ООО «Центр Разработки Программного Обеспечения «ЭлИКС»
8, пом.27, к.10.
Телефон (3, 906, E-mail: elixir@e1.ru
_____________________________________________________________________________________________________________
Интегрированная корпоративная система
ЭлИКС-СТЭНД:
«Ювелир-Торг», версия 2.1
Назначение системы
Система «Ювелир-Торг» предназначена для автоматизации управления сетью предприятий оптовой и розничной торговли. Она охватывает весь комплекс задач учёта, контроля и анализа финансовых и хозяйственных операций, связанных с закупкой и реализацией товара. При этом здесь в полном объёме отражены особенности учёта ювелирных изделий: количественно-весовые параметры, особые свойства материалов (проба металла), классификация и описание вставок, варианты расчёта стоимости (от количества или от веса), регистрация поставщика и изготовителя продукции, возможности использования штриховых кодов во всех операциях учёта движения товара и многое другое.
Примечание: при незначительной доработке система может быть адаптирована для управления филиальной сетью ломбардов
Основные функциональные блоки
1. Приход ювелирных изделий
Блок предназначен для ввода и регистрации первичных документов поступления товара: счетов-фактур поставщиков либо товарных накладных отправителей.
Источниками поступления изделий являются:
· приход от поставщика (оптовая закупка)
· приход от комиссионера (юридического или физического лица)
· перемещение (например, передача изделий из одного филиала в другой,)
· возвраты от покупателей
Для учёта этих операций в Системе создаётся ПРОЕКТ электронного документа: Приходный ордер на получение товара.
По каждой позиции принимаемого товара указывается набор всех необходимых характеристик. Для изделий, содержащих вставки, вводится их полный перечень с указанием наименования, формы огранки, числа граней, группы качества, количества и веса. Информация о вставках доступна на любой стадии учёта изделия, а также выводится на печать в отчетных документах.
Каждой вновь вводимой позиции автоматически присваивается уникальное значение штрихового кода. Этикетки, содержащие штрих-код, могут быть распечатаны как на обычном, так и на специализированном (для самоклеящихся этикеток) принтере, например, Zebra.
Физическое перемещение товара между магазинами, входящими в торговую сеть, сопровождается передачей электронных сопроводительных документов со всеми характеристиками изделий, включая описание вставок и значения штрихкодов. То есть, вводить эту информацию и маркировать изделия повторно не требуется: достаточно выполнить функцию импорта накладной из системы учёта подразделения-отправителя (разумеется, для этого необходимо наличие канала связи между подразделениями: интернет или локальная сеть).
В результате регистрации Приходного ордера (перевода из режима ПРОЕКТ в ФАКТ) изделия, указанные в фактурной части, принимаются в подсистему складского учёта и становятся доступными для выполнения дальнейших операций. Данные зафиксированного (находящегося в режиме ФАКТ) документа не могут быть изменены.
2. Учёт и контроль наличия товара
Программный модуль позволяет получать и анализировать оперативную информацию о товаре, который находится в указанной кладовой, торговой секции либо в подразделении в целом на данный момент времени.
Данные по каждому изделию представлены в количественно-весовом и стоимостном выражении, как в ценах поставщика, так и в розничных (отпускных) ценах. Предоставляются возможности поиска, группировки и выборки изделий по комбинации различных параметров: по артикулу, размеру, группе и пробе металла, по кодам изготовителя или поставщика, по дате поступления на склад и пр. При необходимости для выбранной группы изделий можно заново распечатать этикетки и ярлыки со штрихкодами.
Здесь же для каждого выбранного изделия можно открыть первичный документ (приходный ордер), на основании которого это изделие было принято на учёт и получить историю его движения в торговой сети.
3. Отгрузка и передача ювелирных изделий
Блок предназначен для оформления расходных документов: счётов-фактур на отгрузку оптовым покупателям, накладных на передачу изделий внутри торговой сети, документов по возврату товара поставщикам. Предусмотрены возможности резервирования товара, подготовки проектов документов, выставление счетов на предоплату.
При вводе позиций фактурной части расходного документа можно воспользоваться штрих-сканером, и тогда все параметры отгружаемого изделия будут введены автоматически. Альтернативная возможность ввода данных - отбор позиций из блока «Учёт наличия товара». Также предусмотрен вариант ввода информации в режиме «Транзит». Здесь можно указать номер приходного документа на получение товара, и в результате все изделия, полученные по этому документу (по накладной либо по счёту поставщика) будут введены в отгрузочный документ автоматически. (Разумеется, отбираться будут только те позиции, которые имеются в наличии на данный момент.) Этот режим особенно удобен при оформлении массовых возвратов товара поставщику или при перемещении больших партий товара между магазинами торговой сети.
