5.3.1 Разработка Положения о структурном подразделении позволяет достичь следующих управленческих целей:
§ определение правового статуса подразделения и его места в системе управления предприятием;
§ закрепление внутренней структуры подразделения;
§ разграничение задач, функций, прав и ответственности;
§ обеспечение более полного выполнения возложенных на подразделение и его руководителя функций;
§ обоснованная оценка результатов деятельности;
§ закрепление организационно-правовых основ документирования деятельности подразделения.
5.3.2 Положение выпускается в одном экземпляре и хранится в отделе инноваций и качества. Копия Положения хранится в самом структурном подразделении.
5.3.3 Положения подлежат обязательному пересмотру один раз в три года и ежегодному уточнению по итогам работы за год.
5.3.4 Срок хранения Положения – постоянный (ст.16 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». М., 2000).
5.4 ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ, ВЫДАЧИ ПОЛОЖЕНИЯ
Оформляют и печатают положение его авторы (руководители подразделений).
На титульном листе указывается:
- код;
- название.
На всех листах в рамке указывается:
- код документа:
- номер страницы и общее количество страниц;
- номер выпуска;
- дата выпуска.
Изготовление необходимого количества копий обеспечивает начальник отдела инноваций и качества.
Выдает копии положения делопроизводитель отдела инноваций и качества согласно листу рассылки под подпись получателя в журнале выдачи документов СМК.
Перед выдачей делопроизводитель проверяет комплектность документа и проставляет на титульном листе номер экземпляра.
5.5 ОЗНАКОМЛЕНИЕ С ПОЛОЖЕНИЕМ
Ознакомление всех работников подразделения с положением проводит их непосредственный руководитель согласно организационной структуре с отметкой в «Журнал ознакомления с документацией СМК».
4.3 Другие положения
Содержание положений о совете по качеству, о представителе руководства по качеству и других определяется автором в зависимости от специфики вопросов, которые отражаются в положении.
Оформление, порядок согласования, утверждения и выдачи указанных положений определяется автором. Все экземпляры должны быть учтены и выданы под подпись.
РАЗДЕЛ 5
ИНСТРУКЦИИ ВСЕХ ВИДОВ
5.1 Технологические и методические инструкции
Технологические и методические инструкции разрабатываются руководителем того подразделения организации, деятельность которого является преобладающей в описываемых процессах.
Подразделения, в распоряжении которых имеется компьютер, оформляют и печатают технологические и методические инструкции самостоятельно, остальные печатает делопроизводитель отдела инноваций и качества.
Автор технологической или методической инструкции согласовывает разработанный документ с руководителями задействованных в нем подразделений. Инструкции, в которых задействованы все подразделения, согласовываются с членами Совета по качеству.
Начальник отдела инноваций и качества проверяет технологическую или методическую инструкцию на соответствие требованиям ISO и документации СМК.
Утверждает технологические и методические инструкции директор КемГППК.
Содержание технологической инструкции аналогично содержанию МИ (см. п.5.4.1).
Содержание методической инструкции аналогично содержанию МИ (см. п.5.4.1), за исключением раздела «Описание работы и ответственность». Для методической инструкции в этот раздел не включается блок-схема.
Технологические и методические инструкции не требуют рассмотрения на Совете по качеству.
Оригинал, второй экземпляр и электронная копия инструкции технологической и методической хранится в отделе инноваций и качества.
5.2 Инструкции по эксплуатации оборудования
Все инструкции по эксплуатации оборудования, вычислительной и копировально-множительной техники и т. п. разрабатывает руководитель того подразделения, где эти средства используются. Оформляют и печатают инструкции по эксплуатации оборудования авторы документов самостоятельно.
Автор согласовывает разработанный документ с руководителями задействованных в нем подразделений. Инструкции, в которых задействованы все подразделения, согласовываются с членами Совета по качеству.
Начальник отдела инноваций и качества проверяет инструкции по эксплуатации оборудования на соответствие требованиям стандарта ISO и документации СМК.
Утверждает Иэ директор колледжа.
