– начальник отдела расходов
Оценка качества взаимодействия с клиентами, проблемы
при санкционировании платежей, причины возвратов платежных
документов. Своевременность освоения лимитов бюджетных обязательств
до конца финансового года.
С 01.01.2009 года вступили в действие 11 новых нормативных актов Министерства финансов Российской Федерации и Федерального казначейства.
Изменился весь процесс бюджетного исполнения. Были внедрены принципиальные изменения в существующий механизм взаимодействия с участниками бюджетного процесса, изменились требования к оформлению документов, организацию документооборота.
Прошедший период показал своевременность и эффективность принятых мер по совершенствованию бюджетных платежей. Это выражается прежде всего в положительных изменениях при обеспечении исполнения расходной части федерального бюджета.
Анализ основных направлений работы в части обеспечения расходов федерального бюджета за 2009 год и 9 месяцев 2010 показал, что положительные изменения коснулись практически всех направлений работы по исполнению расходной части.
По средствам федерального бюджета положительные изменения коснулись.
Во - первых процедуры доведения бюджетных данных. Бюджетные данные стали доводиться до распорядителей и получателей средств федерального бюджета как на текущий год, так и на плановый период:,
Получатели бюджетных средств получили возможность самостоятельно детализировать бюджетные данные;
Лимиты бюджетных обязательств по дополнительному источнику финансирования за счет арендных платежей предоставляются получателями средств в форме расходных расписаний.
В результате проведения этих мероприятий повысилась оперативность доведения бюджетных показателей. Обеспечено своевременное и полное доведение бюджетных данных до получателей бюджетных средств.
Учитывая, что получатели бюджетных средств Управления Федерального казначейства по Смоленской области используют систему электронного документооборота, они имеют возможность наиболее оперативно получать информацию о состоянии платежей и также оперативно решать вопросы принятия бюджетных обязательств.
За 9 месяцев 2010года доведено до получателей бюджетных средств 7496 расходных расписаний, из них детализированные расходные расписания составили 259 шт., расходные расписания на доведение лимитов бюджетных обязательств за счет арендных платежей 37 шт
Во вторых в связи с установлением нового порядка санкционирования кассовых выплат, документы подтверждающие кассовые выплаты теперь предоставляются и хранятся в электронном виде.
Следует отметить, что процедура осуществления бюджетных платежей стала более удобной для клиентов. Благодаря новому порядку санкционирования при наличии электронного документооборота "личное хождение" получателя средств федерального бюджета в Управление существенно сокращается, так как для подтверждения возникновения соответствующего денежного обязательства служит хранящаяся в органе Федерального казначейства ранее созданная электронная копия государственного контракта или договора и копии документов-оснований. Обеспечивается минимизация контактов с клиентами. Процедура осуществления бюджетных платежей упростилась.
Для решения этой задачи в Управлении и Отделениях внедрены порядки внутреннего электронного документооборота, порядок хранения электронных документов и ведения электронных архивов. Применение Порядков позволило значительно сократить бумажный документооборот, упростило хранение и поиск документов. На сегодняшний день есть моменты, которые требуют совершенствования, но уже сейчас можно сказать, что это приведет к уменьшению затрат как материальных ресурсов ( бумага) так и трудовых затрат.
В третьих регламентированы процедуры по возврату без исполнения платежных документов, поступающих от клиентов.
Несомненным преимуществом для клиентов является обязательное оформление сотрудником органа Федерального казначейства результата проверки документов, т. е. при возврате клиенту документов без исполнения составляется протокол, в котором указывается причина возврата ( делается краткая расшифровка причины отказа) и направляется клиенту в день поступления расчетного документа в Управлении. За 9 месяцев 2010 год оформлено и отправлено клиентам 14600 протоколов с причинами отказов. За 9 месяцев 2009 года - 17000 протоколов. Приложение . Это позволяет любому проверяющему органу, в том числе и бюджетополучателям оценить обоснованность и правомерность отказа специалистами Управления.
Кроме того, остается так называемых аудиторский след присланных платежных документов, что дает возможность использования их в текущем контроле и сохранить историю документа для последующего контроля.
Большой блок работы занимает осуществление контроля за приносящей доход деятельностью бюджетных учреждений.
По учету средств от приносящей доход деятельности изменения положительные коснулись.
