Некоммерческое партнерство
«Объединение производителей железнодорожной техники»
Стандарт организации
«Рекомендации по организации работы с поставщиками. Выбор поставщика, организация входного контроля с отработкой рекомендаций по формированию требований к оценке поставляемой продукции для включения в контракт на поставку»
СТО №
Сведения о стандарте
1 РАЗРАБОТАН технической компетенции»
2 ВНЕСЕН Комитетом по нормативно-техническому обеспечению и стандартизации
3 Первая редакция
4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
содержание
1. Область применеия …………….……………………………………4
2. Нормативные ссылки ……………………………………………….4
3. Термины и определения …………………………………………….5
4. Общие положения ……………………………………………………5
5. Поиск поставщиков …………………………………………………7
Этап проведеня конкурсного отбора поставщика ……………7
Этап поиска поставщика ………………………………….…….8
Выбор (оценка) поставщиков ………………………………….9
Процедура выбора (оценки) поставщика ……………………12
Периодический контроль и анализ работы поставщика …15
6. Реестр поставщиков ………………………………………………. 15
7. Досье на поставщика ………………………………………………16
Приложения …………………………………………………………….17
УТВЕРЖДЕН Решением Общего собрания | |
Протокол от «__»______2009г. № ____ |
СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ
_______________________________________________________________
«Рекомендации по организации работы с поставщиками. Выбор поставщика, организация входного контроля с отработкой рекомендаций по формированию требований к оценке поставляемой продукции для включения в контракт на поставку» __________________________________________________________________________ |
Дата введения _________
1 Область применения
1.1 Настоящий стандарт содержит рекомендации по организации работы с поставщиками, в рамках реализации процесса закупок ТМЦ, в состав которого входит процедура закупок, процедура оценки и выбора поставщиков продукции, верификации закупленной продукции (оценка поставляемой продукции), менеджмента цепи поставок.
1.2 Положения настоящего стандарта подлежат применению всеми членами НП «ОПЖТ», проголосовавшими за принятие стандарта на Общем собрании Партнерства или присоединившимися к ним из числа отсутствовавших на Общем собрании или проголосовавших ранее против принятия стандарта.
1.3 Стандарт распространяется, как на потребителей продукции, так и её поставщиков, в том числе локомотивов, вагонов, моторвагонного подвижного состава, сырья, материалов и комплектующих изделий, а также запасных частей.
2 Нормативные ссылки
2.1 В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р ИСО Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь;
ГОСТ Р ИСО Системы менеджмента качества. Требования;
ГОСТ Управление качеством продукции. Основные понятия, термины и определения;
ГОСТ 3.1109-82 ЕСТД. Термины и определения основных понятий;
СТО 2008 Стандарты Некоммерческого партнерства «Объединение производителей железнодорожной техники» Основные положения.
IRIS – International Railway Industry Standard (Международный стандарт железнодорожной промышленности).
3 Термины и определения
3.1 В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ 1.1,
ГОСТ Р 1.4, ГОСТ Р 1.12.
…… (добавлю)
ТМЦ – товарно-материальные ценности
Досье поставщика – систематизированные документы, имеющиеся по конкретному поставщику;
Свободная оферта – предложение продавца, одновременно нескольким возможным покупателям. Оферта должна содержать информацию о цене, условиях оплаты и качестве. Таким документом может быть: прайс-лист, коммерческое предложение и т. д.
Ответственный исполнитель – это лицо, являющееся работником одного из структурных подразделений, проводящих торги, ведущее конкретную номенклатуру товаров,
4 Общие положения
4.1 Реализация положения данного стандарта базируется на принципах взаимовыгодного сотрудничества, создания системы обеспечения качества закупаемой продукции, позволяющей развивать поставщиков, с целью дальнейшего повышения качества поставляемой продукции.
4.2 Для обеспечения поставок качественных ТМЦ организация должна разработать и документально оформить, а также поддерживать в рабочем состоянии процесс закупок.
4.3 Процесс закупки, рекомендуемый в данном стандарте, направлен на обеспечение уверенности в том, что поставляемые поставщиками ТМЦ соответствует техническим требованиям и/или требованиям по обеспечению поставок в соответствии с договором поставки, с установленным качеством.
