ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ТАТТЕПЛОИЗОЛЯЦИЯ»
СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ
ЗАКУПКИ
СТП 07.02-2013
. |
1 Область применения
1.1 Настоящий стандарт распространяется на процесс, связанный с организацией и контролем закупочной деятельности в (далее по тексту, Общество).
1.2 Стандарт разработан с целью упорядочивания закупочной деятельности в Обществе и в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
1.3 Стандарт обязателен для исполнения работниками всех структурных подразделений Общества, связанных с организацией и контролем закупочной деятельности.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте используются ссылки на следующие нормативные документы:
- Р. ИНВЭНТ. Регламент контроля закупок МТР, работ и услуг
- СТП 04.01-2010 Управление стандартами предприятия, руководством по качеству, положениями и инструкциями по различным видам деятельности и документами внешнего происхождения;
- СТП 04.06-2012 Процессы системы менеджмента качества;
- СТП 07.01-2013 Входной контроль сырья, материалов и комплектующих, используемых в производстве труб и фасонных изделий по ГОСТ ;
- Р 05-2013 Регламент по организации договорной работы;
- Р 06-2013 Регламент по работе с кредиторской и дебиторской задолженностью.
3 Термины, определения и сокращения
3.1 В настоящем стандарте применяются следующие термины с соответствующими определениями:
Конкурсная карта – документ позволяющий оценить условия по выполнению однотипных обязательств несколькими поставщиками.
Приоритет поставщика – оценка поставщика на основании следующих критериев (по значимости):
- качество ТМЦ и услуг;
- цена (с учетом транспортных расходов) закупаемых ТМЦ и услуг;
- условия оплаты;
- объем поставки (полная либо частичная поставка);
- срок поставки и гарантия своевременности поставки.
Конкурсное предложение – документы для участия в тендере, направляемые Обществом поставщикам.
Заказчик – Общество, направляющие документы для проведения анализа конкурсной карты в .
Анализ конкурсной карты по приобретаемым ТМЦ и услугам – вынесение заключения специалистом отдела координации закупочной деятельности о соблюдении условий конкурса по выбору поставщика Обществом.
Срочная поставка – поставка ТМЦ и услуги, необходимость в которых возникла в результате чрезвычайной ситуации.
Заключение о рыночной стоимости – результаты анализа рыночной стоимости с указанием альтернативных поставщиков закупаемых ТМЦ и услуг.
Список постоянных поставщиков – список поставщиков Общества, с которыми оно заключило долгосрочные отношения на особых условиях, и имеющего с ними положительный опыт работы более 1 года.
3.2 В настоящем стандарте использованы следующие сокращения:
ГОСТ – национальный стандарт;
ГОСТ Р – государственный стандарт Российской Федерации;
КК – конкурсная карта;
НД – нормативный документ;
НДС – налог на добавленную стоимость;
ОМТС – отдел материально-технического снабжения;
– общество с ограниченной ответственностью «Таттеплоизоляция»;
ПТО – производственно-технический отдел;
ПЭ – полиэтилен;
СТП – стандарт предприятия;
ТМЦ – товарно-материальные ценности;
ТТН – товарно-транспортная накладная;
ЦЛ – центральная лаборатория.
4 Требования
4.1 Общие положения
4.1.1 Основной целью процесса управления закупками является планирование, организация и контроль обеспечения производственных подразделений необходимыми ТМЦ в определенном временном режиме с минимальными совокупными затратами.
4.1.2 Процесс управления материальными потоками в процессе закупок состоит из двух взаимосвязанных процессов:
- управление закупками, т. е. планирование и организация поставок МПЗ на предприятие;
- управление запасами, в том числе регулярный контроль фактического размера складского запаса и своевременное его пополнение в соответствии с установленной нормой.
4.1.3 Основными задачами, которые решаются в процессе управления закупками являются:
- определение собственных потребностей и исследование рынка поставщиков;
- подготовка и заключение договоров о поставке продукции, ее транспортировка, хранение и т. п.;
- соблюдение сроков, объемов и качественных характеристик закупаемой продукции;
- поддержание минимального складского запаса с целью обеспечения непрерывности производственных процессов;
- поддержание отношений с поставщиками.