Инструкция по эксплуатации оборудования включает следующие разделы:
Содержание
- приводится перечень разделов инструкции с указанием страниц.
1 Цель
- указывается, для чего предназначена данная инструкция.
2 Область применения
- указывается, в каких подразделениях организации применяется данная инструкция.
3 Сопутствующая документация
- указывается, какие документы используются при разработке данной инструкции.
4 Определения, сокращения, аббревиатура
- указывается расшифровка или объяснение терминов, сокращений, символов, используемых в тексте инструкции.
5 Основные технические данные
- указывается характеристика объекта эксплуатации, марка, назначение, основные технические данные.
6 Пуск оборудования
- указываются основные правила пуска оборудования.
7 Порядок работы и наладка оборудования
- указываются основные правила, обеспечивающие безаварийную эксплуатацию оборудования в процессе выполнения технологических операций, а также лица, осуществляющие наладку оборудования и объем работ.
8 Остановка оборудования и действия по окончании работы
- указываются основные требования безаварийной остановки оборудования и правила действия персонала по окончании работы.
9 Меры предосторожности
- указываются правила, которые должен выполнять обслуживающий персонал при эксплуатации оборудования для предотвращения аварий и несчастных случаев.
10 Ответственность
- указывается ответственность обслуживающего персонала за нарушение данной инструкции.
11 Внесение изменений
- приводится лист регистрации изменений и дополнений документа (см. прил. 7).
12 Согласование
- в листе согласования (см. прил. 8), указываются руководители подразделений, участвующих в выполнении процесса.
13 Рассылка
- в листе рассылки (см. прил. 9) указываются подразделения и лица, которым должна быть направлена данная инструкция с указанием необходимого количества экземпляров.
13 Приложения
- приводятся формы документов, используемых при выполнении данной работы. При необходимости приводятся схемы, фотографии, эскизы, рисунки оборудования. Если в инструкции приложений нет, то этот раздел в документ не включается.
Оригинал и электронная копия инструкции по эксплуатации оборудования хранится в отделе инноваций и качества.
5.3 Должностные инструкции
Должностная инструкция разрабатывается в соответствии с Методологической инструкцией «Порядок разработки должностных инструкций»
1 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
1.1. Должностная инструкция является основным организационным документом, который регламентирует закрепление функций работника.
1.2. В должностной инструкции закрепляются должностные обязанности и права работника, а также требования ГОУ СПО «КемГППК» к его квалификации, профессиональным знаниям и умениям. Должностная инструкция является одним из методов управления персоналом.
1.3.Должностные инструкции, разработанные в ГОУ СПО «КемГППК», взаимосвязаны по содержанию и в совокупности представляют собой систему закрепления за работниками разных категорий определенных видов работ, выполняемых в процессе функционирования отдельного структурного подразделения.
2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
В настоящей МИ использованы ссылки на следующие нормативные документы:
2.1. Постановление Минтруда России от 06.06.96г. № 32 «Тарифно-квалификационные характеристики по должностям».
2.2. Постановление Минтруда России от 21.08.98г. № 37 «Квалификационный справочник должностей специалистов и других служащих».
2.3. Инструктивное письмо Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации от 01.01.01 г. № 52
2.4. ГОСТ Р ИСО Системы менеджмента качества. Требования.
3 ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
В настоящей МИ применяются термины с соответствующими определениями:
3.1. Аттестация кадров – оценка профессиональных навыков и результатов профессиональной деятельности лиц, занимающих определенные должности.
3.2. Должностная инструкция– документ, описывающий задачи и сферы ответственности сотрудника, занимающего какую-либо должность.
3.3. КВАЛИФИКАЦИЯ – способность выполнить установленные требования
3.4. Система менеджмента качества – система для разработки политики и
целей в области качества и достижения этих целей.
