УТВЕРЖДАЮ
Председатель Правления
«Дельта Кей»
_________________________
«____» ______________2013
ПОРЯДОК
ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДЕНЕЖНОЙ НАЛИЧНОСТЬЮ ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ БАНКОМАТОВ (АТМ)
Оглавление
1. Термины и сокращения, используемые в данном документе............................................................ 3
2. Общие положения.................................................................................................................................. 4
3. Общие требования к инкассации банкомата....................................................................................... 4
4. Требования к сохранности денежных средств в банкомате.............................................................. 5
5. Порядок загрузки/разгрузки банкомата в системе Мониторинга и Статистики........................... 5
6. Подкрепление банкомата...................................................................................................................... 6
7. Инкассация банкомата........................................................................................................................... 6
8. Требования по инкассации банкомата………………………………………………………………7
9. Порядок формирования и хранения документов по банкомату..................................................... 9
9. Приложения...................................................................................................................................... …..9
Приложение Акт передачи ключей банкомата…………………………………………………….10
Приложение Заявка на загрузку банкомата №___............................................................................ 11
Приложение Акт загрузки выносного банкомата №___.................................................................. 12
Приложение Инкассационные остатки к ордеру.............................................................................. 13
1. Термины и сокращения, используемые в данном документе
Банкомат (АТМ) | Электронный программно-технический комплекс, предназначенный для приема платежей: платежей от граждан за различного рода услуги: сотовая, пейджинговая связи, интернет провайдеры, IP телефония, городские телефоны, коммунальные платежи, осуществление переводов без открытия счетов: получение и выдача денежных средств, расположенный вне помещения НКО; |
Заявка на загрузку банкомата | Документ, оформленный на основании данных мониторинга денежных средств по банкоматам; |
Акт загрузки выносного банкомата | Документ, оформленный по факту загрузки в наличных денежных средств и необходимых информационных данных; |
Инкассационные остатки к ордеру | Документ, оформленный по факту выгрузки из банкомата наличных денежных средств и необходимых информационных данных; |
Кассовый работник | Работник, осуществляющий загрузку денежной наличности в кассеты банкомата, их загрузку и выгрузку в/из банкомата и пересчет денежной наличности из кассет, извлеченных из банкомата; |
Инкассатор | Работник отдела безопасности, осуществляющий доставку кассет к банкомату и от банкомата; |
Контролер | Работник, осуществляющий снятие показаний работы банкомата, заведение информации о загружаемой сумме в банкомат; |
Операционист | Работник Операционного отдела, осуществляющий оформление документов по загрузке/разгрузке банкомата (приходные, расходные кассовые ордера); |
Reject кассета | Кассета, в которую сбрасываются отбракованные купюры после тестирования банкомата и сброшенные по различным причинам банкоматом; |
Retract кассета | Кассета, в которую сбрасываются сброшенные купюры, забытые клиентами денежные средства и другие купюры, сброшенные по различным причинам банкоматом; |
Купюроприемник | Кассета, предназначенная для приема платежей, в которую сбрасываются купюры; |
Технический специалист | Специалист фирмы-поставщика банкомата, с которой заключен договор на гарантийное обслуживание оборудования АТМ. |
2. Общие положения
2.1. Порядок работы с денежной наличностью при использовании банкомата (далее – Порядок) в «Дельта Кей» (далее – НКО) регламентирует процедуру проведения инкассации и подкрепления банкомата. Документ содержит правила, обязательные для выполнения всеми участниками процесса. Формы актов, оформляемые при инкассации и подкреплении банкомата, представлены в приложениях к настоящему порядку.
2.2. Работники НКО, осуществляющие инкассацию и подкрепление банкомата, назначаются приказом Председателя Правления НКО.
3. Общие требования к инкассации банкомата
3.1. Инкассация и подкрепление банкомата проводится по мере необходимости на основании данных мониторинга.
3.2. Разгрузка денежной наличности производится на основании заявки Председателя Правления НКО.
3.3. В процессе инкассации банкомата участвуют не менее двух работников Отдела безопасности, один из которых является кассиром, другой - контролером.
