Базы данных

Базы данных

Под базой данных понимается взаимосвязанная совокупность данных, определённым образом организованных, хранящихся во внешней памяти при такой минимальной избыточности, которая допускает их использование оптимальным образом для одного или нескольких приложений.

Концепция баз данных имеет существенные преимущества перед позадачным методом:

·  осуществляется централизованное управление информационными ресурсами, поддержка данных для всех приложений;

·  отсутствует проблема контроля избыточности данных вследствие их интеграции;

·  обеспечивается однократный ввод данных и многократное их использование;

·  обеспечивается унификация средств организации данных и независимость прикладных программ от организации данных.

Базы данных должны обеспечивать простоту, легкость и гиб­кость работы с данными. Пользователи должны четко представ­лять какие данные имеются в их распоряжении, располагать соответствующими методами доступа к ним. Целостность данных означает, что в базе данных должна храниться информация пол­ная, непротиворечивая, необходимая и достаточная для функ­ционирования приложений. Важными требованиями является простота внесения изменений, в результате чего база данных может изменяться без нарушения способов использования дан­ных. База данных должна обеспечивать централизованное управ­ление информационными ресурсами, поддержку данных для всех приложений и многократное их использование, независимость данных от изменяющихся внешних условий.

Жизненный цикл базы данных включает стадии анализа, про­ектирования и эксплуатации. На стадии анализа происходит формулирование требований концептуального проектирования. Основная его цель состоит в согласовании целей пользователей и их представлений об информационных потоках. Результатом логического проектирования является логическая структура базы данных — функциональное описание программных модулей и наборов запросов. Результатом физического проектирования яв­ляется подготовка базы данных к эксплуатации — выбор физи­ческой структуры базы данных, отладка программных модулей. На стадии реализации решаются задачи разработки программ доступа к базе данных.

Различные варианты взаимосвязей между элементами базы данных определяют три основные модели баз данных.

Иерархическая модель предполагает использование для опи­сания базы данных древовидных структур, состоящих из определенного числа уровней. «Дерево» представляет собой иерар­хию элементов, называемых узлами. На каждом уровне иерар­хии данной структуры могут быть использованы различные ат­рибуты.

Сетевая модель описывает данные и отношения между ними в виде ориентированной сети. Такая модель представляется в виде диаграммы связей, когда каждый порожденный элемент в отно­шениях имеет более одного исходного и может быть связан с любым другим элементом структуры. Сетевые структуры могут быть многоуровневыми и иметь разную степень сложности. База данных, описываемая сетевой моделью, состоит из областей, каждая из которых состоит из записей, а последние — из полей.

Реляционная модель имеет в своей основе понятие «отноше­ния», и ее данные формируются в виде таблиц. Реляционная база данных воспринимается ее пользователем как совокупность таб­лиц, каждая из которых имеет свое название. Например, одна таблица может представлять номенклатуру поставляемых мате­риалов, вторая — поставщиков соответствующих материалов, третья — связывать две таблицы и отражать особенности постав­ки. Минимальным объектом действий, сохраняющим структуру таблицы, является строка таблицы (кортеж), состоящая из ячеек таблицы (полей).

Объектно-ориентированные базы данных объединяют в себе две модели данных — реляционную и сетевую и используются для создания крупных баз данных со сложными структурами дан­ных. Visual FoхРго 5.0 представляет собой СУБД реляционного типа с развитыми средствами создания базы данных, организа­ции запросов к ним и построения приложений.

Ход выполнения домашнего задания

1.  Последовательно выполнить в Microsoft Access 2007 шесть лабораторных работ.

2.  Имя файла: Мой дом.accdb.

3.  Оформить титульный лист ДЗ(Ф. И.О. студента).docx (образец в папке 6_Контроль, файл Титульный_Дом.doc).

4.  Выполненное домашнее задание (вышеуказанные два файла) отправить по СДО «Прометей».

Создание базы данных в Microsoft Access 2007

Лабораторная работа №1

Microsoft Access — это система управления базами данных (СУБД). Такие программы помогают пользователям осу­ществлять различные операции с файлами баз данных, которые обычно содержат очень большое число элементов. Основным компонентом любой базы данных является таб­лица — набор данных, расположенных в записях (стро­ках) и полях (столбцах). База данных может состоять из нескольких взаимосвязанных таблиц. Таблицы могут со­держать разную информацию, но при этом связываться между собой по какому-то определенному полю. Напри­мер, если в одной таблице содержатся все фамилии и ад­реса сотрудников издательства, а также есть отдельное поле с номером или любым другим идентификатором, то мож­но организовать другую таблицу и поместить в нее допол­нительную информацию о сотрудниках, например, об их профессиональной деятельности. Соответствие записей в двух таблицах будет контролироваться с помощью поля идентификатора. Если в вашей базе данных есть доволь­но много информации по одной тематике, то, чтобы быст­рее ориентироваться в ней, лучше создать несколько вза­имосвязанных таблиц. Базы данных, организованные в виде связанных таблиц, называются реляционными. Как уже упоминалось, таблица — это основной элемент базы данных. Однако база данных может включать также запросы, формы, отчеты и некоторые другие объекты, которые позволяют просматривать данные и выполнять с ними различные операции. Давайте создадим базу данных Мой дом, которая будет состоять из нескольких объектов.

Начало работы с базой данных

Сейчас мы запустим программу и создадим новую базу данных.

1. Из Главного меню Windows выберите команду Програм­мы > Microsoft Office > Microsoft Access 2007.

Рис. 1

2. В окне «Приступая к работе с Microsoft Office Access» > Новая пустая база данных щелкнуть мышью на Новая база данных. Создать базу данных с именем «Мой дом»,

сохранить на диске D в папке своей группы.

Рис. 2

3. После того, как нажать на кнопку Создать, появится окно:

Рис. 3

Создание таблицы

Итак, теперь мы можем приступить к созданию таблицы базы данных, которая будет содержать информацию о сотрудниках издательства «Мой дом». На рис. 3 видно, что активна вкладка Режим таблицы на Панели быстрого доступа.

1. Последовательно введите поля: КодСотрудника, ТабельныйНомер, Имя, Отчество, Фамилия, Должность, ЭлектроннаяПочта, РабочийТелефон, КодОтдела, ДатаНайма.

Хотя Access допускает любые наименования объектов, рекомендуется следовать соглашению о наименованиях Лежинского-Реддика – в этом случае другие пользователи, работающие с Access, без труда поймут структуру ваших баз данных. По соглашению, имя объекта открывается тегом, идентифицирующим тип объекта: тбл (tbl), фрм (frm), отч (rpt). зпр (qry), мкр (mcr) и др. В именах не используются пробелы и знаки препинания, первая буква имени должна быть прописной, например: зпрЗаказыКлиентов.

2. Сохраните таблицу под именем Сотрудники.