С учетом требований приказа Министерства финансов РФ от 01.01.2001 N 88н «Порядок осуществления федеральными бюджетными учреждениями операций со средствами, полученными от приносящей доход деятельности» с 2009 года показатели Сметных назначений, представленных получателями средств для осуществления расходов, приобрели статус предельно допустимых объемов расходования бюджетных средств, соответственно расширив тем самым контрольные функции органов казначейства при проведении санкционирования кассовых выплат за счет средств от приносящей доход деятельности.
Кроме того, были регламентированы процедуры проведения межведомственной и внутриведомственной реорганизации бюджетных учреждений.
В текущем году Управлением были проведены межведомственные реорганизационные мероприятия, установленные распоряжениями Правительства РФ от 01.01.2001 и 543-р в отношении участников бюджетного процесса, подведомственных упраздненному Федеральному агентству по образованию.
Проведена передача бюджетных данных лимитов бюджетных обязательств и показателей кассовых выплат и поступлений по 15 участникам бюджетного процесса, переданных в ведение Министерства образования и науки Российской Федерации.
Кроме того, проведены мероприятия по внутриведомственной реорганизации в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии в виде присоединения Управления Федерального агентства кадастра объектов недвижимости по Смоленской области к Управлению Федеральной регистрационной службы по Смоленской области.
Изменился порядок открытия лицевых счетов участников бюджетного процесса. Если раньше каждый отдельный лицевой счет отражал определенные полномочия : по бюджету, по внебюджетной деятельности, по аренде и т. д. Теперь все операции привязаны к полномочиям получателя бюджетных средств. Соответственно, учет этих операций теперь осуществляется на соответствующих разделах действующих лицевого счета получателей бюджетных средств. Это дает возможность получателям средств, их главным распорядителям оперативно получать информацию о проведенных операциях за каждый день, о всех поступлениях и выбытиях. Вы работаете с одним лицевым счетом, а не с несколькими.
Однако сказать, что на сегодняшний день работа отлажена полностью с получателями бюджетных средств мы не можем.
До настоящего времени имеются проблемы и нерешенные вопросы в осуществлении бюджетных платежей как технического так и нормативного характера, которые имели место в прошлом году и также актуальны они и в текущем году.
К проблемным вопросам можно отнести.
Низкое качество оформления клиентами Управления предоставляемых платежных документов и документов - оснований, подтверждающих фактическое выполнение работ и услуг, что приводит к большому числу отказанных документов. За 9 месяцев 2010 удельный вес отказанных Заявок от общей суммы поступивших составляет 21%. (поступило Заявок на кассовый расход 66856, возвращено без исполнения 14583 Заявок).(Приложение )
Если сравнить удельный вес отказанных Заявок с прошлым годом, то показатель отказанных Заявок остается практически неизменным. Снижение отказанных Заявок есть, но незначительное, около1- 2%.
Помимо того, что это требует значительных затрат времени и труда специалистов Управления (повторная пересылка платежных документов, повторная перепроверка, формирование протоколов), это в свою очередь приводит к снижению в определенной степени оперативности осуществления бюджетных платежей. Эта проблема была в прошлом году, также актуальна она и в текущем году. Учитывая, что с новыми нормативными документами мы работаем уже второй год и в течение всего периода принимались достаточные меры со стороны специалистов Управления по разъяснению всем участникам бюджетного процесса положений новых нормативных актов (размещалась информация на сайте, где обращалось внимание на важные моменты, чтобы клиенты понимали какие происходят изменения, что от Вас требуется, какие формы документов изменились и какие новые формы взаимодействия при санкционировании расходов, регулярно проводим совещания, при необходимости даются грамотные консультации и рекомендации финансовым службам бюджетных учреждений по заполнению и заявок на кассовый расход и первичных документов). Поэтому сказать, что это временные сложности, связанные с изменением бюджетного законодательства, как это думалось вначале, нельзя. Почему.
Потому что регулярно проводимый анализ причин отказа показал, что в Вашей стороны нет заинтересованности в улучшении качества заполнения платежных документов и подтверждающих документов, направляемых в Управление. ( См. приложение) Приложение
Анализ причин возвратов показал следующее:
21.4 %- составляют Заявки, не принятые к оплате в связи с неправильным их оформлением (в соответствии с 8н). Процент отказанных Заявок по этой причине стабильный.
