Процедура проведения вселения и продления проживания в общежитии на учебный год (стр. 2 )

5.7.3. Обучающийся, вселяемый или продляющий проживание в общежитии предоставляет необходимые для вселения или продления проживания документы заведующему общежитием (или замещающему его работнику).

5.7.4. Заведующий общежитием (или замещающий его работник) проверяет наличие документов, необходимых для вселения или продления проживания.

При наличии всех документов проводит вводные инструктажи (под роспись) обучающихся и регистрирует договора найма и договора на оказание дополнительных услуг.

Договора подписываются представителем администрации университета (проректором по АХРБ или другим уполномоченным лицом). На подпись проректора в общем отделе университета ставится гербовая печать. Один экземпляр договора находится у заведующего общежитием и хранится в течение 5 лет, второй экземпляр находится у проживающего в общежитии.

5.7.5. Документовед общежития проверяет данные по обучающимся, указанные в электронной базе данных общежития.

5.7.6. Комендант общежития:

- при вселении обучающегося в общежитие - передает под роспись комнату для проживания обучающемуся по паспорту комнаты, выдает направления паспортисту общежития (для сдачи документов на прописку) и кастелянше общежития (для получения постельных принадлежностей). По направлению, полученному от паспортиста общежития, выдает под роспись пропуск на право входа (и выхода) в общежитии и ключи от предоставленного жилого помещения (комнаты и блока).;

- при продлении проживания обучающегося в общежитии - передает под роспись комнату для проживания обучающемуся по паспорту комнаты, выдает направления паспортисту общежития (для сдачи документов на прописку) и кастелянше общежития (для получения постельных принадлежностей). Приложения 17, 18.

Направления хранятся в течение 1 месяца у заведующего общежитием.

5.7.7. Паспортист общежития проводит по направлению коменданта общежития сбор и обработку документов, необходимых для прописки, вселяемого или продляющего проживание в общежитии. После сдачи обучающимся документов на прописку, паспортист выдает направление коменданту. Приложение 18. Заполнив все необходимые для прописки документы паспортист общежития регистрирует их в паспортно-визовой службе и выдает проживающему под роспись документ, подтверждающую регистрацию по месту пребывания (свидетельство).

5.7.8. Кастелянша общежития по направлению коменданта общежития выдает обучающемуся, вселенному или продлившему проживание в общежитии, имеющиеся в наличии постельные принадлежности под роспись в карте учета выдачи материальных ценностей в личное пользование. Приложение 19.

5.7.9. Инженер по эксплуатации общежития обеспечивает выполнение заявок установленного образца обучающихся, вселенных или продливших проживание, по устранению неполадок и неисправностей, выявленных при вселении или продлении проживания, и контролирует выполнение заявок техническим персоналом. Приложение 20.

5.7.10. Члены ССО и ДСД общежития оказывают помощь администрации общежития в проведении вселения и/или продления проживания, в обеспечении соблюдения обучающимися и их близкими родственниками общественного порядка и правил проживания и в контроле за действиями охраны общежития.

5.8. Выявленные при вселении и/или продлении проживания несоответствия в Представлениях на вселение и/или Представлениях на продление проживания, в документах, выданных обучающимся для вселения или продления проживания в общежитии, фиксируются, доводятся до сведения ДФ, ДИ, УМС, проректора по АХРБ и/или проректора по УВР посредством служебных и/или докладных записок и оперативно и своевременно устраняются ответственными лицами. При невозможности оперативного и своевременного устранения выявленного несоответствия разрабатываются и выполняются корректирующие и предупреждающие действия.

5.9. Советы, рекомендации, возможные корректирующие и предупреждающие действия, которые выявляются в процессе проведения вселения и/или продления проживания, могут фиксироваться для включения их в отчет.

5.10. По завершении массового вселения и продления проживания, то есть после 7 сентября текущего года, заведующий общежитием уточняет списки обучающихся, вселенных и продливших проживание в общежитии и готовит приказы «О вселении в общежитие» и/или «О продлении проживания в общежитии» с учетом ранее поданных ДФ, ДИ и УМС Представлений на вселение и/или Представлений на продление проживания и всех произошедших изменений. Приказы согласовываются с начальником юридического отдела и подписываются проректором по УВР или другим уполномоченным лицом. Приказы регистрируется ответственным лицом Учебно-методического управления и по системе электронного документооборота 1С: «Управление делами» направляются заведующему общежитием. Оригиналы приказов хранятся в учебно-методическом управлении, копии приказов хранятся у заведующего общежитием в течение учебного года.

