CRM CLIENTmanager «ПОСТАВКА И МОНТАЖ ОБОРУДОВАНИЯ» Пример решения Это пример решения для предприятий, осуществляющих комплексные поставки оборудования на заказ. Суть бизнеса таких предприятий заключается в подборе оптимального решения для заказчика, комплектации, организации доставки, выполнении монтажных и пуско-наладочных работ. Бизнес-процесс состоит из операций, каждая из которых фиксируется отдельным документом. Каждый документ в зависимости от стадии процесса может находиться в нескольких состояниях: иметь тот или иной статус. Демонстрационный пример настроен на компанию, которая специализируется на поставке климатического и вентиляционного оборудования. Автоматизируются операции по составлению и обработке коммерческих предложений, договоров, счётов, технических заданий, нарядов на доставку, нарядов на монтаж, счетов, счетов фактур, актов, товарных накладных, заказов поставщикам. В основном бизнес-процессе задействованы:
|
Краткое описание схемы бизнес-процесса
№ | Событие | Исполнители | Действия | Документ | Статус | Источник | Выполнить | Направить |
1 | Обращение Клиента | Менеджер по продажам | Зарегистрировал запрос, получил исходные данные для подготовки коммерческого предложения. | Запрос | ПРИНЯТ | |||
2 | Запрос ПРИНЯТ | Менеджер по продажам | Создал и отправил Клиенту предложение, включающее спецификацию и условия сделки. | Предложение | СДЕЛАНО | Запрос | ||
3 | Клиент принял условия сделки | Менеджер по продажам | Согласовал с Клиентом условия ДОГОВОРА. | Предложение | ПРИНЯТО | |||
4 | Предложение ОТКЛОНЕНО | Менеджер по продажам | Зафиксировал причину отказа Клиента от сделанного предложения. | Предложение | ОТМЕНА | |||
5 | Предложение - ПРИНЯТО | Менеджер по продажам | Оформил ДОГОВОР. | ДОГОВОР | ОФОРМЛЕН | Предложение | ||
6 | ДОГОВОР согласован с Клиентом | Менеджер по продажам | Организовал подписание договора Клиентом и директором. | ДОГОВОР | ПОДПИСАН | Автор документа | ||
7 | ДОГОВОР отклонен | Директор | Отменил работы по ДОГОВОРУ. | ДОГОВОР | ОТМЕНА | Автор документа | ||
8 | Договор УТВЕРЖДЕН | Менеджер по продажам | Направил счет клиенту. | Счёт | К ОПЛАТЕ | ДОГОВОР | Операция 'К оплате', | Бухгалтер |
9 | Поступил платеж | Бухгалтер | Зафиксировал поступление платежа. | Платеж | ПРИНЯТ | Счёт | Операция 'Оплачено', Счёт ОПЛАЧЕН | |
10 | Платеж - ПРИНЯТ | Бухгалтер | Зафиксировал оплату счёта. | Счёт | ОПЛАЧЕН | Автор документа | ||
11 | Счёт - ОПЛАЧЕН | Менеджер по продажам | Инициировал выполнение договора. | ДОГОВОР | ОТКРЫТ | Тех. директор | ||
12 | Договор ОТКРЫТ | Тех. директор | Принял заказ к выполнению. | ДОГОВОР | В РАБОТЕ | |||
13 | ДОГОВОР - В РАБОТЕ | Тех. директор | Составил тех. задание и направил логисту для комплектования. | Тех. задание | В РАБОТЕ | ДОГОВОР | Логист | |
14 | Тех. задание - В РАБОТЕ | Логист | Скомплектовал материалы и оборудование по тех. заданию. | Тех. задание | КОМПЛЕКТ | Тех. директор | ||
15 | Если нет в наличии комплекта оборудования и материалов для выполнения задания, то приступил к оформлению заказа поставщику. | Тех. задание | ЗАКАЗАНО | |||||