4 ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ
В настоящей методологической инструкции применяются следующие обозначения и сокращения:
4.1. МИ – методологическая инструкция
4.2. СМК – система менеджмента качества
4.3. ГОУ СПО «КемГППК» - Государственное образовательное
учреждение среднего профессионального образования «Кемеровский государственный профессионально-педагогический колледж»
4.4. ДИ – должностная инструкция
5 ФУНКЦИИ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ, ИМЕЮЩИЕ ЗНАЧЕНИЕ ДЛЯ РАБОТОДАТЕЛЯ И ДЛЯ РАБОТНИКА
5.1. Выполняя организационную, регламентирующую и регулирующую роль, должностная инструкция рассматривается как средство управления; по своему назначению является документом стабильного действия. Ее действие продолжается до замены новым документом.
5.2. Должностная инструкция – документ многофункциональный. Ее наличие важно и для работодателя, и для работника.
5.2.1. Для работодателя должностная инструкция:
- обеспечивает объективность оценки деятельности работника в процессе его аттестации;
- является обязательным документом в решении индивидуальных трудовых споров в комиссии по трудовым спорам и в судах;
- обеспечивает рациональное разделение труда;
- служит средством укрепления трудовой дисциплины;
- позволяет установить несоответствие работника занимаемой должности.
5.2.2. Для работника должностная инструкция:
- определяет его организационно-правовое положение, права и обязанности;
- является обязательным документом в решении трудовых споров в комиссии по трудовым спорам и в судах;
- определяет виды выполняемой работы;
- обеспечивает специализацию в определенной области.
6 ФОРМУЛЯР И СТРУКТУРА ТЕКСТА ДОЛЖНОСТНОЙ
ИНСТРУКЦИИ
6.1. Формуляр должностной инструкции и структура текста унифицированы. Для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов. Она должна содержать наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения.
6.2. Заголовок к тексту должен быть согласован в падеже с наименованием документа (как и в других управленческих документах).
 |
6.3. Также формулируют заголовок и в том случае, если инструкция разрабатывается как типовая для работников разных подразделений, выполняющих одни и те же обязанности (например, для секретаря учебной части и др.).
6.4. Руководитель структурного подразделения разрабатывает и подписывает должностные инструкции; утверждает эти документы директор колледжа.
6.5. Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под расписку, которую располагают на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает слова «С инструкцией ознакомлен(на)», личную подпись работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления.
6.6. Структура текста должностной инструкции включает следующие разделы:
8. Общие положения.
9. Функции.
10. Должностные обязанности.
11. Права.
12. Ответственность.
13. Взаимоотношения (связи по должности).
6.7. Содержание разделов излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в рамках каждого раздела.
6.8. Основные требования к тексту должностной инструкции – это полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей. Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: «Инспектор выполняет», «Инспектор организует» и т. д.
7 СОДЕРЖАНИЕ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
7.1. Содержание должностной инструкции во многом определено государственными нормативными документами. В их числе: Тарифно-квалификационные характеристики по должностям, утвержденные Постановлением Минтруда России от 06.06.96 № 32; Квалификационный справочник должностей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 , в котором содержится регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий; также документы Минобрнауки и Минтруда России, содержащие положения о должностях и квалификационные характеристики отдельных должностей, специальной литературы, описывающей характер работы тех или иных специалистов или подразделений.
7.2. Квалификационная характеристика каждой должности, включенной в справочник, содержит три раздела:
Ø Должностные обязанности – перечисляются функции, которые полностью или частично выполняются работником, занимающим данную должность.
Ø Должен знать – излагается обязательный состав специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые работник должен учитывать и уметь использовать при выполнении своих должностных обязанностей.
Ø Требования к квалификации – в этом разделе перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также требования к стажу.
7.3. Помимо названных документов, при разработке должностных инструкций следует опираться на Положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции – взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, т. к. обязанности каждого работника вытекают из задач и функций структурного подразделения.
7.1 Раздел I «Общие положения»
7.1.1. Раздел I содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней:
- название структурного подразделения;
- категория сотрудника (руководитель, специалист, технический исполнитель и т. д.);
- подчиненность данного работника;
- порядок назначения и освобождения от должности;
- порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;
- требования к профессиональной подготовке и квалификации.