Значения отпускных цен также можно вводить в автоматизированном режиме. Предусмотрены различные схемы формирования отпускной цены, Например, можно указать вид наценки (или скидки): от цены поставщика либо от цены прейскуранта. Тогда все стоимостные параметры отгрузки для каждой позиции и для документа в целом определятся автоматически. Кроме того, существует возможность автоматического округления отпускных цен - до целого рубля, пяти, десяти рублей и т. д.
Блок поддерживает формирование и распечатку всего комплекта необходимых документов: счетов на предоплату, товарных накладных (ТОРГ-12), счетов-фактур, дефектных ведомостей. На усмотрение пользователя данные по изделиям могут выводиться с расшифровкой описания вставок либо без оной.
4. Розничная торговля
Функции учёта операций по розничной торговле выполняет блок «Журнал учёта розничных продаж». Он позволяет учитывать продажи как в реальном масштабе времени, так и в полуоперативном режиме (с отложенным вводом информации).
Если изделие продаётся со скидкой, то можно указать процент скидки или значение его фактической отпускной стоимости. Если скидка даётся на сумму чека, которым оплачено несколько изделий, то её величина будет распределена между всеми изделиями, оплаченными данным чеком, пропорционально их стоимости. При этом сумма и процент скидки для каждой позиции, равно как и её прочие стоимостные параметры (сумма НДС, фактическая отпускная цена и стоимость), будут рассчитаны также автоматически.
Блок учёта розничных продаж позволяет оперативного формировать и распечатывать необходимые документы: товарные и кассовые чеки (поддерживаются фискальные регистраторы Iskra и Феликс), ведомости реализации и прочие аналитические отчеты.
Наряду с учётом торговых операций, блок выполняет информационно-поисковые и аналитические функции. Например, в режиме on-line можно получить информацию о результатах работы магазина в целом или по конкретной торговой секции, как за указанный интервал времени, так и за каждый торговый день. Здесь же обеспечивается возможность поиска и выборки проданных изделий по штрих-коду или произвольной комбинации параметров: наименованию, артикулу, пробе металла, весу, дате поступления или продажи, коду изготовителя и пр.
5. Внутреннее перемещение
Блок предназначен для учёта операций перемещения (передачи и приёма) изделий между кладовыми или торговыми секциями в пределах одного подразделения - магазина или головного офиса компании. Процедура ввода данных фактурной части накладной на перемещение (позиций передаваемых изделий) полностью аналогична процедуре отбора товара в фактуру накладной или счёта на отгрузку покупателю: она может выполняться с использованием сканера штрих-кода или выбором из оперативного наличия изделий в кладовой (блок «Учет наличия товара»).
При переводе накладной в режим ФАКТ отобранные позиции снимаются с учёта в кладовой-отправителе. Но в отличие от расходных документов, эти изделия не уходят из системы складского учёта, а синхронно восстанавливаются (становятся на учёт) в кладовой-получателе со всеми своими параметрами.
6. Контроль и анализ движения товара
Программный блок «Анализ движения ювелирных изделий» позволяет получать оборотные ведомости движения товара за произвольный период времени в самых различных информационных срезах. Этот блок включает в себя модуль «Карточка складского учёта», который предоставляет «историю жизни» любого выбранного изделия от момента его поступления в магазин до реализации, передачи или возврата поставщику.
Аналитические выходные формы этого блока конкретизируются и настраиваются на потребности заказчика в ходе внедрения системы. К числу таких форм относятся товарный отчет, отчет комиссионера, отчеты по остаткам товара в розничных ценах и ценах поставщика, отчёты по движению товара в различных разрезах, а также разнообразные реестры и накопительные ведомости.
При необходимости отчеты могут быть не только распечатаны, но и выгружены в MS Excel, например, для отправки по электронной почте. Блок также содержит графические средства анализа динамики и структуры товарооборота.
7. Инвентаризация и переоценка
Данный модуль предназначен для информационной поддержки процесса инвентаризации и фиксации её результатов. Функционал блока позволяет проводить инвентаризацию «на лету» - то есть, без остановки операций по продаже товара. Реализованы два сценария проведения инвентаризации:
1. «Открытая инвентаризация». Информация об остатках товара по учету на дату проведения инвентаризации доступна и отображается в ведомости во время ввода данных о фактическом наличии изделий. Отклонения фактических остатков от учетных также доступны и «видны» пользователю.
2. «Закрытая инвентаризация». Остатки товара, числящиеся по учету, не отображаются. Сопоставление учетных и фактических данных происходит по завершении снятия фактических остатков: переводе инвентаризационной ведомости в режим ФАКТ.