16 | Тех. задание - КОМПЛЕКТ | Тех. директор | Оформил наряд на доставку и согласовал с клиентом место и время поставки. | Наряд на доставку | СОГЛАСОВАН | Тех. задание | Логист | |
17 | Наряд на доставку - СОГЛАСОВАН | Логист | Оформил товарную накладную и передал её экспедитору. | Товарная накладная | ОФОРМЛЕНА | Наряд на доставку | Операция 'Расход' | |
18 | Клиент принял оборудование и материалы в соответствии с товарной накладной. | Логист | Принял товарную накладную, подписанную клиентом. | Товарная накладная | ПОДПИСАНА | Наряд на доставку ВЫПОЛНЕН | ||
19 | Оборудование по заказу доставлено | Логист | Оформил товарную накладную на продукцию и материалы и проставил отметку об исполнении для списания материалов. | Наряд на доставку | ВЫПОЛНЕН | Тех. директор | ||
20 | Получено подтверждение клиента на извещение. | Тех. директор | Составил наряд на монтаж, согласовал с клиентом время монтажа, передал наряд исполнителю работ. | Наряд на монтаж | СОГЛАСОВАН | Тех. задание | ||
21 | Наряд на монтаж - СОГЛАСОВАН | Тех. директор | Оформил акт для подписания у клиента. Передал акт исполнителю работ. | Акт | ОФОРМЛЕН | ДОГОВОР | ||
22 | Монтажные работы выполнены | Тех. директор | Принял акт, подписанный клиентом. Зафиксировал выполнение работ в соответствии с ДОГОВОРОМ. | Акт | ПОДПИСАН | ДОГОВОР ВЫПОЛНЕН | Бухгалтер | |
23 | Акт - ПОДПИСАН | Тех. директор | Зафиксировал выполнение работ в соответствии с тех. заданием. | Наряд на монтаж | ВЫПОЛНЕН | Тех. задание ВЫПОЛНЕН | ||
24 | Тех. задание | ВЫПОЛНЕН | ||||||
25 | ДОГОВОР | ВЫПОЛНЕН | Бухгалтер | |||||
26 | ДОГОВОР - ВЫПОЛНЕН | Бухгалтер | Направил клиенту счет-фактуру. | Счет-фактура | ОФОРМЛЕН | Счёт | Операция 'Продан', | |
27 | Анализ потребностей | Логист | Направил заказ поставщику. | Заказ поставщику | НАПРАВЛЕН | |||
28 | Получено подтверждение от Поставщика | Логист | Заказ поставщику | В ПУТИ | Операция 'В пути', | |||
29 | Заказанные товары получены | Логист | Оформил приходную накладную. | Приходная накладная | ПРИНЯТО | Заказ поставщику | Операция 'Приход', Заказ поставщику ВЫПОЛНЕН | |
30 | Приходная накладная - ПРИНЯТО | Логист | Заказ поставщику | ВЫПОЛНЕН |
В схеме бизнес-процесса приняты следующие обозначения:
· Действия одного сотрудника в рамках одной бизнес-операции отображаются отдельной таблицей.
· Первая строка таблицы – название документа, фиксирующего данную операцию.
· Вторая строка – сотрудник-исполнитель.
· Все последующие строки – статусы документа.
· Статус на белом фоне фиксирует действия исполнителя в рамках данной операции.
· Номер в правой части статусной строки соответствует номеру текстового предложения в описании бизнес-процесса.
· Статус на жёлтом фоне – сигнал от других сотрудников об изменении статуса документа.
· Красная стрелка определяет связь с документом-источником или основанием для создания данного документа.
· Синяя стрелка показывает направление документа другому сотруднику после присвоения данного статуса.
· Зелёная стрелка определяет необходимость изменения статуса другого документа в связи с присвоением данного статуса.
· Таблицы, относящиеся к одному сотруднику, группируются в зрительно-смысловые зоны.