Рис. 4

Для перехода от поля к полю используйте клавиши Tab, Enter, ,

Ключевое поле таблицы советуем выбирать самостоятельно. Ключевое поле — это поле, значение которого отличает одну запись от другой. По значению первичного ключа можно однозначно иден­тифицировать запись в таблице. Если в таблице уже выбрано ключевое поле, и вы пробуете ввести две за­писи с одинаковым ключом, Access выведет сообщение об ошибке и не позволит вам вставить вторую запись.

Автоматическое определение ключа

Если вы выбираете вариант автоматического определения ключа, Access самостоятельно добавляет в таблицу иоле счетчика, делает его первичным ключом и автоматически устанавливает его значение (последовательные натуральные числа) при добавлении новых записей.

3. Теперь нужно указать ключевое поле и его тип. Давай­те оставим ключевым полем предлагаемое программой по умолчанию поле КодСотрудника.

Для того чтобы возможно было ввести код сотрудника, необходимо удалить счётчик в ключевом поле КодСотрудника:

а) нажать на кнопку Вид, войти в режим Конструктор;

б) для поля КодСотрудника указать Тип данных – текстовый:

в) нажать на кнопку Вид (появится окно «Сначала необходимо сохранить таблицу» - нажать «ок»), снова перейти в режим Таблица. Обратите внимание: счётчик в поле КодСотрудника исчез, мигает курсор, ждёт ввода кода сотрудника.

Рис. 5

Ввод и удаление записей

Вы можете выбрать любой из двух способов работы с за­писями в таблице. Можно вводить и редактировать запи­си прямо в таблице, тогда на экране будут видны одно­временно несколько записей и столько полей, сколько позволяет разрешение экрана. Также вы можете восполь­зоваться режимом формы для работы с текстом — в этом случае на экран будет выводиться только одна запись. Давайте познакомимся поближе с этими методами.

Ввод записей в таблицу

1. Введите число 1111 в поле Код сотрудника. Стрелка в маркере выделения записи приняла вид карандаша. Это означает, что данная запись сделана, но не сохранена. Access добавит вторую запись (строку), и в ее маркере отобразит звездочку, что означает, что запись пуста и в нее можно вводить данные. Нажмите клавишу Enter, чтобы перейти к следующему полю.

2. С помощью клавиши Enter (для перехода от поля к полю) введите следующую информацию в поля первой записи:

Код сотрудника 1111

Табельный номер 12W-4789

Имя Иван

Отчество Петрович

Фамилия Андреев

Должность Заведующий редакцией

Имя электронной почты

Рабочий телефон

Код отдела 12

Дата найма 12.12.92

Пока не обращайте внимания, что некоторые данные не помещаются в поле, — скоро мы исправим этот недо­статок.

Обратите внимание, при вводе даты Access «помогает» вам ввести данные, показывая на экране специальное «поле». Так называемые маски ввода служат для того, чтобы облегчить пользователю ввод нужных данных и не допустить ввода данных в неправильном формате.

3. Введите записи 2 - 5 со следующими данными:

Код	1112	1116	1156	1178
сотрудника
Табельный	12W-4790	15W-4389	15W-4512	12W-4755
номер
Имя	Петр	Андрей	Елена	Сергей
Отчество	Петрович	Кузьмич	Сергеевна	Николаевич
Фамилия	Сидоров	Петров	Иванова	Андреев
Должность	Нач. отдела	Нач. отдела	Художник	Редактор
	производства	производства
Имя	petr. sidorov	andrei. petrov	elena. ivanova	sergei. andreev
электронной	@*****	@*****	@*****	@*****
почты
Рабочий
телефон
Код отдела	12	15	15	12
Дата найма	15.09.94	02.08.95	03.04.92	18.09.96

После ввода этих записей таблица будет выглядеть так, как показано на рис. 6.

Рис. 6

Перемещение в таблице

При вводе данных для перемещения в таблице удобнее пользо­ваться клавиатурой, а не мышью. Используйте клавиши Ноmе, End, PageUp, PageDown, Tab u клавиши перемещения курсора.

Поля и записи

База данных — это совокупность полей и записей. В отли­чие от таблиц Excel, каждое поле таблицы Access содержит только информацию строго определенного типа, например телефонные номера. Каждая запись содержит всю значимую информацию об отдельном элементе таблицы. Например, для таблицы телефонов в запись вводят имя, адрес и номер те­лефона.

Вас еще беспокоит, что окончания некоторых записей в нашей таблице не видны на экране? Давайте увеличим ширину некоторых полей. В режиме таблицы ширина по­лей в Access изменяется так же, как и ширина столбцов в Excel.

1. Поместите указатель мыши на границу между названи­ями полей Должность и Имя электронной почты.

2. Когда указатель примет вид двунаправленной стрелки, дважды щелкните левой кнопкой мыши. Access авто­матически установит ширину поля таким образом, что­бы в нем помещалась самая длинная запись.

Для изменения ширины записи также можно использовать команду:

Щелкнуть в любом поле правой кнопкой мыши – из контекстного меню выбрать ширина столбца и указать нужную ширину столбца. Попрактикуйтесь в полученных знаниях, изменяя поля по своему желанию. Можно попробовать сжать таблицу так, чтобы она поместилась на экран.

Ввод записей в режиме формы

Давайте научимся работать с текстом таблицы в режиме формы. В этом режиме удобнее выполнять ввод данных. Выполните следующие действия.

1 В Главном меню панели быстрого доступа выбрать вкладку Создание (если таблица Сотрудники не открыта, выделите её в левом окне), затем щёлкнуть на кнопке Форма. На экране появится форма

Рис. 7

2. Щелкните на кнопке Следующая запись внизу фор­мы.

Access отобразит сведения о следующем со­труднике (табельный номер 12W-4790).

3. Щелкните на кнопке Последняя запись, и вы перейдете к последней записи. Кнопка Новая запись служит (как ни странно) для ввода новой записи

4. Для ввода в форму необходимо нажать на кнопку Вид и выбрать режим Форма.

Введите дату 19.06.97 в последнее поле пятой записи. После этого нажмите клавишу Enter. На экране появится пустая форма, в которую можно ввести информацию о следующем сотруднике

Рис.8

5. Введите в поля формы данные о следующих двух со­трудниках:

Код сотрудника 1

Табельный номер 16W-4395 16W-4369

Имя Владимир Глеб

Отчество Викторович Борисович

Фамилия Борисов Григорьев

Должность Нач. отдела продаж Менеджер отдела продаж

Имя vladimir. *****@***ru gleb. *****@***ru

электронной

почты

Рабочий телефон 138 ––

Код отдела 16 16

Дата найма 22.09

Ввод данных закончен, и теперь можно просмотреть запи­си в режиме таблицы или формы. Для этого нужно также знать, как переключаться из одного режима в другой. Сохраните форму под именем фрмСотрудники.

1. Для того, чтобы две новые записи появились в нашей базе (из пяти записей), щёлкните на кнопке Обновить всё на вкладке Главная Панели быстрого доступа.

