Программирование и вычислительная физика (стр. 1 )

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение
профессионального образования
«РОСТОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

для студентов I курса физического факультета

Программирование
и вычислительная физика

Выпуск II

Работа с базами данных
в системе Microsoft Access

Ростов-на-Дону
2005

Печатается по решению
кафедры алгебры и дискретной математики
механико-математического факультета РГУ
от 01.01.01 г. (протокол )

Рецензент:

к. ф.-м. н., доцент

Аннотация

Второй выпуск серии методических указаний содержит упражнения, позволяющие получить начальные навыки работы с базами данных в системе Microsoft Access.

Большинство упражнений снабжено решениями или подробными указаниями, ориентированными на систему Microsoft Access версий 97, 2000, 2002, 2003.

Авторы: , ,

© , ,

, , 2005

Предисловие

Предлагаемые методические указания содержат упражнения, позволяющие получить начальные навыки работы с базами данных в системе Microsoft Access. Объем указаний не позволил рассмотреть дополнительные темы, связанные с использованием макросов и разработкой сложных запросов на основе нескольких таблиц (в частности, запросов с группировкой, перекрестных запросов и запросов с параметрами). Упражнения на эти темы можно найти, например, в пособии [1].

При описании различных приемов работы с системой Microsoft Access
в методических указаниях используются следующие обозначения:

·  вызов команды меню: «Файл | Открыть базу данных» — означает, что надо выбрать команду меню «Файл», а в появившемся выпадающем меню выбрать команду «Открыть базу данных»;

·  нажатие на кнопку быстрого доступа: ;

·  ввод клавиатурной комбинации: [Ctrl]+[O]. При обозначении буквенной клавиши всегда указывается связанная с ней латинская буква;

·  нажатие на «обычную» кнопку диалогового окна: [OK];

·  ввод текста в поле ввода: 99.99.00;0;_.

При указании нескольких вариантов выполнения одного и того же действия они разделяются связкой «или»: «Файл | Открыть базу данных» или или [Ctrl]+[O].

Абзацы, снабженные заголовком с нумерацией (например, 1.1. Создание базы данных), посвящены описанию нового приема работы с программой.
В дальнейшем при использовании этого приема дается ссылка на его описание, например: (см. 1.1).

После абзаца с описанием нового приема часто следуют абзацы с примечаниями к этому приему. В примечаниях приводятся дополнительные сведения, которые могут оказаться полезными в аналогичных ситуациях. Абзацы
с примечаниями помечаются значком Š.

Абзацы, в которых идет речь об уже известных приемах, не снабжаются нумерацией и не имеют значка Š. Действия, описанные в этих абзацах,
являются столь же обязательными для выполнения, как и действия,
описанные в абзацах с нумерацией.

Описание действий ориентировано на версии Microsoft Access 97, 2000
и XP (2002 и 2003). В тех немногочисленных случаях, когда действия в версиях 2000 и XP отличаются от аналогичных действий в версии 97, приводятся все варианты (при этом варианты для более новых версий даются в скобках).

1   Создание и заполнение таблиц баз данных

A1–1. Создать базу данных «Видео», определить в ней таблицу
«Фильмы» и ввести в таблицу пять первых записей (см. таблицу 1
в приложении на с. 46; последний, обведенный рамкой столбец
«НомКас» в создаваемую таблицу не включать). Сохранить сжатую копию базы данных под именем «Видео1».

Решение

1.1. Создание базы данных: выполните любое из данных двух действий:

1)  если сразу после запуска системы Access на экране отображается диалоговое окно, то выберите в нем вариант «Новая база данных»;

2)  «Файл | Создать базу данных» («Файл | Создать…» в Access 2000/ХР) или или [Ctrl]+[N]; в появившемся окне «Создание» выберите вариант «Новая база данных» («База данных» в Access 2000).

После выполнения любого из описанных выше действий (и нажатия кнопки [OK] в версиях Access 97/2000) на экране появится окно «Файл новой базы данных». Выберите в этом окне вашу рабочую папку (при этом удобно пользоваться выпадающим списком «Папка»), в поле «Имя файла» введите имя создаваемой базы данных (в данном случае Видео; расширение mdb можно не указывать) и нажмите кнопку [Создать] или клавишу [Enter]. В результате будет создана новая база данных, и на экране появится окно базы данных (с заголовком «Видео»), содержащее вкладки «Таблицы», «Запросы», «Формы», «Отчеты», «Макросы», «Модули», связанные с соответствующими группами объектов базы данных.