7.1.2. Квалификационные требования делятся на два основных направления: уровень образования (общее, среднее, высшее, специальное) и практический опыт, т. е. стаж работы на аналогичной должности. Источником для их установления могут служить разделы «Должен знать» и «Должен уметь» Квалификационного справочника.
7.1.3. В этом же разделе отдельным пунктом перечисляются законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности. Помимо актов общего действия сюда включают перечень внутренних организационных и распорядительных документов, которые должны быть известны работнику, занимающему ту или иную должность (устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др.).
7.2 Раздел II «Функции»
7.2.1. В разделе II формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее перечисляются конкретные виды работ, из которых складывается выполнение основной задачи.
7.3 Раздел III «Должностные обязанности»
7.3.1. В разделе III «Должностные обязанности» устанавливается порядок исполнения функций, видов работ, отдельных поручений, а также этические нормы, которые работник обязан соблюдать в ходе трудовой деятельности.
7.4 Раздел IV «Права»
7.4.1. Раздел IV «Права» закрепляет круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него функций, а также порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся: доступ работника к определенной информации, принятие решений, получение данных, необходимых в работе, право визирования определенных видов документов, а также контроля (за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.). Содержание раздела «Права» напрямую взаимосвязано с набором функций. Он устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей.
7.4.2. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.
7.5 Раздел V «Ответственность»
7.5.1. Раздел V «Ответственность» раскрывает содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. В инструкции может быть установлена административная, дисциплинарная и материальная ответственность. Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разделы «Функции» и «Должностные обязанности», в соответствии с которыми и детализируется ответственность должностного лица.
7.6 Раздел VI «Взаимоотношения»
7.6.1. В разделе VI «Взаимоотношения» регулируются производственные контакты между должностными лицами данного и иных структурных подразделений колледжа, устанавливается круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями.
7.6.2. Для повышения качества должностной инструкции целесообразно установить в данном разделе порядок и периодичность предоставления (а также получения) данным работником отчетов, планов и других документов.
5.4 Инструкции по охране труда
5.4.1 Содержание инструкций по охране труда
Содержание, порядок разработки, согласования и утверждения инструкций по охране труда для работников колледжа, порядок ревизии и хранения, типовые формы журналов учета и выдачи определяет приложение к постановлению № 30 от 6.04.2001г. «Об утверждении методических рекомендаций по разработке государственных нормативных требований по охране труда».
5.2.2 Оформление инструкции.
Оформление инструкции на ПЭВМ осуществляет разработчик, шрифтом 12, межстрочный интервал одинарный, в рамке с колонтитулом.
На титульном (первом) и втором листах инструкции по охране труда указывается:
- полное название инструкции, полное наименование профессии, в соответствии со структурой подразделения;
- код инструкции в подразделении.
5.3.3 Утверждение инструкции
Содержание и правильность оформления проверяет зам. директора по БЖ.
Утверждает инструкции директор и председатель профсоюзного комитета.
5.4.4 Подготовка к рассылке и выдача копий.
Изготовление копий инструкций по охране труда обеспечивает разработчик в необходимом количестве и передает в отдел БЖ.
Выдача инструкций по охране труда пользователям производится инженером по охране труда под подпись в «Журнал учета выдачи инструкций по охране труда для работников подразделений КемГППК».
Перед выдачей копий инженер по охране труда выполняет следующее:
1) На титульном листе и всех последующих листах
в колонтитуле проставляет:
- номер экземпляра (пастой фиолетового или синего цвета);
2) Проверяет комплектность.
5.5.5 Хранение оригинала инструкции
Оригинал инструкции по охране труда хранится в отделе БЖ.
