УТВЕРЖДАЮ
Министр по управлению государственным имуществом Свердловской области
__________________
«____»________________2010 года
Должностной регламент
главного специалиста отдела документационного обеспечения
1. Общие положения
1. Настоящий должностной регламент разработан в соответствии с Федеральным законом от 01.01.01 года «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Законом Свердловской области от 01.01.01 года «Об особенностях государственной гражданской службы Свердловской области», Положением о Министерству по управлению государственным имуществом Свердловской области, утвержденным постановлением Правительства Свердловской области от 01.01.2001 , Положением об отделе документационного обеспечения Министерства по управлению государственным имуществом Свердловской области.
2. Должность главного специалиста отдела документационного обеспечения (далее – Специалист) в соответствии с Реестром должностей государственной гражданской службы Свердловской области, утверждённым указом Губернатора Свердловской области от 5 мая 2005 года «Об утверждении Реестра должностей государственной гражданской службы Свердловской области», относится к старшей группе должностей государственной гражданской службы Свердловской области категории «специалисты».
3. Государственному гражданскому служащему Свердловской области, замещающему должность Специалиста, присваивается классный чин государственной гражданской службы Свердловской области в соответствии с замещаемой должностью государственной гражданской службы Свердловской области в пределах группы должностей государственной гражданской службы Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и Свердловской области.
4. Специалист назначается на должность и принимается на государственную гражданскую службу Свердловской области, а также освобождается от должности и увольняется с государственной гражданской службы Свердловской области приказом Министерства по управлению государственным имуществом Свердловской области (далее – Министерство) в порядке, установленном законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе Российской Федерации.
5. Государственный гражданский служащий непосредственно подчиняется начальнику отдела документационного обеспечения (далее – начальник Отдела).
6. В случае временного отсутствия государственного гражданского служащего его замещают другие специалисты Отдела.
7. Нормативными правовыми актами, регламентирующими служебную деятельность Специалиста, являются: Конституция Российской Федерации, Федеральный закон от 01.01.01 года «О системе государственной службы Российской Федерации», Федеральный закон от 01.01.01 года «О государственной гражданской службе Российской Федерации» 9с последующими изменениями), иные федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, Устав Свердловской области, другие законы Свердловской области, указы и распоряжения Губернатора Свердловской области, постановления и распоряжения Правительства Свердловской области, Положение о Министерстве, Положение об Отделе, настоящий должностной регламент, иные правовые акты, регулирующие деятельность отдела документационного обеспечения.
8. Государственный гражданский служащий выполняет задачи и функции, возложенные на отдел документационного обеспечения в соответствии с Положением о Министерстве.
2. Квалификационные требования к образованию, стажу государственной службы Российской Федерации или стажу работы по специальности, профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей
9. В соответствии со статьёй 12 Федерального закона от 01.01.01 года «О государственной гражданской службе Российской Федерации» государственный гражданский служащий должен иметь высшее образование в сфере делопроизводства.
10. Квалификационные требования к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей Специалиста устанавливаются Административным регламентом Министерства с учётом задач и функций, установленных для замещаемой должности.
11. Специалист должен знать:
1) Конституцию Российской Федерации;
2) Федеральный закон от 01.01.01 года «О государственной гражданской службе Российской Федерации», другие нормативные правовые акты, регулирующие особенности прохождения государственной гражданской службы;
3) Федеральный закон от 6 октября 1999 года «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации»;
4) Федеральный закон от 6 октября 2003 года «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
5) Федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
6) Устав Свердловской области;
7) инструкцию по делопроизводству в Министерстве по управлению государственным имуществом Свердловской области,
8) положение о Министерстве по управлению государственным имуществом Свердловской области,
9) Административный регламент Министерства по управлению государственным имуществом Свердловской области,
10) служебный распорядок Министерства по управлению государственным имуществом Свердловской области,
11) положение об отделе документационного обеспечения,
12) настоящий должностной регламент;
13) структуру органов государственной власти Свердловской области и иных государственных органов Свердловской области;
14) принципы информационной безопасности;
15) нормы делового общения;
16) порядок работы со служебной информацией;
17) правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
18) директивные и распорядительные документы, методические и нормативные материалы по вопросам делопроизводства, действующие стандарты, положения и инструкции по составлению и оформлению документации и другие вопросы организации документооборота.
