Владимир Баласанян и его "Дело"
Беседа с генеральным директором компании ЭОС
В. Баласаняном
Анатолий Бачин. Уважаемые читатели. Я представляю Вам Генерального директора компании "Электронные офисные системы" Владимира Эдуардовича Баласаняна. Многие знают разработанную под его руководством широко известную систему ведения делопроизводства "Дело", ядро которой базируется на Oracle. Я советую читателям, интересующимся этой тематикой, заглянуть на сайт ЭОС, где Вы сможете найти много информации по вопросам, как деятельности компании, так и по различным системам делопроизводства, даже от других фирм(!).
Итак, первый вопрос.
Владимир Эдуардович, можно ли сказать, что система "Дело" есть пример российской success story, когда разработана и внедряется нужная, полезная, начинающая немедленное действие информационная система, реализованная на базе данных Oracle, что еще более приятно.
Владимир Баласанян. Да. Скорее всего можно. Если посмотреть на список наших заказчиков, а их уже больше сотни – Государственная Дума и Совет Федерации, Центральный Банк РФ и "Газпром", Тюменская нефтяная компания и журнал "За рулем", поликлиника ФСБ, Мострансгаз, ГИБДД Татарстана,... - по географии это более половины субъектов Российской Федерации плюс Украина и Казахстан (уточню, что лицензий на "Дело" продано свыше 6000 штук), то именно категория success story может хорошо подойти. Но это не только наша success story, это success story каждого из наших многочисленных заказчиков, потому что они, поверив нам, поверив в Oracle, базой которого мы пользуемся, получили и внедрили стержневую организующую подсистему для управления предприятием или организацией. Вы видите, и это подтверждает практика, работа с документами на уровне организации не зависит от предметной деятельности, а это и значит, что наша система является горизонтальным приложением. Особенность же в том, что систему приобретают для автоматизации конкретной деятельности, которая осуществлялась ранее, да еще в масштабе реорганизации (не очень понятное мне словосочетание – в масштабе реорганизации). И хотя система построена так, что внедрять можно по частям и исходит она из максимальной близости к реалиям, само же решение о приобретении и переходе на автоматизированный учет движения документов осуществляется довольно долго, иногда более года. Тем более, что нужно проложить вычислительную сеть, приобрести серверы, СУБД. Но иногда бывает и так, что у нашего потенциального заказчика уже имеется Oracle, да он с ним зачастую не знает, что делать. И вот приходит решение, наша система учета движения документов, которая увязывает документооборот, являющийся организующей основой управления предприятием, с использованием имеющегося программного и аппаратного оборудования, и все получается. Иначе, как success story, это не назовешь.
А. Б. Отличаются ли и в чем системы документооборота?
В. Б. Документы создаются внутри организации или получаются извне, регистрируются, рассматриваются, исполняются. Система делопроизводства (документооборота) - это некоторый, принятый в организации свод правил, регламент работы с документами в течение их жизненного цикла, который в общем случае включает создание или получение, регистрацию, рассмотрение, принятие решения, рассылку, контроль, уничтожение или передачу на хранение. Заметим, что часть жизненного цикла документа может быть в бумажном виде, часть в электронном. Естественно, в каждой организации могут быть свои правила учета и контроля движения документов. Если говорить о системах масштаба предприятия, охватывающих все виды документов на всех этапах их жизненного цикла, то главное отличие систем такого уровня – в степени централизации и детализации контроля за прохождением документов. Западная традиция в значительной степени ориентирована на высокую степень делегирования прав по уровням управления и, соответственно, на большую децентрализацию работы с документами, отечественная же – на жесткий централизованный контроль документооборота. Поэтому в качестве простейшей системы документооборота может служить система электронной почты или система управления документами, а в качестве изощренной системы учета и контроля за прохождением документов, например, - наша система.