5.11. Последующие приказы «О вселении в общежитие на учебный год » готовятся заведующим общежитием на основании поданных ДФ, ДИ и УМС Представлений на вселение и Договор найма в конце каждого месяца.

5.12. Результатом данного этапа являются подписанные приказы «О вселении в общежитие на учебный год», зарегистрированные и подписанные Договора найма и Договора на оказание дополнительных услуг, журналы инструктажей (ознакомлений), рабочие записи, докладные и служебные записки, представления.

6. Окончание вселения и продления проживания.

6.1. О результатах массового вселения и продления проживания заведующий общежитием сообщает проректору по АХРБ и проректору по УВР.

6.2. Отчет составляется заведующим общежитием. Отчет по вселению и продлению проживания в общежитии составляется в произвольной форме в течение 3-х рабочих дней и включает в себя списки вселенных по алфавиту и по комнатам. Отчет хранится в общежитии в течение 1 года.

6.3. Отчеты по вселению и продлению проживания в общежитии предоставляются проректору по АХРБ и проректору по УВР для анализа со стороны руководства.

Заведующий общежитием

«___»______________ 201__ г.

СОГЛАСОВАНО:

Первый проректор

«___»______________ 201__ г.

Проректор по учебно-воспитательной работе

«___»______________ 201__ г.

Проректор по административно-хозяйственной

работе и безопасности

«___»______________ 201__ г.

Директор Центра менеджмента качества

«___»______________ 201__ г.

Начальник юридического отдела

«___»______________ 201__ г.

Начальник общего отдела

«___»______________ 201__ г.

Приложение 1

к Процедуре

МАТРИЦА ответственности

№ п/п	Название этапа работ	Ответственный	Участник	Информируемые	Документ
1	Планирование вселения и продления проживания	Заведующий общежитием	Заведующий общежитием, ССО, Председатель профкома, Деканы факультетов, Директора институтов, начальник УМС, начальник управления экономики, проректор по АХРБ, проректор по УВР	Обучающиеся	Приказы «О проведении вселения на учебный год», «О продлении проживания на учебный год», «О закреплении мест на учебный год; График проведения вселения, график продления проживания
2	Подготовка вселения и продления проживания	Деканы факультетов, Директора институтов, начальник УМС, заведующий общежитием	Деканы факультетов, Директора институтов, начальник УМС, бухгалтерия, здравпункт, сотрудники общежития	Обучающиеся	Представления на продление проживания в общежитии на учебный год, представления на вселение в общежитие на учебный год, заявления обучающихся, Договора
3	Проведение вселения и продления проживания	Заведующий общежитием	Обучающиеся, которым предоставлено место для проживания в общежитии на учебный год бухгалтерия, здравпункт, сотрудники общежития, ССО и ДСД общежития	Деканы факультетов, Директора институтов, начальник УМС, Проректор по АХРБ, Проректор по УВР	Журналы учета, приказы «О продлении проживания» и «О вселении в общежитие», рабочие записи, докладные и служебные записки
4	Окончание вселения	Заведующий общежитием	Сотрудники общежития	Проректор по АХРБ, Проректор по УВР	Отчет

Приложение 2

к Процедуре

Карта процесса

Обозначения:

Начало, окончание и переход к другому процессу.	Процесс, действие	Анализ	Принятие решения	Коррекция	Документ

Приложение 3

к Процедуре

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Волгоградский государственный университет» ГРАФИК ВСЕЛЕНИЯ В ОБЩЕЖИТИЕ на учебный год СТУДЕНТОВ 1 КУРСА __________20__ г. № _______________

УТВЕРЖДАЮ Проректор по УВР ___________ «___» __________20_ г.

15 августа - факультет управления и региональной экономики

институт мировой экономики и финансов

16 августа - юридический факультет

физико-технический институт

факультет математики и информационных технологий

17 августа - факультет естественных наук

институт филологии и межкультурной коммуникации

факультет философии, истории, международных отношений и социальных технологий

Для вселения в общежитие при себе необходимо иметь:

1.   Паспорт (оригинал).

