42. С докладами на заседаниях Правительства Удмуртской Республики, Президиума Правительства Удмуртской Республики выступает министр, первый заместитель министра или заместитель министра, исполняющий его обязанности или уполномоченный им первый заместитель министра или заместитель министра, ответственный за подготовку вопроса.
4.4. Планирование деятельности руководителей Министерства, порядок выезда в командировку и ухода в отпуск сотрудников Министерства
43. Министр планирует свою деятельность с учетом необходимости участия в мероприятиях, проводимых Президентом Удмуртской Республики или Председателем Правительства Удмуртской Республики, в заседаниях Правительства Удмуртской Республики и образуемых Правительством Удмуртской Республики координационных и совещательных органов, в заседаниях постоянных комиссий Государственного Совета Удмуртской Республики, межправительственных комиссий, а также в других обязательных для министра плановых мероприятиях.
Первый заместитель министра, заместители министра планируют свою деятельность с учетом необходимости участия в мероприятиях, проводимых министром, а также по его поручению (указанию) в мероприятиях, проводимых Президентом Удмуртской Республики, Правительством Удмуртской Республики, постоянными комиссиями Государственного Совета Удмуртской Республики, руководителями исполнительных органов государственной власти Удмуртской Республики и иных мероприятиях.
44. Выезд в командировку и предоставление отпуска министру осуществляются в порядке, предусмотренном Регламентом Правительства Удмуртской Республики.
45. Выезд в командировку и предоставление отпуска первому заместителю министра, заместителям министра осуществляются с согласия министра и на основании приказа Министерства, в котором указывается должностное лицо, временно исполняющее обязанности отсутствующего первого заместителя министра или заместителя министра.
46. Выезд в командировку и предоставление отпусков иным сотрудникам Министерства осуществляется в порядке и на условиях, которые определены законодательством Российской Федерации и законодательством Удмуртской Республики.
4.5. Координационные и совещательные органы, рабочие группы
47. Предложения Министерства о создании правительственных координационных и совещательных органов, а также организационных комитетов готовятся по инициативе руководителей структурных подразделений Министерства или по поручению министра в порядке, установленном для подготовки вопросов к рассмотрению на заседании Правительства Удмуртской Республики.
48. Кандидатуры представителей Министерства в правительственных комиссиях, советах, комитетах и рабочих группах определяются министром.
Предложения о включении представителей Министерства в состав правительственных координационных и совещательных органов подписываются министром, первым заместителем министра или заместителем министра.
Поступившие предложения государственных органов Удмуртской Республики рассматриваются министром, первым заместителем министра или заместителями министра в соответствии с распределением обязанностей между заместителями министра.
49. Межведомственные рабочие группы образуются для подготовки документов межведомственного значения, в том числе проектов нормативных правовых актов.
Образование межведомственных рабочих групп, утверждение их руководителей и состава осуществляется министром по согласованию с заинтересованными государственными органами Удмуртской Республики. Решение министра оформляется соответствующим приказом.
Межведомственные рабочие группы, создаваемые Министерством, возглавляет, как правило, заместитель министра.
План работы межведомственной рабочей группы определяется ее руководителем.
Организационно-техническое обеспечение деятельности межведомственной рабочей группы возлагается министром на соответствующее структурное подразделение Министерства.
Предложения о включении представителей Министерства в состав межведомственных рабочих групп, создаваемых иными государственными органами Удмуртской Республики, подписываются министром, заместителем министра.
50. Обращения общественных объединений об участии представителей Министерства в работе создаваемых ими органов (общественных комиссий, советов, рабочих групп и так далее) рассматриваются по поручению министра или его заместителей руководителями соответствующих структурных подразделений Министерства в порядке, установленном законодательством для рассмотрения обращений граждан. Министерство информирует общественное объединение, направившее обращение, о результатах рассмотрения этого обращения.
4.6. Порядок проведения совещаний в Министерстве
51. По указанию министра, его первого заместителя или заместителей в Министерстве проводятся совещания.
Ответственное за подготовку и проведение совещания должностное лицо, структурное подразделение Министерства определяется министром, первым заместителем министра или заместителями министра.
Состав лиц, участвующих в совещании, определяется министром, первым заместителем или заместителями министра на основании соответствующих предложений должностного лица, структурного подразделения Министерства, ответственного за подготовку и проведение совещания.