4.4 Реализация рекомендованного процесса закупок обеспечивается решением следующих основных задач:
- поиск поставщиков и оценка их способности обеспечить выполнение требований по качеству, объёмам и срокам поставки;
- выбор поставщика;
- поддержка в актуальном состоянии перечня одобренных квалифицированных (оптимальных) поставщиков;
- периодический контроль и анализ работы поставщика по всей цепи поставок;
- принятие мер (действий) к поставщикам, не выполняющим требования к поставкам и поставляемой продукции.
- замена поставщиков, несоответствующих критериям.
4.5 В целях обеспечения процесса закупки ТМЦ организация осуществляет регистрацию, накопление и обработку поступающей информации по действующим и потенциальным поставщикам.
4.6 Выбор нового поставщика осуществляется в следующих случаях:
- при необходимости закупки ТМЦ, ранее не использовавшихся для снабжения предприятия;
- при неприемлемости цены на ТМЦ у действующих поставщиков;
- при неспособности действующего поставщика обеспечить необходимый объём поставок в нужные сроки;
- при необходимости замены поставщика из-за снижения качества поставляемых ТМЦ и/или нарушения сроков поставки;
- при отказе поставщика от поставки продукции или увеличения цены в течение действия договора поставки;
- иные причины.
5. Поиск поставщиков.
5.1. Этап проведения конкурсного отбора поставщика.
5.1.1. Проведение конкурсного отбора является частью системы планирования закупок ТМЦ. Основой для проведения закупок является расчет и анализ потребностей в ТМЦ, необходимых для осуществления производственно-хозяйственной деятельности предприятия (организации).
5.1.2. Целью данного этапа является проведение необходимых мероприятий для организации работы по выбору поставщика. Данный этап включает в себя следующие мероприятия:
5.1.2.1. подготовку графика проведения конкурсного отбора, в котором указывается дата, время и место проведения отбора. График проведения конкурсного отбора составляется ответственным лицом структурного подразделения, проводящего отбор и утверждается руководителем структурного подразделения, проводящего отбор в соответствии с формой, приведенной в приложении 1.
5.1.2.2. для проведения конкурсного отбора формируется комиссия. Состав комиссии определяется ответственным исполнителем.
Обязательными членами комиссии являются – представители: планово-экономической службы; управления (службы) материально-технического снабжения; конструкторского подразделения; службы качества; службы главного технолога; службы экономической безопасности (при наличии); юридической службы; финансовой службы; руководители структурных подразделений, проводящих конкурсный отбор.
5.1.2.3. утвержденный График ответственное лицо структурного подразделения, проводящего отбор, направляет всем участникам комиссии и ответственным исполнителям под роспись.
5.2. Этап поиска поставщика.
5.2.1. Этап поиска поставщика включает в себя следующие мероприятия:
5.2.1.1. уведомление ответственным исполнителем потенциальных поставщиков о требуемой номенклатуре ТМЦ, исходя из потребности в закупках, и сроках проведения конкурсного отбора. Формы размещения информации, а также места размещения информации (запроса) о потребности в закупках ТМЦ выбирается на усмотрение ответственного исполнителя. Вместе с запросом потенциальным поставщикам направляется «анкета поставщика» (приложение 2);
5.2.1.2. получение ответственным исполнителем свободных оферт от потенциальных поставщиков;
5.2.1.3. регистрации ответственным исполнителем свободных оферт.
5.2.1.4. анализ ответственным исполнителем полученных оферт.
5.3. Выбор (оценка) поставщика(ов).
5.3.1. Целью проведения конкурсного отбора является проведение необходимых мероприятий по выбору оптимального поставщика.
5.3.2. Оценку поставщиков производят на основе анализа данных, имеющихся у предприятия и предоставленных поставщиком, включая предложение поставщика по ценам, в том числе указанной в свободной оферте. Оценка производится по совокупности утвержденных критериев, перечень которых приведен в п. 5.3.4.
5.3.3. Каждый критерий имеет свой весовой коэффициент. Значение весового коэффициента отражает уровень значимости данного критерия.