Та система документооборота, которая в течение столетий была создана в России, имеет одну принципиальную особенность: она распространена в национальном масштабе, это некое сочетание стандарта де-юре и де-факто. И – с точки зрения автоматизации – это огромный плюс. И главное преимущество "Дела" то, что мы не изобретали и не тянули некую импортную технологию, а просто создали систему – сегодня это очевидно – наиболее полно отвечающая отвечающую всей совокупности функциональных свойств отечественной системы документооборота. При этом "Дело" разрешает традиционное противоречие между децентрализованной традиционной технологией выполнения делопроизводственных операций и централизованным контролем, потому что имеется возможность максимально плавного перехода от традиционной технологии в отдельных подразделениях к полностью автоматизированному делопроизводству.
Если сравнивать "Дело" с отечественными аналогами, то, с точки зрения функциональности, мы имеем существенный запас прочности в отношении знания различных конкретных технологических правил и приемов, а также выраженного, в конечном счете, в величине исходного кода системы (свыше 20 Мегабайт). Другое дело западные пакеты. На западе Западе распространено создание конкретных заказных систем, отсюда следует невозможность их тиражирования ни там, ни здесь. Когда у нас говорят о западных пакетах, речь обычно идет о массовых проблемно-ориентированных системах, подобных Lotus или DOCS Open, обладающих некоторыми, с моей точки зрения, весьма ограниченными инструментальными возможностями, на основе которых можно было бы создать системы документооборота. Но есть несколько причин, по которым сфера их использования для решения "наших" задач ограничена. Во-первых, все они изначально рассчитаны на работу только с электронными документами, а не на контроль полного жизненного цикла документа, только часть которого проходит электронной форме. Во-вторых, они предполагают простую вещь – все люди, участвующие в документообороте, имеют компьютеры, которые используют для работы с документами. В-третьих, любой продукт такого высокого уровня имеет ограниченные инструментальные возможности. Я уже не говорую о цене. Я не знаком не ни с одним полнофункциональным решением, реализованным в чистом виде средствами такого рода пакетов.
А. Б. Почему именно "Дело" отвечает требованиям отечественного документооборота?
В. Б. Так сложилась жизнь, что я и некоторые мои нынешние сотрудники в течение многих лет работали в таких крупных и хорошо организованных управленческих структурах, как Госплан СССР, ЦК КПСС и Администрация Президента РФ в качестве разработчиков прикладных систем автоматизации. И нам удалось досконально изучить организацию работы этих учреждений изнутри, стержнем которой, по сути, являлась организация документооборота. И когда в 1994 году мы создавали ЭОС как прикладное программистское предприятие, то одной из наших целей было создание некой тиражируемой корпоративной системы документооборота. "Дело" было, вероятно, первым в России успешным проектом создания тиражируемой системы системы автоматизации документооборота масштаба предприятия. И уже тогда, еще в эпоху расцвета desktop и файл-серверных решений, мы прекрасно понимали, что для создания системы документооборота масштаба предприятия необходима соответствующая СУБД. Первые версии системы появились на базе СУБД Progress. Однако, к 1996 году мы поняли, что создание эффективной и масштабируемой системы возможно только на СУБД Oracle. Таким образом, первая реально тиражируемая версия "Дела", известная как "Дело-96", появилась именно на Oracle и не могла появится, вероятно, на другой СУБД. И дело даже не в том, что к тому времени все крупные корпоративные структуры сориентировались на Oracle. Наличие длинных, длительных, по разному вложенных друг в друга транзакций (*), мощные средства обработки текстовой информации, эффективные средства блокировки доступа, полная независимость от платформы, уникальная производительность и надежность, масштабируемость, позволяющая в одной среде реализовывать как однопользовательские версии, так и версии, в которых работает много сотен пользователей, все до сих пор делают СУБД Oracle выдающейся платформой для реализации корпоративных приложений документооборота.
(*) – имеется в виду исконное значение слова transaction – ведение, дело, а не "транзакция" как термин СУБД Oracle. (А. Б.)
А. Б.Насколько платформно независима система "Дело"?
В. Б. Конечные пользователи, естественно, работают под Windows, а сервер "Дело" настолько платформно независим, насколько платформно независим Oracle. Поэтому наши системы работают и на отдельно стоящих персональных компьютерах под Windows, и на сетях Netware, и на всех версиях Unix, включая Risc-машины. О проблемах программной реализации лучше расскажут специалисты [примечание: В этом номере журнала публикуется статья ведущего разработчика компании "ЭОС" В. Люкевича].
