Методические разработки для руководителя, СМ-Обращения граждан

Методические разработки

для руководителя

СМ-Обращения граждан

CompanyMedia

-Т»

2010 Содержание

1. Утверждение проекта резолюции. 3

2. Принятие отчета об исполнении резолюции. 3

3. Принятие отчета об исполнении резолюции с созданием проекта исходящего документа 4

4. Принятие отчета об исполнении резолюции с созданием отчета об исполнении вышестоящей резолюции. 5

5. Отклонение отчета об исполнении резолюции. 5

6. Информация о резолюциях и результатах их исполнения. 6

7. Формирование отчета по карточке. 6

8. Формирование отчета по выделенным документам.. 7

9. Печать документа по бланку. 7

10. Поиск по форме. 8

1.  Утверждение проекта резолюции

·  Открыть проект резолюции.

·  Нажать кнопку «Утвердить» на панели задач.

После нажатия этой кнопки в резолюции проставляется статус «Утверждено», дата и время утверждения.

2.  Принятие отчета об исполнении резолюции

Открыть поступивший отчет об исполнении резолюции.

·  Нажать кнопку «Принять – Принять» для принятия отчета об исполнении.

·  Подтвердить принятие отчета об исполнении.

При нажатии этой кнопки статус отчета об исполнении меняется на «Принято».

Исполнитель автоматически снимается с контроля и получает уведомление о принятии его отчета об исполнении. Если в резолюции только один исполнитель или если это отчет об исполнении последнего исполнителя из стоящих на контроле, то резолюция получает статус «Исполнено», проставляется дата и ФИО лица, принявшего отчет об исполнении.

Если необходимо вручную проставить отметку об исполнении резолюции, то надо:

Поставить галочку «Полностью исполнена», указать дату исполнения.

Сохранить резолюцию.

3.  Принятие отчета об исполнении резолюции с созданием проекта исходящего документа

Открыть поступивший отчет об исполнении резолюции.

·  Нажать кнопку «Принять – Принять с проектом исходящего».

·  Подтвердить принятие отчета об исполнении.

При нажатии этой кнопки статус отчета об исполнении меняется на «Принято». Исполнитель автоматически снимается с контроля и получает уведомление о принятии его отчета об исполнении. Если в резолюции только один исполнитель или если это отчет об исполнении последнего исполнителя из стоящих на контроле, то резолюция получает статус «Исполнено», проставляется дата и ФИО лица, принявшего отчет об исполнении.

·  Автоматически открывается карточка проекта ответного исходящего документа, в которой указан вид документа и заголовок из РКК ОГ, по которому создана резолюция, проставлена связь на него.

·  Заполнить остальные поля карточки исходящего документа и сохранить или отправить на регистрацию проект.

4.  Принятие отчета об исполнении резолюции с созданием отчета об исполнении вышестоящей резолюции

Данное действие производится в том случае, когда исполнитель резолюции является автором нижестоящей резолюции и принимает отчет о ее исполнении.

Открыть поступивший отчет об исполнении резолюции.

·  Нажать кнопку «Принять – Принять с отчетом об исполнении».

·  Подтвердить принятие отчета об исполнении.

При нажатии этой кнопки статус отчета об исполнении нижестоящей резолюции меняется на «Принято». Исполнитель автоматически снимается с контроля и получает уведомление о принятии его отчета об исполнении. Если в резолюции только один исполнитель или если это отчет об исполнении последнего исполнителя из стоящих на контроле, то резолюция получает статус «Исполнено», проставляется дата и ФИО лица, принявшего отчет об исполнении.

Автоматически открывается карточка отчета об исполнении вышестоящей резолюции.

·  Заполнить остальные поля карточки отчета об исполнении вышестоящей резолюции и сохранить.

5.  Отклонение отчета об исполнении резолюции

Открыть поступивший отчет об исполнении резолюции.

§  Нажать кнопку «Отказать».

§  Ввести причину отклонения отчета об исполнении и нажать «ОК».

В этом случаем отчет об исполнении получает статус «Отказано», далее указывается причина отказа. Исполнитель получает уведомление с заголовком «Отчет об исполнении не принят».

В случае отклонения отчета об исполнении исполнитель должен создать новый отчет об исполнении.

6.  Информация о резолюциях и результатах их исполнения

Для получения информации о резолюциях и результатах исполнения необходимо:

·  Выбрать необходимую РКК ОГ и открыть ее.

·  Перейти на закладку Исполнение.

На данной закладке под заголовком «Резолюции и отчеты» содержится полная иерархическая информация обо всех наложенных резолюциях и отчетах об их исполнении.

7.  Формирование отчета по карточке

·  Открыть БД «Центр отчетов».

·  Перейти в представление «По названию».

·  Из списка выбрать нужный отчет.

·  Нажать кнопку «Построить отчет». Появится диалоговое окно с возможностью указать параметры отчета.

·  Указать необходимые параметры (дату, сотрудников и др.).

·  При необходимости выполнить те же действия в нескольких диалоговых окнах.

·  Нажать «ОК». По завершении ввода в диалоговых окнах необходимых значений будет сформирован отчет.

8.  Формирование отчета по выделенным документам

·  Открыть БД «ОГ».

·  Выделить несколько документов в списке.

·  В меню «Действия» выбрать пункт «Q&R», в следующем меню пункт «Отчет по выделенным документам». Откроется диалоговое окно «Центр отчетов».

·  Выбрать шаблон отчета и нажать кнопку «OK».

·  При появлении на экране диалоговых окон ввести в них дополнительные данные. По завершении ввода необходимых значений в диалоговых окнах будет сформирован отчет.

9.  Печать документа по бланку

·  Открыть БД «ОГ».

·  Выбрать документ в списке.

·  В меню «Действия» выбрать пункт «Q&R», в следующем меню пункт «Печать выделенного документа».

·  В открывшемся окне выбрать шаблон (бланк) и нажать кнопку «OK». Будет выполнена печать документа на бланке.

10.  Поиск по форме

·  Открыть БД «ОГ».

·  Нажать кнопку «Поиск по форме».

·  Заполнить поля необходимыми параметрами поиска.

·  Нажать кнопку «Поиск» на панели задач. Если в системе есть доступные документы с этим словом, то появится список этих документов.