Методические материалы к семинару I

Информационно-технический центр ФРЕГАТ 4 (0, , Факс: 4 Москва, Б. Андроньевская ул., д. 23, оф. 529 (зд. НИИЦ СУ ЦНПО “ЭКОР”) URL: http://www. ***** E-mail: *****@***ru
	Методические материалы к семинару I Тема: Полезные функции в версии V 4.
МОСКВА 2006

СОДЕРЖАНИЕ

Часть I.. 1

Новые возможности построения расчетов с контрагентами. 1

Взаиморасчеты по всем контрагентам.. 1

Взаиморасчеты с контрагентом, имеющим сетевую структуру. 2

Работа с банковскими и кассовыми выписками (кассы предприятия) 3

Банк/касса. 3

Ввод платежей в банковскую выписку и кассовую книгу. 4

Отчеты по банку и кассе. 5

Настройка пакетной печати (по каждой из своих организации, по ДСП). 5

Аналитика в товарах, документах как файловая ссылка. 7

Word – как шаблон для договоров. Сервис работы с документами в договорах (оплата копирование, печать). 8

Корректировка бланка договора. 9

Сервис работы с документами в договорах. 9

Часть II.. 10

Настройки для отправки любого документа по E-mail 10

Настройка прайс-листов для расчета цен на определенных складах. 11

Несколько комплектаций у комплекта. 12

Демонстрация новых аналитических возможностей V 4 (группировки, АВС- Анализ) 13

АВС-классификация. 15

Классификация менеджеров по количеству контактов. 15

Классификация товаров по сумме продаж и количеству. 17

Сборка по разным картам замен. 18

Часть I   

Новые возможности построения расчетов с контрагентами

Вам уже известно, что баланс взаиморасчетов с клиентами и поставщиками контролируется с помощью интерактивного отчета Карточка клиента (п. Карточка клиента в контекстном меню или в р. Операции главного меню или в разделе программы Отчетность), а также с помощью обычных отчетов Баланс с контрагентами за период и Карточка клиента.

ФРЕГАТ-СКЛАД V.4 в этой части предоставляет Вам следующие новые возможности:

Взаиморасчеты по всем контрагентам

Для построения взаиморасчетов со всеми контрагентами за заданный период следует нажать кнопку , расположенную на панели инструментов. После этого фильтр по контрагенту становится неактивным.

Рис. 1. Карточка клиента. Взаиморасчеты

Если потребуется выбрать конкретного контрагента, то следует:

4  отжать кнопку , после чего фильтр по контрагенту опять становится активным,

4  нажать кнопку в поле фильтра по контрагенту и выбрать интересующего Вас контрагента из справочника организаций.

Взаиморасчеты с контрагентом, имеющим сетевую структуру

Пользуясь аналитикой контрагента, можно следующим образом построить взаиморасчеты с контрагентом-сетевиком:

4  В справочнике организаций, через описание контрагента (Справочники→Все организации→ Правка контрагента→ Аналитика) создать Аналитику, например – Сеть, сделать ее списочной и ввести в список значений название сети, например – Метро.

4  Всем контрагентам, входящим в общую сетевую структуру, присвоить аналитику Сеть и выбрать общее значение этой аналитики – Метро:

Рис. 2. Присвоение аналитики контрагенту

4  При построении взаиморасчетов нажать кнопку , в поле фильтра по периоду – . После этого появится окно Настройка расчета баланса, в котором помимо обычных параметров следует указать значение аналитики контрагента. Для этого необходимо сначала создать фильтр по аналитике контрагента Метро:

-  в блоке Фильтр на аналитику выбрать в списочном поле значение Создать, или нажать кнопку [Новый],

-  в появившемся окне задать имя фильтра, в блоке Выбор признака и условий сформировать условия, затем нажать кнопку [Добавить] и [OK].

После этого в окне Настройка расчета баланса заполняется значение фильтра на аналитику контрагента (см. Рис. 3). Фильтр на конкретную аналитику создается один раз, затем уже просто выбирается из списка в блоке Фильтр на аналитику.

После задания фильтра на аналитику и нажатия кнопки [OK] в окне Настройка расчета баланса сформируется расчет баланса для всей сетевой структуры. Для того чтобы теперь посмотреть расчеты с конкретным контрагентом, входящим в данную сеть, следует отжать кнопку и выбрать нужного контрагента сети.

Рис. 3. Настройка расчета баланса

Работа с банковскими и кассовыми выписками (кассы предприятия)

Банк/касса

В разделе Финансы→Банк/касса создаются и ведутся банковские выписки и кассовые книги (места хранения денег). Данные документы являются групповыми (наподобие договоров), создаются стандартным способом и наполняются платежами.