А. Б. Каков требуемый уровень поддержки сервера "Дело", можно ли совместить администрирование с администрированием базы данных?
В. Б. Курс обучения администратора сервера занимает 4 – 8 академических часов. Это о многом говорит. В основном его функции сводятся к резервному копированию. Так что, справится ли администратор базы данных Oracle с администрированием "Дела", зависит только от него самого. Главная проблема – это спроектировать новую технологию и поддерживать ее. Появляется новая функция – технолог делопроизводства. Сопровождение же самой системы "Дело" после 1-2-х месяцев промышленной эксплуатации сводится к нулю.
А. Б. Как осуществляется переход с унаследованных и традиционных систем делопроизводства?
В. Б. Это уже отработанная технология, которая включает следующие этапы:
- настройка системы на технологическую схему документооборота заказчика, заполнение справочников (подразделения, группы документов, виды доставки, картотеки, пользователи и проч.), обучение персонала (пользователей, технологов делопроизводства, администраторов), загрузка при необходимости в систему ретроспективной информации, поэтапный ввод в действие.
Для организаций на несколько десятков рабочих мест, переход занимает, как правило, несколько недель. Наибольшее время здесь занимает обучение пользователей (стандартный курс – 20 часов). А также надо какое-то время осуществлять опытную эксплуатацию системы параллельно с традиционной технологией. В более крупных организациях с сотнями рабочих мест переход занимает нескольких месяцев – все-таки требуется произвести изменения в нормативной базе, технологии и так далее.
А. Б. Стоит ли переводить бумажные архивы в электронные, используя Вашу систему?
В. Б. На это нет однозначного ответа. Электронные архивы обеспечивают коллективный, удаленный и быстрый доступ, а также возможность аналитических изысканий. Но это, как правило, далеко не простой, не дешевый и не быстрый процесс. Главный вопрос – нужно ли это и оправдает ли результат затраченные средства.
А. Б. Спасибо за беседу.
Владимир Баласанян и его "Дело"
Беседа с генеральным директором компании ЭОС
В. Баласаняном
Анатолий Бачин. Уважаемые читатели. Я представляю Вам Генерального директора компании "Электронные офисные системы" Владимира Эдуардовича Баласаняна. Многие знают разработанную под его руководством широко известную систему ведения делопроизводства "Дело", ядро которой базируется на Oracle. Я советую читателям, интересующимся этой тематикой, заглянуть на сайт ЭОС, где Вы сможете найти много информации по вопросам, как деятельности компании, так и по различным системам делопроизводства, даже от других фирм(!).
Итак, первый вопрос.
Владимир Эдуардович, можно ли сказать, что система "Дело" есть пример российской success story, когда разработана и внедряется нужная, полезная, начинающая немедленное действие информационная система, реализованная на базе данных Oracle, что еще более приятно.Владимир Баласанян. Да. Скорее всего можно. Если посмотреть на список наших заказчиков, а их уже больше сотни – Государственная Дума и Совет Федерации, Центральный Банк РФ и "Газпром", Тюменская нефтяная компания и журнал "За рулем", поликлиника ФСБ, Мострансгаз, ГИБДД Татарстана,... - по географии это более половины субъектов Российской Федерации плюс Украина и Казахстан (уточню, что лицензий на "Дело" продано свыше 6000 штук), то именно категория success story может хорошо подойти. Но это не только наша success story, это success story каждого из наших многочисленных заказчиков, потому что они, поверив нам, поверив в Oracle, базой которого мы пользуемся, получили и внедрили стержневую организующую подсистему для управления предприятием или организацией. Вы видите, и это подтверждает практика, работа с документами на уровне организации не зависит от предметной деятельности, а это и значит, что наша система является горизонтальным приложением. Особенность же в том, что систему приобретают для автоматизации конкретной деятельности, которая осуществлялась ранее, да еще в масштабе реорганизации (не очень понятное мне словосочетание – в масштабе реорганизации). И хотя система построена так, что внедрять можно по частям и исходит она из максимальной близости к реалиям, само же решение о приобретении и переходе на автоматизированный учет движения документов осуществляется довольно долго, иногда более года. Тем более, что нужно проложить вычислительную сеть, приобрести серверы, СУБД. Но иногда бывает и так, что у нашего потенциального заказчика уже имеется Oracle, да он с ним зачастую не знает, что делать. И вот приходит решение, наша система учета движения документов, которая увязывает документооборот, являющийся организующей основой управления предприятием, с использованием имеющегося программного и аппаратного оборудования, и все получается. Иначе, как success story, это не назовешь.
