Обнулени агентов Ригли
Подготовка:
Перед обнулением агент должен подготовить товар на борту (разложить по видам, пересчитать сам и т. п) Если есть просрочка для обмена, то ее нужно обменять до начала процесса обнуления. Весь товар выгружается из кузова и предоставляется на склад, чтобы его можно было «отсканировать».Процесс обнуления:
В Трейдере: сканируется карточка агента и создается документ «Выгрузка с борта». Сканируется весь товар. В результате получается отрицательный документ, содержащий весь товар, имеющийся на борту у агента. Этот документ необходимо распечатать в 2-х экземплярах, сверить и подписать (подпись кладовщика и подпись агента на 2-х экземплярах). Один экземпляр отдается агенту, другой – остается на складе. При необходимости документ исправляется и перепечатывается. В Трейдере: после того, как документ сверен и подписан в получившемся документе (в программе) выбирается Операции -> Создать копированием -> Начальную инвентаризацию. Будет создан новый документ, на такую же сумму, как текущий, только положительный. Текущий документ («Возврат с борта») можно закрыть. Открыть получившийся документ и исправить номер документа, заменив первую цифру «3» на букву «И». Распечатать документ в 2-х экземплярах и подписать. Один экземпляр агенту, другой – на склад. В Оптимум ДП на КПК: Создать документ «Выгрузка из VAN». Для этого в поле «ВН» поставить «галочку» и в списке контрагентов выбрать «Склад Ригли». Нажать кнопку создания документа («Чистый лист» внизу). Если все выбрано правильно, то будет создан новый документ и на вкладке будет написано «Выгрузка из VAN». Перейти на вкладку «Позиции» и убедиться, что весь товар, имеющийся на борту выбит (это будет сделано автоматически). Подтвердить документ («палец» в нижнем левом углу). После этого выполнить синхронизацию. В АРМ «Менеджер»: после того, как синхронизация завершится, открыть АРМ «Менеджер», очистить текущий фильтр, нажав кнопку с красным крестиком слева от строки фильтра, найти полученный документ и проставить статус «Обработан». Для этого кликнуть правой кнопкой мыши по этому документу и в появившемся меню выбрать Состояние документа -> Обработан. Проверить, чтобы все документы этого агента были обработаны. Для этого установить фильтр, нажав кнопку с двумя зелеными воронками слева от строки фильтра. В появившемся окне в поле «Тип фильтра» выбрать «Сотрудники», в окошке ниже, где написано «Все элементы» нажать на «+» слева от надписи, чтобы список развернулся и выбрать пункт «Сотрудники». В поле «Отображать все элементы», расположенном чуть ниже, поставить «галочку». В нижнем окне найти фамилию обнуляемого агента и дважды кликнуть левой кнопкой мыши. Фамилия должна появиться в левом окне. Затем в поле «Тип фильтра» выбрать «Состояния документов». В нижнем окошке кликнуть дважды левой кнопкой по пункту «Не проведенные». Данный пункт так же отобразиться слева в окне. После этого нажать кнопку «Ок». В главной форме установить начало периода с 1.11.2008. Список внизу должен быть пуст, если все документы обработаны. Если в списке появятся документы, то всем им необходимо проставить статус «Обработан» (см. выше). Это делается только для первого обнуления. Для повторных обнулений агента этот пункт будет немного изменен. На компьютере оператора: запустить программу «Загрузка документов». Найти в списке документ, полученный в п.2 с номером на букву «И». Он должен иметь тип «Начальная инвентаризация». Слева от этого документа поставить «галочку» и нажать кнопку «Загрузить документ (ы)». Если все нормально, то должна появиться табличка, с надписью «Готово!». Если документ имеет другой тип документа, тогда необходимо обратиться к сотруднику IT-отдела для исправления ситуации. После того, как документ будет выгружен, на КПК необходимо запустить синхронизацию.Примечание: т. к. на момент обнуления в учетной программе уже наступил следующий день, то для правильного формирования остатков на КПК необходимо перед выгрузкой документа изменить его дату на день назад. Это можно сделать под паролем системного администратора сотрудником IT-отдела. После того, как документ выгружен, документу необходимо установить первоначальную дату.
НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?
После обнуления необходимо обратить внимание агента на то, как оплачивать. Оплата должна происходить по следующей схеме:
Отрицательная накладная «Возврат с борта», полученная в результате обнуления должна частично закрыть долг по бортовым накладным, который есть на момент обнуления. Оставшаяся часть долга по бортовым накладным на момент обнуления, это товар, который агент раздал на отсрочку. Этот долг закрывается деньгами, полученными от клиентов за этот товар (за товар, который был отгружен клиенту до момента обнуления). Долг по проводным документам, созданным до момента обнуления, закрывается деньгами, полученными за эти документы. Все деньги, полученные за товар, отгруженный после обнуления должны сдаваться на соответствующие накладные, отгруженные после момента обнуления. Закрывать борт этими деньгами нельзя!!! После того, как все бортовые накладные, по которым есть долг на момент обнуления, будут оплачены, деньги на бортовые накладные сдаваться не должны.Руководителю отдела необходимо проконтролировать правильное и своевременное (на следующий день после обнуления) закрытие долга по «старым» бортовым накладным, путем перезачета документа «Возврат с борта» (документ «возврат с борта» оплачивается отрицательной суммой, старые бортовые долги оплачиваются положительной суммой документа «возврат с борта»). Суммы документа «Возврат с борта» не должна быть больше суммы долга по бортовым накладным на момент обнуления. Если это не так, то что-то не правильно.
К оплате надо отнестись очень внимательно, т. к. иначе получится путаница, в которой разобраться будет невозможно!
