Дата последней редакции:
«08» мая 2013 г.
Автоматизированная Система Управления РИЕЛТОРПРОФ
(АСУ РИЕЛТОРПРОФ)
Руководство пользователя, Часть 1
СОДЕРЖАНИЕ
Инструкция по работе с вариантом «Подбор ипотечной программы»
1. Предварительные замечания...................................................................................................... 3
2. Порядок действий в АСУ по варианту «Подбор ипотечной программы»........................... 8
2.1. Вход в вариант «Подбор ипотечной программы» ............................................................... 8
2.2. Источники информации о Компании.................................................................................... 9
2.3. Внесение данных о клиентах в АСУ..................................................................................... 9
2.4. Печать агентского договора.................................................................................................... 9
2.5. Вручение клиенту «Правил…».............................................................................................. 9
2.6. Заключение агентского договора........................................................................................... 9
2.7. Передача документов, доверенность...................................................................................... 9
2.8. Выбор банков и условий кредитования................................................................................ 10
2.9. Решение банка.......................................................................................................................... 11
2.10. Акт выполненных работ........................................................................................................ 11
2.11. Возврат оригиналов............................................................................................................... 11
2.12. Архивирование документации по сделке........................................................................... 11
3. Часто встречающиеся операции в варианте «Подбор ипотечной программы»................... 12
3.1.Загрузка отсканированных документов в АСУ..................................................................... 12
3.2. Печать каждого документа, получаемого из АСУ............................................................... 13
3.3. Внесение дат в АСУ................................................................................................................. 14
3.4. Аннулирование агентского договора.................................................................................... 15
3.5. Услугу оказать невозможно.................................................................................................... 16
3.6. Типы клиентов, информацию о которых надо заносить в АСУ......................................... 17
3.7. Соглашение о пролонгации.................................................................................................... 17
Инструкция по работе с вариантом «Подбор ипотечной программы»
1. Предварительные замечания
1.1. Настоящая инструкция описывает последовательность и содержание действий при работе с вариантом «Подбор ипотечной программы» в АСУ «Риелторпроф». Вы должны двигаться по варианту в АСУ непрерывно, делая остановки только для сбора необходимой информации о клиенте и ипотеке.
1.2. Загрузка отсканированных документов в АСУ описана в п. 3.1. настоящей инструкции.
1.3. Печать документов, получаемых из АСУ, описана в п. 3.2. настоящей инструкции.
1.4. Внесение всех дат в АСУ происходит через календарь и описано в п. 3.3. настоящей инструкции.
1.6. Аннулирование варианта может произойти на любом этапе любой стадии, на котором клиент, заключивший агентский договор с Компанией, захочет по каким-либо причинам разорвать отношения с Компанией либо выяснится, что услугу по договору оказать невозможно. Порядок аннулирования варианта изложен в п. п. 3настоящей инструкции.
1.7. Перечень и определение типов клиентов, которые могут иметь юридически значимые отношения с Компанией, представлен в п. 3.6. настоящей инструкции.
1.8. Рекомендованными для работы в АСУ браузерами являются: Internet explorer 9, Google Chrome, Apple Safari, Mozilla Firefox. В браузерах: Internet explorer8, OperaАСУ работать будет, но неустойчиво. В остальных браузерах АСУ не работает!
Подписанты и адресаты документов по варианту «Подбор ипотечной программы»
№ док. | Полное наименование документа | Подписант(ы) документа | Адресат(ы)* документа |
1 | Агентский договор | Заказчик, Исполнитель | Заказчик, Исполнитель |
2 | Приложение к агентскому договору | Заказчик, Исполнитель | Заказчик, Исполнитель |
3 | Приложение к агентскому договору | Заказчик, Исполнитель | Заказчик, Исполнитель |
4 | Анкета клиента заемщика | Заказчик | Исполнитель |
5 | Заявление в ЦККИ | Заказчик | Исполнитель |
6 | Заявление в НБКИ история | Заказчик | Исполнитель |
7 | Заявление в НБКИ отчет | Заказчик | Исполнитель |
8 | Заявление в EQUIFAX | Заказчик | Исполнитель |
9 | Доверенность | Заказчик | Исполнитель |
10 | Акт об оказанных услугах | Заказчик, Исполнитель | Заказчик, Исполнитель |
11 | Уведомление клиента о невозможности о невозможности кредита с требованием оплаты | Исполнитель | Заказчик, Исполнитель |
12 | Заявление покупателя об отказе от сделки | Заказчик (их общий представитель) | Исполнитель |
13 | Дополнительное соглашение о пролонгации | Заказчик, Исполнитель | Заказчик, Исполнитель |
14 | Акт приема-передачи документов | Заказчик, Исполнитель | Заказчик, Исполнитель |
15 | Акт возврата документов Заказчику | Заказчик, Исполнитель | Заказчик, Исполнитель |
* - адресаты – те, у кого документ остается на хранение после подписания.