2. Закройте фрмСотрудники, сохранив изменения макета или структуры формы фрмСотрудники (если нажмёте нет, не волнуйтесь, сами данные уже сохранены, т. к. программа сохраняет каждую запись автоматически при переходе к следующей).

3. Откройте таблицу Сотрудники (двойной щелчок на значке Сотрудники). Наша база данных пополнилась двумя записями. Всего их стало семь.

Рис. 9

Удаление записей

Если запись устарела и не потребуется вам в будущем, ее можно удалить.

1. Щелкните на маркере выделения записи 2 (код сотрудника 1112) и выберите команду Панель быстрого доступа – вкладка Главная – кнопка Удалить запись. (Или выделить запись и нажать клавишу Delete, или выделить запись – щёлкнуть правой кнопкой мыши – нажать на Удалить запись).

На экране появится окно диалога:

Рис. 10

2. Щелкните на кнопке Да, Access удалит запись и обно­вит таблицу.

Семь раз отмерь…

Имейте в виду, что после удаления записи ее нельзя восстановить, используя кнопку Отменить или соответствующую команду из меню Правка.

Лабораторная работа №2

Изменение структуры таблицы

Мы создали нашу таблицу с помощью кнопки Таблица из вкладки Создание Главного меню панели быстрого доступа программы Access. Поля мы определяли непосредственно в новой таблице. Можно было создать таблицу при помощи кнопки Шаблоны таблиц (Главное меню панели быстрого доступа – вкладка Создание). В комплект поставки Access включены шаблоны для часто встречающихся тем, например контактов, вопросов и задач.

Давайте познакомимся со структурой таблицы поближе и научим­ся изменять ее.

1. Щелкните на точке под кнопкой Вид на Панели быстрого доступа (Главное меню - вкладка Главная) и выберите вариант Конструктор. На экране появится окно конструктора таблиц.

Рис. 11

Окно конструктора таблиц разделено на две части. Верх­няя половина состоит из списка имен полей (без пробе­лов) и их типов. Тип данных показывает, какая инфор­мация может быть внесена в поле, и определяет правила ее обработки. В нижней половине окна представлены свойства текущего поля.

2. Нажмите клавишу Enter, чтобы перейти в столбец типа данных для поля КодСотрудника. Щелкните на стрелке справа от поля. На экране появится список типов дан­ных.

Рис. 12

3. Выберите вариант Текстовый (оставив заданный тип без изменения) и нажмите клавишу Enter, чтобы перейти к столбцу описания.

4. Введите слова: Четырехзначный код. Когда в режиме таб­лицы будет выделено данное поле, в строке состояния появится это описание. Измените типы данных для полей КодОтдела и ДатаНайма как показано на рис. 13

Рис. 13

Мы определили поле и теперь можем познакомиться с его свойствами. Какими-то свойствами поля вы будете пользо­ваться чаще, какими-то реже. В следующем разделе мы опишем только основные свойства поля.

Установка размера поля

Размер поля определяется для текстовых и числовых дан­ных. Для текстовых полей размер показывает максималь­ное число символов, которое может быть введено. Макси­мальное значение — 255 символов (букв, специальных символов, таких как ", $ и т. п.). Если вы попытаетесь ввести, вставить или импортировать данные, размер кото­рых больше заданного, Access «обрежет» длинную строку до указанного размера. Выполните следующие действия, чтобы установить размер текстового поля РабочийТелефон.

1. Щелкните в любом месте поля РабочийТелефон. В ниж­ней части таблицы появятся свойства данного поля.

2. Дважды щелкните на числе 255 в поле Размер поля и введите 9, что укажет на невозможность ввода более девяти символов в это поле.

3. Повторите шаги 1 и 2 для выбора указанных ниже раз­меров полей таблицы.

Поле Размер

Табельный номер 8

Имя 15

Отчество 20

Фамилия 30

Для числовых полей размер поля выбирается в соответ­ствии с выбранным типом данных. Типы числовых дан­ных, применяемые в Access, приведены ниже.

___________________________________________________________________________________

Тип числовых данных Размер

Байт Числа от 0 до 255 (без дробей)

Десятичное число Числа от -1038-1 до 1038-1 (.adp)

Числа от -1028-1 до 1028-l (.mdb)

Целое Числа от добез дробей)

Длинное целое По умолчанию числа от

до 2 без дробей)

С плавающей точкой Числа от -3,402823Е38

(обычное) до -1.401298Е-45 — для отрицательных

значений и от 1,401298Е-45

до 3,402823Е38 — для положительных

значений

С плавающей точкой Числа от -1,Е308

(двойной точности) до -4,Е-324 —

для отрицательных значений

и от 1,Е308 до 4,Е-324

- для положительных значений.

Давайте зададим типы числовых данных.

1. Щелкните в любом месте поля КодОтдела. Затем щелк­ните в поле размера в нижней части окна.

2. Щелкните на стрелке справа от поля размера. Выбери­те значение Целое. Для кода отдела будет достаточно и двузначного целого числа.

Установка формата

Формат поля определяет представление выводимых дан­ных. Формат поля зависит от типа данных. Например, для даты и времени можно выбрать один из нескольких вари­антов формата.

1. Щелкните в поле ДатаНайма и перейдите в нижнюю часть окна в строку свойства Формат поля.

2. Щелкните в строке свойства Формат поля, просмотрите список доступных форматов и выберите вариант Сред­ний формат даты.

Для некоторых типов данных можно задавать пользова­тельские форматы. Чтобы в поле КодОтдела отображались две цифры, выполните следующие действия.

1. Щелкните в поле КодОтдела и перейдите в строку свой­ства Формат поля.

2. Наберите 00, чтобы программа выводила на экран две цифры. Теперь, например, при вводе числа 9 Access покажет в ячейке 09.

Определение маски ввода

Вы можете изменять вид вводимой информации не только с помощью параметров формата. Определяя маску ввода, мы указываем одновременно и формат отображения дан­ных, записанных в поле, и шаблон их ввода.

Давайте создадим маску ввода для поля РабочийТелефон.

1. Щелкните в поле РабочийТелефон в таблице в верхней части окна. Перейдите в строку свойства Маска ввода в нижней половине окна.

2. Щелкните на кнопке с тремя точками, расположенной справа от поля. При появлении запроса на сохранение таблицы ответьте Да - Да. На экране появится окно диалога Мастера создания масок ввода.

Рис. 14

3. Щелкните на кнопке Список. Откроется окно диа­лога Настройка масок ввода.

В первом поле введите слова: РабочийТе­лефон. В поле Маска ввода наберите .

Ноль означает символ для обязательного ввода. Если вам нужно предусмотреть место для необязательных символов, вводите в маску число 9 — например, маска означает, что вы вводите три обязательных символа и три необязательных.

4. В поле Образцы данных введите 1111111. Access преобра­зует введенные числа в вид . Щелкните на кнопке Закрыть, чтобы вернуться к предыдущему окну. Затем выделите строку Рабочий телефон и щелкните на кнопке Далее. Появится окно диа­лога мастера, показанное далее на рисунке 15.