Как заполняли неправильно разделы в присылаемых Заявках, так и продолжаете присылать.
Большое количество ошибок допускается при заполнении таких разделов как:
- признак авансового платежа,
- неправильно указана сумма НДС, в графе 5 указана одна сумма НДС, в поле назначение платежа – другая сумма НДС,
- реквизиты контрагента, а именно графа «лицевой счет», которая заполняется в случае, если контрагент является участником бюджетного процесса, лицевой счет которого открыт Федеральным казначейством или органом Федерального казначейства. Может быть сейчас при переходе на ЗКР сокращенного формата эти ошибки сократятся.
12.4 %- составляют заявки, не принятые к оплате в связи с представлением одновременно с заявкой неполного пакета документов, подтверждающих возникновение денежных обязательств, а именно: по тексту договора присутствуют такие фразы как – документ является неотъемлемой частью настоящего договора, или прилагается к договору, то такой документ должен быть представлен одновременно с договором, так как без него договор является представленным в неполном объеме; Часто отсутствуют дополнительные соглашения.
5.9 %- составляют заявки, не принятые к оплате в связи несоответствием кода бюджетной классификации, указанного в ЗКР и предметом договора.
4.7 %- составляют заявки, не принятые к оплате в связи превышением ЛБО или сметных назначений по оплачиваемым КБК, или превышение свободного остатка на счете.
Хочу обратить Ваше внимание на то, что ежедневно, в установленные сроки, Вам высылают выписки из лицевых счетов, в которых видны остатки на конец дня. Также в выписках, имеется информация о суммах, зачисленных «без права расходования» и требующих определенных уточнений.
41 % составляют Заявки не принятые к исполнению в связи с отсутствием или неправильным оформлением первичных документов, подтверждающих фактическое оказание услуг и работ.
Это предмет договора не соответствует предмету оплаты указанному в счетах, актах выполненных работ, накладных (например: в договоре – замена решеток в здании Код 225), а в счете и акте помимо замены решеток – изготовление урны ( это нефинансовые активы код 310 или 340);
- в договоре – приобретение канцелярских принадлежностей - в накладной – приобретение фоторамок и часов;
- в договоре – приобретение запчастей и инструментов – в накладной – тормозной жидкости и стеклоомыватель;
- в договоре – проведение текущего ремонта, а смету и акт предоставляете на монтажные работы.
Часто не отслеживаете суммы в договорах и присланных документах основаниях. Так, оплата за периодические издания, в счете 49 тыс. руб, а в накладных 38 тыс. руб.
Срок действия договоров, как правило ограничен определенными датами, Вы пытаетесь произвести оплату по данному договору за период, не включенный в указанный в договоре срок. Так срок договора 10 октября 1010 года вступает в силу с момента подписания, а счет и накладная на оказание услуг со ссылкой на этот договор от 05 октября.
Цена договора. Также одна из причин возврата, а именно сумма оплаты превышает сумму договора. Либо забываете присылать дополнительные соглашения на увеличение суммы договора. позициям в сметах.
14.5 %- составляют заявки, не принятые к оплате по прочим причинам.
- не верное заполнение графы ЗКР «Реквизиты налоговых платежей» согласно 106н;
- не верно указана предельная дата в ЗКР и др.
Данные нарушения в большей или меньшей степени, но все равно характерны практически для всех бюджетополучателей.
Поэтому, пользуясь случаем, хочу обратить Ваше внимание на улучшение качества заполнения и оформления направляемых в Управление и Заявок на кассовый расход и первичных документов (г/к, договора, счета, накладные акты выполненных работ или оказанных услуг).
С таким положением дел мы соглашаться не можем. В настоящее время готовиться информация в прессу по недостаткам в вопросах санкционирования, в адрес Ваших руководителей будут направлены письма с указанием причин возвратов, чтобы руководитель сам посмотрел и оценил качество Вашей работы.
Ваши пояснения что вы готовите Заявку, а подтверждающие документы готовят другие отделы ( юридический, административный) не имеют основания, т. к Заявка с подтверждающими документами это единый документ вы ставите свою подпись и полностью несете ответственность за весь пакет документов направляемый в Управление. И мы вместе с Вами несем ответственность за то, чтобы предмет договора четко соответствовал коду КОСГУ.
