Основы документационного обеспечения управления (делопроизводство): Учебное пособие (стр. 1 )

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4

ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО

ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

(ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО)


МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ВОЛГОГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТКАМЫШИНСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ)

ВОЛГОГРАДСКОГО ГОСУДАРСТВЕНОГО ТЕХНИЧЕСКОГО

УНИВЕРСИТЕТА

ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО

ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

(ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО)

Учебное пособие

РПК "Политехник"

Волгоград

2002

УДК 6514 / 8

Б 23

Рецензенты: ,

Банько документационного обеспечения управления

(делопроизводство): Учебное пособие / ВолгГТУ, Волгоград, 2002. - с.

ISBN

Учебное пособие "Основы документационного обеспечения управления (делопроизводство)" содержит систематизированный материал по организации делопроизводства на предприятии и составлено на основании стандарта (ГОСТ Р 6.30-97, Требования к оформлению документов). Материал, изложенный в данном учебном пособии, соответствует последовательности составления и оформления документов предприятия, а также организации документооборота. В нем подробно изложены способы рациональной систематизации документов и правила их хранения; рассмотрен порядок работы с документами предприятия, содержащими конфиденциальные сведения, что становится актуальным на современном этапе развития рыночных отношений; возможности персонального компьютера в организации документационного обеспечения управления.

Учебное пособие соответствует требованиям современного делопроизводства и имеет большое практическое значение. Практические рекомендации, содержащиеся в нем, носят универсальный характер и могут быть применены в любой организации вне зависимости от ее профиля и специфики деятельности.




Предназначено для студентов, обучающимся по специальностям: 2802 «Технология прядильного производства», 2803 «Технология текстильного производства», 0601 «Экономика, бухгалтерский учет и контроль».

Библиография: 5 назв.

Печатается по решению редакционно-издательского совета Волгоградского государственного технического университета

ISBN

© Волгоградский

государственный

технический

университет, 2002

1. ВВЕДЕНИЕ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

1.1. Понятие о делопроизводстве и корреспонденции

Делопроизводство – это отрасль управленческой деятельности в организациях различного вида, связанная с работой над документами.

Документом может являться любая информация, зафиксированная на материальном носителе. Организации в процессе своей деятельности создают, получают и используют документы, изготовленные различными способами: рукописные, машинописные, составленные на ПЭВМ, кино-фотодокументы, звуковые и т. д. Документы организации являются информационными источниками и средством юридического доказательства.

Порядок ведения делопроизводства определяется инструкцией, в которой учитывается специфика работы конкретной организации. Она разрабатывается на основе типовой инструкции и включает в себя правила составления и оформления документов организации, технологию работы с документами, образцы наиболее часто употребляемых в организации документов.

Инструкция по ведению делопроизводства вводится в действие приказом руководителя организации и является нормативным документом.

В настоящее время термин «делопроизводство» все чаще используется в значении «документационное обеспечение». Такое определение наиболее точно очерчивает весь комплекс работ с документами в организации: их фиксацию, оформление, исполнение и хранение.




При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление, оформление и работу с управленческими документами по определенным правилам, ведение номенклатуры дел, создание архива организации, обеспечивающего сохранность документов.

За нарушение этих правил должностные лица, специалисты и служащие аппарата управления несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Управленческие документы по наименованию, форме и содержанию реквизитов должны соответствовать требованиям ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления), унифицированной системе документации, государственным стандартам на документацию, положению (уставу) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

1.2. Требования к бланкам документов

Для того чтобы документ отвечал своему назначению и имел юридическую силу, он должен быть оформлен в соответствии с формуляром, установленным для данной разновидности документа. Формуляр имеет обязательный набор реквизитов (составных частей документа), расположенных в определенной последовательности. Как правило, документы оформляются на бланках, которые бывают трех видов: 1) общий бланк; 2) бланк письма; 3) бланк конкретного вида документа, кроме письма. Общий бланк можно использовать при оформлении различных видов документов, кроме письма.