12. Специалист должен иметь следующие профессиональные навыки:
1) подготовки деловой корреспонденции и актов Министерства, осуществления нормотворческой деятельности по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
2) планирования работы, контроля, анализа и прогнозирования последствий принимаемых решений;
3) пользования современной оргтехникой и программными продуктами;
4) редактирования документации на высоком стилистическом уровне;
5) обеспечения оперативного выполнения поставленных начальником отдела задач в сфере, соответствующей направлению деятельности отдела, принятию новых подходов в решении поставленных задач, заключающихся в подготовке новых неординарных решений;
6) умения анализировать, готовить предложения по устранению и разрешению причин возникающих проблем как профессионального, так и межличностного характера.
3. Должностные обязанности, права и ответственность государственного гражданского служащего за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей
13. Специалист осуществляет организационные, экспертные, аналитические, правотворческие функции, необходимые для решения задач, стоящих перед Отделом.
14. Специалист должен исполнять основные обязанности, установленные статьёй 15 Федерального закона от 01.01.01 года «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и статьями 8, 9 и 11 Федерального закона от 01.01.01 года «О противодействии коррупции».
15. Исходя из задач и функций Отдела на Специалиста возлагаются следующие должностные обязанности:
1) регистрирует договоры, заносит необходимую информацию в базу данных «Делопроизводство. Журнал договоров» и обеспечивает их последующее хранение;
2) регистрирует приказы, заносит необходимую информацию в базу данных «Делопроизводство. Журнал приказов»;
3) осуществляет регистрацию в базе данных «Гран-Док» поступающих письменных обращений граждан;
4) осуществляет контроль исполнения структурными подразделениями письменных обращений граждан;
5) после рассмотрения входящей документации министром заносит необходимую информацию (резолюции) в базу данных «Делопроизводство. Входящие документы» и передает в структурные подразделения для последующего исполнения;
6) обеспечивает соответствующий режим доступа к документам с грифом «ДСП» и использования информации, содержащейся в них;
7) Разрабатывает и внедряет нормативно-методические документы по организации документационного обеспечения в Филиале (инструкции, положения, перечни и т. п.);
8) Осуществляет, в соответствии с утвержденными планами, проверки состояния делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, готовит по итогам проверок отчеты, рекомендации и предложения по улучшению работы с документами;
9) Оказывает методическую помощь и консультирует сотрудников Филиала по вопросам организации оформления документов и работы с ними;
10) представляет начальнику Отдела предложения по установлению оптимальных путей и методов реализации поставленных служебных задач;
11) при возникновении служебной необходимости эффективно взаимодействует с другими структурными подразделениями Министерства;
12) принимает участие в работе по реализации принятых федеральных и областных законов и иных нормативных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
13) осуществлять подготовку ежемесячных, ежеквартальных, годовых и иных отчетов по своему направлению деятельности.
