Секретарь-референт
Квалификационные требования: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
Должен знать: Законодательство Российской Федерации в объеме, достаточном для выполнения своих должностных обязанностей; нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии; основные положения Единой государственной системы делопроизводства; порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов; нормативные и методические материалы, регламенты и иные документы Компании; политику «Транснефть» в области охраны труда, регламенты Системы управления охраной труда.
Должностные обязанности:
1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества.
2. Получает для Генерального директора информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению.
3. Организует телефонные переговоры Генерального директора.
4. Принимает документы на подпись Генеральному директору.
5. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества.
6. Следит за обеспечением Генерального директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
7. Принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей Общества или его подразделений передает документы на исполнение.
8. Следит за прохождением документов, осуществляет контроль за их исполнением.
9. Выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
10. Осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации), ведет и оформляет протоколы.
11. Выполняет печатные и копировально-множительные работы.
12. Контролирует качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Генеральному директору.
13. Контролирует исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.
14. Решает вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку.
15. Осуществляет оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).
16. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
17. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
18. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
19. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
20. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
21. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, подготавливает ответы на письма.
График работы: пн.-пт. с 09:00 до 18:00 (ненормированный рабочий день)
Место работы: г. Москва