5.3.4. Для оценки применяются следующие критерии:
5.3.4.1. Предоставление поставщиком документов, затребованных предприятием (для иностранных поставщиков перечень запрашиваемых документов определяется в каждом конкретном случаи отдельно):
- анкета поставщика (приложение 2);
- устав поставщика со всеми изменениями (нотариально заверенная копия);
- свидетельство о государственной регистрации (нотариально заверенная копия);
- доверенность на уполномоченного представителя;
- свидетельство о постановке на налоговый учет (нотариально заверенная копия);
- годовой бухгалтерский баланс (по согласованию с поставщиком);
- бухгалтерский баланс на последнюю отчетную дату (по согласованию с поставщиком);
- копии лицензий (при осуществлении лицензируемых видов деятельности);
- сертификат официального дилера или письмо производителя о предоставлении полномочий дилера (если поставщик не является производителем) или иной документ, удостоверяющий суть и характер взаимоотношений с производителем;
- лист цен на продукцию;
- копию сертификата на систему менеджмента качества;
5.3.4.2. Оценка по установленной системе балов.
Оценку существующих поставщиков и выбор потенциальных поставщиков ТМЦ осуществляет конкурсная комиссия по бальной системе на основании следующих критериев, с заполнением листа выбора (оценки) поставщика, согласно приложению 3;
- наличие сертификата соответствия или декларации о соответствии на поставляемые ТМЦ, выданные независимой организацией или в случаи установления соответствующего требования в техническом регламенте, органом, осуществляющим оценку соответствия по данной продукции (имеется – 5 баллов, отсутствует – 0 баллов);
- наличие аккредитованного испытательного центра (имеется – 5 баллов, отсутствует – 0 баллов);
- наличие сертифицированной системы менеджмента качества (имеется – 3 балла, в процессе сертификации – 1 балл, отсутствует – 0 баллов);
- предыдущий опыт работы с данным поставщиком (положительный - 7 баллов, отрицательный или отсутствует – 0 баллов);
- репутация на рынке или рекомендации (положительные – 5 баллов, невозможно оценить, но поставщик известен на рынке – 3 балла, сведения отсутствуют – 0 баллов);
- наличия системы гарантийного и послегарантийного обслуживания (наличие - 5 баллов, отсутствие – 0 баллов);
- уровень цены на ТМЦ по отношению к среднерыночной цене на данный вид ТМЦ (ниже среднего – 3 балла, на уровне – 2 балла, выше среднего – 0 баллов);
- условия оплаты (предоплата – 0 баллов, отсрочка платежа – 7 баллов, по факту получения – 4 балла, частичная предоплата – 0 баллов);
- условия доставки (поставщиком без дополнительной оплаты – 2 балла, самим потребителем – 0 баллов);
- соблюдение сроков поставки (от 10 до 0).
Выбирается поставщик с максимальным количеством баллов или, в связи необходимостью придания наибольшего значения какому-либо критерию, в данный период или по требованию конечного потребителя продукции, в состав которой входит закупаемые ТМЦ, отдается предпочтение другому.
Полученные данные заносятся в лист оценки поставщика.
Поставщик с малым количеством баллов может быть выбран в случаях, если он единственный поставщик какого-либо вида ТМЦ, или представляется перспективным для установления с ним долговременных выгодных отношений.
5.4. Процедура выбора (оценки) поставщика.
5.4.1. Процедуру оценки проводят в обязательном порядке для всех действующих поставщиков по всем товарным группам ТМЦ дин раз в год. В случаи необходимости может быть проведена внеплановая оценка поставщика, в том числе при перезаключении договора.
5.4.2. Данный этап включает:
- сбор конкурсной комиссии;
- рассмотрение конкурсной комиссией представленных материалов, в том числе протокола бальной оценки поставщика;
- обсуждение потенциальных поставщиков;
- подписание членами комиссии протокола о выборе поставщика.
5.4.3. При проведении процедуры оценки осуществляется следующая схема выполнения работ членами конкурсной комиссии:
5.4.3.1. Планово-экономическим управлением проводится выбор поставщика по следующим параметрам:
- уровень цены ТМЦ;
- возможность осуществления поставки в установленные сроки и в установленном количестве;
- условия оплаты.
Результаты решения по согласованию выбора поставщика передаются ответственному исполнителю от подразделения, отвечающему за работу конкурсной комиссии.
5.4.3.2. Управлением (службой) материально-технического снабжения проводится выбор поставщика по следующим параметрам:
- наличие или возможность производства и поставки ТМЦ согласно плану производства в установленные сроки.
Результаты решения по согласованию выбора поставщика передаются ответственному исполнителю от подразделения, отвечающему за работу конкурсной комиссии.