Š В Access 2000/XP окно базы данных содержит не набор вкладок, а список групп объектов, расположенный в левой части окна и включающий все шесть указанных групп объектов и некоторые дополнительные группы (например, «Страницы»). Поэтому в данных версиях для перехода к требуемой группе элементов базы данных требуется щелкнуть мышью на названии нужной группы в списке (а не на ярлычке соответствующей вкладки, как в Access 97).

Š Находясь в любом режиме работы с базой данных, можно активизировать окно базы данных, нажав кнопку или клавишу [F11].

1.2. Создание новой таблицы базы данных: в окне базы данных перейдите к группе объектов «Таблицы» и нажмите кнопку [Создать]; в появившемся окне выберите вариант «Конструктор», [OK]. На экране появится окно конструктора таблиц с заголовком «Таблица1», при этом панель инструментов
«Базы данных» заменится на панель «Конструктор таблиц».

Вначале необходимо определить набор характеристик тех объектов, информация о которых будет храниться в таблице (в нашем случае объектами являются различные фильмы). Эти характеристики называются полями; совокупность значений полей, определяющая конкретный объект, называется записью.

1.3. Определение полей в конструкторе таблиц: для каждого поля необходимо определить имя и тип. Имя поля не должно содержать символы «!», «.», «`», «[», «]». Желательно, чтобы имя было кратким и не содержало пробелов. Для определения имени и типа предназначена таблица полей, расположенная в верхней части окна конструктора таблиц. В ней можно указать
и краткое описание каждого поля. Имя и описание вводятся с помощью клавиатуры, тип выбирается с помощью выпадающего списка. Для перемещения по ячейкам таблицы можно использовать клавиши [Tab] и [Shift]+[Tab], а также клавиши со стрелками; для разворачивания выпадающего списка предусмотрена клавиатурная комбинация [Alt]+[¯].

Заполните таблицу следующим образом:

Имя поля	Тип данных	Описание
Ном	Счетчик	Порядковый номер
Назв	Текстовый	Название фильма
Страна	Текстовый	Страна-производитель
Жанр	Текстовый
Длит	Числовой	Длительность в мин.
ДатаЗап	Дата/время	Дата записи на кассету

1.4. Определение ключевого поля таблицы: перейдите на первую строку таблицы полей («Ном») и выполните команду «Правка | Ключевое поле» или нажмите кнопку ; в результате данная кнопка станет «вдавленной», а рядом с первой строкой таблицы появится изображение ключа.

Š Значение ключевого поля является уникальным для любой записи в таблице базы данных, поэтому таблица базы данных не может содержать одинаковых записей, и любая запись в таблице однозначно определяется по значению ее ключевого поля. Обычно в качестве ключевого поля выбирается поле типа «Счетчик». При попытке сохранить структуру таблицы, не имеющей ключевого поля, Access выведет предупреждающее сообщение и предложит определить ключевое поле автоматически.

1.5. Сохранение созданной структуры: «Файл | Сохранить» или или [Ctrl]+[S]; при первом сохранении запрашивается имя таблицы; в качестве имени укажите Фильмы, [OK]. В результате заголовок окна конструктора таблиц изменится на «Фильмы».

Š Аналогичные действия обеспечивают сохранение структуры любого активного в данный момент элемента базы данных (формы, запроса, отчета).

1.6. Переключение между режимами «Таблица» и «Конструктор»: «Вид | Режим таблицы» или ; в результате таблица базы данных будет выведена в стандартном табличном режиме (при этом в таблице отображаются все вве­денные в нее записи в виде отдельных строк, а полям соответствуют столб­цы таблицы). Такой режим удобен для просмотра, корректировки и дополнения таблицы. Не заполняя пока таблицу данными, вернитесь в режим конструктора, выполнив команду «Вид | Конструктор» или нажав кнопку .

1.7. Настройка свойств полей таблицы: список свойств текущего поля (текущее поле снабжено слева значком ) выводится в нижней части окна конструктора таблиц на вкладке «Общие». Быстро переключаться в режиме конструктора с таблицы полей на список свойств и обратно можно с помощью клавиши [F6]. Установите для указанных полей следующие свойства:

Поле «Ном»	Подпись:	Номер
Поле «Назв»	Размер поля:	30
	Подпись:	Название
	Обязательное поле:	Да
Поле «Страна»	Размер поля:	15
	Обязательное поле:	Да
Поле «Жанр»	Размер поля:	15
	Обязательное поле:	Да
Поле «Длит»	Размер поля:	Целое
	Подпись:	Длительность
	Обязательное поле:	Да
Поле «ДатаЗап»	Формат поля:	Краткий формат даты
	Подпись:	Дата записи

После изменения свойств повторно сохраните структуру таблицы (см. 1.5). В процессе сохранения система может выдавать ряд запросов, связанных с необходимостью проверки уже введенных записей на соответствие новым значениям свойств. В ответ на запросы подобного рода выбирайте вариант [Да].