2.   Медицинскую справку из здравпункта при общежитии о том, что Вы можете проживать в общежитии (оригинал).

3.   Ксерокопию квитанции об оплате за проживание в общежитии (на листе А4).

4.   Ксерокопию квитанции об оплате за оказание дополнительных услуг в общежитии (на листе А4).

Заведующий общежитием

СОГЛАСОВАНО:

Председатель ССО

Приложение 4

к Процедуре

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Волгоградский государственный университет» ГРАФИК ПРОДЛЕНИЯ ПРОЖИВАНИЯ В ОБЩЕЖИТИИ на учебный год ОБУЧАЮЩИХСЯ СТАРШИХ КУРСОВ __________20__ г. № _______________

УТВЕРЖДАЮ Проректор по УВР ___________ «___» __________20_ г.

18 августа - аспиранты, магистранты (2 курс)

и специалисты (5-й курс)

19 и 22 августа - специалисты и бакалавры 4-й курс

23 и 24 августа - специалисты и бакалавры 3-й курс

25 и 26 августа - специалисты и бакалавры 2-й курс

Для продления проживания в общежитии при себе необходимо иметь:

1.  Паспорт (оригинал).

2.  Медицинскую справку из здравпункта при общежитии о том, что Вы можете проживать в общежитии (оригинал).

3.  Ксерокопию квитанции об оплате за проживание в общежитии (на листе А4).

4.  Ксерокопию квитанции об оплате за оказание дополнительных услуг в общежитии (на листе А4).

5.  Постоянный пропуск в общежитие.

6.  Ключи от комнаты и блока.

Заведующий общежитием

СОГЛАСОВАНО:

Председатель ССО

Приложение 5

к Процедуре

ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ ДЛЯ ОБУЧАЮЩИХСЯ

Заявление подается в рукописном виде на листе А4 (белого цвета) по утвержденному образцу.

Для СТУДЕНТОВ Ректору ВолГУ

студента факультета__________ _____________________________

______ курса, группы ________

_____________________________

(Ф. И.О. полностью)

Для АСПИРАНТОВ Ректору ВолГУ

аспиранта факультета__________ _____________________________

кафедры______________________ ______________ года обучения

_____________________________

(Ф. И.О. полностью)

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне место в общежитии на 201___ - 201___ учебный год, так как являюсь иногородним студентом и другого места проживания в Волгограде не имею.

Со своей стороны обязуюсь:

- строго соблюдать нормативно-правовые акты, регламентирующие жизнедеятельность в общежитии;

- принимать активное участие в жизни общежития и выполнять общественную нагрузку.

С нормативно-правовыми актами, регламентирующими жизнедеятельность в общежитии ОЗНАКОМЛЕН(А).

______________ ________________ (_______________________)

(дата) (подпись) (Фамилия, инициалы)

К заявлению прилагаются копия паспорта, две фотографии текущего года (размер 3 х 4), документы подтверждающие наличие льгот, заполненная карта вселяемого, заполненные договора найма (2 экземпляра), заполненные договора на оказание дополнительных услуг (2 экземпляра) .

Приложение 6

к Процедуре

ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ ДЛЯ СЕМЕЙНЫХ ОБУЧАЮЩИХСЯ

Заявление подается в рукописном виде на листе А4 (белого цвета) по утвержденному образцу.

Для СТУДЕНТОВ Ректору ВолГУ

студента факультета__________ _____________________________

______ курса, группы ________

_____________________________

(Ф. И.О. полностью)

Для АСПИРАНТОВ Ректору ВолГУ

аспиранта факультета__________ _____________________________

кафедры______________________ ______________ года обучения

_____________________________

(Ф. И.О. полностью)

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне и моей семье (указать полные сведения о членах семьи: жена (муж) - Ф. И.О. полностью, отношение к ВолГУ, место работы (учебы), должность, дети - Ф. И.О. полностью, дата рождения, место учебы) комнату для проживания в общежитии на 2учебный год, так как я(мы) являюсь(емся) иногородним(и) студентом(ами) очной формы обучения и другого места проживания в г. Волгограде не имеем.