Общий бланк включает в себя следующие реквизиты:

Ÿ  Государственный герб РФ;

Ÿ  герб субъекта РФ;




Ÿ  эмблема организации или товарный знак;

Ÿ  наименование организации.

Бланк служебного письма включает в себя следующие реквизиты:

Ÿ  Государственный герб РФ;

Ÿ  герб субъекта РФ;

Ÿ  эмблема организации или товарный знак;

Ÿ  код организации;

Ÿ  наименование организации;

Ÿ  справочные данные об организации.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, включает в себя следующие реквизиты:

Ÿ  Государственный герб РФ;

Ÿ  герб субъекта РФ;

Ÿ  эмблема организации или товарный знак;

Ÿ  код формы документа;

Ÿ  наименование организации;

Ÿ  наименование вида документа;

Ÿ  место составления или издания документа.

В этом же бланке могут быть ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов: даты документа, регистрационного № документа, ссылки на регистрационный № и дату документа, заголовка к тексту, отметки о контроле. Ограничительные отметки для отдельных реквизитов выполняются на бланках в виде уголков и других обозначений.

Существуют также гербовые бланки (бланки с воспроизведенным на них Государственным гербом РФ или гербом субъекта РФ). Их изготавливают полиграфические предприятия, имеющие специальное разрешение на их изготовление.

Остальные бланки изготавливают типографским способом на бумаге светлых тонов формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование бланков формата А3 (420 х 297 мм) и А6 (105 х 148 мм). Размер полей бланка, мм: 20 – левое, 10 – правое, 20 – верхнее, 10 – нижнее.




Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный. Предпочтение отдают угловому. Продольный применяется в случае, когда наименование организации и вышестоящего органа содержит большое количество печатных знаков.

Изображения Государственного герба РФ, герба субъекта РФ и эмблемы организации располагают над серединой наименования организации или на одном уровне с наименованием организации.

Реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, место составления или издания документа, ссылка на регистрационный № и дату документа − размещают центрованно (когда начало и конец каждой строки равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или фрафланговым способом (когда каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

2. ОСНОВНЫЕ РЕКВИЗИТЫ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Понятие реквизита. Реквизиты служебных

документов

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами.

Реквизит – это элемент официального документа: наименование документа, адресат, автор, текст, дата, подпись и др.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления (паспорт, трудовая книжка, диплом, свидетельство о рождении и т. п.), состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах.




Основные реквизиты:

Ÿ  01 - Государственный герб РФ;

Ÿ  02 - герб субъекта РФ;

Ÿ  03 - эмблема организации или товарный знак;

Ÿ  04 - код организации – автора документа;

Ÿ  05 - код формы документа;

Ÿ  06 - наименование организации – автора документа;

Ÿ  07 - справочные данные об организации - авторе документа;

Ÿ  08 - наименование вида документа;

Ÿ  09 - дата документа;

Ÿ  10 - регистрационный номер документа;

Ÿ  11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

Ÿ  12 - место составления или издания документа;

Ÿ  13 - гриф ограничения доступа к документу;

Ÿ  14 - адресат;

Ÿ  15 - гриф утверждения документа;

Ÿ  16 - резолюция;

Ÿ  17 - заголовок к тексту;

Ÿ  18 - отметка о контроле;

Ÿ  19 - текст документа;

Ÿ  20 - отметка о наличии приложения;

Ÿ  21 - подпись;

Ÿ  22 - гриф согласования документа;

Ÿ  23 - визы согласования документа;

Ÿ  24 - печать;

Ÿ  25 - отметка о заверении копии;

Ÿ  26 - отметка об исполнителе;

Ÿ  27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

Ÿ  28 - отметка о поступлении документа в организацию;

Ÿ  29 - отметка для автоматического поиска документа.