Переключившись в режим таблицы (см. 1.6), убедитесь, что заголовки
в столбцах тех полей, для которых задано свойство «Подпись», совпадают со значением этого свойства; если же свойство «Подпись» не определено (как для поля «Жанр»), то в качестве заголовка столбца используется имя поля.

Š Свойство «Размер поля» предусмотрено для текстовых и числовых полей.
В случае текстовых полей оно определяет максимальное количество символов, которое можно ввести в данное поле. В случае числовых полей оно определяет тип числа (целый или вещественный; вещественные числа, в отличие от целых, могут иметь дробную часть), допустимый диапазон и точность (для вещественных чисел). Под каждую запись таблицы отводится память, обеспечивающая хранение данных максимального размера, поэтому необходимо устанавливать размер полей так, чтобы избегать излишнего расхода памяти.

Š Если свойство «Обязательное поле» имеет значение «Да», то данное поле должно быть заполнено во всех записях таблицы. По умолчанию обязательным полем является ключевое поле (типа «Счетчик»). Обязательными полями в таблице «Фильмы» сделаны и все остальные поля, за исключением поля «ДатаЗап».

1.8. Ввод данных в таблицу: перейдите в режим таблицы (см. 1.6), нажмите [Enter] или [Tab] или [®] (при этом курсор перейдет на поле «Название»), введите название первого фильма (Красавица и чудовище — см. таблицу 1 в приложении на с. 46). После ввода названия автоматически будет определено и значение первого поля — счетчика «Номер» (оно станет равно 1). Для перехода к следующему полю («Страна») достаточно нажать [Enter], [Tab] или [®], а для перехода к предыдущему полю — [Shift]+[Tab] или []. Заполните данными всю первую строку, за исключением поля «Дата записи». Обратите внимание на то, что метка текущей записи (в левой части таблицы) имеет вид , метка редактируемой записи — , а на статусной панели в нижней части окна Access выводится текст описания текущего поля из третьего столбца таблицы конструктора (см. 1.3).

Š Как только в поле «Ном» появляется новый порядковый номер, в таблице создается новая запись с этим номером. При удалении этой записи порядковый номер удаленной записи уже не будет использоваться при создании новых записей. Например, если удалить запись с номером 2, то записи с номером 2 в таблице никогда не появятся, а после номера 1 сразу будет идти номер 3. К сожалению, удалить только что созданную запись в системе Access очень легко: для этого достаточно дважды нажать клавишу [Esc], причем никаких подтверждающих запросов при этом не выводится. Поэтому при вводе новых записей надо быть внимательным и не нажимать клавишу [Esc] дважды, чтобы не удалить только что созданную запись.

Š Данные можно не только вводить, но и изменять. При перемещении к очередной ячейке ее содержимое выделяется; если теперь начать вводить новый текст, то этот текст целиком заменит прежнее содержимое. Если требуется не заменить, а лишь откорректировать имеющийся текст, то следует либо перейти на него с помощью мыши (щелкнув на позиции, требующей исправления), либо (в случае использования клавиатуры) после перехода на нужную ячейку нажать [F2]; при этом выделение с текста будет снято, и в ячейке появится вертикальный курсор. Если после корректировки вместо клавиш со стрелками, [Enter] или [Tab] нажать [Esc], то результат корректировки будет отменен.

Š При заполнении таблицы базы данных никаких особых действий для сохранения введенных данных не требуется: данные сохраняются на диске автоматически сразу после завершения их ввода (как только в текущей строке исчезнет метка редактирования ). Таким образом, при аварийном завершении работы программы будет обеспечено сохранение всех введенных данных (за исключением той записи, которая редактировалась в момент аварийного завершения). В отличие от сохранения данных, структуру таблиц и других элементов базы данных необходимо сохранять самому разработчику (см. 1.5).

