Приложение
к муниципальному контракту
№ ____ от «____» _________ 2007 г.
Спецификация на поставку программного обеспечения
№ | Название программного обеспечения | Название товара | Цена за единицу, в рублях | Стоимость в рублях | Примечание |
1 | Программное обеспечение для автоматизации административного делопроизводства с одновременной работой 25 пользователей, год выпуска версии не позднее 2007 года, в соответствии с техническим заданием, разделы 1 - 4 | ||||
2 | Операционная система, в соответствии с техническим заданием, раздел 5 пункт 2: | ||||
2.1 | сервер приложений на 2 процессора, год выпуска версии не позднее 2003 года | ||||
2.2 | клиентские лицензии к операционной серверной системе в количестве 50 штук | ||||
3 | Сервер базы данных (SQL) с неограниченным количеством пользователей и устройств, с лицензией на 1 процессор, в соответствии с техническим заданием, раздел 5 пункт 3 | ||||
4 | Почтовый сервер, в соответствии с техническим заданием, раздел 5 пункт 4 | ||||
4.1 | почтовый сервер, год выпуска версии не позднее 2007 года | ||||
4.2 | клиентские лицензии к почтовому серверу в количестве 50 штук | ||||
5 | Сервер оптического распознавания текста с неограниченным числом рабочих мест и с одновременной работой 3 лицензий, объем 75000 страниц в месяц, аппаратные ключи защиты, год выпуска версии не позднее 2003 года, в соответствии с техническим заданием, раздел 5 пункт 5 | ||||
ИТОГО, в том числе НДС 18% |
Техническое задание на программное обеспечение
1. Назначение и выполняемые функции программного обеспечения
1.1 Назначение программного обеспечения
Приобретаемое программное обеспечение предназначено для автоматизации административного делопроизводства в управлении делами Администрации города Омска, в том числе организационной деятельности связанной с регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием, хранением и учётом документов, выполнением заданий, контролем исполнительской дисциплины, удалённого доступа к документам из структурных подразделений Администрации города Омска, взаимодействием с информационными системами других организаций (далее по тексту СЭД).
СЭД должна обеспечивать автоматизацию всех стандартных функций административного делопроизводства согласно:
- ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утверждена приказом Федеральной архивной службы России №68 от 01.01.2001 г.).
Общий документооборот управления делами Администрации города Омска в 2006 году составил 320 700 документов, Администрации города Омска - 946 068.
1.2 Основные выполняемые функции СЭД
Делопроизводство представляет собой процесс движения документов в организации с момента их создания или получения из других организаций или от физических лиц до завершения их исполнения и сдачи в архив.
Делопроизводство – комплексный процесс, состоящий из приёма и регистрации входящей корреспонденции, наложения резолюций и выбора исполнителей, ознакомления с текущей корреспонденцией, создания исходящих/внутренних документов во исполнение заданий и в инициативном порядке, постановки заданий на контроль, промежуточного контроля и снятия заданий с контроля, формирования дел и архивирования документов.
1.2.1 Регистрация входящей корреспонденции
Приём и регистрация входящей корреспонденции – это процесс, заключающийся в первичной обработке входящих документов и передаче документов адресату. Первичная обработка документа включает в себя регистрацию документа, сканирование бумажного оригинала и распознавание текста документа
Как электронное изображение документа, так и файл с текстом документа могут быть «прикреплены» к регистрационной карточке (далее РК) и в её составе переданы адресату(ам)– должностным лицам, указанным в качестве получателя документа.
При наличии у регистратора сертификата электронной цифровой подписи (далее ЭЦП) РК документа может быть подписана с использованием ЭЦП.
1.2.2 Наложение резолюций и выбор исполнителей
Наложение резолюций и выбор исполнителей – процесс придания документу статуса распорядительного и формирования заданий исполнителям.
Процесс инициируется либо зарегистрированным входящим документом (полученным из внешней организации), либо зарегистрированным внутренним документом. Результатом выполнения процесса является передача входящего/внутреннего документа с наложенной резолюцией(ями) непосредственным исполнителям.