2.2. Требования к оформлению реквизитов

03 − эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)




Размещают на бланке организации в соответствии с ее уставом. Эмблема может иметь самое разнообразное изображение, но оно обязательно должно быть зарегистрировано в установленном порядке. Изображение эмблемы располагают на уровне наименования организации или по центру верхнего поля. На бланках эмблему не воспроизводят, если на них уже были помещены изображения Государственного герба РФ или герба субъекта РФ.

04, 05 − код организации и код формы документа

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

06 − наименование организации – автора документа

Наименование организации, являющейся автором документа, указывается на бланке организации в именительном падеже. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному за юридическим лицом в его учредительных документах. Сокращенное наименование организации указывается в скобках под полным наименованием организации на отдельной строке: используются сокращения, образованные из начальных букв слов (УПО, КТИ); сокращения, образованные из части слова и полного слова (Росархив, Минфин России); сокращения смешанного типа (ВНИИоргтехника). Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии − полное наименование вышестоящей организации. Автором документа может быть не только главная организация, но и ее филиал, структурное подразделение, должностное лицо, представляющее организацию. Тогда данные об авторе указываются ниже наименования организации и располагаются на отдельной строке.




07 − справочные данные об организации авторе документа

Справочные данные об организации указываются на бланках для служебных писем и включают в себя почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, счета в банке, адрес электронной почты и др.).

08 − наименование вида документа

Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации и содержанию управленческого действия. Его не указывают в служебном письме. Этот реквизит располагают на бланке документа за реквизитом "наименование организации".

09 − дата документа

Это обязательный реквизит всех видов документов. Он обеспечивает юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его подписания (приказ, служебное письмо), утверждения, согласования (инструкция), самого события, которое зафиксировано в документе (акт, протокол). Дату документа поставляет должностное лицо при его подписании или секретарь при регистрации документа. На документах, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является наиболее поздняя дата их подписания. Дата проставляется арабскими цифрами на одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. В нормативных и финансовых документах рекомендуется словесно-цифровой способ оформления даты (например: 9 января 1998 года).

10 − регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется при регистрации внутренних и исходящих документов. Он состоит из порядкового номера документа, проставляемого в течение года, других регистрационных индексов, принятых в данной организации. На документах, составленных совместно несколькими организациями, проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждым автором, в порядке указания авторов в документе (слева направо) через косую черту (21/16/43).




11 − ссылка на регистрационный номер и дату документа Она включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. На бланках для служебных писем этот реквизит указывается вслед за датой и регистрационным номером документа, поэтому в служебном письме может не быть заголовка к тексту.

12 − место составления или издания документа

Место составления или издания документа указывают в том случае, если невозможно по реквизиту «Наименование организации» определить место составления или издания документа. Необходимо учитывать принятое административно – территориальное деление и использовать только общепринятые сокращения (Москва, г. Смоленск, г. Камышин Волгоградской области и др.).

13 − гриф ограничения доступа к документу

Проставляется на документах, содержащих секретную информацию, информацию ограниченного распространения. Гриф (для служебного пользования, секретно, конфиденциально и др.) проставляется в правом верхнем углу документа перед реквизитом «Адресат» и «Гриф утверждения» без кавычек.

14 − адресат

Реквизит «адресат» присутствует в информационно-справочных документах: письмах, докладных и объяснительных записках, справках и др.

Существует несколько вариантов расположения реквизита «адресат»:

1.  Документ можно адресовать на имя организации или структурного подразделения, которые указывают в именительном падеже.

2.  Документ можно адресовать должностному лицу. При этом название организации входит в состав наименования должности. Должность лица указывается в дательном падеже.




3.  Иногда документ адресуют в несколько однородных организаций. Тогда их названия указывают обобщенно.

Пример

Директорам средних школ

Реквизит «адресат» может включать и почтовый адрес. Сначала указывают наименование организации, в которую направляют документ, а затем ее почтовый адрес в последовательности, установленной почтовыми правилами. Если документ адресуется физическому лицу, указывают сначала почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя.

Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывается. Если документ направляется более четырем адресатам, то составляется список на его рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.

15 − гриф утверждения документа

Гриф утверждения – особый способ введения документа в действие. Он проставляется на некоторых видах актов, договорах, инструкциях и других документах. Документы утверждаются руководителем организации или изданием распорядительного документа, что имеет одинаковую юридическую силу.

Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Если документ утверждается распорядительным документом (решением, приказом, протоколом), то гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера. Он располагается в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы располагают на одном уровне.




Пример

УТВЕРЖДЕНО

Протокол общего собрания акционеров

от №1

16 – резолюция

Резолюция – это надпись на документе, выполненная должностным лицом и содержащая указания к действию. Резолюция проставляется при рассмотрении входящих и внутренних документов соответствующим должностным лицом. Она должна быть конкретной по содержанию и краткой по форме. Если документ требует конкретного действия, то в резолюции указывается исполнитель (один или несколько), содержание поручения, срок исполнения. Резолюция подписывается должностным лицом, в конце резолюции ставится дата. Если в резолюции указывается несколько фамилий, то ответственным исполнителем, от которого будет зависеть качество и своевременное выполнение вопроса, является лицо, указанное первым. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. На документе резолюцию помещают между реквизитом «адресат» и текстом документа в следующей форме:

Прошу подготовить проект приказа к

Личная подпись

г.

17 − заголовок к текстуЗаголовок – краткое изложение основного содержания документа. Его должны иметь все документы формата А4. Документы формата А5 и письма – ответы, имеющие ссылку на дату и номер входящего документа, заголовка могут не иметь. Заголовок отвечает на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?).

Пример

О направлении студентов на производственную практику

Заседания педсовета

Заголовок располагают после реквизитов «дата» и «регистрационный номер» перед текстом документа. Место для заголовка обычно обозначено ограничительными отметками на бланках.




18 − отметка о контроле

Проставляется на документах, взятых на контроль исполнения. Отметку делают от руки или специальным штампом «контроль» на левом поле рядом с заголовком к тексту.

19 − текст документа

Содержание управленческих действий в документе передается через текст, который является основной содержательной частью документа. Текст служебного документа может быть посвящен одному вопросу или нескольким. Информация, изложенная в тексте, должна быть достоверной и аргументированной. Ее излагают в краткой, убедительной и корректной форме.

Тексты служебных документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста, соединения этих структур.

20 − отметка о наличии приложения

В документе, имеющем приложение, оформляется отметка о его наличии. Этот реквизит располагается после текста документа перед реквизитом «Подпись». Варианты оформления:

1.  Если полное название приложения указано в тексте документа, то отметку о приложении оформляют следующим образом: Приложение:

на 3 л. в 1 экз.

2.  Если в тексте документа нет указаний на приложение, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Приложение: График работ

на 3 л. в 1 экз.

3.  Если приложением к документу является документ, также имеющий приложение, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение:

письмо Минздрава РФ

от №01 – 17/785

и приложение к нему,

всего на 12 л.

4.  Если при направлении документа в несколько адресов приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адрес приложения посылаются.




Приложение: на 5 л. в 1. экз.

в первый адрес

5.  Если приложение – брошюра, то количество листов не указывается.

Сами документы – приложения к распорядительным документам имеют в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием, приложением к какому документу они являются.

Приложение:

к приказу Министра

здравоохранения России

от №36

Приложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным и распорядительным документам в качестве приложения даются документы, которые ими или утверждены или вводятся в действие (инструкции, правила, штатное расписание и т. д.), а также документы, дополняющие или поясняющие содержание документа (таблицы, справки и т. д.).

21 – подпись

Подпись – обязательный реквизит любого документа, обеспечивающий его юридическую силу. Подписывают управленческие документы руководители организаций или замещающие их должностные лица. Несколько подписей ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Денежно - финансовые документы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны. Документы, составляемые комиссией (например, акты), подписывают все ее члены. Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия.