4.1.4 Основными задачами, которые решаются в процессе управления запасами являются:
- определение размера необходимого запаса (как текущего, так и страхового);
- создание системы контроля фактического размера складского запаса и своевременного его пополнения с целью снижения рисков невыполнения производственной программы;
- минимизация суммарных затрат в процессе управления запасами (стоимость хранения, образование неликвидов, убытки, связанные с отсутствием необходимой продукции, простоем производства и т. д.);
- ускорение оборачиваемости товарных запасов.
4.1.5 Описание процесса закупок и критерии оценки результативности процесса представлены в СТП 04.06-2012.
4.2 Управление закупками
4.2.1 Процесс управления закупками включает в себя следующие этапы:
- сбор и обработка информации о конъюнктуре рынка материальных ресурсов и действующих условиях торговли, доставки, хранения и т. д.;
- выбор предпочтительных форм и источников материально-технического снабжения при комплексном анализе выгод и издержек (прежде всего цены и качества продукции;
- размещение заказов и их реализация;
- организация делопроизводства по учету ресурсов и расчетам за приобретенные ТМЦ.
4.2.2 Основными видами деятельности, осуществляемыми в процессе управления закупками, являются:
- мониторинг товарных остатков на складах предприятия;
- анализ и выбор поставщиков (по качеству поставляемой продукции, закупочной цене, территориальному расположению, условиям поставки, наличию программ гибкого ценообразования и т. п.);
- принятие решения о заключении закупочных договоров, оформление договора на поставку и счетов на оплату и т. д.
4.3 Основные требования к поставщикам
4.3.1 Поставщик выбирается по следующим критериям: должен являться непосредственным производителем, эксклюзивным дистрибьютором производителя или предлагать наиболее выгодные условия, если он является одним из дистрибьюторов производителя товаров.
4.3.2 При выборе поставщика в обязательном порядке запрашиваются необходимые учредительные документы (Устав, ИНН/КПП, ЮГРЛ, свидетельство о регистрации в налоговом органе, лицензия на производство (при необходимости). Документы, полученные от контрагента проходят проверку надежности СБ Общества.
4.3.3 Поставщик обязан поставить Товар по следующим условиям:
- в срок указанный в Спецификации и согласованный обеими сторонами;
- в ассортименте и количестве согласно Спецификации;
- по ценам, утвержденным сторонами в Спецификации;
- с полным пакетом сопроводительной документации (счет-фактура, товарная накладная ТОРГ-12, ТТН, сертификаты качества, запрошенные заказчиком и паспорт на товар);
- в полном соответствии с установленным законом и условиями Договора заключенного между сторонами.
Отсутствие вышеуказанных документов является основанием для отказа в приемке Товара Покупателем.
4.3.4 Логистика поставщика должна обеспечивать стабильные, бесперебойные поставки заявленного ими ассортимента.
4.3.5 Цена поставляемых товаров должна быть максимально низкой относительно входной цены конкурирующих фирм на рынке.
4.3.6 Упаковка товара, его фасовка и маркировка должны соответствовать требованиям НД.
4.3.7 Поставляемый товар должен иметь безусловное и постоянное качество, подтвержденное в установленной форме (сертификаты, удостоверения качества и иная сопроводительная документация).
4.3.8 Поставщик должен работать по общей системе налогообложения (являться плательщиком НДС).
4.3.9 Приветствуется возможность предоставления особых финансовых условий: товарный кредит, отсрочка платежа, реализация и т. п.
4.3.10 Поставщик должен действовать в соответствии с документами, всеми применимыми законами и нормативными актами, включая правила и ограничения, касающиеся незаконных платежей и подарков, и обязуется не предоставлять, не предлагать и не допускать предоставления, прямо или косвенно, каких-либо денежных выплат или ценностей любым лицам с целью незаконно или неправомерно повлиять на принятие решения, получения или поддержания преимуществ.
4.4 Анализ поставщиков
4.4.1 Анализ поставщиков включает в себя следующие этапы:
- выявление потенциальных поставщиков по требуемой номенклатуре продукции;
- анализ выявленных поставщиков (по стоимости, условиям оплаты, способу и срокам поставки);
- определение рейтинга и ранжирование выявленных поставщиков (формирование и одобрение Перечня поставщиков, конкурсной карты).