52. Совещания с приглашением небольшого количества участников (менее 20 человек) проводятся в служебных кабинетах должностных лиц Министерства. Организационная работа по подготовке и проведению совещания (приглашение участников, заказ пропусков, подготовка материалов, ведение протокола) осуществляется должностным лицом, структурным подразделением Министерства, ответственным за подготовку и проведение совещания.
В случае приглашения большого числа участников (свыше 20 человек) организационно-техническое обеспечение подготовки совещания (запрос помещения, решение вопроса о необходимости использования технических средств документирования и отображения, иное необходимое материально-техническое обеспечение, приглашение участников, подготовка списка участников совещания для осуществления их пропуска в здание Дома Правительства Удмуртской Республики и его согласование, подготовка материалов, ведение протокола и иное) осуществляется должностным лицом, структурным подразделением Министерства, ответственным за подготовку и проведение совещания.
(в ред. приказа Минимущества Удмуртии от 01.01.2001 года № 50)
Абзац признан утратившим силу.
(в ред. приказа Минимущества Удмуртии от 01.01.2001 года № 50)
53. Материалы к обсуждению представляются участникам совещания (заседания) структурными подразделениями Министерства, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 3 дня до даты проведения совещания. Материалы визируются руководителями структурных подразделений Министерства, подготовившими их.
54. Подготовка и оформление протокола совещания осуществляется в порядке, устанавливаемом настоящим Регламентом и утвержденной в установленном порядке Инструкцией по делопроизводству в Министерстве.
55. По итогам совещания руководители структурных подразделений Министерства:
знакомят сотрудников структурных подразделений Министерства с поручениями министра, его первого заместителя, заместителей министра, данными на совещании;
организуют исполнение указанных поручений, определяют ответственных исполнителей;
осуществляют контроль за своевременностью исполнения поручений;
информируют министра, первого заместителя министра, заместителя министра в соответствии с распределением обязанностей о результатах исполнения указанных поручений.
4.7. Основные правила организации документооборота в Министерстве
56. Организация работы с документами в Министерстве определяется настоящим Регламентом и утвержденной в установленном порядке Инструкцией по делопроизводству в Министерстве.
Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года № 000, Инструкцией о порядке учета, обращения и хранения документов и дел, содержащих сведения ограниченного распространения в Министерстве имущественных отношений Удмуртской Республики, утвержденной приказом Министерства от 11 января 2002 года № 1ДСП.
Документооборот в Министерстве осуществляется в системе электронного документооборота.
57. При подготовке документов и проектов правовых актов Удмуртской Республики, представляемых Президенту Удмуртской Республики, в Государственный Совет Удмуртской Республики, Правительство Удмуртской Республики, учитываются требования к оформлению документов, утвержденные Руководителем Аппарата Государственного Совета Удмуртской Республики, и требования к оформлению документов, утверждаемые Руководителем Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики.
58. Организацию, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения деятельности Министерства на основе единой политики, использования современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляет отдел делопроизводства и кадровой работы Министерства.
Организация и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства. Руководители структурных подразделений Министерства назначают сотрудников, ответственных за делопроизводство, которые, осуществляют ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел Министерства, передачу их на хранение в архив Министерства.
Права, обязанности и ответственность сотрудников Министерства, ответственных за делопроизводство в отделах, устанавливаются в их должностных регламентах.
Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства, осуществляющих подготовку проектов документов.
Контроль за правильностью оформления документов, комплектностью документов и соответствием количества экземпляров документов списку рассылки осуществляет отдел делопроизводства и кадровой работы Министерства.
5. Порядок подготовки и оформления решений Министерства
59. По вопросам, требующим рассмотрения и подготовки проекта решения Министерства, министр дает письменные поручения (в том числе в форме резолюций), поручения, оформляемые протоколом проведенного у него совещания, а также устные указания руководителям соответствующих структурных подразделений Министерства.
Поручения, содержащиеся в письменной резолюции министра, оформляются на бланке для резолюций министра.
Решения Министерства оформляются в виде приказа, распоряжения или в случаях, установленных законодательством Удмуртской Республики, в виде иных актов.
5.1. Оформление решений, принятых на совещании у руководителей Министерства
60. По указанию министра, его первого заместителя или заместителей решения, принятые на совещании, оформляются протоколом.
Проект протокола совещания составляется и визируется должностным лицом (руководителем структурного подразделения Министерства), ответственным за проведение совещания, и представляется министру, его заместителю в трехдневный срок (если им не установлен иной срок подготовки документа) после окончания совещания.
К проекту протокола совещания прилагается указатель рассылки, подписанный должностным лицом (руководителем структурного подразделения Министерства), ответственным за проведение совещания.