1.9. Настройка маски ввода для даты: перейдите в режим конструктора (см. 1.6) и определите свойство «Маска ввода» поля «ДатаЗап»: 99.99.00;0;_ (последним набирается знак подчеркивания «_», для него используется комбинация [Shift]+[–]). Сохраните измененную структуру таблицы (см. 1.5). Если теперь переключиться в режим таблицы и щелкнуть мышью в поле «Дата записи», то в нем появится маска (шаблон) для ввода нужной даты: «__.__.__». Благодаря этой маске, легко определить формат даты, кроме того, отпадает необходимость вводить разделители (точки). В позиции, отмеченные символами подчеркивания «_», можно вводить только цифры, причем в качестве дня и месяца можно указывать как двузначные, так и однозначные числа (например, 31.1 или 1.12), а в качестве номера года — обязательно двузначное число; при этом числа в диапазоне 00–29 соответствуют годам 2000–2029, а числа в диапазоне 30–99 — годам 1930–1999. При вводе неверной даты (например, 31.02.99) выводится сообщение об ошибке; в этом случае для выхода из данного поля необходимо ввести допустимую дату или нажать [Esc].

Š Свойство «Маска ввода» состоит из трех частей, разделенных точками с запятой. В первой части определяется собственно текст маски; в данном случае в маске использованы два специальных символа: «9» (обозначающий любую цифру или отсутствие цифры) и «0» (обозначающий обязательную цифру). Таким образом, маска «99.99.00» означает, что в качестве дня и месяца можно указывать не только двузначные, но и однозначные числа, а в качестве номера года — только двузначные. Число «0» во второй части означает, что в таблице базы данных должны храниться не только введенные цифры, но и разделители (точки); в противном случае Access не сможет распознать введенную дату. Наконец, третья часть содержит символ «_», который указывается при отображении маски на тех позициях, которые должны быть заполнены пользователем.

Š Более подробно правила составления масок ввода описаны в справочной системе Access. Для вызова соответствующего раздела справки достаточно перейти в конструкторе таблиц на нужное свойство и нажать [F1]. В нашем случае появится окно справки с заголовком «Свойство «Маска ввода» (Input Mask)».

1.10. Настройка формата для даты записи: для даты записи фильма нет необходимости отображать все четыре цифры года; достаточно указывать две последние цифры (как в таблице 1 приложения). Однако подобного формата в выпадающем списке свойства «Формат поля» в версии 2000/XP не предусмотрено. Поэтому нужный формат в свойство «Формат поля» следует ввести явно, набрав на клавиатуре следующий текст: dd. mm. yy.

Š Формат даты (как и любого другого поля) влияет лишь на ее представление
в таблице; значение даты в файле базы данных при этом не меняется.

Š В качестве дополнительного упражнения выясните, как изменится формат даты при использовании других настроек для элементов даты, а именно: d — для числа, m, mmm, mmmm — для месяца, yyyy — для года.

1.11. Задание дополнительных условий: перейдите в режим конструктора (см. 1.6), выделите поле «Длит», в его свойство «Условие на значение» введите строку >0 And <=240, а в свойство «Сообщение об ошибке» введите текст Длительность не должна превышать 240 мин.. Сохраните измененную структуру таблицы (см. 1.5); если при сохранении появится дополнительное окно с запросом, то выберите ответ [Да]. Если теперь перейти в режим таблицы и попытаться ввести в поле «Длительность» нулевое или отрицательное число или число, большее 240, то будет выведено информационное окно с сообщением, текст которого берется из свойства «Сообщение об ошибке». Для выхода из режима редактирования данного поля можно либо нажать [Esc] (и тем самым отменить сделанную корректировку), либо ввести допустимое значение поля (в диапазоне 1–240).

Š В условии указаны две операции отношения (>0 и <=240), объединенные логической операцией And («логическое И»). В условиях можно также использовать логические операции Or («логическое ИЛИ») и Not (отрицание).

Š Примеры условий можно найти в окне справки, если нажать [F1], оставаясь на свойстве «Условие на значение».

Перейдите в режим таблицы (см. 1.6) и продолжите ввод данных, введя пять первых записей (см. таблицу 1 в приложении на с. 46).

1.12. Перемещение по записям в таблице: перемещаться по записям можно с помощью специальной панели кнопок в нижней части окна таблицы: . Первая кнопка обеспечивает
переход на первую запись, вторая — на предыдущую, третья — на следующую, четвертая — на последнюю, а пятая — на пустую строку (для добавления новой записи). Кроме того, в поле ввода можно явно указать номер требуемой
записи, а в правой части панели указывается общее количество записей.

Š Для перемещения по таблице можно также использовать клавиши со стрелками и следующие клавиатурные комбинации: [Ctrl]+[Home] — переход на первое поле первой записи, [Ctrl]+[End] — переход на последнее поле последней записи, [Ctrl]+[PgUp] — переход на начало текущей записи, [Ctrl]+[PgDn] — переход на конец текущей записи, [Ctrl]+[­] — переход на начало текущего столбца, [Ctrl]+[¯] — переход на конец текущего столбца. Комбинация [Ctrl]+[+] обеспечивает переход на пустую строку в конце таблицы для добавления новой записи.