4.4.2 Для осуществления этапа анализа и выбора поставщиков определяются приоритеты Общества в выборе поставщиков и продукции (например, надежность поставщика, бесперебойность поставок, качество продукции, цена продукции и т. п.)
4.4.3 Общая схема процесса анализа и выбора поставщиков представлена на рисунке 1.
Рисунок 1 – Схема процесса выбора поставщиков
4.4.4 Выявление потенциальных поставщиков заключается в определении всех возможных поставщиков ТМЦ и услуг требуемого вида путем использования сведений о конкурсах поставщиков, выставках и ярмарках, рекламы и специализированных каталогов, формирование списка поставщиков, сбор и анализ информации об их деятельности.
4.4.5 Анализ выявленных поставщиков заключается в сравнении уровня цен продукции и условий платежей, географического положении поставщика, возможных сроков выполнения экстренных заказов, резервных мощностей предприятия, качественных характеристик продукции, частоты и надежности поставок, финансовой стабильности предприятия поставщика.
4.4.6 Процесс анализа поставщиков осуществляется следующим образом:
- определяются основные критерии, по которым планируется проводить анализ поставщиков, обязательными из которых являются цена, качество продукции, условия и надежность поставки, условия платежа;
- на основе анализа рынка поставщиков, с использованием различных источников информации, специалистами ОМТС формируется список потенциальных поставщиков ТМЦ и услуг;
- информация по каждому отдельному поставщику заносится в Форму для анализа потенциальных поставщиков данного вида ТМЦ и услуг по форме Приложения А;
- выбор поставщиков может осуществляться с использованием одного из методов (метод рейтинговых оценок, метод доминирующих характеристик, метод категорий предпочтения и т. д.);
- кроме количественных показателей для оценки поставщиков используются и качественные показатели, такие как имидж поставщика, отсутствие негативных сообщений о нем в средствах массовой информации или от партнеров по бизнесу, способность к длительным партнерским отношениям и т. п.;
- если стоимость закупки у одного и того же поставщика в квартал составляет сумму до 200 тыс. руб. решение по выбору поставщика принимается специалистами ОМТС ;
- при стоимости закупки у одного и того же поставщика свыше 200 тыс. руб. в квартал, решение по выбору поставщика принимается на основании данных Конкурсной карты с использованием одного из вышеперечисленных методов оценки, форма КК представлена в
4.5 Оформление конкурсных карт
4.5.1 Конкурсная карта Общества согласовывается и утверждается в до заключения договора с поставщиком, осуществления поставки и оплаты ТМЦ и услуг.
4.5.2 В случае, если одинаковые позиции ТМЦ и услуг используются несколькими предприятиями-заказчиками Группы компаний «ИНВЭНТ», участвует в подборе поставщика с целью достижения оптимальной цены.
4.5.3 Конкурсная карта оформляется, если сумма закупки ТМЦ и услуг составляет свыше 200 тыс. руб. (здесь и далее сумма указывается с учетом НДС). Недопустимо разделение сделки свыше 200 тыс. руб. с одним и тем же контрагентом по одному предмету договора на несколько поставок. При сумме закупки менее 200 тыс. руб. конкурсная карта не оформляется. Исключением являются финансовые, консультационные, аудиторские и т. п. услуги, на которых конкурсная карта составляется при сумме оплаты за услуги свыше 30 тыс. руб.
4.5.4 Конкурсные карты представляются в отдел координации закупочной деятельности для проведения анализа не менее чем за 3 дня до даты заключения договора. Если по истечению данного срока не согласовало конкурсную карту, не сообщило о нарушениях в ее оформлении, либо не предоставило информацию о наличии более выгодного поставщика для включения его в конкурсную карту – конкурсная карта считается согласованной.
4.5.5 В случае, когда приобретается особо сложное оборудование, срок анализа конкурсной карты может быть продлен на срок до 15 дней.
4.5.6 Конкурсная карта составляется на запланированный годовой объем поставки ТМЦ и услуг с разбивкой по месяцам. В случае если в течение года цена или поставщик ТМЦ и услуг меняется, составляется новая конкурсная карта на оставшийся срок поставки и объем, которая отменяет предыдущую конкурсную карту.