3.4. За работниками, указанными в п. 3.2, закрепляются ключи от банкомата на основании приказа Председателя Правления НКО. Дубликаты ключей хранятся у Председателя Правления НКО.
3.5. Дубликат ключа может быть выдан по запросу в случае поломки старого ключа. При утере ключа необходима установка нового замка.
3.6. В процессе инкассации из банкомата изымаются находящиеся в нем кассеты, сброс-кассета и купюроприемник с оставшимися в них денежными купюрами. Загружаются в банкомат новые кассеты, пустая сброс-кассета и купюроприемник.
3.7. Лица, участвующие в инкассации банкомата, несут полную материальную индивидуальную ответственность в соответствии с действующим законодательством.
3.8. Процесс инкассации и подкрепления оформляется тремя актами (заявка на загрузку, акт загрузки, инкассационные остатки к ордеру), расходными и приходными кассовыми ордерами и чеком инкассации банкомата. В указанных документах не допускаются какие-либо исправления. В крайнем случае неверное значение зачеркивается, проставляется правильное значение. Исправление заверяется подписями контролера и кассира.
3.9. Не допускается инкассация и подкрепление неисправного банкомата. При разгрузке неисправного банкомата необходимо присутствие технических специалистов для устранения неисправностей.
3.10. Не допускается частичная инкассация банкомата.
4. Требования к сохранности денежных средств в банкомате
4.1. Основным условием сохранности денежных средств в АТМ является обеспечение сохранности ключей банкомата и обеспечение недоступности сейфа АТМ для посторонних лиц.
4.2. Открытие сейфа банкомата и доступ к его содержимому разрешается только при наличии двух работников: контролера и кассира - инкассаторов отдела безопасности.
4.3. В случае болезни или отпуска работника, ответственного за хранение ключей, ключи передаются по акту (Приложение 1) замещающему работнику на время отсутствия основного сотрудника.
Порядок загрузки/разгрузки банкомата в системе Мониторинга и Статистики.
5.1.1 Уполномоченный сотрудник, на основании мониторинга банкоматов, для формирования документов, имеющих основания осуществлять работу по банкоматам, вводит информационные данные в систему Мониторинга и Статистики. При этом формируются следующие документы: Заявка на загрузку банкомата, Акт загрузки выносного банкомата, Инкассационные остатки к ордеру.
5.1.2 В меню «Операции» уполномоченный сотрудник выбирает «Инкассация банкомата», «Добавить заявку», нажимает <ENTER>. Необходимо выбрать нужный банкомат, «Добавить», добавление кассеты, видим ID адрес кассеты, выбирает номинал для загрузки, нажимает <ENTER>, «Количество», ввести количество банкнот, «Применить», «Добавить», видит ID кассеты, вводит номинал, «Сохранить», видит сообщение «Заявка успешно создана», О. К.
5.1.3. В меню найти «Напечатать заявку», <ENTER>, идёт печать заявки, О. К., «Закрыть».
5.1.4. В меню найти «Напечатать акт», <ENTER>, идёт печать акта, О. К., «Закрыть».
5.1.5. Встать на выделенную строку необходимого банкомата, <ENTER>, выбрать статус «Кассеты переданы инкассаторам (деньги в пути)», <ENTER>, «Сохранить», «Заявка успешно изменена», О. К.
5.1.6. Ввод Инкассационных остатков в систему Мониторинга и Статистики происходит в момент выгрузки и пересчета денежной наличности из кассет банкомата.
5.1.7. Уполномоченный сотрудник видит в системе банкомат с признаками инкассации.
5.1.8. Нажимает «Обновить», видит инкассационные остатки по банкомату. Встает на строку банкомата, <ENTER>, выбирает в меню «Инкассационные остатки», <ENTER>,вводит фактические данные денежных средств в купюроприемник, Reject и Retract кассеты, Печать, <ENTER>, Закрыть, Сохранить, сообщение « Инкассационные остатки сохранены успешно», О. К.
6. Подкрепление банкомата
6.1. Заявка на загрузку банкомата (Приложение ) внутренним порядком передаётся в Операционный отдел НКО.
6.2. На основании заявки на загрузку банкомата сотрудник Операционного отдела оформляет расходный кассовый ордер, выписанный на имя инкассатора, на сумму, указанную в заявке.
