далее прикрепить файл электронного билета. Для этого нажать «Прикрепить билет», «Обзор», выбрать файл с билетом на своем компьютере и подтвердить добавление.
При добавлении в форме заявки появляется ссылка для скачивания билета.
Далее сохранить внесенные изменения (нажать кнопку «Сохранить») и отправить заявку с прикрепленными билетами инициатору (нажать кнопку «Отправить далее» и подтвердить отправку, нажав «Отправить билет сотруднику»).
При отправке заявка переходит в статус «Получение электронного билета сотрудником» и перемещается в папку «Мои документы».
Инициатор, Специалист общего отдела (Получение электронного билета сотрудником)
Заявку в статусе «Получение электронного билета сотрудником» с приложенным электронным билетом получает инициатор, а также специалист общего отдела – для дальнейшей обработки.
Для загрузки полученного билета нажать кнопку «Скачать билет».
При необходимости инициатор может вернуть полученные билеты.
Для возврата отметить напротив билета признак «Возврат». Далее сохранить внесенные изменения (Нажать кнопку «Сохранить») и вернуть билет в агентство (Нажать кнопку «Отправить назад»).
Перед отправкой обязательно указать причину возврата
После указания причины и подтверждения возврата заявка переходит в статус «Подтверждение возврата руководителем» и перемещается в папку «Мои документы».
Руководитель (Подтверждение возврата руководителем)
Заказ у руководителя переходит из папки «Мои документы» в папку «Входящие» в статусе «Подтверждение возврата руководителем».
Руководитель открывает заявку, просматривает причину возврата и подтверждает возврат нажатием кнопки «Отправить назад» и далее «Вернуть билет в агентство».
При отправке заявка переходит в статус «Подтверждение возврата агентством» и перемещается в папку «Мои документы».
Агентство (Подтверждение возврата агентством)
Заказ у сотрудника агентства переходит из папки «Мои документы» в папку «Входящие» в статусе «Подтверждение возврата агентством».
Сотрудник агентства открывает заявку, просматривает причину возврата и подтверждает возврат нажатием кнопки «Отправить далее» и затем «Подтвердить возврат».
При отправке заявка переходит в статус «Билет возвращен» и перемещается в папку «Мои документы».
5. Дополнительные возможности
В любой момент, на каждом узле пользователь может добавить комментарий к заявке. Для это необходимо ввести текст в специальной области в нижней части заявки и нажать отправить, комментарий будет виден всем пользователям, участвующим в согласовании заявки.
Также с любого узла, при получении заявки в папку входящие, можно отправить заявку на предыдущий узел для исправления (Кнопка «Отправить назад»), перед отправкой необходимо указывать причину возврата.
6. Рассылка уведомлений
В процессе прохождения заявкой по этапам согласования все участники процесса получают уведомления по электронной почте с возможностью перехода в саму систему заказа.
Также, на узле получения электронного билета, инициатор и сотрудник общего отдела получают по почте уведомление с прикрепленным файлом билета.