В случае проведения межведомственного совещания протоколы направляются принимавшим участие в совещании руководителям государственных органов Удмуртской Республики, главам муниципальных образований в Удмуртской Республике и руководителям организаций.
В указатель рассылки в обязательном порядке включаются: первый заместитель министра, заместители министра, иные должностные лица Министерства, определенные министром его первым заместителем или заместителями, по вопросам, отнесенным к их компетенции.
Копии протоколов совещаний, проводимых министром, его первым заместителем или заместителями, рассылаются структурным подразделениям Министерства, являющимся ответственными исполнителями мероприятий, указанных в протоколе, а также заинтересованным государственным органам Удмуртской Республики, как правило, в течение суток, а содержащие срочные или оперативные поручения - незамедлительно.
61. Обеспечение качественного и своевременного исполнения указанных в протоколе мероприятий возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства, являющихся ответственными исполнителями этих мероприятий.
5.2. Оформление договоров (контрактов, соглашений)
62. Проекты договоров (контрактов, соглашений) готовятся структурными подразделениями Министерства во исполнение поручений министра (первого заместителя министра, заместителей министра) в соответствии с требованиями законодательства.
63. Типовые (примерные) формы проектов договоров (контрактов, соглашений) подлежат обязательному согласованию с юридическим отделом Министерства, отделом нормативно-правового обеспечения и информатизации Министерства. В случае представления проекта договора (контракта, соглашения) на подпись министру проект также согласовывается с соответствующим заместителем министра.
(в ред. приказа Минимущества Удмуртии от 01.01.2001 года № 50)
При наличии неурегулированных разногласий правового характера начальник юридического отдела Министерства или инициатор разработки проекта договора (контракта, соглашения) докладывает о них министру или в соответствии с распределением обязанностей между заместителями министра первому заместителю министра или заместителю министра.
Министр, первый заместитель министра или заместитель министра принимает решение об урегулировании разногласий, в соответствии с которым начальник юридического отдела Министерства или инициатор разработки проекта договора (контракта, соглашения) проводит работу по согласованию в сроки, необходимые для разрешения разногласий либо установленные министром, первым заместителем министра или заместителем министра.
6. Порядок исполнения поручений в Министерстве
64. Акты Министерства, содержащие поручения в тексте документа, или поручения министра, первого заместителя министра или заместителей министра, оформленные в виде резолюции, ставятся на контроль в системе электронного документооборота и рассылаются исполнителям отделом делопроизводства и кадровой работы Министерства, как правило, в суточный срок, а оперативные - незамедлительно.
Структурное подразделение Министерства, указанное в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения. Руководитель структурного подразделения Министерства организует работу по исполнению поручения и несет ответственность за его исполнение.
Изменение ответственного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании резолюции министра, первого заместителя министра, заместителя министра, давшего поручение.
Письменные предложения с обоснованием необходимости изменения ответственного исполнителя и состава соисполнителей представляются министру, первому заместителю министра, заместителю министра руководителем заинтересованного структурного подразделения Министерства в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - в течение дня.
В случае если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей, определенных поручением, руководители этих структурных подразделений Министерства обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции. При этом ответственный исполнитель представляет давшему поручение руководителю дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.
Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют ответственному исполнителю предложения, подписанные руководителями или заместителями руководителей структурных подразделений Министерства.
Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителями ответственный исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение.
В случае если поручение министра, первого заместителя министра или заместителя министра не исполнено в установленный срок, ответственный исполнитель в течение 1 рабочего дня после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет министру, первому заместителю министра, заместителю министра объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения государственных гражданских служащих.
Объяснения, представляемые министру, визируются первым заместителем министра или заместителем министра в соответствии с распределением обязанностей.
6.2. Особенности порядка исполнения документов, содержащих поручения в тексте документа или в поручениях Президента Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики, оформленных в виде резолюции, в протоколах совещательных и координационных органов, возглавляемых членами Президиума Правительства Удмуртской Республики, в документах Государственного Совета Удмуртской Республики
65. Поступившие в Министерство документы, содержащие поручения в тексте документа или в поручениях Президента Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики, оформленных в виде резолюции, в протоколах совещательных и координационных органов, возглавляемых членами Президиума Правительства Удмуртской Республики, в документах Государственного Совета Удмуртской Республики (далее - поручения), в течение дня направляются министру, первому заместителю министра или заместителям министра, в соответствии с распределением обязанностей. Поручения, оформленные в виде резолюции министра, первого заместителя министра или заместителя министра направляются исполнителям.