4.5.7 К конкурсной карте прилагаются:
- проект договора с приоритетным поставщиком;
- учредительные документы приоритетного поставщика;
- в случае приобретения услуг/работ – смета на проведение работ.
4.5.8 Вместе с конкурсной картой Общество направляет зарегистрированные коммерческие предложения в адрес участников тендера.
4.5.9 Конкурсная карта может содержать следующую информацию:
- наименование организации-конкурсанта (поставщика);
- наименование продукции /услуг;
- марку продукции поставщика;
- технические характеристики продукции, описание работ;
- особенности продукции (НД на продукцию, артикул и др.);
- количество;
- цену с НДС;
- курс валюты;
- условия оплаты;
- срок поставки;
- транспортные расходы и способ доставки;
- прочие необходимые условия.
4.5.10 Конкурсная карта должна содержать предложения не менее 3 поставщиков по поставке ТМЦ и услуг (за исключением случая монополии поставщика).
4.5.11 Если поставщик является монополистом, производителем, дилером, либо официальным представителем предприятия-изготовителя – это указывается в поле «Примечание» конкурсной карты.
4.5.12 Все графы конкурсной карты должны быть заполнены. Наименование продукции (работ, услуг), марка, технические характеристики, номер ГОСТ (ТУ), артикул, единицы измерения должны соответствовать действующему на предприятии справочнику-номенклатору.
4.5.13 В случае срочной поставки в конкурсной карте делается соответствующая пометка с указанием на необходимость в срочной поставке ТМЦ и услуг. Анализ конкурсной карты по срочной поставке со стороны осуществляется в течение 1 дня с момента предоставления. В случае приобретения финансовых услуг и оборудования понятие срочной поставки не применяется, и такая конкурсная карта рассматривается в обычном режиме.
4.5.14 При прочих равных условиях делать выбор в пользу поставщика, предоставляющего отсрочку платежа по приобретаемым ТМЦ и услуг. В случае если цена с отсрочкой платежа превышает цену по предоплате на сумму большую, чем сумма ставки кредитования за период отсрочки, то предприятие-заказчик может выбрать поставщика с условием оплаты – предварительная оплата. В данном случае заказчик также должен представить в примечании конкурсной карты разъяснение с указанием причин отказа поставщика от предоставления отсрочки платежа.
4.5.15 Условия и цены конкурсного предложения, вносимые в конкурсную карту, должны быть письменно зафиксированы в заключаемом договоре поставки на весь срок его действия. В случае изменения условий поставки поставщиком, выигравшим тендер, приоритет переходит к поставщику, следующему за первым. В случае изменения условий поставки в силу рыночных обстоятельств, конкурсная карта оформляется повторно с получением новых предложений от всех поставщиков, включенных в конкурсную карту.
4.5.16 В графу конкурсной карты «Причины отсутствия предложения завода-изготовителя» вносятся разъяснения о том, по каким причинам предприятие-заказчик не запрашивал предложение поставщика закупаемого ТМЦ и услуг. В отношении закупаемых услуг/работ графа не заполняется.
4.5.17 Конкурсная карта направляется в за подписью Директора Общества, отвечающего за организацию закупочной деятельности, а в его отсутствие – уполномоченного на это лица. В графе конкурсной карты «Выбранный поставщик» указывается: наименование ТМЦ и услуг и поставщика, получившего приоритет; объект поставки; тип работ; планируемая дата поставки ТМЦ и услуг и общая сумма поставки.
4.5.18 В случае если Общество приобретает ТМЦ и услуги, которые выпускаются или перерабатываются на других предприятиях ГК , должно запросить у них информацию о ценах и включить их предложения в конкурсную карту. При прочих равных условиях закупка у предприятий ГК должна иметь более высокий приоритет.
4.5.19 Если Общество в течение нескольких лет работает с одним и тем же поставщиком, на особых условиях (постоянная отсрочка платежа, изготовление под заказ и т. д.), то оно может включить его в список постоянных поставщиков, который должен составляться и передаваться в на рассмотрение и утверждение с подробным разъяснением причин включения того или иного поставщика в данный список. В случае включения его в список постоянных поставщиков составление конкурсной карты не требуется.
