План развития архивного дела в Уметском районе на 2011 год
В основе деятельности архивного дела администрации района лежит реализация Конституции РФ, Федерального закона от 01.01.2001 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федерального закона от 01.01.2001 «Об архивном деле в Российской Федерации», Закона Тамбовской области от 01.01.2001 «О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Тамбовской области отдельными государственными полномочиями Тамбовской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципальных образований», Закона Тамбовской области от 01.01.2001 «Об Архивном фонде Тамбовской области», иных законодательных и правовых актов РФ и области, постановлений и распоряжений администрации района и районного Совета народных депутатов по вопросам архивного дела, Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 01.01.01г. №19, Административного регламента предоставления государственных услуг «исполнение запросов юридических и физических лиц о предоставлении архивной информации», утвержденного Приказом Управления культуры и архивного дела администрации Тамбовской области от 01.01.2001 года № 000.
В своей работе архивный отдел администрации района в 2011 году планирует обратить особое внимание на следующие вопросы :
-анализ состояния архивного дела в Умётском районе, его развитие и совершенствование;
-обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов, хранящихся в архиве;
-координация деятельности организаций – источников комплектования архива в области архивного дела;
-ведение государственного учета документов Архивного фонда Тамбовской области, хранящихся в архиве, осуществление контроля за сохранностью и использованием названных документов;
- повышение безопасности архивов и архивных фондов, их антитеррористической защищенности.
В 1 квартале 2011 года внести изменения в список организаций - источников комплектования Умётского архива, из списка будут исключены фондообразователи, которые по результатам проведенных референдумов преобразованы: муниципальное образование Паникский сельсовет Умётского района объединён с Оржевским сельсоветом в единое муниципальное образование, имеющее статус сельского поселения Оржевский сельсовет и аналогично Градоуметский сельсоветом объединён с Умётским поссовет в единое муниципальное образование имеющее статус городского поселения Умётский поссовет.
Для повышения уровня автоматизации рабочего процесса и оперативности исполнения запросов граждан планируется:
- использование БД «Справочник по личному составу»;
- ведение базы данных ПК «Источники комплектования архивов» ;
- ведение автоматизированной системы государственного учёта документов архивного фонда в ПК «Архивный фонд» четвертая версия;
- установка ПК «Систематический каталог» и внесение данных в данный ПК.
Подготовить проект постановления администрации района «Об утверждении графика согласования номенклатуры дел, упорядочения и передачи документов учреждений, организаций и предприятий в архивный отдел администрации Умётского района на 2012 год».
Осуществить перевод архивных фондов в архивохранилище №1, в котором в 2010 году был произведен ремонт.
1.Обеспечение сохранности и государственный учет архивных
документов
Сосредоточить внимание на обеспечении сохранности документов и контроле их физического состояния.
Продолжить работу по обеспечению сохранности документов по личному составу и улучшению их использования на предприятиях, в организациях.
Повышать качество ведения учета документов на основе своевременного и достоверного учета изменений в составе и объеме фондов архивного отдела.
Провести выверку комплекта учетной документации, наличия и состояния документов в 8 фондах архива:
- СПК «Любичёвский» - 586 ед. хр.;
- СПК «Масловский» -568 ед. хр.;
- СПК «Ольховский» -302 ед. хр.;
- СПК «им. Чапаева» -526 ед. хр.
-финансовый отдел администрации района - 667 ед. хр.;
- отдел культуры администрации района -452 ед. хр.;
- Уметский районный комитет профсоюза работников агропромышленного комплекса - 231 ед. хр.;
- Умётский районный комитет народного контроля -379 ед. хр.
и одновременно произвести контроль над физическим состоянием документов этих фондов (подшивка, переплет, замена и оформление обложек и т. д.).
Закартонировать принятые на хранение документы в количестве 701 ед. хр. согласно графика приема документов архивным отделом.
Формирование архивного фонда
Обеспечить своевременный прием документов учреждений, организаций, предприятий на постоянное хранение согласно утвержденному графику.
Контролировать составление описей по «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» и представление описей на ЭПК в соответствии с графиком упорядочения документов учреждений. В график включено ТОГУ «Издательский дом «Тамбов» Филиал «Редакция газеты «Голос хлебороба» Уметского района по 2010 год по причине того, что организация ликвидируется.
Осуществлять постоянный контроль над выполнением функций по комплектованию документов по личному составу ликвидируемых структур.
Активизировать работу по приему документов личного происхождения от граждан (- разведчика, Участника Великой Отечественной войны гг., кавалера ордена «Красной звезды» и ордена «Славы 3 степени».
3. Создание и совершенствование информационно-поисковых систем
Сосредоточить усилия по повышению информационного уровня описей.
Описать документы по личному происхождению.
Провести работу по отбору фотодокументов отражающих наиболее интересные события в жизни района.
Описать документы СПК «Ольховский», так как кооператив ликвидирован.
Ввести данные в автоматизированную систему государственного учёта документов 12 архивных фондов.
Установить ПК «Систематический каталог» и внести в базу данных программного комплекса на просмотренные 8 ед. хр. архивного фонда администрации Умётского района гг. 30 записей.
4. Предоставление информационных услуг и использование документов
Активизировать использование архивных документов в культурно-просветительных целях:
- подготовка выставки документов «Поколение победителей», посвященной очередной годовщине Победы в Великой Отечественной войне гг. (Из архивных фондов личного происхождения Участников ВОВ гг.)
- своевременное и качественное исполнение социально-правовых и тематических запросов граждан;
- подготовка и опубликование в газете «Голос хлебороба» статей:
о работе архивного отдела и о земляке - разведчике, Участнике Великой Отечественной войны гг., кавалере ордена «Красной звезды» и ордена «Славы 3 степени».
Способствовать дальнейшему укреплению связей с краеведами, учреждениями культуры, образования, музеями, общественностью.
5. Контрольные и организационные мероприятия
С целью улучшения взаимоотношений и сотрудничества в области архивного дела и делопроизводства, с учреждениями и организациями провести семинар с ответственными за делопроизводство на тему: «Сохранность документов и делопроизводство в архивах организаций ».
Оказывать методическую и практическую помощь организациям-источникам комплектования архива в разработке номенклатур дел, положений об архивах и ЭК, инструкции по делопроизводству.
Планируется пересмотреть номенклатуры дел: Умётский районный Совет народных депутатов и МОУ Умётская средняя общеобразовательная школа имени Героя Советского Социалистического Труда .
Начальник архивного отдела
администрации района ёва
16.11.2010г.