6.3. Расходный кассовый ордер и заявка передаются в установленном порядке в Операционную кассу НКО.
6.4. Заведующий кассой выдает кассовому работнику, ответственному за обслуживание банкомата, под отчет необходимую сумму денег под расписку в книге учета принятых и выданных ценностей.
6.5. Кассовый работник, получив деньги и документы на загрузку банкомата, закладывает купюры в кассеты в следующем порядке:
- закладывает денежные средства в кассеты в специально отведенном для этих целей помещении в соответствии с заявкой в присутствии заведующего кассой; пломбирует каждую кассету. К кассете прикрепляет ярлык с проставленными на нем:
· именным штампом,
· общей суммой (цифрами и прописью),
· номером АТМ,
· подписью кассира,
· датой.
6.6. Заведующий кассой оформляет акт загрузки выносного банкомата (Приложение ).
6.7. Кассир, контролер и инкассатор, в сопровождении охранника, доставляют кассеты к банкомату.
6.8. Затем кассир вставляет в банкомат новые кассеты в соответствии с п. 5.6.
6.9. Кассир и контролер закрывают сейф банкомата.
6.10. Контролер вводит в банкомат номер инкассационной заявки, распечатывает чек инкассации.
6.11. Кассир проверяет соответствие информации, введенной контролером, акту загрузки банкомата, в случае полного соответствия кассир и контролер расписываются в акте загрузки
7. Инкассация банкомата
7.1. Инкассаторские работники открывают сейф банкомата.
7.2. Инкассаторские работники перед выемкой кассет убеждаются в целостности пломб на кассетах и извлекают кассеты из банкомата.
7.3. Инкассаторские работники доставляют извлеченные из АТМ кассеты в кассовый узел.
7.4. Прием кассовым работником от инкассаторских работников кассет осуществляется по надписям на ярлыках к кассетам с денежной наличностью с проверкой целости кассет и пломб, наличия необходимых реквизитов на пломбах и ярлыках к кассетам с денежной наличностью.
7.5. Кассовый работник в присутствии заведующего кассой пересчитывает содержимое кассет, сброс-кассеты и купюроприемник.
7.6. Заведующий кассой заносит данные пересчета в Инкассационные остатки к ордеру (Приложение ).
7.7. При наличии в сброс-кассете купюр данные заносятся отдельно по каждому номиналу. Возможны три случая попадания купюр в сброс-кассету:
· В результате контрольно-технических действий банкомата;
· Ветхие, слипшиеся купюры;
· В результате неверных действий клиента.
7.8. Если в результате пересчета кассовый работник выявил несоответствие показаний чека разгрузки банкомата данным пересчета, то в этом случае указывается реальное количество банкнот в каждой кассете.
7.9. При выявлении излишка, недостачи при полистном, поштучном пересчете денежной наличности, изъятой из банкомата, составляется акт пересчета в одном экземпляре.
7.10. В случае выявления излишков/недостач об этом информируется главный бухгалтер НКО.
7.11. Комиссия, назначенная Приказом Председателя Правления НКО расследует причину возникновения недостачи/излишка и принимает меры по ее устранению. В случае необходимости к расследованию может быть привлечен Отдел безопасности НКО.
7.12. Операционный работник сверяет данные, указанные заведующим кассой в Инкассационных остатках с показаниями чека со счетчиками купюр. Если расхождения подтверждаются, операционный работник оформляет излишек, или недостачу и оформляет приходный ордер на общую сумму выгруженных денежных средств, а также отражает недостачу/излишек.
7.13. Все документы, указанные в пункте 7.12, заведующий кассой передает кассовому работнику, который подшивает их в документы дня.
8. Требования по инкассации банкомата
8.1. Загрузка денежной наличности в кассеты.
· В банкомате имеется две кассеты для загрузки денежных средств, одна сброс-кассета и купюроприемник.
· Перед укладкой денег в кассеты необходимо убедиться, что номинал закладываемых купюр соответствует номиналу кассеты. Для этого перед началом эксплуатации банкомата на кассете маркером наносится ее номер и номинал банкнот.