Резолюция содержит указание о характере и сроках исполнения документа, а также перечень исполнителей.
СЭД должна обеспечивать возможность создания нескольких пунктов проекта резолюции с несколькими исполнителями и сроками исполнения по каждому пункту. Один из исполнителей назначается ответственным исполнителем, остальные могут быть назначены соисполнителями. Также может быть назначен координатор работ и выбраны сотрудники для ознакомления с документом.
После подготовки проекта резолюции он может быть передан одному или нескольким согласующим лицам.
Процесс согласования резолюции включает в себя ознакомление с содержанием проекта резолюции и подтверждение своего согласия или несогласия с проектом. При несогласии проект отправляется на доработку.
Процесс доработки проекта резолюции заключается во внесении изменений в текст пунктов проекта резолюции, замене исполнителей или изменении сроков исполнения в соответствии с полученными замечаниями.
После согласования резолюция утверждается. При этом на основании наложенной резолюции автоматически формируются карточки заданий, которые передаются исполнителям, указанным в резолюции.
При наличии у руководителя (или советника) сертификата ЭЦП, резолюция может быть подписана с использованием ЭЦП.
1.2.3 Создание исходящих/внутренних документов
Исходящий/внутренний документ может создаваться, как в ответ на входящий/внутренний документ во исполнение задания по резолюции, так и в инициативном порядке.
Подготовка документа в инициативном порядке – процесс создания документа, не являющегося ответом на входящий или внутренний документ.
Подготовка проекта исходящего/внутреннего документа может производиться исполнителем средствами внешнего текстового редактора.
Подготовленный проект документа «прикрепляется» к карточке задания и передаётся на согласование визирующим лицам.
Согласование проекта документа – процесс ознакомления с документом всех заинтересованных лиц с возможностью внесения в документ предложений или изменений.
СЭД должна обеспечивать возможность создания списков визирующих лиц и нескольких маршрутов согласования различных типов – последовательных или параллельных.
Визирующее лицо при необходимости может вернуть документ на доработку. После внесения изменений документ повторно отправляется по маршруту согласования.
Утверждение исходящего/внутреннего документа производится должностным лицом, ответственным за его подготовку, после согласования документа всеми визирующими лицами.
При наличии у лица, утверждающего документ, сертификата ЭЦП, документ может быть подписан с использованием ЭЦП.
Регистрация исходящей/внутренней корреспонденции заключается в присвоении документу постоянного регистрационного номера. СЭД должна обеспечивать автоматическое формирование номеров документов с помощью настраиваемых нумераторов.
1.2.4 Контроль исполнительской дисциплины
Контроль исполнительской дисциплины – процесс, заключающийся в наблюдении за ходом исполнения распорядительного документа с учётом сроков и качества выполняемых работ. Контроль исполнения входящего/внутреннего документа производится после наложения резолюции и придания документу статуса распорядительного.
Постановка на контроль установление признака, типа контроля.
При постановке документа на контроль производится назначение плановых сроков исполнения. Значение планового срока формируется на основании сроков, указанных в резолюции. В процессе контроля проверяется готовность документов к плановым срокам исполнения.
Промежуточный контроль – процесс, заключающийся в периодическом опросе исполнителей для определения состояния документа, учёте и обобщении результатов контроля.
Исполнителем периодически вносится в карточку задания информация о ходе выполнения и проценте исполнения задания. Для промежуточного контроля заданий на контроле используется карточка контроля.
Снятие с контроля – завершение процесса контроля. Основанием для снятия с контроля является наличие номера результирующего исходящего документа, зарегистрированного при отправке документа.
1.2.5 Передача документов в архив
Отработанные документы подшиваются в дела, которые затем передаются на архивное хранение.