Как я выше сказала, что средний процент отказанных Заявок за 9 месяцев составил 21%. Однако по отдельным бюджетополучателям количество отказанных Заявок за 9 месяцев 2010 годов составляет значительно больше, до 40,0 % и выше от поступивших Заявок:
- Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Смоленской области (40 % за 9 месяцев 2010 года, 38,5 % за 9 месяцев 2009 года);
- Федеральное государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования Смоленский торгово-экономический техникум (51 % за 9 месяцев 2010 года, 45,2 % за 9 месяцев 2009 года);
- Смоленский колледж экономики, статистики и права - филиал государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования "Московский государственный университет экономики, статистики и информатики (МЭСИ)" (38 % за 9 месяцев 2010 года, 37,9 % за 9 месяцев 2009 года);
- Смоленский филиал Государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования "Саратовская государственная академия права"(31,0 % за 9 месяцев 2010 года, 33,4 % за 9 месяцев 2009 года);
- Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования "Смоленская государственная медицинская академия Федерального агентства по здравоохранению и социальному развитию" (34,3 % за 9 месяцев 2010 года, 37,3 % за 9 месяцев 2009 года);
- Филиал государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования "Московский государственный университет технологий и управления" в г. Смоленске (47,0 % за 9 месяцев 2010 года, 34,7 % за 9 месяцев 2009 года);
- Государственное научное учреждение Смоленский научно-исследовательский институт сельского хозяйства Российской академии сельскохозяйственных наук (36 % за 9 месяцев 2010 года, 30,1 % за 9 месяцев 2009 года);
- Филиал Государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования "Московский государственный открытый университет" в г. Смоленске (57,1 % за 9 месяцев 2010 года, 30,3 % за 9 месяцев 2009 года);
- Мемориальный комплекс "Катынь" - филиал федерального государственного учреждения культуры "Государственный музей политической истории России" (31,0 % за 9 месяцев 2010 года, 32,7 % за 9 месяцев 2009 года);
- Филиал Федерального государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования "Российский государственный университет туризма и сервиса" в г. Смоленске (40,8 % за 9 месяцев 2010 года, 32,6 % за 9 месяцев 2009 года);
- Смоленский центр научно-технической информации - филиал ФГУ "РЭА" Минэнерго России (31,4 % за 9 месяцев 2010 года, 31,8 % за 9 месяцев 2009 года);
- Управление Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Смоленской области (37,9 % за 9 месяцев 2010 года, 34,3 % за 9 месяцев 2009 года).
В разрезе получателей бюджетных средств анализ представленных и отказанных Заявок показал следующее. По отдельным организациям наблюдается уменьшение не принятых к исполнению Заявок к общей сумме поступивших:
1. Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы № 6 по Смоленской области -19 % (против 32,1 % за 9 месяцев 2009);
Территориальный орган Федеральной службы государственной статистики по Смоленской области – 11 % (против 34 % за 9 месяцев 2009);
3.Федеральное государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования "Смоленский промышленно-экономический колледж" –20 % (против 25 % за 9 месяцев 2009).
4.Территориальное управление Федерального агентства по управлению государственным имуществом в Смоленской области – 17% (против 23 % за 9 месяцев 2009);
5.Федеральное государственное учреждение "Смоленский центр стандартизации, метрологии и сертификации" –19,0 % (против 28% за 9 месяцев 2009);
6. Арбитражный суд - с 34% в 2009 году до 26% в 2010году.
7. Строительный колледж - с 33% до 25%.
8.Цлати с 28% до 23%
Увеличение не принятых к исполнению Заявок, к общей сумме поступивших сложилось по следующим бюджетополучателям.
1. федеральное государственное учреждение государственная станция агрохимической службы "Смоленская" – 26,0 % (против 20,2 % за 9 месяцев 2009);
2. Филиал Московского автомобильно-дорожного института - 20% против 16% в 2009году;
3. Московский государственный открытый университет 57% против 30% в 2009 году.
4. РГУТИС университет туризма и сервиса в г. Смоленске 41% против 33% в 2009 году.
5. Смоленский государственный университет 20% против 16% в прошлом году.
6. Управление государственного автодорожного надзора по Смоленской области Федеральной службы по надзору в сфере транспорта– 26 % (против 22 % за 9 месяцев 2009);
7. федеральное государственное учреждение "Управление мелиорации земель и сельскохозяйственного водоснабжения по Смоленской области" – 32 % (против 27 % за 9 месяцев 2009);
8. Управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Смоленской области – 26% (против 22,1 % за 9 месяцев 2009);
9. федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования "Смоленская государственная сельскохозяйственная академия"- 24 % (против 21 % за 9 месяцев 2009).
