Определение жизненного цикла документа

С. В. СИНИЦЫН, О. И. ХЛЫТЧИЕВ

Московский инженерно-физический институт (государственный университет)

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА ДОКУМЕНТА

В докладе рассматривается определение жизненного цикла (ЖЦ) документа, построение математической модели ЖЦ, рассмотрение атрибутов и ролей ЖЦ, подходы к построению ЖЦ и его дальнейшему упрощению.

Рассматривая документы, можно говорить об их пути или «жизни». Все документы становятся объектами рассмотрения после создания. Создание может происходить поэтапно: возникновение мысли, изложение ее на черновике, корректировка и, наконец, появление самого документа. Чаще всего, создание документа регламентируется определенными правилами (посылками) и для всех документов определены конкретные шаблоны. После процедуры создания документ начинает рассматриваться разными людьми (иначе, зачем было его создавать). Каждый человек при рассмотрении документа выступает по отношению к нему в определенной роли. Это рассмотрение зачастую можно разбить на этапы: рассмотрен, подписан, утвержден и т. д. Сам документ может меняться, но важны определенные этапы, которые принципиально меняют статус документа.

В данной работе путь документа предлагается рассматривать как его Жизненный Цикл (ЖЦ). Основные этапы документа – это состояния ЖЦ документа. Если рассматривать документ как набор свойств или атрибутов (пример свойства документа – его текст или дата создания), то состояние ЖЦ можно рассматривать как определяющую характеристику всех свойств документа в совокупности, каждое значение которого характеризует некий этап прохождения документа или изменение его статуса. Детальное описание документа задают его свойства, а общая его оценка – это состояние ЖЦ.

Т. к. состояние ЖЦ – некая характеристика («оценка»), то для каждого ее значения должны быть определены условия, при которых она может принять это значение. Для каждого изменения состояния можно определить набор действий (изменения в этом документе или в других документах, рассылка уведомлений и т. д.). Получается, что для любого документа набор состояний должен быть определен заранее, однако это не всегда просто.

Любой жизненный цикл документа можно охарактеризовать множеством состояний {S1,…Sk} (одно из них обязательно должно быть стартовым), множеством правил переходов {R1, … Rm} из одного состояния в другое и множеством, действий, которые выполняются при переходах из состояний в состояние {D1, … Dm}. Для документа рассматривается набор атрибутов {a1,…an, b1,…bm} (часть атрибутов bi – связи между документами или ресурсами, т. е. «роли»). Правила переходов Ri анализируют атрибуты документа и внешние воздействия, которые будем называть внешними правами {ar1, …arp} (права ролей на атрибут) и определяют возможность перехода в то или иное состояние (или его невозможность). Действия Dj определяют как изменяются атрибуты документа и внешние права при изменении состояния документа. ЖЦ и набор атрибутов (свойств) документа позволяет полностью описать сам документ и процедуру работы с ним.

Определение набора состояний ЖЦ и переходов между ними, основывается на рассмотрении всех возможных путей прохождения документа. Набор состояний и возможных переходов удобно изображать в виде орграфа [2], дуги которого возвещены условиями переходов и действиями при переходах.

Состояние ЖЦ можно рассматривать как одно из свойств документа, на которое наложены дополнительные условия и действия при изменении. Почему нельзя сделать аналогичным образом по отношению ко всем остальным свойствам? Проблема заключается, во-первых, в определении набора значений всех свойств и набора действий-ограничений, и во-вторых, состояние ЖЦ задумывалось как общая оценка документа, а много общих оценок затрудняет восприятие документа при беглом просмотре.

При построении ЖЦ документов, довольно часто набор состояний получается большим для восприятия человеком, и возникает необходимость его упрощения. В докладе рассматриваются методы упрощения ЖЦ путем введения подсостояний для каждого состояния (подсостояния могут быть неразличимы для людей, работающих с документом, однако при их изменении могут совершаться определенные действия и выполняться заданные проверки) или декомпозиции документа на несколько связанных документов с более простым ЖЦ. В работе определяется критерий необходимости разбиения документа на несколько связанных документов.

Список литературы

1.  Документооборот. Автоматизация делопроизводства. Интернет: www. *****, 2002.

2.  Горбатов основы дискретной математики. М.: Наука, Физматлит, 2000, 544 с.