2. Порядок действий в АСУ по варианту «Подбор ипотечной программы»
2.1. Вход в вариант «Подбор ипотечной программы»:
- заходим на свою главную страницу в АСУ;
- наводим курсор на кнопку «Варианты», далее щелкаем по «выпавшей» кнопке «Новый вариант»;
Рис. 1 Новый вариант
- щелкаем по кнопке «Разное»;
Рис. 2 Подбор ипотечной программы
- выбираем строку «Подбор ипотечной программы», щелкаем по ней, появляется страница нового варианта – смотри Рис. 3.
Рис. 3 Главная страница варианта «Подбор ипотечной программы»
2.2. Спрашиваем у клиента, из какого источника он узнал о Компании, эти данные фиксируем в АСУ на стадии «Контакт с клиентом», этап «Статистические данные». На этом же этапе заносим информацию о том «личный» или «фирменный» данный вариант, и была или нет предварительная консультация данного клиента.
2.3. Вносим данные о клиенте в АСУ в раздел «Клиенты», смотри п. 3.6. настоящей инструкции. ТОЛЬКО ПОСЛЕ ЭТОГО ВЫПОЛНЯЕМ ВСЕ СЛЕДУЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ!
2.4. Далее на стадии «Заключение агентского договора», этап «Подготовка к печати агентского договора» вносим данные для составления и последующей печати агентского договора и приложений. Печатаем агентский договор и приложения к нему, как именно – смотри п. 3 2 настоящей инструкции.
2.5. Обязательно вручаем клиенту «Правила оказания риелторских услуг по подбору ипотечной программы». Эти Правила являются неотъемлемой частью агентского договора, без них агентский договор теряет смысл.
2.6. Заключаем с клиентом договор на оказание услуг по подбору ипотечной программы – распечатанный договор и приложения подписываются клиентом, сотрудником Компании и руководителем, имеющим право подписи, выданное ему в АСУ. На подпись руководителя ставится печать подразделения.
2.7. Если клиент передает нам оригиналы документов на руки, в этом случае распечатываем «Акт приемки документов»
Рис. 4 Акт приемки документов
Заполняем его и подписываем у клиента.
2.7.1. Если клиент не хочет ходить в банк и передает право подписи нам, в этом случае распечатываем «Доверенность агентству»
Рис. 5 Доверенность агентству
Заполняем и подписываем у клиента.
Отпускаем клиента с наилучшими пожеланиями
Все, перечисленное в инструкции до этих слов, Вы должны сделать за 5 минут!
ТРЕНИРУЙТЕСЬ! ЭТО – РЕАЛЬНО!
2.8. На стадии выбор банков и условия кредитования распечатываем пакет «Ипотека», нажав кнопку в правой колонке.
Рис. 6 Ипотека
2.8.1. Вносим данные о пути получения кредитной истории и решения банков и предоставлении кредита.
2.9. На этапе решение банка о выдаче кредита вносим название банка, размер кредита и процентную ставку.
2.10. Распечатываем акт выполненных работ по агентскому договору и подписываем у клиента, получаем деньги за работу.
2.11. В случае возврата оригиналов документов распечатываем «Акт возврата документов»
Рис. 7 Акт возврата документов
2.12. Подготавливаем и сдаем в архив документы, предварительно отметив какие, на стадии «Архивирование документации по сделке».
Напоминаем руководству, что можно архивировать вариант.
Отмечаем завершение варианта, благодарим судьбу, и АСУ «Риелторпроф».
3. Наиболее часто встречающиеся операции в варианте «Подбор»
3.1. Загрузка отсканированных документов в АСУ производится в разделе «Документы и фото». Принимаются документы в форматах jpg, doc, pdf размера до 8 мб, смотри Рис. 14.
Рис. 8 Загрузка документов
3.1.1. Если документ содержит одну страницу. Сканируем документ на сканере, сохраняем его на носителе в формате jpeg, doc, pdf. Щелчком на названии выбираем, какой документ хотим загрузить. Нажимаем кнопку «Обзор», на жестком диске или флешке, куда был сохранен скан документа, выбираем нужный файл и нажимаем кнопку «открыть». Нажимаем кнопку «Загрузить данные», смотри Рис. 8. Если документ загружен правильно, то появляется кнопка «Получить файл», нажав на которую, Вы увидите загруженный файл, смотри Рис. 9.
Рис. 9 Документ загружен
3.1.2. Если документ состоит из двух и более страниц для его сканирования можно воспользоваться встроенной программой «ScanLite», смотри Рис. 10.
Рис. 10 Программа «ScanLite»
После нажатия на ссылку ScanLite сохраняем файл «ScanLiteSetup. exe» на носитель, запускаем этот файл и устанавливаем программу, следуя указаниям установщика. Запускаем программу и сканируем в ней многостраничный документ, смотри Рис. 11.
Рис. 11 Сканируем в «ScanLite»
Сохраненный в pdf документ загружаем в АСУ указанным в пункте 3.1 способом.