Со своей стороны обязуемся:

- строго соблюдать нормативно-правовые акты, регламентирующие жизнедеятельность в общежитии;

- принимать активное участие в жизни общежития и выполнять общественную нагрузку.

С нормативно-правовыми актами, регламентирующими жизнедеятельность в общежитии ОЗНАКОМЛЕНЫ.

______________ ________________ (_______________________)

(дата) (подпись) (Фамилия, инициалы)

К заявлению прилагаются копии паспортов, копия свидетельства о браке, копии свидетельств о рождении детей, по две фотографии текущего года (размер 3 х 4), документы подтверждающие наличие льгот, заполненные карты вселяемого, заполненные договора найма (2 экземпляра), заполненные договора на оказание дополнительных услуг (2 экземпляра) .

Приложение 7

к Процедуре

 

КАРТА ОБУЧАЮЩЕГОСЯ,

вселяемого и/или продляющего

проживание в общежитии

на 201__ - 201__ учебный год

ФАМИЛИЯ ______________________________________

ИМЯ ______________________________________

ОТЧЕСТВО ______________________________________

ОБУЧАЮЩИЙСЯ бакалавр, специалист, магистрант, аспирант

(не нужное зачеркнуть)

ФАКУЛЬТЕТ ___________________________________________________________

___________________________________________________________

ФОРМА ОПЛАТЫ ОБУЧЕНИЯ на бюджете, на коммерческой основе

(не нужное зачеркнуть)

КУРС ______________

ГРУППА ______________

КОНТАКТНЫЙ ТЕЛЕФОН ________________________

ДАТА РОЖДЕНИЯ «______»_______________ 19 ___ г.

ГРАЖДАНСВО __________________________________

НАЦИОНАЛЬНОСТЬ ________________________________

МЕСТО ПОСТОЯННОГО ПРОЖИВАНИЯ (фактического)

Индекс ______________________

Страна ____________________________________________________

Край, область ______________________________________________

_____________________________________________________

Район _____________________________________________________

Пгт. _____________________________________________________

Улица _____________________________________________________

Дом ___________________ квартира _________________________

СВЕДЕНИЯ О РОДИТЕЛЯХ (ОПЕКУНАХ):

ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО ________________________________________________

КОНТАКТНЫЙ ТЕЛЕФОН домашний 8 (___________) ______________________

мобильный ____________________________________

МЕСТО ФАКТИЧЕСКОГО ПРОЖИВАНИЯ

Индекс ______________________

Страна ____________________________________________________

Край, область ______________________________________________

_____________________________________________________

Район _____________________________________________________

Пгт. _____________________________________________________

Улица _____________________________________________________

Дом ___________________ квартира _________________________

Подпись лица, проверившего заполнение:

________________________ ____________________ ______________________

Должность Подпись Фамилия, инициалы

Приложение 7

к Процедуре

УЧЕТ ОЗНАКОМЛЕНИЙ ОБУЧАЮЩЕГОСЯ:

№ п/п	Наименование документа	Подпись	Дата
1	ПО ПРАВИЛАМ ПРОЖИВАНИЯ
1.1	Положение об общежитии ВолГУ
1.2	Правила внутреннего распорядка в общежитии ВолГУ
1.3	Положение об аттестации проживающих в общежитии ВолГУ
1.4	С порядком выселения из общежития (Порядком действий проживающего при выселении из общежития)
1.5
2	ПРОЦЕДУРЫ
2.1	Процедура проведения вселения и продления проживания в общежитии
2.2	Процедура проведения аттестации проживающих в общежитии
2.3	Процедура подачи (выполнения) заявок на устранение неисправностей
2.4	Процедура проведения выселения из общежития
2.5
3	ПО ПРАВИЛАМ ПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ
3.1	Инструкцией по правилам пожарной безопасности в общежитии
3.2
4	ПО ОХРАНЕ ТРУДАВ И ТЕХНИКЕ БЕЗОПАСНОСТИ
4.1	Инструкция для сотрудников и проживающих общежития (общие требования)
4.2	Инструкция при мытье посуды
4.3	Инструкция при стирке белья
4.4	Инструкция при эксплуатации кухонной электроплиты
4.5	Инструкция при эксплуатации электрического утюга
4.6

Подпись лица, подтверждающее проведение ознакомлений: