В помощь секретарю Студенческого совета

Федеральное агентство по образованию Российской Федерации

Саратовский государственный университет имени

Управление организации воспитательной работы со студентами

Совет студентов и аспирантов

В помощь секретарю

Студенческого совета…

Памятка составлена

секретарем Совета

студентов и аспирантов СГУ

Саратов, 2008

 

Дорогой друг!

Поздравляю тебя! Ты стал(а) секретарем Студенческого совета! Тебе предстоит интересная работа, связанная с организацией интереснейших мероприятий в университете и в этом тебе очень поможет данная брошюра – студенческое документоведение.

В этом сборнике размещены полезные советы и правила заполнения всех основных видов документов. В своей деятельности Совет студентов и аспирантов университета ориентируется на множество нормативных документов. Прежде всего - это Положение о Совете студентов и аспирантов Саратовского государственного университета имени , в котором говорится о том что:

1.1. Совет студентов и аспирантов ГОУ ВПО «Саратовский государственный университет имени » (далее - Совет) является добровольным органом студенческого самоуправления на основе равноправия его участников, законности, гласности и выборности, подчиняющимся Ученому совету университета.

1.4. Деятельность Совета реализуется через студенческие советы структурных подразделений и студенческие клубы по интересам.

1.7. В процессе своей деятельности Совет взаимодействует со структурными подразделениями университета, молодёжными общественными объединениями, государственными и муниципальными органами власти.

2.1.  Целями Совета являются:

-  удовлетворение потребностей студентов и аспирантов университета в развитии профессиональных навыков, интеллектуальном, культурном, нравственном и физическом развитии;

-  содействие Ученому совету университета и ректорату в решении учебных, организационных и других вопрос.

2.2. Для достижения целей Совет осуществляет свою деятельность по следующим основным направлениям: научное, культурно-массовое и нравственно-эстетическое, спортивное, информационное, профессионально-трудовое. В случае необходимости Совет оставляет за собой право развивать другие направления.

5.1. Студенческий совет факультета является добровольным органом студенческого самоуправления на основе равноправия его участников, законности, гласности и выборности. Студенческий совет факультета подчиняется Совету студентов и аспирантов университета, взаимодействует с Ученым Советом факультета и деканатом.

5.2. Целями Студенческого совета факультета являются:

- вовлечение студентов и аспирантов в общественную жизнь факультета и университета;

- содействие Ученому совету факультета и деканату в решении учебных, организационных и других вопросов.

Тебе предстоит познакомиться с основными документами:

Ø  Протокол собрания Студенческого совета;

Ø  План работы Студенческого совета;

Ø  Отчет о проведенном мероприятии;

Ø  Семестровый отчет о работе Студенческого совета;

и сопутствующими:

Ø  Служебная записка (на аудиторию, на канцелярские товары, на транспорт, и т. д.);

Ø  План организационно-технических мероприятий;

Ø  Смета.

Помимо этих документов Студенческий совет каждого структурного подразделения оставляет за собой право вводить и вести свой документооборот.

Заполнение Протоколов заседаний Студенческого совета

Протокол заседания Студенческого совета заполняется после каждого собрания студенческого совета и является одним из основных документов.

В Полях А пишется название структурного подразделения (например, физический факультет СГУ, факультет коррекционной педагогики и специальной психологии Педагогического института СГУ, геологический колледж СГУ и т. д.).

В Поле Б указывается дата заседания Студенческого совета и порядковый номер протокола. Номер протокола выбирается двумя способами: каждый новый учебный год продолжать нумерацию или начинать сначала.

В графе «Присутствовало _____ человек» пишется общее количество присутствующих студентов и аспирантов.

В Поле В делается отметка о приглашенных (например, заместитель декана по воспитательной работе ).

Содержание соответствующих пунктов «Повестки», «Выступили», «Совет студентов и аспирантов решил» (например, «1», «1» и «1» или «2», «2» и «2») должны относиться к одному и тому же вопросу.

В Поле Г указываются подписи председателя и секретаря Студенческого совета. Подписи расшифровываются в Поле Д, где сначала указываются инициалы Имени и Отчества, а затем Фамилия.

Копия Протокола заседания сдается Секретарю Совета студентов и аспирантов университета в течение трех рабочих дней со дня проведения собрания.

Оригиналы всех документов остаются в Студенческом совете структурного подразделения.

Все документы Студенческого совета подписываются председателем. В случае отсутствия председателя документы могут быть подписаны заместителем председателя или секретарем (по согласованию с председателем). В этом случае перед последней (предпоследней) строкой ставится «штрих».

Заполнение и написание Плана работы Студенческого совета

План работы составляется и сдается два раза в учебный год. В конце осенне-зимнего (сентябрь-январь) семестра составляется план работы на весенне-летний семестр (февраль-август). План работы на осенне-зимний семестр составляется в конце весенне-летнего семестра. План на следующий семестр утверждается на последнем в текущем семестре собрании.

Поля А, Б, Г и Д заполняются аналогично, как и в Протоколе заседания.