3.2. Печать каждого документа, получаемого из АСУ, производится в следующем порядке:
3.2.1. Заводим папку для документов по варианту. Данную папку именуем одним из трех способов:
- по номеру варианта в АСУ. Например, «25999»;
- по ФИО клиента, который заключил с Компанией агентский договор. Например, «Иванов СП» (точки могут не восприниматься операционной системой в названии файла);
- по адресу и типу объекта. Например, «Ленина 56 3 кв».
Разумеется, кавычки в названии файлов ставить не следует.
3.2.2. Нажимаем на кнопку «Распечатать документ», смотри Рис. 12,
Рис. 12 Распечатать документ
и дожидаемся появления на экране текстового редактора, смотри Рис. 13.
3.2.3. В появившемся текстовом редакторе выбираем (слева вверху) из списка подписывающее лицо. Внимательно проверяем появившийся текст, при необходимости вносим изменения. Текст пойдет в шапку документа. Внимательно все проверив, создаем документ кнопкой «Подтвердить»;
Рис. 13 Редактирование шапки документа
3.2.4. Имя сохраняемого документа состоит из номера варианта и сокращенного названия бумаги внутри (Например, 36125_predv_dogovor. doc), сохраняем документ в приготовленной для документов по варианту папке в последовательности:
3.2.4.1. Сохраняем (не открываем!) файл, предварительно переименовав его. Например, назвав файл «агентский договор», «приложения к агентскому», «уведомление о сделке» и пр.;
3.2.4.2. Убеждаемся в сохранении документа в папке, путем его просмотра, закрываем страницу печати, завершаем этап, сохраняем данные. Если необходимо, приводим название сохраненного файла в соответствие с его содержанием.
3.2.5. Печатаем документ, сохраненный в папке варианта.
3.3. Внесение дат в АСУ производится через встроенный в АСУ календарь. Для получения дат ранее 1942 года, необходимо:
3.3.1. Выбрать нужный месяц и дату в календаре с произвольным доступным годом, смотри Рис. 14.
Рис. 14 Выбор даты
3.3.2. В появившейся строке снизу исправить год на требуемый, смотри Рис. 15.
Рис. 15 Ввод требуемого года
3.4. Если клиент – по каким-либо причинам решил расторгнуть агентский договор, то вариант должен быть аннулирован в следующем порядке:
3.4.1. Зайти на страницу мои варианты и щелкнуть по номеру варианта, смотри Рис. 16.
Рис. 16 Выбор варианта
На странице варианта необходимо нажать на кнопку «Запрос на аннулирование», смотри Рис. 17.
Рис. 17 Запрос на аннулирование
3.4.2. Сохранить в папке для документов по варианту пакет документов «Если клиент отказался» - кнопка справа, смотри Рис. 18.
Рис. 18 Печать пакета документов «Если клиент отказался»
3.4.3. Напечатать и подписать у клиента документы из данного пакета.
3.5. Если по каким-либо причинам кредит получить нельзя, то вариант должен быть аннулирован в таком порядке:
3.5.1. Зайти на страницу мои варианты и щелкнуть по номеру варианта, смотри Рис. 16.
3.5.2. На странице варианта необходимо нажать на кнопку «Запрос на аннулирование», смотри Рис. 17.
3.5.3. Сохранить в папке для документов по варианту пакет документов «Услугу оказать невозможно» - кнопка справа, смотри Рис. 19.
Рис. 19 Печать пакета «Услугу оказать невозможно»
сотрудник должен выбрать, напечатать и подписать необходимые документы.
3.6. Типы клиентов, информацию о которых надо заносить в АСУ:
3.6.1. Клиент – физическое лицо, заключил агентский договор. К данной категории клиентов относятся: физические лица имеющие удостоверение личности, заключившие агентский договор с Компанией.
3.6.2. Клиент – юридическое лицо, заключил агентский договор. К данной категории клиентов относятся: юридические лица, заключившие агентский договор с Компанией.
3.6.2.1. Для юридических лиц поле «В лице:» следует заполнять следующим образом: , действующая на основании Устава.
3.6.2.2. Поле «Должность представителя юр. лица клиента:» следует заполнять следующим образом: директор (указываем должность). В шапке документов после наименования юр. лица и слов «в лице» будет подставляться должность представителя и лицо представителя.
3.7. Для изменения срока окончания агентского договора с клиентом можно заключить дополнительное соглашение.
3.7.1. Для заключения дополнительного соглашения нужно обратиться к руководителю офиса или офис-менеджеру, чтобы он на соответствующем этапе изменил срок окончания агентского договора.
3.7.2. После изменения данных руководителем офиса или офис-менеджером, нужно распечатать пакет «Соглашение о пролонгации», смотри рис. 20.
Рис. 20 Соглашение о пролонгации
3.7.3. Соглашение подписывается клиентом, сотрудником Компании и руководителем, имеющим право подписи, выданное ему в АСУ.