Хранение дел включает:
- ведение номенклатуры дел (ведение справочника номенклатуры дел) – процесс, заключающийся в составлении систематизированного перечня заголовков (наименований) дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
- формирование дел и томов – процесс формирования дел с вложенными томами и присвоения им уникальных регистрационных номеров;
- списание документов в дела – процесс помещения документа в дело, согласно номенклатуре дел;
- передача дел во временное пользование – до закрытия дел документы в составе этих дел могут передаваться во временное пользование;
- архивирование дел производится после их закрытия и составления, согласования и утверждения описи дел на передачу в архив;
- передача дел в подразделения – процесс передачи и приёма дел, хранящихся в архиве, для работы в подразделениях;
- передача дел на постоянное хранение – процесс формирования, согласования и утверждения описей дел для передачи в фонды постоянного хранения;
- уничтожение документа в архиве – процесс формирования, согласования и утверждения описей дел на уничтожение.
1.2.6 Сервис уведомлений
Рассылка пользователям уведомлений (напоминаний) о необходимости выполнения определённых заданий.
1.2.7 Контроль получения ответа на документ
Контроль получения ответа на исходящий документ позволяет устанавливать ожидаемый срок ответа и дату фактического получения документа-ответа.
1.2.8. Построение отчётов
Построения отчётов позволяет быстро создавать новые отчёты и адаптировать существующие отчёты.
1.2.9 Электронный телефонный справочник
Электронный телефонный справочник синхронизирован со справочником сотрудников и предоставляет пользователю доступ к различной информации о сотрудниках, такой как фамилии, должности, место работы, номера телефонов, адреса электронной почты и др.
1.2.10 Веб-доступ для поиска и просмотра документов
Веб-доступ – система поиска и просмотра входящих, исходящих, внутренних документов, а также заданий и резолюций, зарегистрированных в СЭД, с помощью веб-доступа.
2. Требуемый состав системы
Архитектура и технологии
Технологически СЭД должна состоять из двух частей:
- набор карточек, справочников и специализированных модулей их поддержки, составляющих платформу СЭД и реализующих основные функциональные возможности приложения;
- набор сервисов и модулей, взаимодействующих с платформой СЭД, реализующих дополнительные возможности приложения.
Архитектурно СЭД должна состоять из серверных и клиентских модулей и подсистем.
Сервер должен быть построен на основе высокопроизводительной базы данных SQL и предназначен для хранения данных и обработки запросов на выборку данных.
Клиент СЭД должен быть интегрирован с обозревателем Интернета (далее по тексту Internet Explorer) и состоять из ядра системы и набора управляемых им карточек.
2.3 Требуемые прикладные серверные подсистемы
Сервис журналирования для фиксации и учёта действий по переводу в различные состояния или изменения учётных характеристик регистрационной карточки документа и карточки задания.
Сервис уведомлений для рассылки пользователям уведомлений (напоминаний) о необходимости выполнения определённых заданий.
Веб-доступ – подсистема поиска и просмотра входящих, исходящих, внутренних документов, а также заданий и резолюций, зарегистрированных в СЭД, с помощью веб-доступа.
Сервис веб-отчётов для формирования аналитических веб-отчётов по информации, учитываемой в системе электронного документооборота.
Подсистема фонового распознавания текстов документов для выполнения распознавания графических образов отсканированных бумажных документов без непосредственного участия пользователя в процессе распознавания.
2.4 Требуемые прикладные клиентские подсистемы
Подсистема регистрации документов для обеспечения учёта входящих, исходящих, внутренних документов, обеспечения процессов регистрации и работы с документами.
Подсистема сканирования для сканирования бумажных входящих документов и прикрепления электронных образов документов к регистрационным карточкам.
Подсистема работы с заданиями для учёта заданий по резолюциям, обеспечения возможности контроля исполнения заданий.
Подсистема работы с электронной цифровой подписью (ЭЦП) для подписания с использованием ЭЦП любых объектов или частей объектов системы, проверки подлинности ЭЦП, а также для управления сертификатами пользователей.
Подсистема управления ролями пользователей для управления правами пользователей на доступ к различным объектам системы, а также на выполнение различных операций с этими объектами.
Подсистема журналирования требуется для фиксации и учёта действий по переводу в различные состояния, изменения учётных характеристик регистрационной карточки документа и карточки задания.
Подсистема формирования отчётов для обеспечения возможности построения различных отчётов с требуемыми параметрами.