5. В поле со списком Заполнитель выберите знак подчер­кивания.

Рис. 15

6. Теперь установите курсор в левой части поля Проба и введите 1234567. Используя клавишу Backspace, удалите введенный код и попробуйте ввести несколько букв. Вы увидите, что Access отказывается выполнить опера­цию ввода, так как маска ввода допускает ввод только цифр.

7. Нажмите клавишу Esc, набранный номер в поле Проба будет удален. Щелкните на кнопке Далее. Выберите вариант хранения данных без знаков маски, щелкните на кнопке Готово и вы вернетесь в режим конструктора таблиц.

Целостность данных

Указывая маску ввода или размер поля, помните, что в ре­зультате уже введенные данные могут быть потеряны или искажены. Например, при уменьшении размера поля уже содержащиеся в этом поле данные будут «обрезаны».

Ниже приведен список символов, используемых для фор­матирования масок ввода.

_____________________________________________________________________________

Символ Описание

0  Цифра (от 0 до 9, ввод обязателен, символы плюс и минус не допускаются)

9 Цифра или пробел (ввод не обязателен, символы плюс и минус не допускаются)

# Цифра или пробел (ввод не обязателен; пробелы отображаются на экране в режиме редактирования, но удаляются при сохранении данных; символы плюс и минус разрешаются)

L Буквы от А до Z или от А до Я, ввод обязателен

? Буквы от А до Z или от А до Я, ввод необязателен

A Буква, ввод обязателен

a Буква, ввод необязателен

& Любой символ или пробел, ввод обязателен

C Любой символ или пробел, ввод необязателен

. , ; : - / Разделитель знаков после запятой и тысяч, значений дат и времени (отображаемый символ зависит от региональных настроек в Панели управления Windows)

< Преобразует все символы в нижний регистр

> Преобразует все символы в верхний регистр

! Заполнение маски ввода справа налево, а не слева направо. Символы, вводимые в маску, всегда заполняют ее слева направо. Восклицательный знак можно помещать в любое место маски ввода

\ Ввод конкретного символа. Служит для ввода текстовых констант. Например, \А отображается как просто А

Маску ввода можно быстро удалить. Для этого:

1. щелкните в поле, для которого сделана маска ввода.

2. В свойстве поля выделите маску ввода и нажмите клавишу Delete.

Задание подписи

В программе Access подпись — это заголовок поля (столб­ца) или, точнее, то, что отображается над столбцом в ре­жиме таблицы. Подпись может как совпадать с именем поля (в подпись можно включать и пробелы), так и существен­но отличаться от него.

Сейчас мы изменим подпись одного из столбцов.

1. Щелкните в поле ДатаНайма.

2. В строку свойства Подпись (Свойства поля) введите слова: Дата приёма на работу.

После перехода в режим таблицы созданная подпись бу­дет являться заголовком столбца.

Установка значения по умолчанию

Свойство Значение по умолчанию определяет значение, ко­торое Access вставит в таблицу автоматически.

1. Щелкните в поле ЭлектроннаяПочта. Перейдите в область свойств поля.

2. Установите курсор в первую позицию строки свойства Значение по умолчанию и введите @dom. ru.

Теперь в каждой новой записи в поле ЭлектроннаяПочта будет появляться текст @*****. Чтобы получить возмож­ность внести изменения в заданное по умолчанию значе­ние или добавить к адресу имя пользователя, просто щелк­ните в этом поле таблицы или выделите его и нажмите клавишу F2.

Обязательное поле

При вводе данных вы можете случайно пропустить (не заполнить) некоторые поля. Чтобы этого не произошло, назначьте свойство Обязательное поле.

1. Щелкните в поле КодСотрудника и перейдите к строке свойства Обязательное поле. Щелкните на кнопке со стрел­кой и выберите вариант Да.

2. Повторите эту операцию для всех остальных полей.

Другие свойства

Поговорим немного об индексированном поле. Когда вы задали ключевое значение поля КодСотрудника, то програм­ма Access указала, что это поле является индексирован­ным и совпадения в нем не допускаются (в строке свой­ства Индексированное поле указан вариант Да (Совпадения не допускаются)). Индексированными могут быть текстовые, числовые, денежные поля, а также поля даты/времени. Индекс ускоряет операции выполнения запросов, поиска и сортировки по данному полю. Однако введение индекса немного замедляет ввод, редактирование и обновление данных, так как индексы автоматически обновляются для всей таблицы.

Свойство Условие на значение предназначено для задания ограничений на вводимые данные. Тип вводимых данных мы уже установили, но в любое время вы можете доба­вить к ним некоторые параметры данных. Числовые поля можно определить так, чтобы программа допускала ввод только указанных значений. Знаки больше (>) и меньше (<) помогут установить диапазон вводимых чисел. Кроме того, вы можете указать, что значения поля должны быть взяты из значений этого же поля в другой таблице. При вводе неправильных данных программа выведет текст, указанный в строке свойства Сообщение об ошибке.

Проверка изменений

Вернемся в режим таблицы.

1. Щелкните на стрелке рядом с кнопкой Вид на Панели быстрого доступа и выберите вариант Режим таблицы. Access попросит подтвердить необходимость сохранения таб­лицы. Щелкните на кнопке Да.

2. Когда Access спросит, проверить ли данные на соответ­ствие новым условиям, ответьте утвердительно.

3. Просмотрите отдельные поля и обратите внимание на внесенные изменения.

Поле Имя электронной почты теперь по умолчанию содержит текст @*****. При попытке ввода номера телефона на экране отображается маска ввода, позволяющая ввести в поле точно семь цифр номера. Давайте внесем в таблицу новую информацию.

1. Щелкните в поле КодСотрудника новой записи и введите 1258. Нажмите клавишу Enter.

2. Введите в таблицу следующие данные:

Код сотрудника	1258 1259
Табельный номер	15F-4695 15F-4368
Имя	Игорь Михаил
Отчество	Романович Юрьевич
Фамилия	Васильев Иванов
Должность	Дизайнер Аналитик
Имя	igor. *****@***ru mikhail. *****@***ru
электронной
почты
Рабочий телефон
Код отдела	15 15
Дата найма	23.09.96 23.08.96

При вводе данных обратите внимание на особенности, кото­рые обусловлены изменениями, внесенными в таблицу.

Лабораторная работа №3

Работа с записями

В данном разделе мы опишем несколько простых спосо­бов работы с данными и поиска необходимой информации. Сейчас мы найдем сотрудников с фамилией Иванов.

Поиск записи

Access позволяет легко выполнить поиск определенной записи (или записей). Давайте рассмотрим этот процесс на примере.

1. Выделите любую фамилию, для чего подведите курсор к левой границе поля и, когда он примет вид значка «плюс», щелкните мышью.

2. Щелкните на кнопке Найти на панели инструмен­тов . Появится окно диалога.

Рис. 16

3. Щелкните на строке заголовка окна диалога и перета­щите его в сторону, чтобы вы могли видеть необходи­мые записи.