Остановлюсь на вопросах по завершению года.
На лицевых счетах получателей средств федерального бюджета, открытых в Управлении по состоянию на 01 октября 2010 года образовались значительные остатки средств. Так, остаток неиспользованных лимитов бюджетных обязательств на 01 октября 2010 составляет 950 млн. рублей или 32% от выделенной суммы ЛБО. А по отдельным бюджетополучателям процент неиспользованных лимитов достигает до 50%.(См. приложение)
- Государственный технологий и управления МГТУ 54%;
- МЭСИ филиал гоударственного университета экономики, статистики и информатики – 47%;
- Статистика – 49%;
- УФНС по Смоленской области – 44%;
- Росздравнадзор - 63%;
- Роскомнадзор 41%;
- Медакадемия 35%;
Торгово-экономический техникум 36%;
- филиал Энергоинститута 35%;
- Академия физкультуры и спорта -38%
- Главное бюро медико - санитарной экспертизы - 39%
С целью равномерного и эффективного использования выделенных средств федерального бюджета :
Вам необходимо проанализировать сложившуюся ситуацию по кассовым выплатам за 9 месяцев, провести анализ остатков неиспользованных средств, провести анализ планируемых кассовых расходов до конца года, конкретно определиться по каждому коду КБК, и максимально во второй половине октября, ноябре, начале декабря осуществить кассовые выплаты.
Рост детализированных расходных расписаний в 3 квартале по сравнению с 1 полугодием составил 50%. Это говорит о том, что получатели бюджетных средств активизировали работу по детализации конкретных потребностей. Провели анализ планируемых кассовых расходов до конца года, конкретно определяются по каждому коду КБК, чаще перебрасывают средства с одного кода бюджетной классификации на другой исходя из потребностей.
Кроме того, Вам необходимо провести анализ исполнения Сведений о сметных назначениях по приносящей доход деятельности за 9 месяцев т. г.
По состоянию на 01.10.2010 по ряду организаций фактически поступившие доходы превышают сметные назначения. У нас таких 3 бюджетополучателя. ( Центр защиты леса смоленской области, Мемориальный комплекс «Катынь», ЦЛАТИ( Центр лабораторного анализа и технических измерений по Центральному федеральному округу). Так как сметы Вам утверждает главный распорядитель, необходимо своевременно решать вопрос по внесение изменений в сметные назначения и представить в Управление уточненные Сметы.
Чтобы не получилось так, что в последний день года вы нам предоставили измененные сведения о сметных назначениях.
Проведена работа с бюджетополучателями по уточнению средств от приносящей доход деятельности, зачисленных без права расходования. В результате проведенной работы (были присланы большое количество писем – подтверждений источника образования доходов, Уведомлений об уточнении вида и принадлежности платежа) по состоянию на 1.10.2010 сумма средств без права расходования значительно снизилась и составила 1,4% от поступивших доходов. По сравнению с уровнем прошлого месяца- 2,95%, на начало года -8%.
Генеральные разрешения. Обращаю Ваше внимание, что Генеральные разрешения по старой форме по приказу 46н действуют до 1 января 2011 года. На сегодняшний день Разрешения по новой форме в соответствии с требованиями приказа Минфина №88 в Управление не представлены. Хочу отметить, что по 7 главам ( 7клиентам) имеются новые Генеральные разрешения по новой форме 88 н, но Разрешения в Управление не представлены.
Возьмите под контроль этот вопрос.
Что касается бывшей 73 главы, сейчас 74 глава, это учебные учреждения. Согласно письма Министерства финансов от 01.01.2001 № /1634 для реорганизованных учебных заведений с подведомственностью по 074 главе срок действия разрешений по старой главе и по старой форме заканчивается уже 01.12.2010. Возьмите на контроль этот вопрос.
Подводя итоги сказанному, можно сказать, что прошедший год был безусловно трудным не только для органов Федерального казначейства, но и для участников бюджетного процесса, обслуживаемых в Управлении. И учитывая стоящие перед нами задачи, нам есть еще над чем работать.
15.10.2010