4.5.20 В случае положительного согласования возвращает конкурсную карту Обществу в электронной форме в отсканированном виде.
4.5.21 При выявлении нарушений в оформлении конкурсной карты Обществом, она возвращается ему с указанием замечаний, рекомендаций. Конкурсная карта составляется заново с устранением нарушений.
4.5.22 При выявлении завышения стоимости поставки приоритетного поставщика относительно рыночных цен, не согласовывает конкурсную карту, а предоставляет информацию о наличии экономически более выгодного поставщика.
4.5.23 На основании полученной информации Общество прорабатывает вопрос соответствия качества ТМЦ и услуг, условий поставки рекомендованного поставщика требуемым условиям. Конкурсная карта составляется заново с включением предложения рекомендованного поставщика и направляется в для анализа.
4.5.24 Согласованная конкурсная карта является основанием для заключения договора и последующей работы с поставщиком.
4.5.25 Конкурсная карта хранится вместе с копией договора поставки как в , так и у Общества 3 года.
4.6 Заключение договора
Договор на поставку ТМЦ и услуг заключаются только в письменной форме, путем составления документа, установленного образца и подписанного обеими сторонами.
Порядок заключения договоров регламентируется Р 05-2013.
4.6 Получение ТМЦ и оплата счетов
4.6.1 Счет на оплату поступает от поставщика в течение 3-х дней с момента подписания (или извещения поставщика о подписании) договора на поставку продукции обеими сторонами.
4.6.2 Ответственный исполнитель за данный договор оформляет заявку на оплату в программе 1С:УПП с приложением к ней отсканированной копии счета
4.6.3 Мониторинг поставки осуществляет ответственный сотрудник ОМТС путем контроля сроков отгрузки закупаемой продукции.
4.6.4 Последующие действия в случае возникновения дебиторской и кредиторской задолженности регулируются регламентом Р 06-2013.
4.7 Управление запасами
4.7.1 Задачи, решаемые в процессе управления запасами:
- мониторинг наличия и распределение товарных запасов по производственным участкам, а также размещение конкретных товарных единиц по местам хранения, ячейкам, стеллажам, паллетам;
- достоверное и своевременное отражение данных по поступлению, хранению и отпуску (выдаче) ТМЦ;
- контроль уровня запасов. Определение минимально допустимого уровня запаса, определение динамики изменения уровня, прогнозирование момента достижения минимального уровня, планирование закупок;
- оптимизация размещения ТМЦ на складе, работа по повышению эффективности использования складских площадей и объемов. Размещение ТМЦ с учетом динамики их движения;
- обеспечение сохранности закупленной продукции в местах хранения и движения, в том числе контроль выполнения требований к условиям хранения отдельных единиц ТМЦ;
- контроль работы складского персонала.
4.7.2 Объективная необходимость создания и поддержания минимальных запасов в обусловлена следующими причинами:
- несоответствием объема поставки объему их разового потребления;
- разрывом во времени и пространстве между моментом поступления ТМЦ на предприятие и его потреблением.
К формированию и поддержанию минимальных запасов предъявляются следующие требования:
- размер запаса должен быть достаточным для обеспечения непрерывности
процессов производства и обращения, т. е. непрерывности потока ТМЦ;
- запас должен быть максимально сокращен, а его оборачиваемость должна быть
максимально высокой, что должно обеспечить сокращение издержек;
- издержки, связанные с закупкой и хранением запасов, должны стремиться к
минимуму, что должно обеспечить снижение потерь от иммобилизации
(отвлечения) оборотных средств предприятия.
4.7.3 Величина текущего складского запаса зависит от среднесуточного
потребления материалов и комплектующих изделий, интервала между очередными
поставками, размера партий поставок и партий запуска в производство. Для многих
материалов и комплектующих изделий интервал между очередными поставками
берется в половинном размере или рассчитывается среднеарифметическим методом.
Максимальная величина текущего запаса (Зmax) определяется по формуле:
Зmax = Ап х Т,
где Ап – среднесуточная потребность в данной номенклатурной позиции ТМЦ (натуральные единицы измерения);
Т — время между двумя очередными поставками, дни.