4. Введите текст: Иванов в поле Образец. В списке Совпаде­ние выберите вариант С любой частью поля. Щелкните на кнопке Найти далее. Access выделит первую найденную запись.

5. Для поиска следующего элемента снова щелкните на кнопке Найти далее.

6. Для выхода из режима поиска щелкните на кнопке От­мена.

Перемещение полей

По умолчанию» поля воспроизводятся на экране в режиме таблицы в том порядке, в котором они вводились при со­здании таблицы. Чтобы изменить порядок следования полей, достаточно выделить поле и перетащить его на но­вое место.

1. Выделите поле с подписью Дата приема на работу, щелк­нув на заголовке этого столбца.

2. Перетащите поле влево. При перемещении между столб­цами появляется разделительная линия, которая ука­зывает новое расположение столбца.

3. Когда разделительная линия будет находиться слева от поля Имя, отпустите кнопку мыши. Теперь выделенный столбец занимает третью позицию слева.

Рис. 17

Сортировка записей

Для поиска определенной записи (или записей) очень ча­сто применяется сортировка. Она особенно полезна при работе с большими базами данных, таблицы в которых могут содержать сотни и тысячи записей. Сейчас мы вы­полним сортировку по фамилиям сотрудников.

1. Выделите поле Фамилия, щелкнув мышью на заголовке соответствующего столбца.

2. Щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию на панели инструментов . Рядом находится кнопка Сортировка по убыванию.

3. Щелкните на правой границе заголовка столбца Фами­лия и перетащите его границу в сторону, чтобы вы смогли увидеть фамилии на экране. Теперь фамилии рас­положены в алфавитном порядке.

4. Закрыть таблицу Сотрудники, сохранив её.

Модернизация таблицы

Итак, мы создали базу данных, в которую включили про­стую таблицу и попробовали ввести в нее данные. Однако возможности Access намного превосходят такие скромные запросы пользователей. Теперь мы познакомимся с расши­ренными возможностями Access. Сначала мы создадим новую таблицу на основе уже существующей.

1. В окне базы данных в Области переходов вы­делите значок таблицы Сотрудники. По правой кнопке мыши из контекстного меню выберите команду Копировать.

2. Щелкните на кнопке Вставить. На экране появится окно диалога Вставка таблицы.

Рис. 18

3. В поле Имя таблицы введите текст Заказчики, установите переключатель Только структура и щелкните на кнопке ОК. В Области переходов появится новая таблица Заказчики.

4. Откройте таблицу Заказчики, щёлкнув дважды мышью в Области переходов. Таблица Заказчики откроется в Режиме таблицы. С помощью кнопки Вид, расположенной на Панели быстрого доступа, перейдите в режим Конструктор.

5. Замените имя поля КодСотрудника на КодЗаказчика. В стро­ку свойства Подпись для этого поля введите текст Код заказчика.

6. Щелкните на маркере выделения строки для поля Та­бельный номер и аналогичным образом выделите поля Имя и Отчество. Поочерёдно нажмите клавишу Delete.

7. Измените название поля Фамилия на Фирма. Соответству­ющим образом измените подпись для этого поля.

8. Выделите поочерёдно строки для полей Должность, Код отдела и Дата найма. Удалите эти поля из таблицы.

9. Добавьте в таблицу новые поля Адрес и Город. Выдели­те их и перетащите вверх, чтобы поместить перед по­лем ЭлектроннаяПочта.

10. Замените имя поля РабочийТелефон на Телефон. Изме­ните подпись для этого поля.

11. Добавьте новое поле КодГорода с соответствующей под­писью. Размер поля – 30. Теперь структура таблицы выглядит так, как показано на рисунке 19.

Рис. 19

12. Щелкните на кнопке Вид, чтобы перейти в Режим таб­лицы. Сохраните изменения в структуре таблицы.

13. Закройте таблицу Заказчики.

Создание форм

Вы уже знаете, как можно использовать формы для ввода и просмотра информации, содержащейся в таблицах. Сей­час мы создадим форму для ввода информации в таблицу Заказчики.

1. В Главном меню панели быстрого доступа найти вкладку Создание, щёлкнуть на кнопке Другие формы. Выберите вариант Мастер форм. На экране появится следующее окно диалога.

Рис. 20

2. Чтобы выбрать все доступные поля таблицы, щелкни­те на кнопке », затем - на кнопке Далее. Появится второе окно мастера.

3. Установите переключатель В один столбец.

Рис. 21

Перейдите к следующему окну.

Рис. 22

4. Access просит вас выбрать стиль формы. Доступные стили вы можете просмотреть в списке справа, а слева показан внешний вид формы согласно выбранному сти­лю. Выберите вариант Обычная и щелкните на кнопке Далее. На экране появится следующее окно диа­лога.

Рис. 23

5. Сохраните предложенное имя формы. Установите пе­реключатель Изменить макет формы и завершите работу с мастером, щелкнув на кнопке Готово. Форма откроет­ся в режиме конструктора. Результат вы можете срав­нить с рисунком.

Рис. 24

Окно формы в режиме конструктора разделено на три области: заголовок, область данных и примечание. В заголовке формы обычно содержится название фирмы или дата. В области данных расположены элементы управления. В данном случае — это текстовые поля и подписи. В них содержится информация из таблиц. Внизу окна находится примечание формы, где помеща­ется любая информация, например дата, время и т. д. Кроме того, форма содержит еще два элемента — верх­ний и нижний колонтитулы, — но в данном режиме они не видны. В окне есть вертикальная и горизонтальная линейки, а также сетка. Помимо полей в качестве эле­ментов управления могут выступать списки, флажки, группы переключателей и т. д. Все доступные элемен­ты управления представлены на панели элементов.

6. Если область данных не видна на экране целиком, не­много растяните макет формы.

7. Один раз щелкните на подписи к полю Электронная поч­та. Access выделит как само поле, так и подпись к нему.

8. Еще раз щелкните на подписи к полю. Оно будет вы­делено другим цветом, и вы сможете изменить текст подписи. Измените текст на Эл. почта.

9. Щелкните на кнопке Сохранить.

10. Щелкните на кнопке Вид. Откройте форму в режиме формы.

Рис. 25

11. Теперь введите данные согласно таблице, приведенной ниже. Напоминаем, что для перехода к новой записи и от поля к полю используется клавиша Tab.

12. Закройте форму.

Лабораторная работа №4

Установка связей между таблицами

Устанавливая связи между таблицами, вы можете вклю­чать данные из нескольких таблиц в формы, запросы и отчеты. Обычно такие связи создаются с помощью так называемого внешнего ключа. При этом ключевое поле одной таблицы соотносится с полем в другой таблице, которое называется внешним ключом. Таблицу с ключом можно назвать родительской (главной), а таблицу с внеш­ним ключом — дочерней (подчиненной). Данные в поле внешнего ключа могут быть не уникальными, но каждое из них должно встречаться в первичном ключе родитель­ской таблицы. Access это гарантирует, так как обеспечи­вает ссылочную целостность данных.