Копия Плана работы сдается Секретарю Совета студентов и аспирантов университета до 15 числа следующего за текущим семестром семестра (то есть до 15 февраля или 15 сентября).

Заполнение Отчета о проведении мероприятия

По прошествии каждого мероприятия (конференция, концерт-выступление, презентация, выезд в детский дом и т. д.) заполняется Отчет о проведении мероприятия.

В Полях Е пишется полное название проведенного мероприятия.

В поле «на ___семестр 200_/200_ уч. года» указывается номер текущего семестра и учебного года. В поле «от «___» _____________ 200__г. №_____» указывается дата и номер протокола заседания Студенческого совета, на котором был утвержден план работы Совета. Далее следует указать дату проведения мероприятия
««___»_______________200__г.»

В графе «количество участников указывается общее количество студентов и аспирантов, участвующих в мероприятии. При этом рекомендуется разделять участников и организаторов.

В Поле Ж ставится дата написания (заполнения) Отчета о проведении мероприятия.

Поля А, Г и Д заполняются аналогично, как и в Протоколе заседания.

Копия Отчета о проведении мероприятия сдается Секретарю Совета студентов и аспирантов университета в течение трех рабочих дней со дня проведения мероприятия.

Заполнение Отчета о работе Студенческого совета за семестр

По окончанию каждого учебного семестра составляется сводный, итоговый отчет о работе Студенческого совета в течение всего семестра.

В строках «___ семестр 200__ - 200__ уч. года» указывается тот семестр и учебный год, за который составляется отчет (исключение: Поле З, в котором указывается следующий семестр и соответствующий учебный год).

В графе «Актуальные задачи» пишутся перспективные направления развития Студенческого совета в следующем семестре (например, создание клуба по интересам, развитие информационного поля и т. д.) (не путать с Планом работы в следующем семестре!)

Поля А, Г, Д и Ж заполняются аналогично, как и в Протоколе заседания и Отчете о проведении мероприятия.

Копия Отчета о работе сдается Секретарю Совета студентов и аспирантов университета до 15 числа следующего за текущим семестром семестра (то есть до 15 февраля или 15 сентября).

План работы и Отчет о работе Студенческого совета сдаются на бумажном и электронном носителях.

Служебная записка

Служебная записка составляется с целью реализации запланированного мероприятия. Служебная записка в общем случае пишется на имя председателя Совета студентов и аспирантов за подписью Председателя Студенческого совета структурного подразделения с указанием даты написания записки.

Ниже приведены несколько вариантов наиболее частых служебных записок:

На канцелярские товары (на имя председателя совета студентов и аспирантов за подписью председателя Студенческого совета структурного подразделения):

Председателю

Совета студентов и аспирантов СГУ

служебная

Для организации деятельности Совета студентов и аспирантов СГУ (структурное подразделение) прошу рассмотреть вопрос об обеспечении следующими канцелярскими товарами:

№	Наименование	Количество
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

Председатель

Студенческого совета

_________________________________________ ____________________/__________________/

«___» _____________ 200_ г.

Для предоставления аудитории (на имя начальника управления безопасности за подписью председателя студенческого совета и заместителя декана по воспитательной работе структурного подразделения)

Начальнику управления безопасности

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

на право вскрытия и выдачу ключей от служебного помещения

Комната № ______________________________________________________________________

(факультет, кафедра, лаборатория, аудитория и т. п.)

учебного корпуса № _____ следующим сотрудникам:

1.  _____________________________________________________________________________

2.  _____________________________________________________________________________

3.  _____________________________________________________________________________

4.  _____________________________________________________________________________

5.  _____________________________________________________________________________

Режим работы сотрудников в помещении с ___________________ до ____________________

1. На период работ в корпусе с __________________________ до ________________________

(заполнить число, месяц, год)

Начальник управления

организации воспитательной работы

со студентами ________________ _______________

(подпись) (Ф. И.О.)

«____»____________200___г. М. П.

На транспорт (на имя начальника автотранспортного хозяйства за подписью руководителя структурного подразделения СГУ (начальника управления, декана, заместителя декана))

Начальнику автохозяйства СГУ

служебная

В соответствии с приказом ректора от 01.01.01 года о проведении «Недели студенческой молодёжи» управление организации воспитательной работы со студентами просит Вас предоставить транспорт для поездки в книжный магазин «Литера».

Отправление транспорта 19 ноября 2007 года в 10.30 от Х корпуса СГУ. Ответственный за отправление .

Начальник управления

организации воспитательной работы

со студентами

План организационно-технических мероприятий

План организационно-технических мероприятий составляется с целью проведения запланированного мероприятия. Он включает в себя основные необходимые пункты технической работы в процессе реализации мероприятия.