5.4.3.3. Конструкторское подразделение проводит анализ документов по следующим параметрам:
- способность поставщика осуществить поставку ТМЦ в соответствии с техническими требованиями, а также наличия сертификатов соответствия или деклараций о соответствии, требуемых для данного вида продукции в соответствии с законодательством и техническими регламентами;
- стоимости жизненного цикла ТМЦ (для комплектующих изделий) в составе конечного изделия;
Результаты решения по согласованию выбора поставщика передаются ответственному исполнителю от подразделения, отвечающему за работу конкурсной комиссии.
5.4.3.4. Служба качества проводит анализ документов по следующим параметрам:
- соответствие предлагаемого ТМЦ требованиям по качеству, заявленных в конкурсной документации, наличия сертифицированной системы менеджмента качества, сертификата качества;
- наличие возможности осуществлять гарантийное и послегарантийное обслуживание.
Результаты решения по согласованию выбора поставщика передаются ответственному исполнителю от подразделения, отвечающему за работу конкурсной комиссии.
5.4.3.5. Служба главного технолога проводит анализ документов по следующим параметрам:
- соответствие предлагаемого ТМЦ требованиям действующих технологий использования ТМЦ.
Результаты решения по согласованию выбора поставщика передаются ответственному исполнителю от подразделения, отвечающему за работу конкурсной комиссии.
5.4.3.6. Юридическая служба проводит анализ:
- представленных учредительных документов и документов, удостоверяющих право представителя организации поставщика ТМЦ представлять заявленную организацию и право подписи данного лица.
Результаты решения по согласованию выбора поставщика передаются ответственному исполнителю от подразделения, отвечающему за работу конкурсной комиссии.
5.4.3.7. Служба экономической безопасности осуществляет передачу и получение документов и заключений (решений) от всех членов конкурсной комиссии, а также проводит анализ представленных документов, как поставщиком, так и принятые решения представителями структурных подразделений – членов конкурсной комиссии на предмет экономической безопасности.
Результаты решения службы экономической безопасности передаются ответственному исполнителю от подразделения, отвечающему за работу конкурсной комиссии для оформления протокола выбора (оценки) поставщика и передачи всего пакета документов для начала договорной работы, а также формирования досье поставщика.
5.4.4. Утвержденный протокол выбора (оценки) поставщика является руководством для заключения или нет договора о поставке.
5.4.5. Утвержденный протокол выбора (оценки) поставщика хранится у ответственного исполнителя структурного подразделения, отвечающего за формирование конкурсной комиссии в течении 2 лет или до следующей даты проведения выбора (оценки) данного поставщика.
5.4.6. При получении более выгодного предложения от альтернативного поставщика или поставщика не прошедшего первоначально конкурсный отбор в течении действия протокола выбора (оценки) поставщика ответственный исполнитель запрашивает возможность снижения цены у поставщика, выигравшего конкурсный отбор. Окончательное решение о внесение изменений в протокол и начале работы конкурсной комиссии по данному ТМЦ принимает коммерческий директор предприятия.
5.5. Периодический контроль и анализ работы поставщика.
5.5.1. Процесс контроля и анализа работы поставщиков осуществляется постоянно, в том числе с использованием взаимоотношений с поставщиками в области качества, включая:
- рекламационную работу;
- взаимный обмен информацией о ТМЦ (изменение конструкции, замены комплектующих, входящих в состав ТМЦ, или химического состава сырья и т. п.);
- реализацию совместных программ в области качества (проведение аудита, разработка и согласование программ повышения качества).
Результаты рекламационной работы с поставщиком хранятся в досье на поставщика и используются при осуществлении плановой и внеплановой оценки поставщика.
6. Реестр поставщиков.
6.1. На основании протоколов выбора (оценки) поставщиков ведется Реестр поставщиков (приложение 4), который обновляется ежегодно (планово) и во внеплановом порядке. Реестр может разбиваться по товарным группам.
7. Досье на поставщика.
7.1. Досье поставщика представляет собой систематизированный набор документов, позволяющих осуществить оценку поставщика.
7.2. Досье поставщика имеет титульный лист, содержащий наименование поставщика и номер досье.
7.3. Досье поставщика включает в себя:
- документы, перечисленные в п. 5.3.4.;
- все поступившие рекламации и акты о браке, акты о недопоставке;
- документы, подтверждающие выбор поставщика, в том числе протоколы выбора (оценки) поставщика;
- все письма, служебные записки в отношении данного поставщика;
- копии договора со всеми изменениями, дополнениями и приложениями;
- опись всех документов.