Чтобы познакомиться со ссылочной целостностью, давай­те создадим новую таблицу, которую назовем Заказы.

1.В Главном меню панели быстрого доступа найти вкладку Создание. Нажать на кнопку Конструктор таблиц.

Рис. 26

2. Заполняем её, как показано на рисунке 27.

Рис. 27

Щёлкните на селекторе (маркер выделения) строки для поля КодЗаказа. Чтобы сделать это поле ключевым, щёлкните на кнопке Ключевое поле

Чтобы сделать это поле ключевым, щелкните на кнопке Ключевое поле на Панели быстрого доступа.

3. Задайте полям следующие свойства.

Поле	Размер	Формат	Подпись Обязательное
КодЗаказа КодЗаказчика	5 4	00000 0000	Код заказа Да Код заказчика Да
Название Место	30 30
Выполнение Срок		Да/Нет Длинный формат даты	Да
Оплата		Денежный

4. Сохраните таблицу под именем Заказы и закройте окно. Теперь создадим реляционные связи между таблицами.

1. В Главном меню панели быстрого доступа найти вкладку Работа с базами данных. Щёлкните на кнопке Схема данных. На экране появится окно Схема данных и откроется окно диалога Добавление таблицы.

2. Из списка таблиц выберите таблицу Заказчики. Чтобы поместить ее в окно Схема данных, щелкните на кнопке Добавить.

3. Аналогичным способом добавьте таблицу Заказы и за­кройте окно Добавление таблицы. Окно Схема данных бу­дет иметь вид, показанный на рисунке 28.

Рис. 28

4. Щелкните на поле КодЗаказчика в списке полей табли­цы Заказчики и перетащите его в список полей таблицы Заказы. На экране появится окно диалога Изменение связей.

Рис. 29

5. Чтобы согласовать данные в полях обеих таблиц, уста­новите флажок Обеспечение целостности данных. Обратите внимание, что в нижней части окна диалога установ­лен тип отношения один-ко-многим. Это означает, что каждой записи родительской таблицы (Заказчики) мо­жет соответствовать несколько записей в дочерней таб­лице (Заказы).

6. Щелкните на кнопке Создать для создания связи. Access покажет на схеме отношения между таблицами. Значки 1 и °° означают отношение «один-ко-многим».

Рис. 30

7. Закройте схему данных.

Проведем небольшую проверку.

1. Откройте таблицу Заказы и введите данные в одну за­пись. Для перехода между полями используйте клави­шу Tab.

Код Код Название Место Выполнение Срок Оплата

заказа заказчика

12 Петербург 01.12

2. Обратите внимание, что мы пытаемся ввести несуще­ствующий код заказчика. Access не позволит вам завер­шить ввод данных в запись, пока вы не введете верный код.

Рис. 31

Введите код 4578 и завершите ввод записи.

Рис. 32

3. Закройте таблицу Заказы, сохранив изменения.

Согласитесь, не очень удобно работать с двумя таблицами попеременно (в случае, если вы не помните всех кодов заказчиков). Access предоставляет более удобный способ работы со связанными таблицами.

1. Откройте таблицу Заказчики (см. рис. 33).

Рис. 33

Перед столбцом Код заказчика появился новый столбец. Если щелкнуть на значке «плюс» в этом столбце, на экране появятся поля для ввода данных в связанную таблицу (Заказы), соответствующие записям для данного кода заказчика.

2. Введите следующие данные для заказов. Для установ­ки флажка в поле Выполнение нажмите пробел при вы­делении рамки флажка. Для ввода даты достаточно вводить данные в виде 01,01,99: Access корректно пре­образует их в длинный формат.

Рис. 34

3. Закройте таблицу Заказчики и откройте таблицу Заказы. Обратите внимание, что все введенные в таблицу Заказ­чики записи появились в новой таблице.

Рис. 35

Лабораторная работа №5

Запросы

Запросы используются для того, чтобы получать инфор­мацию из таблиц базы данных, выделять нужные записи, а также иногда и для того, чтобы редактировать таблицу. Существует несколько типов запросов. Среди более про­стых запросов можно называть запросы на выборку (осуществляют поиск и выбор данных из базы), запросы на изменение (запросы на создание таблицы, удаление, обнов­ление, добавление записей). Среди более сложных запро­сов можно назвать запросы с параметрами, перекрестные запросы и запросы SQL — стандартизированного языка запросов (запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, подчиненные запросы).

Вывод отдельных полей

Сейчас мы создадим запрос на выборку данных о сотруд­никах. Предположим, что нам нужны только данные о рабочих телефонах сотрудников. В этом случае нет необ­ходимости выводить все сведения, содержащиеся в табли­це. «Выбрать» интересующую информацию и поможет запрос на выборку.

1. В Главном меню панели быстрого доступа найдите вкладку Создание, нажмите на кнопку Мастер запросов. Появится окно Новый запрос.

Рис. 36

Выберите в окне диалога вариант Простой запрос и щёлкните на кнопке ОК. На экране появится окно диалога Создание простых запросов.

Рис. 37

2. Из списка Таблицы и запросы выберите таблицу Сотруд­ники. В списке ниже появятся доступные поля.

3. Чтобы выбрать поле для запроса, дважды щелкните на его имени. Оно будет перенесено в список выбранных полей справа. Выберите поля Табельный номер, Имя, Отчество, Фамилия и Рабочий телефон.

Рис. 38

Щелкните на кноп­ке Далее.

4. Сохраните запрос, дав ему имя Рабочие телефоны сотруд­ников.

Рис. 39

Щелкните на кнопке Готово. При открытии за­проса в режиме таблицы вы увидите выбранные поля таблицы Сотрудники.

Рис. 40

5. Чтобы автоматически увеличить ширину столбца, дваж­ды щелкните на его правой границе. Если вы хотите напечатать запрос в виде таблицы, просто щелкните на кнопке Печать (кнопка “Office” в верхнем левом углу). С помощью ко­манды Файл > Предварительный просмотр можно увидеть, как запрос будет выглядеть на бумаге.

6. Закройте окно запроса.

В Области переходов появился значок Ра­бочие телефоны сотрудников. Теперь, чтобы получить инфор­мацию о телефонах сотрудников, достаточно просто щелк­нуть дважды на этом значке. Если в таблицу Сотрудники внести какие-либо изменения, то они автоматически отобразятся в запросе Рабочие теле­фоны сотрудников.

Вывод отдельных записей

Как поступить, если вам нужно выбрать только отдельные записи для заданных полей? Предположим, что нужно узнать, какие заказы на книги поступали в издательство. Выполните следующие действия, чтобы были показаны только записи с названием заказа Книги из таблицы Заказы.

1. В Главном меню быстрого доступа найти вкладку Создание. Щёлкните на кнопке Конструктор запросов. На экране появится окно конструктора запро­са и окно диалога Добавление таблицы. Дважды щелкните на таблице Заказы и щелкните на кнопке Закрыть.