Рис. 4. Банковская выписка

При создании банковской выписки или кассовой книги (см. Рис. 4) требуется указать ее номер, свою организацию и набор реквизитов. Наборы реквизитов для банка и кассы вводятся в описании организации. Первое начальное сальдо вводится вручную, далее в качестве начального сальдо берется конечное сальдо предыдущей выписки. Конечное сальдо рассчитывается по введенным платежам. Начальное и конечное сальдо доступно для ручной корректировки.

Ввод платежей в банковскую выписку и кассовую книгу

Регистрация платежей может осуществляться не только в реестре входящих/исходящих платежей, но и через банковские выписки (безналичных) и кассовые книги (наличных).

В банковскую выписку (кассовую книгу) можно ввести как уже существующий в реестре платеж, так и новый:

4  Для ввода нового платежа необходимо находясь в табличной части документа, нажать клавишу Ins, либо выбрать пункт контекстного меню Добавить.

4  Заполнить поля: Приход либо Расход, Номер, Контрагент и другие при необходимости.

4  Затем аналогичным образом ввести следующий платеж и т. д. Введенные таким образом безналичные/наличные платежи появятся и в реестре входящих/исходящих платежей.

Если платеж был создан ранее в реестре платежей, то для ввода его в банковскую выписку (кассовую книгу) следует воспользоваться пунктом контекстного меню Выбрать документ, а затем найти соответствующий платеж в предоставленном списке. В данном списке платежи отобраны по виду (наличный/безналичный), по своей организации и ее набору платежных реквизитов.

Для корректировки банковской выписки (кассовой книги) необходимо установить на нее курсор и нажать  / Ctrl+Enter / Правка.

Для корректировки платежа необходимо дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши либо выполнить п. Правка платежа контекстного меню. При этом происходит переход в стандартное окно создания/правки платежа.

В рамках банковской выписки (кассовой книги) также можно произвести оплату документа (привязку платежа к накладной, счету, акту), для чего следует:

4  Выбрать платеж в нижней части окна (Рис. 4) и выполнить п. контекстного меню Оплата→документов.

4  В появившемся диалоговом окне (см. Рис. 5) распределить сумму платежа по оплачиваемым документам путем ввода суммы или частичных сумм в поле Оплачено для соответствующих документов. После этого нажать кнопку OK.

Рис. 5. Оплата документов

Отчеты по банку и кассе

Отчет по банку и кассе (Отчеты→Финансовые отчеты) показывает зарегистрированные за период платежные документы.

Перед генерацией отчета необходимо выбрать основные параметры отчета: валюту, в которой необходимо отобразить суммы документов, временной период, свою организацию, набор платежных реквизитов.

При задании периода предоставляется возможность произвести более детальную настройку параметров отчета: после нажатия кнопки в поле установки временного периода (С…по…), появляется окно настройки отчета:

Рис. 6. Настройка финансового отчета

Для формирования отчета по банку или кассе в данном окне необходимо выбрать:

4  период,

4  соответствующий тип платежей “безналичные” или “наличные”,

4  отметить признак только из банк. выписки или касс. книги.

Настройка пакетной печати (по каждой из своих организации, по ДСП).

Настройка пакетной печати производится в файле butprint. ini, который лежит в рабочей папке F-Soft\sw4 .

Файл дает возможность к определенному типу документов (счету, накладной и т. д.) привязать пакет бланков для одновременного вывода на печать.

В самом файле butprint. ini имеется текстовое описание его структуры, поэтому здесь оно приводиться не будет. Файл можно просмотреть и изменить с помощью редактора Блокнота.

Используя аналитику, присвоенную своим организациям и/или контрагентам, можно добиться, что пакеты бланков вывода на печать для разных своих организаций и контрагентов будут иметь различия как по структуре (набору бланков), так по виду внешнему виду одноименных бланков. Например, для разных своих организаций можно организовать распечатку разных видов исходящих счетов, расходных накладных и счетов-фактур.

Для этой цели требуется предварительно настроить систему:

4  Для своих организаций и/или контрагентов создать аналитику № пакета документов с типом “Число целое”.

4  C помощью IBX ISQL посмотреть ID созданной аналитики:

-  Запустить модуль IBX ISQL (Пуск→Программы→Фрегат-Корпорация4→ →Инструменты→ IBX ISQL).

-  Подключить базу данных (Файл→Подключение к базе данных).

-  В верхней половине окна написать запрос: select * from prop$objs (см. Рис. 7).