В документах, изготовленных на бланках, в название должности не входит название учреждения.




Директор института подпись

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Если документ подписывают несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне.

При отсутствии руководителя документ может быть подписан должностным лицом, исполняющим обязанности руководителя организации, его заместителем. В этом случае необходимо указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ, а также внести исправления (допечатать «Зам.» или «и. о.»).

22 – гриф согласования документа

Им оформляется внешнее согласование документа, которое может осуществляться с подчиненными и неподчиненными организациями; с организациями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа; с общественными организациями; с органами госконтроля и надзора; с вышестоящими органами.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования. При согласовании документа с коллегиальными органами или, если согласование осуществляется письмом, в грифе согласования указывается название документа в именительном падеже, его дата и номер.




Пример

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания педсовета

№2

Гриф согласования документа оформляется после реквизита «Подпись» от левого поля документа.

23 – визы согласования документа

Визы согласования документа используют для внутреннего согласования проектов документов или при ознакомлении с каким-либо документом как письменное подтверждение факта ознакомления. Внутреннее согласование проекта документа может проводиться с исполнителями, с юридической службой, финансовыми подразделениями организаций и т. п. Реквизит включает подпись визирующего должностного лица, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату, а при необходимости – должность визирующего.

Пример

Юрисконсульт

Если при согласовании проекта документа имеются какие-либо замечания, то виза может иметь дополнения: «Замечания прилагаются», «Возражаю» и т. п. Реквизит «Визы согласования документа» располагается ниже реквизита «Подпись» на последнем листе первого экземпляра документа. Возможно оформление виз на отдельном листе.

На исходящих документах визируются экземпляры, которые остаются в организации.

24 – печать

На некоторых видах документов ставится печать организации, которая удостоверяет их подлинность. Печати ставятся на документах, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, либо удостоверяющих права лиц и т. п.

Печати могут быть гербовыми и простыми (не имеющими изображения государственного герба). Ставят печать таким образом, чтобы она затрагивала часть наименования должности лица, подписавшего документ.




25 отметка о заверении копии

Соответствие копии документа подлиннику оформляется специальной отметкой о заверении копии, которая включает заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Пример

Верно

Секретарь-референт

Этот реквизит располагают ниже реквизита «Подпись». В некоторых случаях копии документов заверяются печатью организации.

26 – отметка об исполнителе

Сведения об исполнителе располагают в левом нижнем углу последнего листа документа (на лицевой или оборотной стороне). Реквизит включает в себя фамилию (или Ф. И. О.) исполнителя документа и номер его телефона. Эта отметка дает возможность адресату быстро связаться с непосредственным исполнителем документа.

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Документы, подшиваемые для хранения в дело, должны обязательно иметь отметку об исполнении, которая включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись исполнителя документа или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ; дату проставления отметки.

Пример

В Дело 03 – 06

Подпись Данный реквизит располагается в левом нижнем углу документа.

28 - отметка о поступлении документа в организацию

При поступлении документа в организацию на нем проставляется отметка о поступлении документа в организацию, выполненная от руки или с помощью специального регистрационного штампа.




Реквизит содержит название организации, порядковый номер входящего документа и дату его поступления. Штамп проставляется в правом нижнем углу документа.

29 - отметка для автоматического поиска документа

Эта отметка проставляется в правом нижнем углу документа и содержит имя файла, код оператора, другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

3. СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

3.1. Понятие СДОУ. Общие положения

Документационное обеспечение управления в крупных организациях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется руководителю организации; а в небольших – делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь.

Основными задачами СДОУ является внедрение в организации единого порядка работы с документами и совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.

Деятельность СДОУ отражается в Положении о СДОУ и инструкции по делопроизводству организации. Эти документы утверждаются руководителем организации.