16. Специалист имеет права, предусмотренные статьёй 14 Федерального закона от 01.01.01 года «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
В пределах своих полномочий Специалист имеет право на:
1) обеспечение надлежащих организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей;
2) ознакомление с должностным регламентом и иными документами, определяющими его права и обязанности по замещаемой должности гражданской службы, критериями оценки эффективности исполнения должностных обязанностей, показателями результативности профессиональной служебной деятельности и условиями должностного роста;
3) отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности служебного времени, предоставлением выходных дней и нерабочих праздничных дней, а также ежегодных оплачиваемых основного и дополнительных отпусков;
4) оплату труда и другие выплаты в соответствии с Федеральным законом о гражданской службе, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и со служебным контрактом;
5) получение в установленном порядке информации и материалов, необходимых для исполнения должностных обязанностей, а также на внесение предложений о совершенствовании деятельности Отдела;
6) доступ в установленном порядке к сведениям, составляющим государственную тайну, если исполнение должностных обязанностей связано с использованием таких сведений;
7) доступ в установленном порядке в связи с исполнением должностных обязанностей в государственные органы, органы местного самоуправления, общественные объединения и иные организации;
8) ознакомление с отзывами о его профессиональной служебной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, материалами личного дела, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений и других документов и материалов;
9) защиту сведений о гражданском служащем;
10) должностной рост на конкурсной основе;
11) профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку в порядке, установленном Федеральным законом о гражданской службе и другими федеральными законами;
12) членство в профессиональном союзе;
13) рассмотрение индивидуальных служебных споров в соответствии с Федеральным законом о гражданской службе и другими федеральными законами;
14) проведение по его заявлению служебной проверки;
15) защиту своих прав и законных интересов на гражданской службе, включая обжалование в суд их нарушения;
16) медицинское страхование в соответствии с Федеральным законом о гражданской службе и федеральным законом о медицинском страховании гражданских служащих Российской Федерации;
17) государственную защиту своих жизни и здоровья, жизни и здоровья членов своей семьи, а также принадлежащего ему имущества;
18) государственное пенсионное обеспечение в соответствии с федеральным законом;
19) выполнение иной оплачиваемой работы, с предварительным уведомлением представителя нанимателя, если это не повлечет за собой конфликт интересов.
17. Специалист в соответствии с частью 3 статьи 15, частью 5 статьи 20, пунктом 2, подпунктами «а»-«г» пункта 3, пунктами 5* и 6* части 1 статьи 37, частью 14 статьи 48, частью 1 статьи 56 и статьёй 57 Федерального закона от 01.01.01 года «О государственной гражданской службе Российской Федерации»:
1) несёт дисциплинарную ответственность за совершение дисциплинарного проступка, за неисполнение или ненадлежащее исполнение по его вине должностных обязанностей, предусмотренных должностным регламентом; за несоблюдение служебного распорядка; за разглашение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую тайну, и служебной информации, ставших известными государственному гражданскому служащему в связи с исполнением им должностных обязанностей; за действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан;
2) в случае исполнения неправомерного поручения несёт дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами;
3) несёт ответственность за несоблюдение ограничений и запретов, связанных с государственной гражданской службой, предусмотренных частью 1 статьи 16 и частью 1 статьи 17 Федерального закона от 01.01.01 года «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
4) несёт ответственность за совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения в пределах, определённых административным, гражданским и уголовным законодательством Российской Федерации;
5) несёт материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причинённый представителю нанимателя (статья 238 Трудового кодекса Российской Федерации).
18. За совершение дисциплинарного проступка государственный гражданский служащий может быть уволен с государственной гражданской службы в случае:
1) неоднократного неисполнения без уважительных причин должностных обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание;
2) однократного грубого нарушения своих должностных обязанностей:
прогула (отсутствия на служебном месте без уважительных причин более четырёх часов подряд в течение служебного дня);
появления на службе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
разглашения сведений, составляющих государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну, и служебной информации, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей;
совершения по месту службы хищения (в том числе мелкого) чужого имущества, растраты, умышленного уничтожения или повреждения имущества, установленных вступившим в законную силу приговором суда или постановлением органа, уполномоченного рассматривать дела об административных правонарушениях;
4. Перечень вопросов, по которым государственный гражданский служащий вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения
19. В соответствии с замещаемой должностью государственной гражданской службы Свердловской области и в пределах своих полномочий Специалист вправе самостоятельно принимать решения в соответствии с должностными обязанностями и Положением об Отделе Министерства по вопросам:
1) эффективного и квалифицированного планирования своей работы, анализа и прогнозирования своей деятельности в порученной сфере;
2) исполнения должностных обязанностей надлежащим образом;
3) информирования начальника Отдела о невозможности исполнения поручения, в связи с поступлением некомплектных документов и информационных материалов, а также документов и информационных материалов, оформленных ненадлежащим образом или представленных не уполномоченному лицу, для принятия им соответствующих решений;
4) эффективного взаимодействия с другими структурными подразделениями Министерства, получения дополнительной информации по документам и информационным материалам по вопросам, входящим в компетенцию Отдела;
5) практического применения нормативных правовых актов;
6) определения творческих подходов к решению поставленных задач, проявления активности и инициативы в освоении новых технологий по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, способности быстро адаптироваться к новым условиям и требованиям;
7) подготовки годовых и текущих планов работы по своему направлению;
8) связанным с подготовкой информационно-аналитических, справочных и иных материалов по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела;
9) определения и осознания ответственности за последствия своих действий, принимаемых решений.