РАЗДЕЛ 6
ЗАПИСИ ПО КАЧЕСТВУ
6.1 Перечень записей (примерный)
№ п/п | Объекты записей в соответствии с разделами ГОСТ Р ИСО | Рабочая и обобщающая документация | Ответственное лицо |
1 | 2 | 3 | 4 |
1 | Планирование и оценка процессов СМК 5.4. 5.6.2. 5.6.3. | · планы по качеству (запись - оценка результативности); · протоколы заседаний совета; · планы и отчеты по выполнению корректирующих действий; · отчетность по выполнению приказов, распоряжений. | Нач. ОИиК Секретарь Совета |
2 | Сведения по персоналу 6.2.2. | · рабочее штатное расписание; · документы о пройденном обучении; · данные по итогам аттестации. | Начальник отдела кадров |
3 | Изучение требований потребителей, анализ контракта7 | · маркетинговые исследования; · договоры на услуги | Зам. директора по НО |
4 | Управление процессом оказания услуг 7.5.1. 8.2.3. | · ведомости зачётные, экзаменационные. · рабочие учебные планы · рабочие программы · методики контроля качества обучения и качества менеджмента процессов. · Учебно-методический комплекс дисциплины, · Расписание занятий. · Учебный график · документы по материальной базе; · журналы групп · журналы текущей успеваемости. · Протоколы ГЭК и ГАК · Протоколы заседания совета колледжа. · Протоколы приёмной комиссии | Начальник учебного отдела |
5 | Валидация процессов оказания услуг 7.5.2. 8.2.3. 8.2.4. | · документы проектирования и планирования учебного процесса: · контроль параметров качества образовательных услуг; · акты проверок аудиторов. | Зам. директора по УВР |
6 | Сохранение собственности потреби | · журнал учёта личных дел студентов и персонала | Начальник отдела кадров |
7 | документация на техническое оборудование, материальную базу. 6.3.6.4 | · паспорта на оборудование; · акты проверки технического состояния оборудования, климата в помещении, график работы охраны. | Зам. директора по УПР Зам. директора по БЖ |
8 | Распределение студентов (по возможности) | · Запись в базу данных заказчиков выпускников. | Зам директора по НО |
9 | Оценка состояния качества образовательной услуги 7.5.1. | · информация о количестве принятых и абитуриентов и выпущенных специалистов; | Зам. директора по НО |
10 | Внутренний аудит. 8.2.2. | · планы-графики внутренних проверок; · отчеты о проверках; · мероприятия по результатам проверок. | Нач. ОИиК |
11 | Мониторинг качества продукции 8.2.4. | · журнал; · ведомости зачётные, экзаменационные · протоколы заседаний совета по итогам сессии и ИГА | Зав. отделением |
12 | Управление несоответствующей продукцией 8.3. | · рекламации и жалобы; · данные по выявленным причинам НП. | Зам. директора по НО |
13 | Выполнение корректирующих действий 8.3. | · планы и отчеты по выполнению корректирующих действий; · оценка эффективности выполнения корректирующих действий. | Нач. ОИиК |
14 | Выполнение предупреждающих действий 8.3. | · планы и отчеты по выполнению предупреждающих действий; · оценка эффективности выполнения предупреждающих действий. | Нач. ОИиК |
6.2 Порядок оформления и ведения
6.2.1 Журналы
Форму журнала разрабатывает начальник подразделения или лицо им уполномоченное. Каждый журнал имеет следующую информацию:
- код – КемГППК Дж УУ-ZZ-NNNN;
- полное наименование в соответствии с перечнем документов системы менеджмента качества по подразделению;
- Все страницы должны быть пронумерованы и прошиты (журналы типографского образца не прошиваются).
- Журнал должен быть опечатан с подписью лица, поставившего печать, указанием даты, количества страниц/листов в журнале. Проставляется печать подразделения, при отсутствии таковой – печать ОСМК.
- Записи в журналах должны соответствовать тем графам, которые указаны, должны быть легко читаемы, идентифицируемы.
6.2.2 Папки
На папке должна быть указана следующая информация:
- код – КемГППК Дп УУ-ZZ-NNNN;
- номер папки, если их несколько с таким кодом;
- полное наименование в соответствии с перечнем документов системы менеджмента качества по подразделению;
- реестр (перечень) документов, находящихся в папке;
На документ, находящийся внутри папки в верхнем правом углу ставится ручкой, наклеивается при помощи скотча или наносится иным методом номер согласно реестру (номер по порядку документа в папке).