Š Следует обратить внимание на то, что, в отличие от текстовых таблиц Word
и электронных таблиц Excel, новые записи можно лишь добавлять в конец таблицы базы данных (вставка записей в середину таблицы, а также их перемещение на новое место не допускаются). В то же время для вспомогательных таблиц (например, для таблицы полей в окне конструктора) вставка в середину таблицы допустима; для этого действия даже предусмотрена особая кнопка на панели «Конструктор таблиц».

Š Имеется возможность удалить из таблицы одну или насколько записей
(в данном упражнении это делать не требуется). Для удалении из таблицы какой-либо записи надо выделить нужную запись (щелкнув мышью на ее метке в левом столбце таблицы) и нажать [Del] или перейти на любое поле этой записи и нажать [Ctrl]+[–] (в этом случае выделять всю запись необязательно). При этом будет выведено предупреждающее сообщение, в котором надо выбрать вариант [Да]. Для удаления нескольких смежных записей их следует предварительно выделить мышью. Удаленные записи восстановить невозможно. Кроме того, значение счетчика для удаленной записи никогда больше не будет использоваться в данной таблице (см. по этому поводу первое примечание к 1.8).

1.13. Настройка размеров ячеек таблицы: ширину столбцов таблицы проще всего настроить путем перетаскивания мышью за разделитель в строке заголовков. Для настройки ширины столбца по размерам его максимального элемента следует перейти на этот столбец, выполнить команду «Формат | Ширина столбца» и в появившемся окне нажать кнопку [По ширине данных]. Для одновременной настройки ширины нескольких столбцов с помощью команды «Формат | Ширина столбца» надо их предварительно выделить. После модификации макета таблицы его следует сохранить (см. 1.5).

Š Для настройки высоты строк таблицы достаточно перетащить мышью разделитель строк в столбце меток (то есть в крайнем левом столбце таблицы).

1.14. Сжатие базы данных без ее закрытия: «Сервис | Служебные программы | Сжать базу данных» («Сервис | Служебные программы | Сжать и восстановить базу данных» в Access 2000/ХР). Перед сжатием базы данных происходит закрытие всех ее элементов (таблиц, форм и т. д.). После сжатия размер файла Видео. mdb, содержащего базу данных «Видео», уменьшается (за счет удаления из него «пустых» фрагментов, появившихся в результате удаления или редактирования таблиц и других элементов базы данных).

1.15. Повторное открытие таблицы: в окне базы данных перейдите к группе объектов «Таблицы», выделите элемент «Фильмы» и выполните на нем двойной щелчок мышью или нажмите кнопку [Открыть] (для открытия таблицы в режиме конструктора следует нажать кнопку [Конструктор]).

Š Аналогичные действия следует выполнять для открытия в обычном режиме или в режиме конструктора любых имеющихся элементов базы данных (форм, запросов, отчетов и т. д.).

Š В окне базы данных удобно также выполнять переименование элементов (таблиц, форм и т. д.). Для этого достаточно щелкнуть мышью на нужном элементе и нажать клавишу [F2] (или еще раз щелкнуть мышью на его имени), после чего ввести новое имя и нажать [Enter].

1.16. Закрытие элемента базы данных: перейдите на окно элемента базы данных, который требуется закрыть (в данном случае — окно «Фильмы: Таблица»); «Файл | Закрыть» или на рамке окна или [Ctrl]+[F4].

Š Если структура элемента базы данных была изменена, но не сохранена (см. 1.5), то при закрытии этого элемента выводится запрос о сохранении измененной структуры.

1.17. Закрытие базы данных: переключитесь на окно базы данных (нажав [F11]) и закройте его одним из способов, указанных в 1.16.

1.18. Резервное копирование базы данных одновременно со сжатием копии: после закрытия базы данных выполните команду «Сервис | Служебные программы | Сжать базу данных» («Сервис | Служебные программы | Сжать и восстановить базу данных» в Access 2000/ХР); в появившемся диалоговом окне «База данных для сжатия» выберите имя копируемой базы данных (Видео. mdb), [Сжать]; в следующем диалоговом окне «Сжатие базы данных под именем» укажите имя копии: Видео1, [Сохранить]. В результате на диске будет создана сжатая копия базы данных «Видео», имеющая имя Видео1.mdb.