5. Перечень вопросов, по которым государственный гражданский служащий вправе участвовать в подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений
20. В пределах своих полномочий государственный гражданский служащий вправе принимать участие в подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений в части методологического, технического, организационного, информационного обеспечения подготовки соответствующих документов.
1) проектов правовых актов Свердловской области по вопросам, входящим в компетенцию Отдела;
2) проектов приказов Министерства по вопросам, входящим в компетенцию Отдела;
3) годовых и текущих планов работы и отчётов по вопросам, входящим в компетенцию Отдела;
4) проектов писем, заключений по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
6. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений
22. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации и Свердловской области, Регламентом Правительства Свердловской области, административными регламентами Министерства, требованиями Инструкции по делопроизводству Министерства, настоящим должностным регламентом, поручениями начальника Отдела.
7. Порядок служебного взаимодействия государственного гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с государственными гражданскими служащими Свердловской области, замещающими должности в Министерстве по управлению государственным имуществом Свердловской области, иных государственных органах Свердловской области, а также с организациями и гражданами
23. Служебное взаимодействие Специалиста в связи с исполнением им должностных обязанностей с государственными гражданскими служащими Свердловской области, замещающими должности в иных государственных органах Свердловской области, а также с организациями и гражданами осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Свердловской области, Административными регламентами Министерства и настоящим должностным регламентом.
24. Специалист осуществляет служебное взаимодействие по вопросам, определённым в пункте 15 настоящего должностного регламента, с государственными гражданскими служащими Отдела, иных структурных подразделений Министерства, иных органов государственной власти Свердловской области.
25. Во взаимоотношениях с государственными гражданскими служащими, должностными лицами организаций и гражданами государственный гражданский служащий должен соблюдать нормы служебной этики.
26. Служебное взаимодействие Специалиста осуществляется в следующих формах:
1) запрос информационно-аналитических материалов, справочных данных и иной информации;
2) направление информационно-аналитических материалов, справочных данных и иной информации;
3) сбор информации;
4) консультация;
5) обсуждение проектов правовых актов;
6) в иных формах.
8. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям
27. В пределах своих полномочий Специалист оказывает государственные услуги гражданам и организациям в пределах своих полномочий в соответствии с административными регламентами Министерства по исполнению государственных функций (предоставлению государственных услуг), Положением о Министерстве по управлению государственным имуществом Свердловской области и Положением об Отделе.
9. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности государственного гражданского служащего
28. Профессиональная служебная деятельность Специалиста оценивается на основе определения его соответствия квалификационным требованиям по замещаемой должности государственной гражданской службы, его участия в решении поставленных перед отделом задач, сложности выполняемой им деятельности, её эффективности и результативности.
29. Результаты профессиональной служебной деятельности характеризуются следующими показателями:
1) количество выполненных работ;
2) качество выполненных работ;
3) сложность выполненных работ;
4) соблюдение сроков выполнения работ.
30. Сложность профессиональной служебной деятельности характеризуется следующими показателями:
1) сложность объекта государственного управления;
2) характер и сложность процессов, подлежащих государственному управлению;
3) новизна работ;
4) разнообразие и комплектность работ;
5) самостоятельность выполнения служебных обязанностей;
6) дополнительная ответственность за принятие неадекватного управленческого решения.
Согласовано[*]:
____________________________________
___________________ (_______________)
(подпись) (ФИО)
«___» _____________ 20__года
С должностным регламентом ознакомлен:
________________ (_____________) «___» _____________ 20__ года
(подпись) (ФИО)
* пункты указываются для государственных гражданских служащих Свердловской области категории «руководители» и «специалисты», в подчинении у которых находятся государственные гражданские служащие Свердловской области
[*] должностной регламент согласовывается с руководителем соответствующего структурного подразделения государственного органа Свердловской области
