Инструкция к рабочему месту секретаря Руководителя структурного подразделения

Инструкция к рабочему месту секретаря Руководителя структурного подразделения

(Ввод РКК входящего документа)

Оглавление

Регистрация входящей корреспонденцией, поступающей на имя Руководителя структурного подразделения Аппарата Правительства Челябинской области 2

Описание действий в СЭД.. 3

Вход в систему. 3

Регистрация нового входящего письма. 3

Поиск документов. 5

Выход из системы.. 6

Регистрация входящей корреспонденцией, поступающей на имя Руководителя структурного подразделения Аппарата Правительства Челябинской области

При получении бумажного оригинала письма Руководителю структурного подразделения Аппарата Правительства Челябинской области выполните в СЭД следующие действия:

1.  Войдите в систему;

2.  Создайте в личной папке входящий документ вида «Письмо»;

3.  Введите заголовок письма;

4.  Укажите корреспондента и организацию-отправителя письма;

5.  Заполните исходящую дату регистрации и исходящий регистрационный номер отправителя;

6.  Укажите адресата письма;

7.  Укажите тематику письма и получите регистрационный номер;

8.  Нанесите на бумажный оригинал письма регистрационный номер, полученный от системы.

9.  Отправьте введенный документ по маршруту.

Описание действий в СЭД

Вход в систему

1.  Войдите в систему. Для этого в окне «Регистрации» введите свою учётную запись(1) и пароль(2).

Регистрация нового входящего письма

1.  Перейдите в папку «Личные папки».

2.  Кликните указателем мыши по кнопке . Из иерархического списка выберите входящее письмо.

3.  В открывшейся экранной форме заполните значения реквизитов:

·  «Заголовок» - краткое содержание письма;

·  «Корреспондент» - фамилия сотрудника, который подписал письмо. При этом автоматически поле «Отправитель (организация)» заполняется наименованием организации «Корреспондента»;

·  «Исх. дата регистрации» - дата регистрации документа у отправителя;

·  «Исх. номер отправителя» - исходящий регистрационный номер отправителя;

·  «Адресат (кому)» фамилия Руководителя структурного подразделения Аппарата Правительства Челябинской области.

4.  Сохраните введённые значения, нажав указателем мыши на кнопку .

5.  Откроется экранная форма документа. Откройте секцию «Общие реквизиты» и заполните поля:

·  Тематика;

·  Состав документа.

6.  Зарегистрируйте документ, нажав указателем мыши на кнопку . В поле «Рег. Номер» появится регистрационный номер документа.

7.  Проставьте на бумажном оригинале регистрационный номер документа.

8.  Отправьте документ по маршруту, нажав указателем мыши на кнопку

Поиск документов

Для поиска писем войдите в соответствующую папку регистрации. Например – папка входящей корреспонденции и нажмите на кнопку фильтра - .

Откроется экранная форма фильтра, в которую введите известные Вам реквизиты письма.

Например: Дата создания, ключевое слово, Организация-отправитель.

Нажмите на кнопку . Результаты поиска будут отображаться в папке.

Для снятия фильтра нажмите на значок фильтра и далее в форме фильтра на кнопку

Выход из системы

Для выхода из системы нажмите на текст в правом верхнем углу экрана.