7.4. Досье всех поставщиков ведёт служба материально-технического снабжения.
7.5. Передачу досье или документов из досье поставщиков в другие структурные подразделения осуществляется только под письменную расписку получающего по предварительному согласованию со службой экономической безопасности.
7.6. Службой экономической безопасности или иным подразделением, выполняющим аналогичные функции для досье поставщиков и документов, находящихся в нём, устанавливается статус «коммерческая тайна».
Приложение 1
Форма графика проведения конкурсной комиссии
график проведения конкурсной комиссии
Ответственное подразделение | Дата проведения | Время проведения | Место проведения | Участники комиссии |
…. | …. | …. | … | … |
Приложение 2
Форма анкеты поставщика
Анкета поставщика
1. Наименование предприятия
2. Адрес: юридический, почтовый
3. Ф. И.О. руководителя предприятия, телефон
4. Ф. И.О. руководителя коммерческой службой, телефон
5. Ф. И.О. руководителя службы качества, телефон
6. ИНН
7. Банковские реквизиты
8. Свидетельство о государственной регистрации
9. Статус (производитель ТМЦ/дилер)
10. Готово ли Ваше предприятие предоставить учредительные документы (да/нет)
11. Готово ли Ваше предприятие предоставить бухгалтерские документы (да/нет)
12. Тип поставляемого ТМЦ
13. Предлагаемые условия оплаты (только 100% предоплата/частичная предоплата/иные условия)
14. Система качества:
14.1. Действует ли на Вашем предприятии система качества
14.2. Имеет ли Ваше предприятие сертификат соответствия на систему менеджмента качества
14.3. Если имеется, то каким органом сертификации выдан
14.4. Вышлите копию сертификата соответствия на систему менеджмента качества в наш адрес
14.5. Если нет, то сообщите предполагаемые сроки сертификации СМК
14.6. Разрешите ли Вы проведение на Вашем предприятии аудита СМК до заключения договора поставки
14.7. Разрешите ли Вы участие в процессе сдачи и испытания продукции на Вашем предприятии
15. Качество продукции
15.1. Подлежит ли Ваша продукция обязательной оценки соответствия (сертификации/декларированию)
15.2. Имеются ли сертификаты соответствия или декларации о соответствия на Вашу продукцию
15.3. Каким органом по сертификации выданы сертификаты соответствия
15.4. На соответствие какому нормативному документу проведена оценка соответствия Вашей продукции
15.5. Какой входной контроль поставляемых Вам материалов и комплектующих изделий Вы осуществляете (100% / выборочный/ другой)
16. Работа с поставщиками
16.1. Проводится ли оценка и выбор поставщиков
16.2. Оценивается ли качество закупаемой продукции
16.3. Проводится ли аудит поставщиков
17. Работа с потребителями
17.1. Имеете ли Вы информацию от потребителей о качестве Вашей продукции
17.2. Как проводится анализ удовлетворенности потребителя
17.3. Ведется ли учет пожеланий, в какой форме
17.4. Согласовываете ли Вы внесение изменений в поставляемую продукцию с потребителем
17.5. Согласны ли Вы на реализацию совместных программ в области качества
18. Контактное лицо, Ф. И.О., телефон для связи, эл. почта
Анкету заполнил (личная подпись, дата, расшифровка подписи)
Убедительная просьба ответить на все вопросы анкеты и отправить по факсу:______________, эл почте__________________________
Приложение 3
Форма листа выбора поставщика
ВЫБОР ПОСТАВЩИКА
Дата заполнения «_____»_________20__г.
Поставщик__________________________
Товарная группа______________________
Критерий | Выставленный бал |
Наличие сертифицированной системы менеджмента качества | |
Наличие сертификатов соответствия на поставляемую продукцию | |
Предыдущий опыт работы с данным поставщиком | |
Репутация на рынке или рекомендации | |
Наличие системы гарантийного и послегарантийного обслуживания | |
Цена на продукцию | |
Условия оплаты | |
Условия доставки | |
Соблюдение сроков поставки |
Приложение 4
Форма реестра поставщиков
УТВЕРЖДАЮ
_______________________
Реестр поставщиков
по состоянию на __________
Наименование поставщика | Товарная группа | Соблюдение сроков и объемов поставок (работ, услуг) | Соблюдение согласованных требований к качеству поставляемой продукции (работам, услугам) | Место нахождения досье |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