6.2.3 Отчеты, протоколы, бланки и другие документы
Форму отчета, справки, протокола, бланка, если это не оговорено каким-либо документом, разрабатывает начальник подразделения или лицо им уполномоченное.
Эти документы, независимо от их формы и значимости, должны иметь:
- Код – КемГППК Дб УУ-ZZ-NNNN;
- фамилию и подпись исполнителя и/или руководителя и других лиц, указанных в документе;
- дату;
- нумерацию страниц и общее количество страниц, если их более одной.
- если это копия, то номер копии и подпись автора копии.
Код ставится на титульном, при его наличии, или первом листе документа в любом месте вверху.
ВНИМАНИЕ! Приказы, распоряжения, бланки, уже имеющие коды (федеральных, областных, городских и других организаций), а также протокол заседания Совета по качеству не кодируются.
6.2.4 Перечень документов системы менеджмента качества
Автором перечня документов системы менеджмента качества по подразделению является руководитель подразделения.
Содержание перечня КемГППК Дб … (код по перечню подразделений)
1) документы собственной разработки подразделения по уровням документации:
- Методологические инструкции;
- Инструкции всех видов ( положение Ип, должностные Ид, технологические Ит, методические Им и по эксплуатации оборудования, по охране труда Иот );
- записи КемГППК Д (журналы, папки, справки, акты, протоколы и другие);
2) документы системы менеджмента качества методологические инструкции, инструкции, полученные из других подразделений записанные в том же порядке, что и собственные.
6.3 Выдача записей
Документы, подлежащие учету и выдаче в другие подразделения, учитываются следующим образом:
- изготавливается необходимое количество копий;
- на каждой копии слева вверху или внизу титульного или первого листа ставится надпись «Копия №__», количество страниц, если их более одной, подпись лица, осуществившего тиражирование, дата подписи.
На обратной стороне последнего листа оригинала документа указывается количество изготовленных копий, ставится подпись лица изготовившего копии, расшифровка подписи, дата.
Документы, выдаются под подпись лица получившего.
Допускается два варианта выдачи:
1) на обратной стороне последнего листа, если их более 1, указывается:
- копия №___;
- подразделение, в которое выдается документ;
- подпись лица, получившего документ;
- расшифровка подписи (фамилия);
- дата получения.
2) документ выдается с регистрацией в журнале выдачи документов СМК, действующем в подразделении для выдачи документов, где указывается:
- наименование и код документа;
- номер копии;
- подразделение, в которое выдается документ;
- подпись лица, получившего документ;
- расшифровка подписи (фамилия);
- дата получения.
РАЗДЕЛ 7
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ СМК
7.1. Ревизия документов
Все документы системы менеджмента качества подвергаются ревизии:
- руководство по качеству, методологические инструкции, инструкции (технологические, методические, по эксплуатации оборудования, должностные), положения – не реже 1 раза в год;
- инструкции по охране труда – не реже 1 раза в 5 лет, если иной срок не установлен соответствующими правилами.
Ревизию проводит автор или лицо им уполномоченное, который просматривает документ, проверяет действие его во взаимосвязи с другими документами системы менеджмента качества; ищет подтверждение действий, описанных в документе, записями; соответствие указанных наименований и кодов записей утвержденному перечню; анализирует и определяет возможность улучшения данного документа.
Если необходимо внести изменения или переиздать документ, то автор действует в соответствии с п.6.2 настоящего руководства.
Ревизию руководства, методологических инструкций начальник отдела инноваций и качества фиксирует в журнале, а также делает в каждом экземпляре МИ в разделе 7 «Внесение изменений» запись о проведении ревизии, независимо от ее результата.
Ревизию инструкций всех видов руководитель подразделения фиксирует в журнале регистрации ревизии документов системы менеджмента качества подразделения (код по перечню подразделения)
По окончании проведения всех ревизий в году, но не позднее 01 декабря подается в отдел инноваций и качества отчет о проведении ревизии документов.