Общие положения

1. В состав СДОУ включаются секретариат, инспекция при руководителе ведомства, канцелярия, отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

2. Деятельность работников СДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются СДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач СДОУ должностные инструкции пересматриваются.




3. СДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными актами РФ, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями правительства РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

4. Руководство СДОУ должно замещаться специалистами с высшим образованием со стажем работы по делопроизводству не менее 3-х лет.

5. СДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

3.2. Цели и задачи службы ДОУ

Основными целями СДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Задачи СДОУ

1. Совершенствование форм и методов работы с документами.

2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами.

3. Сокращение документооборота, унификация форм документов.

4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации.

3.3. Функции СДОУ

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации и внесение в них изменений.

2. Обработка, регистрация документов и учетно-справочные работы с документами.

3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представленных на подпись.




4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.

6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

9. Разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины.

10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.

11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС РФ.

12. Повышение квалификации работников СДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.

13. Организация и автоматизация рабочих мест.

3.4. Права и ответственность СДОУ

СДОУ имеет право:

1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях (организациях отрасли).

2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации.




3. Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы.

4. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления структурных подразделений и доводить итоги проверок до их руководителей для принятия соответствующих мер.

5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.

6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

7. Определять задачи автоматизации СДОУ.

8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях СДОУ и должностные инструкции работникам.

10. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, совершенствования форм и методов работы с ними.

12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников СДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

СДОУ несет ответственность за:

1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации.

2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.

3.5. Взаимоотношения СДОУ с другими

структурными подразделениями

СДОУ взаимодействует:

1. Со структурными подразделениями – по вопросам документационного обеспечения управления.




2. С юридической службой – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

3. Со службами кадров, труда, заработной платы и с соответствующими научно - исследовательскими организациями – по вопросам подбора кадров и повышения их квалификации.

4. Со службами хозяйственного обслуживания – по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников СДОУ.

5. С вычислительным центром – по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов.

4. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

4.1. Понятие и общая характеристика ОРД

Документация организации включает в себя различные по назначению и порядку использования группы документов. Наиболее распространенными документами являются уставы, приказы, должностные инструкции, протоколы, акты, служебные письма и другие организационно-распорядительные документы. Они должны составляться и оформляться в соответствии ГОСТ«Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и УСОРД (Унифицированная система организационно – распорядительной документации). В состав организационно-распорядительных документов входят организационные документы и распорядительные документы организации.

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4



Подпишитесь на рассылку:

Делопроизводство

Проекты по теме:

Основные порталы, построенные редакторами

Домашний очаг

ДомДачаСадоводствоДетиАктивность ребенкаИгрыКрасотаЖенщины(Беременность)СемьяХобби
Здоровье: • АнатомияБолезниВредные привычкиДиагностикаНародная медицинаПервая помощьПитаниеФармацевтика
История: СССРИстория РоссииРоссийская Империя
Окружающий мир: Животный мирДомашние животныеНасекомыеРастенияПриродаКатаклизмыКосмосКлиматСтихийные бедствия

Справочная информация

ДокументыЗаконыИзвещенияУтверждения документовДоговораЗапросы предложенийТехнические заданияПланы развитияДокументоведениеАналитикаМероприятияКонкурсыИтогиАдминистрации городовПриказыКонтрактыВыполнение работПротоколы рассмотрения заявокАукционыПроектыПротоколыБюджетные организации
МуниципалитетыРайоныОбразованияПрограммы
Отчеты: • по упоминаниямДокументная базаЦенные бумаги
Положения: • Финансовые документы
Постановления: • Рубрикатор по темамФинансыгорода Российской Федерациирегионыпо точным датам
Регламенты
Термины: • Научная терминологияФинансоваяЭкономическая
Время: • Даты2015 год2016 год
Документы в финансовой сферев инвестиционнойФинансовые документы - программы