Рис. 7. Ввод запроса

-  Нажать кнопку для выполнения этого запроса. После выполнения запроса в нижней половине окна появится таблица (см. Рис. 8), в которой необходимо найти аналитику по названию и запомнить соответствующее ей значение ID, затем выйти из IBX ISQL (Файл→Выход).

Рис. 8. Поиск ID

4  В разделе системы Настройки→Настройки системы→Печать ввести значение ID аналитики № пакета документов, которое было найдено посредством IBX ISQL (см. Рис. 9).

Рис. 9. Настройка аналитики для печати пакета документов

4  Присвоить своим организациям аналитику № пакета документов ввести у каждой своей организации значение этой аналитики, которое будет соответствовать определенной кофигурации пакета

4  Отредактировать файл butprint. ini

Ниже приведен пример текста файла, касающийся настройки пакетной печати по Своей организации-1 и Своей организации-2:

;Счет(исходящий) – тип документа в реестре

[Documents.31201.SelfGroup=1] – документ “исходящий счет”, значение аналитики “1”

Счет(исходящий) = Doc, "C:\Program Files\F-Soft\SW4\RPT-1\d300an. rpt", 1

Расходная накладная = Doc, "C:\Program Files\F-Soft\SW4\RPT-1\dt12_ver2.rpt", 1, NFS

Счет-фактура исходящая = Doc, "C:\Program Files\F-Soft\SW4\RPT-1\d900fa. rpt", 1, FFS

[Documents.31201.SelfGroup=2] – документ “исходящий счет”, значение аналитики “2”

Счет(исходящий) = Doc, "C:\Program Files\F-Soft\SW4\RPT-2\d300bwn_dop. rpt", 1

Расходная накладная = Doc, "C:\Program Files\F-Soft\SW4\RPT-2\dt12_b. rpt", 1, NFS

Счет-фактура исходящая = Doc, "C:\Program Files\F-Soft\SW4\RPT-2\d900fa_b. rpt", 1, FFN

Расходная накладная

[Documents.41201.SelfGroup=1]

Счет(исходящий) = Doc, "C:\Program Files\F-Soft\SW4\RPT-1\d300an. rpt", 1, SFN

Расходная накладная = Doc, "C:\Program Files\F-Soft\SW4\RPT-1\dt12_ver2.rpt", 1

Счет-фактура исходящая = Doc, "C:\Program Files\F-Soft\SW4\RPT-1\d900fa. rpt", 1, FFN

[Documents.31201.SelfGroup=2]

Счет(исходящий) = Doc, "C:\Program Files\F-Soft\SW4\RPT-2\d300bwn_dop. rpt", 1 SFN

Расходная накладная = Doc, "C:\Program Files\F-Soft\SW4\RPT-2\dt12_b. rpt", 1

Счет-фактура исходящая = Doc, "C:\Program Files\F-Soft\SW4\RPT-2\d900fa_b. rpt", 1, FFN

Аналитика в товарах, документах как файловая ссылка

Аналитика с типом “Файловая ссылка” позволяет прикреплять к товару, к документу, к товарной позиции документа файлы, которые затем можно просматривать, не выходя из контекста программы Фрегат-Склад. Эту возможность можно использовать для просмотра документов, созданных в приложениях MS Office, для просмотра сосканированных изображений документов или др. графических файлов.

В справочнике Аналитика создать аналитику, например, с именем “Вложенный файл” и типом “Файловая ссылка”, добавить эту аналитику объекту – товару, или документу, или товарной позиции документа. Присвоить значения данной аналитики объекта:

4  Нажать кнопку в поле ввода значения аналитики “Вложенный файл”;

4  В появившемся окне (см. Рис. 10) нажать кнопку Добавить файл;

Рис. 10. Выбор файлов для формирования файловой ссылки

4  Выбрать соответствующий файл или несколько файлов и нажать OK.

Если выбрать подряд несколько файлов, то сформируется ссылка сразу на несколько файлов, причем эти файлы могут быть разного типа, например, документы и графика.

Файлы, прикрепленные к объекту, можно просмотреть и распечатать с помощью функции контекстного меню Файловые ссылки. В окне просмотра ссылок (см. Рис. 11) нажать кнопку Просмотр/Просмотр всех, Печать/Печать всех.

Рис. 11. Просмотр файловых ссылок

Word – как шаблон для договоров. Сервис работы с документами в договорах (оплата копирование, печать).

В качестве шаблона договора используется документ Word, содержащий специальные закладки для автоматической вставки данных своей организации и контрагента из базы данных в бланк договора.

В стандартную поставку Де-Люкс включаются два бланка договоров:

4  сontrin. doc – договор с поставщиком,

4  сontrout. doc – договор с покупателем.