7.2 Внесение изменений и переиздание документов СМК
Внесение изменений проводится по результатам ревизии документов СМК, внутреннего аудита, решения Совета по качеству, при изменении технологии выполнения каких-либо работ. Основанием для внесения изменения в документы СМК является протокол Совета по качеству (для руководства по качеству, методологических инструкций), согласованная заявка на изменение документа СМК, протокол несоответствий внутреннего аудита.
Изменения, вносимые в документы СМК, не должны противоречить требованиям стандарта ISO .
- Изменения в руководство по качеству, методологические инструкции, инструкции методические, технологические вносит начальник отдела инноваций и качества по своей должностной инструкции.
- Изменения в положения о подразделениях, вносит руководитель подразделения.
- Изменения в должностные инструкции вносит работник ОК.
- Изменения в инструкции по охране труда вносит работник отдела БЖ.
Для внесения изменений в документы изымаются все экземпляры данного документа у пользователей согласно листу рассылки под подпись в журнале выдачи документов СМК соответствующего подразделения.
Изменения в документы СМК вносятся следующим образом:
- зачеркиванием;
- заменой страницы.
Внесение изменений зачеркиванием знаков, надписей, отдельных слов и строк производят сплошной тонкой линией с проставлением новой информации в непосредственной близости от зачеркнутого.
Около каждого внесенного изменения за пределами рамки документа пастой синего цвета указывается порядковый номер изменения (согласно листу регистрации изменений, дополнений и ревизий документа, заключенный в окружность диаметром 6-12 мм.
Если для внесения изменения недостаточно места, то делается новый (заменяющий) лист оригинала документа с учетом вносимого изменения.
Если на одной странице документа внесено более трех изменений, то делается новый (заменяющий) лист оригинала документа.
Дополнение вносится в лист регистрации изменений, дополнений и ревизий документа, по тексту за пределами рамки указывается порядковый номер изменения.
Измененная страница оригинала документов СМК хранится в архиве отдела инноваций и качества весь период функционирования СМК. Все остальные экземпляры подлежат утилизации.
Переиздание документов СМК проводится в следующих случаях:
- изменение общего количества страниц в результате внесения изменений;
- неактуальность документа;
- количество страниц, имеющих изменения, составляют более 1/3 общего количества страниц.
Оформление, согласование, утверждение переизданных документов производится в том же порядке, как и вновь разрабатываемых.
В новом издании документа ставится очередной номер выпуска и дата.
После внесения изменения экземпляры измененного или переизданного документа возвращаются руководителям подразделений под роспись в журнале выдачи документов СМК (код по перечню подразделений) аналогично новым документам.
7.3 Внесение изменений в записи
7.3.1 Внесение изменений в журналы
В документы КемГППК Д, находящиеся на рабочих местах (журналах, справках, протоколах и других), разрешается вносить изменения (исправлять ошибки) в отдельные слова, фразы, цифры следующим образом:
- зачеркнуть одной чертой изменяемый элемент;
- записать в новой редакции;
- поставить подпись лица, внесшего изменение;
- дату.
7.3.2 Внесение изменений в перечень документов СМК
В процессе работы допускается при исключении документа из перечня – аккуратно зачеркнуть наименование и код документа, поставить подпись и число. При возникновении дополнительного документа аккуратно вписать в перечень, поставив подпись и число.
Изменения вносит автор в каждом экземпляре, включая экземпляр в отделе инноваций и качества.
При накоплении более 20 изменений перечень переиздается и утверждается в том же порядке, что и вновь разрабатываемый.
7.4 Изъятие из обращения документов СМК
Обеспечение на рабочем месте только действующего документа осуществляется изъятием документа утратившего силу с выдачей под подпись действующего документа.
1) Изъятие документов системы менеджмента качества (МИ, инструкций Ит, Иэ, Им) из обращения осуществляется в следующем порядке:
а) по запросу начальника ОИиК руководители подразделений или лица, ответственные за управление документацией системы менеджмента качества в подразделениях, передают документы в ОИиК
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 |
