Порядок создания документов, подтверждающих возникновение денежных обязательств и являющихся основанием для проведения кассовых выплат, и их передача в орган Федерального казначейства посредством ППО «СЭД»
Создание документов, подтверждающих возникновение денежных обязательств, участниками бюджетного процесса и их передача в орган Федерального казначейства
Документы-основания сканируются с учетом требований к графическим электронным копиям, определенных Требованиями к форматам текстовых файлов, используемых при информационном взаимодействии между органами Федерального казначейства и участниками бюджетного процесса.
Предпочтительно использовать многостраничный формат электронного графического изображения (тип TIFF-многостраничный, PDF). Для этого необходимо провести необходимые настройки на сканирующем устройстве – установить формат «tiff многостраничный сжатый» или «PDF». В случае невозможности подготовки многостраничной графической копии электронного документа допускается использование формата JPG.
Для уменьшения объема передаваемых документов-оснований необходимо подготовленные файлы сжимать программами-архиваторами Winrar или Winzip.
Доставка долгосрочных договоров (договоров, подлежащих многократной оплате) и договоров (государственных контрактов), по которым предусматриваются авансовые платежи, осуществляется посредством ППО «СЭД» в режиме «Произвольные документы» с типом сообщения, указывающим на соответствующий код КОСГУ. При этом в поле «Тема сообщения» необходимо указать – «Договор №__ от____ за … (например, за эл. энергию, газ, воду), <наименование поставщика>»; например, «Договор № 000 от 01.01.2001 за эл. энергию, . Общий объем файлов документов-оснований при этом не должен превышать 1 МБ.
Документы, подтверждающие оплату по заключенному договору (счет-фактура, накладная, акт выполненных работ и т. д.), а также разовые договоры доставляются посредством ППО «СЭД» двумя способами:
- в режиме «Произвольные документы». При этом в поле «Тема сообщения» необходимо указать номер и дату заявки на кассовый расход (например, «ЗКР № 4 от 01.01.2001»), а общий объем файлов документов-оснований не должен превышать 1 МБ;
- в режиме «Заявка на кассовый расход». В этом случае в электронном документе «Заявка на кассовый расход» производится прикрепление файлов документов-оснований на вкладке «Вложение в ЗКР», при этом имя загружаемого файла должно соответствовать внутреннему содержанию документа. Для прикрепления файла необходимо установить курсор в поле «Контейнер вложения» и выполнить операцию контекстного меню «Вставить…». В окне «Открыть», выбрать нужный документ и нажать кнопку «Открыть». Общий объем файлов документов-оснований при использовании данного режима не должен превышать 2 МБ.
Электронный документ, содержащий файлы вложений, подписывается ЭЦП и далее осуществляется его отправка в орган Федерального казначейства
При предоставлении документов в орган Федерального казначейства по оплате обязательств по договору (государственному контракту) долгосрочного действия, переданному ранее, в случае отсутствии изменений, повторно договор (государственный контракт) не предоставляется.
В случае необходимости предоставления клиентом дополнительного соглашения к уже представленному долгосрочному договору (государственному контракту), клиент создает новый произвольный документ с обязательным указанием в поле «Тип сообщения» - «Договор по коду ххх», где ххх – тот же код КОСГУ, что и у первичного договора, а в поле «Тема сообщения» - «Доп. соглашение к договору № ____ от _____ за…» для облегчения поиска договора и дополнительных соглашений в базе данных ППО «СЭД». Затем документ подписывается ЭЦП и отправляется в орган Федерального казначейства.
В случае завершения обязательств по оплате долгосрочного договора (государственного контракта), статус произвольного документа, содержащего сведения по договоры (государственному контракту) меняется уполномоченным сотрудником органа Федерального казначейства на «Исполнен».
Рекомендации по осуществлению поиска документа в базе данных ППО «СЭД»
Поиск нужного документа в базе данных ППО «СЭД» удобнее осуществлять как с использованием статической панели фильтра по дате документа и номеру, так и по динамической панели фильтра по создателю или получателю и типу сообщения.
Существует два типа панелей фильтров:
Статическая
Рисунок 1. Статическая панель фильтров
Статическая панель фильтров используется, как правило, только в экранных формах списков документов и предназначена для поиска документов по номерам и датам. Данную панель фильтров невозможно скрыть с экрана.
Динамическая
Рисунок 1. Динамическая панель фильтров
Динамическая панель фильтра содержится, как правило, во всех скроллерах и используется для расширенного поиска информации. Область фильтра содержит поля, по значениям которых отбирается нужная информация. Для скрытия динамической панели фильтров используется кнопка 
на панели инструментов.
При осуществлении поиска копий документов-оснований, полученных от клиентов, заполняются поля фильтра «Создатель» и «Тип сообщения». В случае поиска копий документов, созданных работником органа Федерального казначейства, заполняются поля фильтра «Получатель» и «Тип сообщения».