Бланк договора корректируется в Word’е, при этом рекомендуется вносить изменения только в текст договора, не затрагивая закладки и их окружение (см. ниже “Корректировка бланка договора”). Стандартные бланки можно копировать, редактировать в них текст, создавая таким образом новые шаблоны, и присоединять их к договорам в системе обычным образом, как любые бланки документов для печати.

Корректировка бланка договора

Для корректировки типового бланка необходимо выполнить следующие действия:

4  Узнать название файла, соответствующего изменяемому бланку:

-  войти в журнал договоров и выбрать в контекстном меню п. Печать,

-  в диалоговом окне Печать выбрать в контекстном меню п. Свойства файла отчета,

-  в появившемся окне Свойства на закладке Общее посмотреть название файла.

4  Загрузить этот файл в WORD.

4  Сохранить этот файл под другим именем (Файл→Сохранить как).

4  Изменить название бланка (Файл→Свойства→закладка Документ→ поле Название).

4  Включить закладки-ссылки (Сервис→Параметры→закладка Вид→опция Закладки). В тексте появятся обозначения закладок, т. е. позиций, в которые будут вставляться значения определенных полей (названия организаций, реквизиты и т. п.).

4  Откорректировать текст договора, не трогая закладки и их окружение.

4  Сохранить откорректированный файл (Файл→Сохранить).

Сервис работы с документами в договорах

Сервис работы с документами в договоре, помимо создания, выбора и удаления, предусматривает теперь использование и других стандартных функции, которые имеются в реестрах документов:

4  Установка состояния

4  Копирование

4  Оплата

4  Отправить по электронной почте

и другие.

Часть II   

Настройки для отправки любого документа по E-mail

Для отправки выбранного документа по электронной почте необходимо:

1. Настроить обмен по электронной почте (Настройки → Система → Управление почтой → Настройка почтового клиента):

Рис. 12. Настройка почтового клиента

С помощью кнопки Добавить создать учетную запись и описать ее параметры на вкладках Основное и Сервера. Учетных записей может быть несколько. В случае отправки будет использована первая, по которой удается произвести отправку, в случае приемки – запись с отмеченным параметром Использовать при получении почты.

2. Настроить стандартный файл настройки печатных форм для передачи по электронной почте – SW4\mail. ini.

3. Выбрать документ и выполнить п. контекстного меню Отправить по электронной почте. При этом в mail. ini ищется название rpt-файла, соответствующего типу выбранного документа, и бланк документа сохраняется в pdf-формате. В появившемся окне (см. Рис. 13) предлагается уточнить параметры почтового сообщения и нажать OK.

Рис. 13. Редактирование почтового сообщения

В результате на контрагента создается исходящий контакт с типом “электронное письмо” с прикрепленным бланком в формате pdf. Если менеджер введен в документе, то данный контакт регистрируется на этого менеджера. Кроме того, отсылается сообщение с вложенным бланком на mail контактного лица или контрагента.

Настройка прайс-листов для расчета цен на определенных складах

При расчете цен прайс-листа с ценообразованием от спец. цены (см. Рис. 14) стало возможным использовать дополнительные параметры, накладывающие ограничение на склад/группу складов:

СКЛАД_ID

Цена рассчитывается с учётом указанного склада, значение параметра равно ID склада из справочника складов;

ГРУППА_СКЛАДОВ_ID

Цена рассчитывается с учётом группы складов, значение параметра равно ID группы складов из справочника складов;

НЕ_ТОРГ_СКЛАДЫ

Цена рассчитывается с учётом всех складов, не являющихся торговыми залами, значение параметра – "ДА";

ТОРГ_СКЛАДЫ

Цена рассчитывается с учётом только складов, являющихся торговыми залами, значение параметра – "ДА".

Пример: {ЦПСРВ (ГРУППА_СКЛАДОВ_ID =12, НЕ_ТОРГ_СКЛАДЫ="ДА")}

Такая формула означает, что при расчете средневзвешенной цены будут обрабатываться документы по складам указанной группы (ID =12), не являющимся торговыми залами.

Рис. 14. Настройка формулы с ограничением на конкретный склад

Несколько комплектаций у комплекта

Наличие нескольких видов комплектаций у комплекта не является аналогом карт замен. Эта возможность используется для создания различных шаблонов сборки.

Рис. 15. Шаблон сборки “Комплектация по умолчанию”

Рис. 16. Шаблон сборки “Полная комплектация”

Рассмотрим, например, разные шаблоны сборки торгового оборудования для АРМа кассира (см. Рис. 15, Рис. 16).