Рис. 41

В верхней части окна показан список полей таблицы. (Знак * обозначает все поля таблицы.) Внизу располо­жен бланк запроса, в котором перечислены свойства полей запроса.

2. Дважды щелкните на поле Название. Данное поле по­явится в бланке запроса. Снимите флажок в строке свойства Вывод на экран.

3. В строке свойства Условие отбора для поля Название вве­дите текст: Книги. Нажмите клавишу Enter.

4. Щелкните во втором столбце в строке свойства Поле. Дважды щелкните на значке * в списке полей табли­цы Заказы. Теперь окно конструктора запросов имеет вид, показанный на рис.42.

Рис.42

Итак, мы создали запрос на выборку определенных записей таблицы в соответствии с заданным условием отбора в конкретном поле.

5. Щелкните на кнопке Выполнить на панели инструмен­тов , и Access выведет показанный ниже резуль­тат запроса.

Рис.43

6. Сохраните запрос под именем Заказы на книги.

Символы подстановки

Символы подстановки используются в качестве заменителей других символов при указании образца для поиска в тех слу­чаях, когда известна только часть строки. Так, например, чтобы найти все данные, содержащие слово «фильм» или «кинофильм» (во всех падежах), наберите строку «фильм??. Знак * соответствует любому числу любых символов, а знак? означает один произвольный символ.

Редактирование данных

Предположим, что в списке заказов допущена ошибка, например, срок выполнения заказа 22222 не 1 февраля 2000 г., а 1 марта 2000 г. Чтобы автоматически исправить ошибку в таблице Заказы, мы исправим ее в сформирован­ном запросе.

1. Удалите ошибочные данные с помощью клавиши Delete, исправьте ошибку и нажмите клавишу Enter, чтобы со­хранить запись.

2. Закройте окно запроса.

3. В Области переходов найдите таблицу Заказы и двойным щелчком откройте её. Ошибка в таблице окажется исправленной.

4. Закройте окно таблицы.

Отбор полей по нескольким условиям

Access предлагает возможность сузить поиск в базе дан­ных с помощью условия отбора полей. Иногда необходи­мо выбрать из таблицы данные, удовлетворяющие несколь­ким условиям одновременно.

Предположим, что нам нужно выбрать из таблицы зака­зов заказы на журналы для заказчика 3254. Как вы види­те, здесь требуется выполнение двух условий для выбора записи из таблицы. Сейчас мы посмотрим, как это выпол­нить.

1. В Главном меню панели быстрого доступа найти вкладку Создание, щёлкнуть на кнопке Конструктор запросов. В появившемся окне Добавление таблицы выбрать таблицу Заказы. Закрыть это окно.

2. Добавьте в бланк запроса поля КодЗаказчика и Название. Отключите их вывод на экран. В качестве условия отбора для поля КодЗаказчика введите 3254, а условием для поля Название задайте Журналы. Добавьте также все поля таб­лицы для вывода их на экран, как показано на рисунке 44.

Рис.44

3. Сохраните запрос, щелкнув на кнопке Сохранить. Присвойте запросу имя 3254-Журналы. Щелкните на кнопке Выполнить. Access найдет две записи из таблицы Заказы.

Рис. 45

К сожалению, наш запрос выводит только код заказчика. Несомненно, удобнее работать с названиями фирм заказчиков, а не с их кодами. Для создания запроса, выводящего название фирмы заказчика, необходимо воспользоваться двумя таблицами.

1. Откройте запрос 3254-Журналы в режиме конструктора, воспользовавшись кнопкой Вид.

2. Щелкните на кнопке Отобразить таблицу на панели инструментов . Из появившегося списка в окне Отобразить таблицу двойным щелчком выберите таб­лицу Заказчики и закройте окно. Обратите внимание, что между полями КодЗаказчика в двух таблицах существу­ет связь, созданная нами ранее. Теперь в окне конст­руктора запросов представлены списки полей двух таб­лиц, связанных по полю КодЗаказчика.

Рис. 46

3. Дважды щелкните на поле Фирма в таблице Заказчики, чтобы внести его в бланк запроса.

Рис. 47

4. Запустите выполнение запроса. Access выведет на экран заказы на журналы, выполняемые для фирмы «Альфа» (см. рисунок 48).

Рис. 48

5. Сохраните и закройте запрос.

Таким образом, мы создали два запроса на выборку. Те­перь давайте познакомимся с запросом на

изменение, при помощи которого вы сможете не только изменять данные, но и создавать новые таблицы.

Оператор ИЛИ

Оператор Или используется, если необходимо, чтобы выборка производилась хотя бы по одному условию отбора. Введите критерий для первого поля в строку Условие отбора, а все остальные условия — в строку Или. Если вы хотите, чтобы выборка производилась по нескольким условиям для одно­го поля, введите их друг под другом в соответствующем бланке запроса. Несмотря на то что только одна строка имеет название Или, все строки, расположенные ниже, выполня­ют ту же функцию.

Обновление записей

Конечно, вы можете вносить исправления прямо в таблице, однако удобнее создавать запросы на обновление. Их пре­имущество вы оцените при работе с большими таблицами. Предположим, что в одном из отделов нашего предприятия изменился номер рабочего телефона: вместо номера теперь используется . Сейчас мы создадим запрос для изменения текущего номера телефона отдела.

1. В Главном меню панели быстрого доступа найти вкладку Создание. Нажать на кнопку Конструктор запросов. Появилось окно Добавление таблицы. Добавить таблицу Сотрудники и закрыть окно Добавление таблицы. В бланк запроса добавьте поле РабочийТелефон. Нажмите на кнопку Тип запроса: обновление.

Рис. 49

2. В строке свойства Обновление наберите новое значение поля Рабочий телефон, а именно 3203655 (как вы, возмож­но, помните, в данном поле существует маска ввода, ко­торая автоматически преобразует введенный номер теле­фона в формат с дефисами).

3. В строке свойства Условие отбора введите 1381910.

4. Щелкните на кнопке Выполнить, Access выполнит запрос и попросит подтвердить обновление дан­ных.

5. Щелкните на кнопке Да.

6.Откройте запрос Рабочие телефоны сотрудни­ков. В двух записях значение поля Рабочий телефон ис­правлено на новое.

7. Закройте окно нового запроса, не сохраняя изменений.

Справка

Выполнение запроса, заблокированного из-за режима отключения содержимого.

По умолчанию приложение Access блокирует все запросы на изменение (запросы на обновление, добавление, удаление и создание таблицы) кроме тех случаев, когда база данных находится в надежном расположении или подписана и имеет состояние доверенной. Если эти условия не выполнены, можно разрешить запросы для текущей базы данных, нажав кнопку Включить содержимое на панели сообщений.

Если при попытке выполнения запроса на изменение ничего не происходит, проверьте, не появляется ли в строке состояния Access следующее сообщение:

Данное действие или событие заблокировано в режиме отключения.

Если отображается это сообщение, выполните следующие действия.