Техника

АвиацияАвтоВычислительная техникаОборудование(Электрооборудование)РадиоТехнологии(Аудио-видео)(Компьютеры)

Общество

БезопасностьГражданские права и свободыИскусство(Музыка)Культура(Этика)Мировые именаПолитика(Геополитика)(Идеологические конфликты)ВластьЗаговоры и переворотыГражданская позицияМиграцияРелигии и верования(Конфессии)ХристианствоМифологияРазвлеченияМасс МедиаСпорт (Боевые искусства)ТранспортТуризм
Войны и конфликты: АрмияВоенная техникаЗвания и награды

Образование и наука

Наука: Контрольные работыНаучно-технический прогрессПедагогикаРабочие программыФакультетыМетодические рекомендацииШколаПрофессиональное образованиеМотивация учащихся
Предметы: БиологияГеографияГеологияИсторияЛитератураЛитературные жанрыЛитературные героиМатематикаМедицинаМузыкаПравоЖилищное правоЗемельное правоУголовное правоКодексыПсихология (Логика) • Русский языкСоциологияФизикаФилологияФилософияХимияЮриспруденция

Мир

Регионы: АзияАмерикаАфрикаЕвропаПрибалтикаЕвропейская политикаОкеанияГорода мира
Россия: • МоскваКавказ
Регионы РоссииПрограммы регионовЭкономика

Бизнес и финансы

Бизнес: • БанкиБогатство и благосостояниеКоррупция(Преступность)МаркетингМенеджментИнвестицииЦенные бумаги: • УправлениеОткрытые акционерные обществаПроектыДокументыЦенные бумаги - контрольЦенные бумаги - оценкиОблигацииДолгиВалютаНедвижимость(Аренда)ПрофессииРаботаТорговляУслугиФинансыСтрахованиеБюджетФинансовые услугиКредитыКомпанииГосударственные предприятияЭкономикаМакроэкономикаМикроэкономикаНалогиАудит
Промышленность: • МеталлургияНефтьСельское хозяйствоЭнергетика
СтроительствоАрхитектураИнтерьерПолы и перекрытияПроцесс строительстваСтроительные материалыТеплоизоляцияЭкстерьерОрганизация и управление производством

Каталог авторов (частные аккаунты)

Авто

АвтосервисАвтозапчастиТовары для автоАвтотехцентрыАвтоаксессуарыавтозапчасти для иномарокКузовной ремонтАвторемонт и техобслуживаниеРемонт ходовой части автомобиляАвтохимиямаслатехцентрыРемонт бензиновых двигателейремонт автоэлектрикиремонт АКППШиномонтаж

Бизнес

Автоматизация бизнес-процессовИнтернет-магазиныСтроительствоТелефонная связьОптовые компании

Досуг

ДосугРазвлеченияТворчествоОбщественное питаниеРестораныБарыКафеКофейниНочные клубыЛитература

Технологии

Автоматизация производственных процессовИнтернетИнтернет-провайдерыСвязьИнформационные технологииIT-компанииWEB-студииПродвижение web-сайтовПродажа программного обеспеченияКоммутационное оборудованиеIP-телефония

Инфраструктура

ГородВластьАдминистрации районовСудыКоммунальные услугиПодростковые клубыОбщественные организацииГородские информационные сайты

Наука

ПедагогикаОбразованиеШколыОбучениеУчителя

Товары

Торговые компанииТоргово-сервисные компанииМобильные телефоныАксессуары к мобильным телефонамНавигационное оборудование

Услуги

Бытовые услугиТелекоммуникационные компанииДоставка готовых блюдОрганизация и проведение праздниковРемонт мобильных устройствАтелье швейныеХимчистки одеждыСервисные центрыФотоуслугиПраздничные агентства

Блокирование содержания является нарушением Правил пользования сайтом. Администрация сайта оставляет за собой право отклонять в доступе к содержанию в случае выявления блокировок.