Работа с блоком завершается автоматическим формированием проводок (в случае отклонений фактических данных от учётных) и распечаткой всего комплекта регламентированных документов: ведомостей, описей, справок о расхождениях.
Средствами этого же блока выполняются операции переоценки всех или выбранной части изделий, находящихся на учёте. Эта процедура также сопровождается автоматическим формированием проводок, связанных с изменением розничных цен, и распечаткой всех необходимых документов.
8. Бухгалтерский учёт и контроль движения финансовых средств
Подсистема учёта бухгалтерских и финансовых операций включает программные модули для регистрации документов движения денежных наличных и безналичных средств: «Банк» и «Касса» (в том числе, учёт движения подотчётных средств).
Программный модуль «Бухгалтерский учет» содержит средства ввода и обработки бухгалтерских проводок и реализует функции формирования сальдо по счетам, получения ведомостей, журналов-ордеров и прочих оборотных документов. Форма и представление отчётных (выводимых на печать) документов определяется потребностями заказчика.
Фактические (проведенные) документы системы участвуют в так называемом процессе взаимооплаты. Суть механизма взаимооплаты состоит в том, что исходная сумма документа закрывается (оплачивается) суммами одного или нескольких документов противоположного направления и содержания. Например, перечисленные поставщику платежи закрываются суммами полученных от него счетов-фактур на поставку товара; счета на отгрузку товара оптовому покупателю закрываются поступившими от него платёжными документами и так далее.
Данные о движении расходных и приходных финансовых документов, а также о состоянии их оплаты используются для анализа, контроля и управления дебиторской и кредиторской задолженностью компании и, в том числе, для формирования Актов сверки взаиморасчётов с контрагентами: поставщиками, оптовыми покупателями, государственными учреждениями по сбору налоговых платежей и пр.
Проведение первичных документов (перевод из режима ПРОЕКТА в ФАКТ), равно как и их оплата, сопровождается автоматическим формированием и передачей проводок в подсистему «Бухгалтерский учет». Это кардинально сокращает вероятность ошибок и избавляет сотрудников бухгалтерии от значительной части рутинной работы. Построение проводок может выполняться как в момент проведения конкретной операции, так и по завершении отчётного периода (месяца или квартала) в целом для всех или для выбранной группы документов. Выбор сценария реализации этой схемы определяется потребностями пользователей системы.
Таким образом, учёт движения первичных документов (приход, продажа, отгрузка товара, наличные и безналичные платежи и пр.) однозначно соответствует отражению этих процессов в данных бухгалтерского учёта. При этом система жёстко контролирует соблюдение этого соответствия. Например, при откате документа (возврате из режима ФАКТ в ПРОЕКТ) все связанные с ним проводки удаляются, а после внесения необходимых исправлений и повторной его регистрации (переводе в режим ФАКТ) строятся заново. Если же учётный период был закрыт (например, после сдачи бухгалтерского баланса), то откат любого документа и изменение любых проводок, относящихся к этому периоду, становится невозможным без специальных санкций на разблокировку учётных данных.
Дополнительные возможности
Корпоративная система ЭлИКС-СТЭНД реализована на основе программных продуктов Microsoft Office®. Поэтому информационная среда MS Office является для неё «родной», и любые данные задач системы могут быть переданы для обработки и анализа средствами Office-приложений без особых проблем. Например, стандартные отчёты могут целиком экспортироваться в форматы документов Word и таблиц Excel, а выбранные данные могут копироваться и вставляться в заранее подготовленные шаблоны документов произвольного содержания (например, в бланки заявок поставщикам). И наоборот, информация из Office-документов может копироваться (импортироваться) в структуры данных «Ювелир-Торг».
Полная конфигурация ЭлИКС-СТЭНД включает в себя многофункциональные подсистемы, которые охватывают все задачи управления деятельностью предприятий, компаний и корпоративных структур. К их числу относятся, например:
ü «Учёт и контроль исполнения договоров» - содержит механизмы контроля выполнения договорных обязательств и прочих соглашений, управления кредитными платежами и др.
ü «Учёт и контроль выполнения заказов» - включает функции документального оформления заявок на поставку ювелирных изделий, контроля их выполнения, а также механизмы автоматизированного оприходования товара, поступившего по заявкам.
ü «Учёт ценных бумаг» - реализует функции регистрации, учёта и выполнения финансовых операций, связанных с векселями, сертификатами и прочими ценными бумагами.
Поставка этих подсистем и адаптация их универсального функционала к условиям деятельности заказчика определяется его практическими потребностями и может быть выполнена на стадии внедрения системы дополнительно к базовой версии.