66. В случае если в тексте поручения вместо даты исполнения или периода времени имеется указание «срочно», «незамедлительно» или аналогичное указание, поручение подлежит исполнению в 3-дневный срок, указание «оперативно» требует исполнения поручения в 10-дневный срок от даты подписания поручения.
При отсутствии конкретного срока исполнения в поручении оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
В случае если в документе содержится несколько поручений с указанием различных сроков исполнения, срок исполнения документа устанавливается по первому сроку исполнения поручения, последующие сроки исполнения корректируются в соответствии со сроками, указанными в документе.
Сроки исполнения поручений, содержащихся в протоколах совещаний, устанавливаются от даты их проведения.
Сроки исполнения правовых актов органов государственной власти Российской Федерации, Государственного Совета Удмуртской Республики и служебной корреспонденции, поступивших из Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики с поручениями Президента Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики, устанавливаются в Министерстве от даты их регистрации в Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики.
67. Если министр (Министерство) указан в поручении первым или обозначен словом «ответственный» («созыв», «свод»), то министр (Министерство) является головным исполнителем поручения.
Головной исполнитель персонально отвечает за качество исполнения документов, соблюдение сроков их выполнения, полноту и достоверность информации, направляемой автору резолюции, координирует работу соисполнителей, определяет порядок исполнения поручения, организует работу по его исполнению.
68. При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению поручения в установленный срок, головной исполнитель поручения не позднее, чем за 5 дней до истечения срока, отведенного на исполнение поручения, представляет предложения о продлении срока исполнения поручения автору поручения, определившему срок исполнения документа с указанием причин, препятствующих его своевременному исполнению, конкретных мер, принимаемых для обеспечения его исполнения, и планируемой даты исполнения.
Если срок исполнения поручения превышает 2 месяца, предложения о продлении срока его исполнения представляются головным исполнителем в первой половине срока, отведенного на исполнение поручения.
Срок исполнения срочных и оперативных поручений не продлевается.
В случае если исполнение поручения Президента Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики не обеспечено головным исполнителем в установленный срок, головной исполнитель в течение 3 дней после истечения срока, отведенного на исполнение поручения, представляет автору поручения объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок и мерах, принимаемых для его исполнения.
69. Проект ответа автору поручения готовится руководителем структурного подразделения Министерства, определенным министром как ответственный исполнитель поручения. Проект ответа, согласованный с первым заместителем министра или заместителем министра в соответствии с распределением обязанностей между заместителями министра, представляется министру для согласования и подписания.
70. Если министр (Министерство) является соисполнителем поручения, то министр несет ответственность за обеспечение своевременного представления информации об исполнении поручения головному исполнителю.
Информация об исполнении поручения головному исполнителю готовится руководителем структурного подразделения Министерства, определенным министром как ответственный исполнитель. Подготовленная информация подписывается министром, первым заместителем министра или заместителем министра в соответствии с распределением обязанностей между заместителями министра и представляется головному исполнителю в установленный головным исполнителем срок, а в случае, если такой срок не установлен, - в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.
71. В случае если исполнение поручения выходит за пределы компетенции Министерства, руководитель структурного подразделения Министерства, определенный ответственным исполнителем, по согласованию с первым заместителем министра или заместителем министра в соответствии с распределением обязанностей между заместителями министра представляет министру проект соответствующего мотивированного ответа автору поручения с предложением о назначении другого исполнителя поручения или привлечении новых соисполнителей. При этом исполнение поручения Министерством обеспечивается в пределах установленной компетенции.
Указанные предложения представляются автору поручения в течение 3 календарных дней со дня получения документа, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.
6.3. Контроль за исполнением документов
72. Контроль за исполнением документов включает в себя: постановку документов на контроль; учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, своевременное выявление отклонений от поручений по срокам и полноте исполнения; проведение упреждающего контроля за исполнением документов, информирование исполнителей о наличии находящихся на исполнении документов на текущую дату и на предстоящий период; информирование министра и его заместителей о состоянии и результатах исполнения документов; принятие министром мер по своевременному и качественному исполнению документов; представление информации об исполнении документов Президенту Удмуртской Республики, Председателю Правительства Удмуртской Республики, заместителям Председателя Правительства Удмуртской Республики и в структурные подразделения Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики по запросу (по документам, определенным Указом Президента Удмуртской Республики от 25 августа 2011 года № 000); снятие документов с контроля.