Для создания нового шаблона сборки (в терминологии программы – типа комплектации) требуется:

4  нажать кнопку [Создать],

4  уточнить для всех товаров или только для данного товара будет использоваться данный тип комплектации,

4  ввести название/описание типа комплектации,

4  ввести комплектующие/составляющие элементы для нового типа комплектации (см. Рис. 16).

При наличии нескольких шаблонов сборки в описании товара, в накладных сборки такого товара предлагается уточнить, каким шаблоном сборки нужно воспользоваться.

Демонстрация новых аналитических возможностей V 4 (группировки, АВС - Анализ)

Функционал Анализ данных вызывается из контекстного меню в любом реестре документов или в блоке Экспорт отчета и дает пользователю новые возможности для построения интерактивных отчетов по своему усмотрению. Интерактивные отчеты строятся на базе реестров документов и отчетных данных для экспорта.

Порядок работы следующий:

1. В полученной таблице подготовить колонки (убрать ненужные колонки, отфильтровать при необходимости данные в определенных колонках).

2. Выбрать п. Группировка контекстного меню и в появившемся окне (см. Рис. 17) выбрать параметры группировки и агрегирования данных отчета.

В блоке Группировка→Поля для группировки выбрать поля, по которым будет производиться группировка данных.

В блоке Группировка→Агрегатные поля выбрать поля числового типа (суммы, количества), по которым будет вестись расчет.

В блоке Промежуточные итоги→Поля для группировки выбрать поля, по которым будут выводиться итоговые данные.

В блоке Промежуточные итоги→Агрегатные поля выбрать поля числового типа, по которым будут рассчитываться промежуточные итоги.

В поле Периодичность по выбирается параметр группировки данных по периоду (различные даты, в зависимости от типа отчета), установленному в поле масштаб. Для формирования интерактивного отчета с учетом выбранных параметров его построения требуется нажать кнопку [Принять].

Ниже представлен пример группировки данных отчета по реализации: по товарам, в разрезе каждого товара по покупателям с расчетом итогов по количеству, сумме закупки и полученной прибыли (см. Рис. 17).

Рис. 17. Параметры группировки

В результате принятия установленных параметров сформируется отчет (см. Рис. 18).

Рис. 18. Отчет по товарам и покупателям

Аналогично можно построить отчет по товарам, по поставщикам.

АВС-классификация

АВС-классификацию можно проводить по различным параметрам: по товару, по контрагентам, по менеджерам, на основе количественных или стоимостных показателей. Для выполнения АВС-классификации необходимо подготовить исходную таблицу на базе какого-либо реестра/журнала или данных экспорта отчета, затем выполнить в контекстном меню п. ABC анализ и настроить параметры анализа. Ниже приведены примеры настройки параметров АВС-анализа.

Классификация менеджеров по количеству контактов

Для выполнения АВС-классификации менеджеров по количеству зарегистрированных контактов необходимо подготовить исходную таблицу на базе журнала контактов в модуле CRM. В окне настройки параметров АВС-анализа необходимо настроить параметры, как показано на Рис. 19. Величины отсечения могут быть изменены. После принятия установленных настроек сформируется отчет, в котором менеджеры классифицируются по группам, согласно установленным величинам отсечения (см. Рис. 20).

Рис. 19. Настройка параметров АВС анализа менеджеров

Рис. 20. ABC-классификация менеджеров

Классификация товаров по сумме продаж и количеству

Классификацию можно товара можно провести на базе отчета по реализации товаров, журнала движения товаров, оборотной ведомости, реестра расходных/приходных накладных. См. Рис. 21, Рис. 22.

Рис. 21. Настройка параметров АВС анализа товаров

Рис. 22. АВС анализа товаров по сумме продажи

Для классификации товаров по количеству продаж, в настройке (см. Рис. 21) требуется отметить вместо поля “Сумма продажи” – поле“Кол-во продажи”.

Сборка по разным картам замен

Если комплектация готового изделия имеет карты замены, то при сборке можно просмотреть, сколько изделий можно собрать, исходя из количества всех возможных комплектующих на сборочном складе, по всем вариантам сборки с учетом возможных замен (см. Рис. 23):

Рис. 23. Возможные варианты сборки

В поле Кол-во можно проставить количества по нескольким вариантам. Допустим, нужно сделать 6 изделий, при этом можно собрать 3 изделия по 1-му варианту сборки, 1 изделие по 2-му варианту и 2 изделия по 3-ему варианту. Обратите внимание, что при вводе количества в 1-й вариант, автоматически пересчитывается поле Доступно для всех вариантов, с учетом того, что будет задействовано в 1-м варианте сборки и т. д. (см. Рис. 24).

Рис. 24. Выбранные варианты сборки