Типовой план организационно-технических мероприятий имеет вид:

УТВЕРЖДАЮ Председатель Студенческого совета _________________________________________ ____________________ /___________________/ «____» ___________________ 2008 года

ПЛАН

организационно-технических мероприятий по организации и проведению

_____(название мероприятия)_____

№	Мероприятия	Срок исполнения	Ответственный	Исполнитель
1.	Разработка пакета документов по организации и проведению мероприятия
2.	Утверждение сметы, выписка счетов, приобретение призов и расходных материалов
3.	Рассылка приглашений
4.	Организация участия студентов
5.	Информационное обеспечение мероприятия
6.	Проведение мероприятия
7.	Обеспечение охраны правопорядка на мероприятии
8.	Культурное обеспечение мероприятия
9.	Транспортное обеспечение праздника

СОГЛАСОВАНО:

Ответственные:	________________________
	________________________
	________________________
Исполнители:	________________________
	________________________
	________________________

Смета

Смета составляется для расчета материальных затрат при проведении мероприятия за подписью председателя Студенческого совета структурного подразделения. Типовая схема приведена ниже.

Примерная СМЕТА

на проведение _____(название мероприятия)_____

№ п/п	Наименование	Количество	Стоимость	Сумма
1. 2.	Призы: - - - Инвентарь: - - -	____ шт. ____ шт. ____ шт. ____ шт. ____ шт. ____ шт.	______ руб. ______ руб. ______ руб. ______ руб. ______ руб. ______ руб.	______ руб. ______ руб. ______ руб. ______ руб. ______ руб. ______ руб.
ИТОГО:	_____ руб.

Телефонный справочник

Совет студентов и аспирантов СГУ ()

(Х корпус, 102 кабинет)

Проректор по воспитательной и социальной работе

(Х корпус, 506 кабинет)

Проректор по учебно-организационной работе

(Х корпус, 401 кабинет)

Управление организации

воспитательной работы со студентами ()

(Х корпус, 102б кабинет)

Управление социальной работы ()

(Х корпус, 309 кабинет)

Профком студентов СГУ ()

(Х корпус, 201б кабинет)

Студенческий клуб культуры ()

(Х корпус, 101 кабинет)

Здравпункт

(VII корпус, 1 этаж)

Сектор распространения информации СГУ (К. Розанов, А. Болкунов)

(ХI корпус, 111 кабинет)

Автохозяйство СГУ ()

(ул. Б. Казачья)

Деканат биологического факультета

(V корпус, 2 этаж)

Деканат географического факультета

(IV корпус, 3 этаж)

Деканат геологического факультета

(I корпус, 2 этаж)

Деканат факультета компьютерных наук и информационных технологий

(XII корпус, 4 этаж)

Деканат механико-математического факультета

(IX корпус, 214 кабинет) ,

Деканат факультета нано и биомедицинских технологий

(V корпус, 17 кабинет)

Деканат факультета нелинейных процессов

(VIII корпус, 60 кабинет)

Деканат социологического факультета

(VII корпус, 2 этаж)

Деканат физического факультета

(VIII корпус, 75 кабинет)

Деканат факультета философии и психологии

(XII корпус, 2 этаж)

Деканат химического факультета

(I корпус, 2 этаж)

Деканат экономического факультета

(XII корпус, 4 этаж)

Деканат юридического факультета

(XII корпус, 5 этаж)

Дирекция института истории и международных отношений

(XI корпус, 4 этаж)

Дирекция института филологии и журналистики

(XI корпус, 3 этаж)

Деканат факультета иностранных языков Педагогического института (далее ПИ СГУ)

(ул. Мичурина,

Деканат факультета искусств и художественного образование ПИ СГУ

(ул. Заулошного,

Деканат факультета коррекционной педагогики и специальной психологии ПИ СГУ

(ул. Мичурина,

Деканат факультета педагогики, психологии и начального образования ПИ СГУ

(, комн. 4

Деканат факультета русской словесности ПИ СГУ

(, комн. 2

Деканат факультета физического воспитания ПИ СГУ

(ул. Вольская,

Дирекция Геологического колледжа

(ул. Антонова,

Дирекция Колледжа радиоэлектроники имени

(ул. Астрaxaнскaя, ,

Наши проекты

За время работы Совета студентов и аспирантов было разработано и реализовано множество проектов, самые яркие из которых:

1.  Штаб студенческих отрядов;

2.  Организация летнего отдыха в спортивно-оздоровительном лагере «Чардым»;

3.  Фестиваль студенческих инициатив «Неделя студенческой молодёжи»;

4.  Благотворительная программа «Подари капельку тепла детям»;

5.  Эколого-туристический клуб «Дороги края» и проведение ежегодных туристических слётов;

6.  Клуб интеллектуальных игр «Улей» - проведение чемпионатов по интеллектуальным играм;

7.  Клуб любителей музыки «Люмузин»;

8.  Клуб исторического фехтования и реконструкции «Университетская Застава»;

9.  Дискуссионный клуб «Альтернатива» - обсуждение важнейших вопросов студенческой жизни;

10. Кино-клуб «25 кадр»;

11. Клуб кибер-спорта «Клик» – проведение турниров, чемпионатов по компьютерным играм;

12. Образовательная программа «Школа студенческого актива» - тренинги, лекции, семинары, направленные на получение необходимых навыков и знаний;

13. Ежегодный спортивный праздник «Университетская снежинка»;

14.  Ежегодный спортивно-развлекательный праздник «Широкая масленица».

Для заметок

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________