73. Регистрация и постановка документов на контроль в Министерстве осуществляется сотрудниками отдела делопроизводства и кадровой работы Министерства на основе Перечня документов, подлежащих постановке на контроль в Министерстве, утвержденного приказом Министерства (далее - контрольные документы).
74. Персональная ответственность за организацию системы контроля за исполнением контрольных документов, своевременность, полноту и качество их исполнения возлагается на министра.
Министр принимает меры по совершенствованию системы контроля за исполнением контрольных документов и, в случае необходимости, по улучшению исполнительской дисциплины.
Контроль за исполнением контрольных документов по существу осуществляется руководителями структурных подразделений Министерства и заместителями министра, координирующими работу соответствующих структурных подразделений Министерства.
Контроль за исполнением поручений, содержащихся в актах Министерства, планах работы и протоколах совещаний, проводимых в Министерстве, поручений министра, первого заместителя министра, заместителей министра осуществляется министром, первым заместителем министра, заместителями министра в соответствии с распределением обязанностей между заместителями министра, руководителями структурных подразделений Министерства.
75. Учет контрольных документов, их прохождение, анализ исполнения (в том числе контроль за исполнением в установленные сроки) в Министерстве осуществляют сотрудники отдела делопроизводства и кадровой работы Министерства в соответствии с должностными обязанностями или лица, указанные в документе.
Учет, анализ исполнения (в том числе контроль за исполнением в установленные сроки) обращений граждан осуществляет помощник министра.
76. Контрольные документы снимаются с контроля министром после фактического выполнения поручений, содержащихся в документах или поручениях Президента Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики, на основе документированного подтверждения исполнения документов.
77. Отдел делопроизводства и кадровой работы Министерства делает отметку о снятии контрольных документов с контроля в системе электронного документооборота на основании:
принятого (утвержденного) нормативного правового акта Министерства, если результатом исполнения документа является его разработка (принятие, утверждение);
подписанного Председателем Правительства Удмуртской Республики распоряжения о снятии с контроля исполненных законов;
издания Президентом Удмуртской Республики указа или принятия Правительством Удмуртской Республики распоряжения о снятии соответствующих актов с контроля;
принятия нового акта, отменяющего действие акта, поставленного на контроль;
выполнения всех поручений, содержащихся в тексте документа и приложениях к нему (по актам Президента Удмуртской Республики и актам Правительства Удмуртской Республики, содержащим поручения Министерству);
выполнения всех поручений, содержащихся в протоколе (выписке из протокола), направленной, в случае необходимости, информации об исполнении поручений в соответствующие структурные подразделения Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики;
документированной информации, направленной в соответствии с поручением Президента Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики, в Государственный Совет Удмуртской Республики, корреспондентам, Президенту Удмуртской Республики или Председателю Правительства Удмуртской Республики, и если по представленной информации Президентом Удмуртской Республики или Председателем Правительства Удмуртской Республики не даны новые поручения или материалы не возвращены на доработку;
документированной информации о направлении Министерством в установленном порядке головному исполнителю соответствующих документов, предложений и иных материалов;
соответствующей резолюции министра или представленной определенными министром должностными лицами документированной информации о решении, принятом министром (в отношении поручений министра);
соответствующей резолюции первого заместителя министра, заместителя министра (в отношении поручений первого заместителя министра, заместителя министра).
78. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколах (перечнях поручений), прекращается по пунктам.
79. Контроль за исполнением поступивших в Министерство обращений граждан прекращается на основании документированной информации соответствующего структурного подразделения Министерства о направлении в установленном порядке ответа гражданину.
80. Снятие контрольного документа с контроля оформляется отделом делопроизводства и кадровой работы Министерства отметкой об исполнении контрольного документа и направлении его в дело. Отметка об исполнении содержит:
ссылку на документ (дата и номер регистрации), свидетельствующий об исполнении, номер номенклатурного дела, в котором будет храниться документ;
при отсутствии документированного подтверждения исполнения документа – краткие сведения о проделанной работе, представленные исполнителем, дату исполнения документа, подпись исполнителя и руководителя структурного подразделения Министерства.
81. При организации контроля в целях своевременного принятия управленческих решений и оперативных мер по обеспечению исполнения контрольных документов в установленные сроки, в Министерстве используются следующие формы контроля:
еженедельное информирование отделом делопроизводства и кадровой работы Министерства первого заместителя министра, заместителей министра, руководителей структурных подразделений Министерства о находящихся на контроле контрольных документах на текущую дату и на предстоящий период;
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 |