1000 р. 5000 р. 2 №1 №2
· Маркировка кассет должна быть идентична порядку кассет, указанному в заявке на загрузку банкомата и акту загрузки банкомата.
· В кассеты необходимо загружать по возможности новые купюры без механических повреждений и склеек.
· Запрещается заполнять кассеты «до отказа», а также сверх установленного для каждого банкомата лимита.
· В каждой кассете имеется датчик окончания купюр, который может быть настроен на разное количество купюр (от 10 до 50). Поэтому не следует загружать в кассету слишком мало купюр (менее корешка). Ситуация при которой банкомат выдает предупреждение об отсутствии купюр, а при разгрузке обнаруживается некоторое количество денег – нормальна.
8.2. Порядок загрузки/разгрузки банкомата.
· Контролер и кассир достают кассеты из банкомата и устанавливают кассеты, загруженные денежной наличностью.
· На экране отображается состояние банкомата. Контролер выбирает тип «Диспенсер».
· Далее выбрать «Инкассация».
· Контролер из Инкассационной заявки вводит номер инкассации.
· Контролер выбирает «Подтвердить», подтверждает загрузку диспенсера нажатием на строки «Кассета 1», «Кассета 2», «Купюроприемник»
· Контролер выбирает «Подтвердить», происходит печать чеков инкассации.
9. Порядок формирования и хранения документов по банкомату.
9.1. Документы по банкомату хранятся в соответствии с требованиями «Положения о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации» от 01.01.01г.
9.2. Кассовые документы должны быть сформированы кассовым работником не позднее следующего рабочего дня после загрузки/разгрузки банкомата за каждый день.
Приложение
Акт передачи ключей банкомата
«____» _______________ 20_г.
Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт о том, что _____________________________
(ФИО)
___________________________ передал, а ______________________________________________
(ФИО)
принял ключи от банкомата №__________________________,
находящегося по адресу: ____________________________________________________________.
Сдал: _____________________ _______________ /____________________________/
Должность Подпись ФИО
Принял: ___________________ _______________ /____________________________/
Должность Подпись ФИО
Приложение
ИНКАССАЦИОННАЯ ЗАЯВКА №
Заявка на загрузку банкомата №
от « » 20 г.
Подкрепить банкомат № , установленный по адресу:
в соответствии с купюрной разбивкой и отразить по бухгалтерскому учету.
Дата подкрепления: « » 20 г.
Номер слота для кассеты | Валюта | ID кассеты | Номинал в кассе | Количество купюр | Итого в кассете |
1 | RUR | .01 | 1000 | ||
2 | RUR | .02 | 5000 |
Всего на сумму: ____________________________
(Сумма цифрами и прописью)
Председатель Правления _______________ /______________/
Должность Подпись ФИО
Приложение
ИНКАССАЦИОННАЯ ЗАЯВКА №
Акт загрузки выносного банкомата №
от « » 20 г.
Расходный кассовый ордер (в руб.) №
Время загрузки «___»:«___»
Номер слота для кассеты | Валюта | ID кассеты | Номинал в кассете | Количество купюр | Итого в кассе |
1 | RUR | .01 | 1000 | ||
2 | RUR | .02 | 5000 |
Всего на сумму: ______________________________
(сумма цифрами и прописью)
Кассеты опломбированы пломбой №
Замечания:__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Кассир _______________ _________________ /________________/
(Должность) (Подпись) (ФИО)
Кассир________________ ________________/________________/
(Должность) (Подпись) (ФИО)
Приложение
ИНКАССАЦИОННЫЕ ОСТАТКИ К ОРДЕРУ №
от « » 20 г.
Банкомат №
Время и дата выгрузки « »:« »
Номинал | Загружено банкнот | Загружено на сумму | Количество сейчас | Кол-во(сервер) | Кол-во (банкомат) | ID кассеты |
1000 | .01 | |||||
5000 | .02 |
Наименование | Сервер кол/Сумма | Банкомат кол/Сумма | Факт кол/Сумма |
Reject диспенсера | |||
Retract диспенсера | |||
Купюроприемник |
Кассир _______________ _________________ /________________/
(Должность) (Подпись) (ФИО)
Кассир________________ ________________/________________/
(Должность) (Подпись) (ФИО)