А. Б. Отличаются ли и в чем системы документооборота?
В. Б. Документы создаются внутри организации или получаются извне, регистрируются, рассматриваются, исполняются. Система делопроизводства (документооборота) - это некоторый, принятый в организации свод правил, регламент работы с документами в течение их жизненного цикла, который в общем случае включает создание или получение, регистрацию, рассмотрение, принятие решения, рассылку, контроль, уничтожение или передачу на хранение. Заметим, что часть жизненного цикла документа может быть в бумажном виде, часть в электронном. Естественно, в каждой организации могут быть свои правила учета и контроля движения документов. Если говорить о системах масштаба предприятия, охватывающих все виды документов на всех этапах их жизненного цикла, то главное отличие систем такого уровня – в степени централизации и детализации контроля за прохождением документов. Западная традиция в значительной степени ориентирована на высокую степень делегирования прав по уровням управления и, соответственно, на большую децентрализацию работы с документами, отечественная же – на жесткий централизованный контроль документооборота. Поэтому в качестве простейшей системы документооборота может служить система электронной почты или система управления документами, а в качестве изощренной системы учета и контроля за прохождением документов, например, - наша система.
Та система документооборота, которая в течение столетий была создана в России, имеет одну принципиальную особенность: она распространена в национальном масштабе, это некое сочетание стандарта де-юре и де-факто. И – с точки зрения автоматизации – это огромный плюс. И главное преимущество "Дела" то, что мы не изобретали и не тянули некую импортную технологию, а просто создали систему – сегодня это очевидно – наиболее полно отвечающая отвечающую всей совокупности функциональных свойств отечественной системы документооборота. При этом "Дело" разрешает традиционное противоречие между децентрализованной традиционной технологией выполнения делопроизводственных операций и централизованным контролем, потому что имеется возможность максимально плавного перехода от традиционной технологии в отдельных подразделениях к полностью автоматизированному делопроизводству.
Если сравнивать "Дело" с отечественными аналогами, то, с точки зрения функциональности, мы имеем существенный запас прочности в отношении знания различных конкретных технологических правил и приемов, а также выраженного, в конечном счете, в величине исходного кода системы (свыше 20 Мегабайт). Другое дело западные пакеты. На западе Западе распространено создание конкретных заказных систем, отсюда следует невозможность их тиражирования ни там, ни здесь. Когда у нас говорят о западных пакетах, речь обычно идет о массовых проблемно-ориентированных системах, подобных Lotus или DOCS Open, обладающих некоторыми, с моей точки зрения, весьма ограниченными инструментальными возможностями, на основе которых можно было бы создать системы документооборота. Но есть несколько причин, по которым сфера их использования для решения "наших" задач ограничена. Во-первых, все они изначально рассчитаны на работу только с электронными документами, а не на контроль полного жизненного цикла документа, только часть которого проходит электронной форме. Во-вторых, они предполагают простую вещь – все люди, участвующие в документообороте, имеют компьютеры, которые используют для работы с документами. В-третьих, любой продукт такого высокого уровня имеет ограниченные инструментальные возможности. Я уже не говорую о цене. Я не знаком не ни с одним полнофункциональным решением, реализованным в чистом виде средствами такого рода пакетов.
А. Б. Почему именно "Дело" отвечает требованиям отечественного документооборота?
