"УТВЕРЖДАЮ"
Генеральный директор
Гросс»
_______________
«__» марта 2007 г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Координатора подразделения оптово-розничного отдела
1. Общие положения
1.1. Координатор является сотрудником коммерческого департамента. В своей работе координатор непосредственно подчиняется супервайзеру отдела (далее: старшему координатору отдела, зам. начальника отдела, начальнику оптово-розничного отдела).
1.2. Координатор относится к категории технических исполнителей, принимается и увольняется приказом Генерального директора Общества по представлению начальника отдела.
1.3. На период отсутствия координатора (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке распоряжением начальника отдела. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
1.4. Координатор в своей работе руководствуется:
1.4.1. законами и нормативными правовыми документами, регламентирующими осуществление коммерческой деятельности;
1.4.2. Уставом Общества;
1.4.3. приказами и распоряжениями Генерального директора Общества;
1.4.4. настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность координатора принимаются лица:
1.5.1. с высшим или среднетехническим образованием;
1.5.2. с опытом выполнения схожих обязанностей от полугода;
1.5.3. с необходимым уровнем компетенций:
· хорошие знания компьютерных программ «1С: Торговля и склад», «MS Word», «MS Excel»
· основы делопроизводства
· правила эксплуатации офисной техники
2. Функции
2.1. Обеспечение бесперебойной и стабильной работы оптово-розничного отдела, оказывая содействие в вопросах, связанных с доставкой продукции и информационную поддержку.
2.2. Осуществление взаимодействия с другими подразделениями Общества в рамках должностных полномочий.
2.3. Предоставление отчётности в офис оптово-розничного отдела.
3. Должностные обязанности
Координатор обязан:
3.1. Знать основные цели и задачи, приоритеты и коммерческую политику Общества, укреплять имидж и престиж продукции и самого общества.
3.2. Владеть всеми знаниями, касающимися продукции Общества, приоритетами продукции.
3.3. О. основных должностных лиц Общества.
3.4. О. основных должностных лиц всех региональных фирм, с которыми работает компания, а также владеть контактной информацией (номера городских и мобильных телефонов, адреса электронной почты) для оперативной связи с ними.
3.5. Не допускать своими действиями или бездействием дискредитации продукции, сотрудников Общества или Общества в целом. Прикладывать все усилия в рамках должностных полномочий для достижения целей Общества.
3.6. Знать какая информация представляет собой коммерческую тайну Общества и не допускать ее утечки. Предпринимать все возможные меры по обеспечению сохранности информации.
3.7. Проверять каждый заказ на предмет задолженности клиента и срока действия лицензии, правильности цен (скидок).
3.8. Проверять правильность и комплектность документов от новых клиентов.
3.9. Оформлять и сопровождать накладные на отпуск товара, взаимодействуя с другими департаментами Общества:
· отдел логистики и доставки
· финансовый департамент
· отдел маркетинга
3.10. Принимать претензии клиентов по сопроводительным документам, контролировать их подбор и доставку клиенту.
3.11. Своевременно предоставлять отчётность по работе подразделения старшему координатору.
3.12. Предоставлять ежедневно следующие отчёты:
3.12.1. Остатки продукции
3.12.2. Реестр дебиторской задолженности клиентов
3.12.3. Реестр отгрузок нарастающим итогом с начала календарного месяца, включая информацию о клиентах не принявших поставку с указанием причины отказа
3.12.4. Отчеты о результатах работы за последний рабочий день и за весь период работы, начиная с начала месяца до последнего рабочего дня
3.12.5. Реестр принятых заказов
3.12.6. Бланки договоров
3.12.7. Бланки заказов
3.12.8. Карточки клиентов
3.12.9. Юридическую документацию Общества (свидетельство о регистрации, лицензию на право торговли алкогольной продукцией, разрешение на учреждение акцизного склада, аттестат аккредитации и т. д.)
3.12.10. Необходимые информационные письма, разъяснения, уведомления
3.13. Предоставлять ежемесячные следующие отчёты:
3.13.1. Коммерческие условия клиента (скидки, отсрочки и лимиты кредита)
3.13.2. Статистику по продажам с разбивкой по клиентам.
3.14. По клиентам:
· Контроль полноты выполнения заказов.
· Составление отчета о недовозе заказов
· Решать текущие проблемы с клиентами
· Решать проблемы, связанные с поставкой
3.15. Офис:
· Осуществлять контроль над правильностью взаиморасчетов – взаимодействие с бухгалтерией (составление актов боя, предоставление исправленных счетов-фактур и исправленных накладных, проведение сверок, решение спорных вопросов по возвратам и несоответствиям платежей, корректный ввод товарных накладных)
· Ксерокопировать и отправлять факсы
· Осуществлять поиск необходимых накладных в бухгалтерских архивах
· Составлять служебные записки (кредитки и др.)
· Подбирать проблемные документы на продукцию
3.16. Приём претензий:
· Ведение реестра по претензиям
· Контроль подбора документов
3.17. По просроченной задолженности:
· По запросу торговых представителей, ежедневно утром и в течение дня с учетом приходов
· По запросу старшего координатора
3.18. Контроль документооборота:
· Предоставлять исправленные документы торговым представителям и супервайзеру.
· Контролировать возврат подписанных документов в отдел.
4. Права
Координатор подразделения оптово-розничного отдела имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства Общества, касающимися деятельности отдела.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности отдела.
4.3. Требовать от руководства Общества оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.4. Осуществлять взаимодействие с сотрудниками структурных подразделений.
4.4.1. С сотрудниками центрального офиса:
Входящая информация
· План продаж (начальник отдела)
· План проведения программ (акций) по продвижению продукции (трейд-маркетинг менеджер)
Исходящая информация
· См. пп. 3.15, 3.16
· Информация о фактическом наличии товара (остатков) на складе Дистрибьютора
4.4.2. По складскому хозяйству (программа «1С», старший координатор):
Входящая информация
· Информация о фактическом наличии товара (остатков) на складе Общества
· Информация о собранных и готовых к отгрузке заказах
· Отчет о сроках годности на складе и наличии сертификатов, удостоверений качества и т. д.
· Информация о внешнем виде вновь поступающего товара
Исходящая информация
· Приоритетность отгрузок клиентов
· Требования на отгрузку товара
4.4.3. С торговыми представителями:
Входящая информация
· Информация об остатках товара на складах клиентов
· Информация о собранных заказах
· Отчеты торговых представителей установленной формы
· Информация о договоренностях по залистовки продукции и проводящихся акциях
Исходящая информация
· План отгрузок клиентов
· Изменения в ассортименте заказов и остатках на складах Торгового Дома.
· Доверенности от Общества на получение денег от клиентов
5. Ответственность
Координатор несёт ответственность за:
5.1. качество и своевременность выполнения своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.4. разглашение информации, составляющей коммерческую тайну Общества.
"Согласовано":
Коммерческий директор _____________________/
Юрисконсульт _____________________/