При этом среднесуточное потребление устанавливается делением общей потребности в данном материале, комплектующем изделии в плановом периоде (год, квартал, месяц) на количество календарных дней за тот лее период, если предприятие работает непрерывно, или на количество рабочих дней, если не работает в праздничные и выходные дни.
Средняя величина текущего запаса (Зср.) определяется по формуле:
Зср. = Зmax / 2
4.7.4 Ответственным за определение норм складских запасов является начальник
отдела материально-технического снабжения Общества. Форма перечня неснижаемых запасов представлена в Приложении В.
4.8 Контроль фактического размера складского запаса
4.8.1 Контроль фактического состояния неснижаемых запасов осуществляется в
Обществе за счет:
- соблюдения установленного порядка ведения учета МПЗ и настройки
номенклатур в 1СУПП;
- достоверности ведения учета незавершенного производства;
- оперативного выявления расхождений между данными учета и фактическим наличием по отдельным наименованиям и (или) группам МПЗ в местах их хранения и потребления.
4.8.2 Контроль фактического состояния складского запаса проводится специалистами ОМТС на основе анализа данных учета запасов в программе 1C: УПП, периодически проводимых переписей материальных ресурсов и инвентаризаций, или по мере необходимости.
4.8.3 В случае, если спрос на материалы и комплектующие изделия непредвиденно увеличится, или же будет нарушен срок поставки, специалисты ОМТС в данном случае принимает оперативные меры, обеспечивающие дополнительную поставку МПЗ
5 Управление документом
5.1 Внесение изменений в настоящее стандарт, порядок хранения, рассылки и ознакомления с стандартом производится в соответствии с требованиями СТП 04.01.
Приложение А
(рекомендуемое)
Форма конкурсной карты для анализа потенциальных поставщиков
№ п/п | Наименование ТМЦ и услуг | Марка, тип, вид ТМЦ в соответствии с единым номенклатором | Ед. изм. | Потребность | Наименование поставщика | Кол-во | Предложение поставщика | Сумма с НДС | Приоритет | Срок поставки | Примечание | ||||
Год | Квартал/ месяц | Цена за единицу | Условия оплаты | ||||||||||||
С НДС, руб. | С НДС и транспорт. расходами | % предоплаты | % предпоставки | ||||||||||||
Приложение Б
(рекомендуемое)
Форма конкурсной карты Утверждаю
Управляющий директор
_______________
«___» ______________ 20___г.
Конкурсная карта № ____ от «___» _________ 20___г.
№ п/п | Наименование товара по проекту, НД | Тип, марка, НД (ГОСТ, ТУ и т. д.) | Ед изм-ия | Количество | Цена за единицу с НДС, руб. | Наименование поставщика | Утвержденная цена | ||
… | … | … | |||||||
Условия поставки | |||||||||
Форма расчета | |||||||||
Сумма с НДС без транспортных расходов | |||||||||
Сумма с НДС и транспортными расходами | |||||||||
Приоритет |
Выбранный поставщик: ______________________________________
Директор _____________________ ______________
() (подпись)
Директор по закупкам и логистике _____________________ ______________
() (подпись)
Начальник ОМТС _____________________ ______________
() (подпись)
Ведущий специалист СБ ____________________ ______________
() (подпись)
Представитель службы, заинтересованной в закупке МТРиУ
для _____________________ ______________
() (подпись)
Заместитель директора по коммерции _____________________ ______________
() (подпись)
Начальник ОМТС ___________________ ______________
() (подпись)
Исполнитель _____________________ ______________
() (подпись)
Приложение В
(рекомендуемое)
Форма перечня неснижаемых запасов ТМЦ
Утверждаю
Директор
_______________
«___» ______________ 20___г.
Перечень неснижаемых запасов ТМЦ на складе
№ п/п | Наименование | Запасы | Ответственный |
1 Основные материалы | |||
2 Вспомогательные материалы | |||
Начальник ОМТС _____________________ ______________
() (подпись)
Согласовано
Технический директор _____________________ ______________
() (подпись)
Заместитель директора по производству _____________________ ______________
() (подпись)
Лист регистрации изменений
№ п. п. | Регистрационный номер извещения об изменении и дата его утверждения | Номер листа (страницы) | Подпись лица, внесшего изменения | Дата внесения изменения | ||
замененного | нового | аннулированного | ||||