В. Б. Так сложилась жизнь, что я и некоторые мои нынешние сотрудники в течение многих лет работали в таких крупных и хорошо организованных управленческих структурах, как Госплан СССР, ЦК КПСС и Администрация Президента РФ в качестве разработчиков прикладных систем автоматизации. И нам удалось досконально изучить организацию работы этих учреждений изнутри, стержнем которой, по сути, являлась организация документооборота. И когда в 1994 году мы создавали ЭОС как прикладное программистское предприятие, то одной из наших целей было создание некой тиражируемой корпоративной системы документооборота. "Дело" было, вероятно, первым в России успешным проектом создания тиражируемой системы системы автоматизации документооборота масштаба предприятия. И уже тогда, еще в эпоху расцвета desktop и файл-серверных решений, мы прекрасно понимали, что для создания системы документооборота масштаба предприятия необходима соответствующая СУБД. Первые версии системы появились на базе СУБД Progress. Однако, к 1996 году мы поняли, что создание эффективной и масштабируемой системы возможно только на СУБД Oracle. Таким образом, первая реально тиражируемая версия "Дела", известная как "Дело-96", появилась именно на Oracle и не могла появится, вероятно, на другой СУБД. И дело даже не в том, что к тому времени все крупные корпоративные структуры сориентировались на Oracle. Наличие длинных, длительных, по разному вложенных друг в друга транзакций (*), мощные средства обработки текстовой информации, эффективные средства блокировки доступа, полная независимость от платформы, уникальная производительность и надежность, масштабируемость, позволяющая в одной среде реализовывать как однопользовательские версии, так и версии, в которых работает много сотен пользователей, все до сих пор делают СУБД Oracle выдающейся платформой для реализации корпоративных приложений документооборота.
(*) – имеется в виду исконное значение слова transaction – ведение, дело, а не "транзакция" как термин СУБД Oracle. (А. Б.)
А. Б.Насколько платформно независима система "Дело"?
В. Б. Конечные пользователи, естественно, работают под Windows, а сервер "Дело" настолько платформно независим, насколько платформно независим Oracle. Поэтому наши системы работают и на отдельно стоящих персональных компьютерах под Windows, и на сетях Netware, и на всех версиях Unix, включая Risc-машины. О проблемах программной реализации лучше расскажут специалисты [примечание: В этом номере журнала публикуется статья ведущего разработчика компании "ЭОС" В. Люкевича].
А. Б. Каков требуемый уровень поддержки сервера "Дело", можно ли совместить администрирование с администрированием базы данных?
В. Б. Курс обучения администратора сервера занимает 4 – 8 академических часов. Это о многом говорит. В основном его функции сводятся к резервному копированию. Так что, справится ли администратор базы данных Oracle с администрированием "Дела", зависит только от него самого. Главная проблема – это спроектировать новую технологию и поддерживать ее. Появляется новая функция – технолог делопроизводства. Сопровождение же самой системы "Дело" после 1-2-х месяцев промышленной эксплуатации сводится к нулю.
А. Б. Как осуществляется переход с унаследованных и традиционных систем делопроизводства?
В. Б. Это уже отработанная технология, которая включает следующие этапы:
- настройка системы на технологическую схему документооборота заказчика, заполнение справочников (подразделения, группы документов, виды доставки, картотеки, пользователи и проч.), обучение персонала (пользователей, технологов делопроизводства, администраторов), загрузка при необходимости в систему ретроспективной информации, поэтапный ввод в действие.
Для организаций на несколько десятков рабочих мест, переход занимает, как правило, несколько недель. Наибольшее время здесь занимает обучение пользователей (стандартный курс – 20 часов). А также надо какое-то время осуществлять опытную эксплуатацию системы параллельно с традиционной технологией. В более крупных организациях с сотнями рабочих мест переход занимает нескольких месяцев – все-таки требуется произвести изменения в нормативной базе, технологии и так далее.
А. Б. Стоит ли переводить бумажные архивы в электронные, используя Вашу систему?
В. Б. На это нет однозначного ответа. Электронные архивы обеспечивают коллективный, удаленный и быстрый доступ, а также возможность аналитических изысканий. Но это, как правило, далеко не простой, не дешевый и не быстрый процесс. Главный вопрос – нужно ли это и оправдает ли результат затраченные средства.
А. Б. Спасибо за беседу.
Основные порталы (построено редакторами)