Включите заблокированное содержимое.

Ø  На панели сообщений нажмите кнопку Параметры.

Откроется диалоговое окно Параметры безопасности Microsoft Office.

Ø  Установите переключатель в положение Включить это содержимое и нажмите кнопку OK.

Ø  Снова запустите запрос.

 

Если панель сообщений не отображается

Ø  Перейдите на вкладку Работа с базами данных и в группе Отображение нажмите кнопку Панель сообщений.

Перемещение записей

Давайте создадим отдельную таблицу для выполненных заказов. Организовав особый запрос на создание таблицы, мы выберем из таблицы Заказы все записи, в которых есть отметка о выполнении заказа и поместим данные об этих заказах в отдельную таблицу.

1. В Главном меню панели быстрого доступа найти вкладку Создание нажать на кнопку Конструктор запросов. Появилось окно Добавление таблицы. Добавить таблицу Заказы и закрыть окно.

2. По очереди добавьте все поля таблицы в бланк запроса.

3. В строке свойства Условия отбора для поля Выполнение введите слово Да. Снимите флажок Вывод на экран для этого поля.

Рис. 50

4. Щелкните на кнопке Тип запроса: создание таблицы. В появившемся окне диалога введите имя таблицы Завершенные заказы.

Рис. 51

В нее будут помещены записи, выбранные в соответствии с условием. Щелк­ните на кнопке ОК.

5. Запустите запрос. Access сообщит о добавлении в таб­лицу четырех записей. Щелкните на кнопке Да, чтобы они действительно были записаны.

6. Не сохраняйте текущий запрос, поскольку в дальней­шем для добавления новых записей в созданную таб­лицу можно использовать запрос на добавление.

7. Откройте новую таблицу Завершенные заказы и проверь­те, что она содержит четыре записи, как показано на верхнем рисунке.

Лабораторная работа №6

Применение отчетов

Как вы уже поняли, главная цель запросов — это полу­чение информации из базы данных с последующим вы­водом ее на экран, помещением в другие объекты базы данных и т. д. Отчеты, в свою очередь, служат для выво­да полученной информации на печать. Если вам необхо­димо получить хорошо оформленный печатный документ с организованной информацией, воспользуйтесь отчетами Access.

Мы начнем с самого простого отчета.

1. В Области перехода выделите таблицу Сотрудники. Во вкладке Создание (Главное меню панели быстрого доступа) нажать на кнопку Отчёт. Через несколько секунд Access создаст показанный на рисунке 52 отчет.

Рис. 52

С помощью кнопки Автоформат можно применить определённую форму к нашему отчёту (допустим, «Изящная»).

Рис. 53

Поскольку отчеты обычно создаются для печати, можно увидеть созданный отчет в режиме предвари­тельного просмотра – кнопка Вид – Предварительный просмотр.

Рис. 54

2. Чтобы увидеть макет листа, щелкните на кнопке Масштаб . Если теперь вы щелкнете на изображении листа, масштаб изобра­жения увеличится.

Рис. 55

Если воспользоваться кнопками Масштаб – вписать в окно и две страницы, то получим

Рис. 56

3. Снова щелкните на кнопке Масштаб. Используйте кнопки в левом нижнем углу экрана, чтобы просмотреть весь документ.

Легко понять, что с помощью отчета можно создавать черновые варианты для вывода на печать.

Для создания более сложного отчета выполните следующее.

1. Закройте окно отчета, сохранив под именем отчСотрудники.

2. Выделите таблицу Заказы в Области переходов. В Главном меню панели быстрого доступа во вкладке Создание щёлкнуть на кнопке Мастер отчётов.

3. Появилось окно Создание отчётов.

Рис. 57

4. Чтобы внести все поля таблицы в отчет, щелкните на кнопке ».

5. В списке Таблицы и запросы выберите название Таблица: Заказчики. Кроме кода заказчика в отчет мы поместим и название соответствующей фирмы.

6. Щелкните на строке КодЗаказчика в списке выбранных полей справа. Теперь щелкните на строке Фирма в списке доступных для выбора полей слева. Щелкните на кноп­ке >, чтобы выбрать указанное поле. Оно будет поме­щено в список полей справа после поля КодЗаказчика.

Рис. 58

Щелк­ните на кнопке Далее. Появится окно Создание отчётов.

Рис. 59

7. Щелкните на строке Заказчики, чтобы программа Access выполнила сортировку заказов по названиям фирм.

Рис. 60

Щелкните на кнопке Далее.

Рис. 61

В этом окне диалога вы можете задать дополни­тельные уровни для группировки данных. Это может быть группировка записей из таблицы Заказы по сро­кам выполнения, по кодам заказчика, по сумме оплаты и т. д. Для добавления уровня выделите соответствую­щее поле в списке слева и щелкните на кнопке >. Всего можно задать до четырех уровней группировки. Актив­ное поле для группировки выделяется ярко-синим цве­том в правой половине окна. Чтобы удалить активное поле из правой половины окна, щелкните на кнопке <. Поля, обозначенные синим цветом, можно выделять с помощью мыши.

8. Добавьте группировку по полю Срок. Для этого выде­лите строку Срок в левой части окна и щелкните на кнопке >. Щелкните на кнопке Далее, чтобы перейти к следующему окну диалога.

9. В следующем окне диалога можно задавать сортиров­ку отобранных данных по разным полям, а также ис­пользовать возможности вычислений Access. Щелкни­те на кнопке Далее.

10. Выберите вариант оформления Блок и альбомную ори­ентацию страницы. Щелкните на кнопке Далее.

11. В следующем окне диалога можно выбрать стиль оформ­ления страниц отчета. Образец оформления показан в области слева в виде «увеличенного» фрагмента стра­ницы отчета. Выберите вариант Обычная и щелкните на кнопке Далее.

12. В окне для указания имени отчета введите название Заказы. Если теперь щелкнуть на кнопке Готово, Access выведет на экран созданный отчет в режиме предвари­тельного просмотра.

Рис. 62

13. Для закрытия отчета нажать крестик в правом верхнем углу. Чтобы снова просмотреть отчет, щелкните дважды на кнопке Отчеты в Области переходов.

Печать отчетов

Если в режиме предварительного просмотра вы заметили, что созданный отчет не очень элегантно размещается на странице, внесите изменения в его макет или откорректи­руйте параметры страницы. Это позволит сохранить бу­магу и сэкономить время.

1. В режиме предварительного просмотра выберите коман­ду Файл > Печать. В появившемся окне диа­лога заданы поля, ориентация и размер бумаги, а так­же тип принтера.

Рис. 63

2. В нашем случае ничего менять не нужно, так как все параметры печати уже были установлены. Щелкните на кнопке Отмена.

3. Щелкните на кнопке Печать.

Наклейки по запросу

Для создания почтовых наклеек можно использовать за­просы. Например, создайте запрос, куда включите данные с почтовыми адресами клиентов. Затем используйте полу­ченный запрос в качестве таблицы для построения отчета с наклейками.