Подсистема автоматизации отдела архивов автоматизирует работу с документами на последних этапах обработки документов: формирования дел, списания документов в дела.
2.5 Карточки
В СЭД должны использоваться следующие карточки:
- регистрационная карточка (РК) — для работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
- шаблон РК — для оптимизации работы с типовыми документами. Типовые документы выделяются в шаблоны, которыми можно пользоваться при создании РК;
- поиск РК — для поиска регистрационных карточек;
- карточка задания (КЗ) — для описания задания конкретному исполнителю, а также для отметок о ходе и завершении выполнения заданий;
- шаблон резолюции — для оптимизации работы с типовыми резолюциями. Типовые резолюции выделяются в шаблоны, которые можно использовать при создании заданий;
- шаблон визирующих лиц — для оптимизации работы со списками визирующих лиц. Списки визирующих лиц выделяются в шаблоны, которые можно использовать при визировании документа;
- поиск карточек задания — для поиска заданий и резолюций;
- карточка контроля — для контроля исполнения заданий по резолюциям;
- карточка сканирования — для управления процессами поточного сканирования и распознавания текстов документов;
- дело — для формирования перечней документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
- описи дел/Акт — для формирования систематизированных перечней дел для хранения, передачи в архив или на уничтожение;
- поиск дел, томов, документов дел — для поиска дел, описей дел и РК;
- реестр приёма/передачи — для формирования списков переданных и полученных документов из подразделений;
- реестр рассылки документов — для создания и учёта реестров на отправку исходящих документов в другие организации;
- карточка учёта бланков — для ведения работы по учёту номерных бланков строгой отчётности;
- подписка на шаблон уведомлений — для подписки пользователя на получение уведомлений по шаблону об операциях с выбранным объектом;
- отписка от шаблона уведомлений — для отписки пользователя от получения уведомлений по шаблону об операциях с выбранным объектом;
- шаблон уведомления — для создания напоминания и инициализации механизма уведомлений.
2.6 Справочники и системные карточки
Справочники предназначены для хранения часто запрашиваемой и редко изменяющейся информации, используемой при заполнении полей других карточек.
В СЭД должны использоваться следующие справочники и системные карточки:
- справочник сотрудников хранит информацию о сотрудниках организации;
- справочник контрагентов хранит сведения о внешних организациях, с которыми осуществляется какого-либо рода взаимодействие;
- справочник нумераторов для формирования правил для автоматического присвоения документам уникальных номеров в соответствии с принятой системой нумерации;
- справочник номенклатуры дел определяет перечень дел для хранения бумажных копий документов;
- справочник типов с возможностью разработки новых видов карточек документов с уникальным набором полей на основе стандартных типов, входящих в систему по умолчанию, настройки их атрибутов, внешнего вида, состояния и переходов состояний;
- справочник ссылок с возможностью создания цепочки документов, связанных между собой по какому-либо признаку, например, входящий документ, полученный в ответ на запрос (исходящий документ), договор и приложение к договору и т. п;
- универсальный справочник позволяющий хранить описания прочих однотипных объектов, описание которых не предусмотрено в других справочниках;
- справочник категорий позволяющий формировать дерево категорий, схематично представляющее собой тематику документации: чтоб каждый документ мог быть отнесён к одной или более категориям, что облегчит в дальнейшем поиск и просмотр документов одинаковой направленности;
- монитор бизнес-процессов позволяющий представить список всех имеющихся в системе экземпляров бизнес-процессов — активных, приостановленных и завершенных, их описание и средства управления;
- карточка системных настроек с возможностью изменения настройки системы;
- настройка ролевой модели с возможностью настроить ролевую модель и доступность операций для различных групп пользователей;
- карточка стандартных отчётов позволяющая формировать веб-отчёты;
- расписание для создания задания на распознавание текстов и управления процессом фонового распознавания;
- справочник текстов резолюций для хранения текстов резолюций;
- типы дел для создания и хранения типов и сроков хранения дел;
- учёт выдачи-возврата для настройки процесса выдачи во временное пользование документов, включённых в дела;
- типы реестров рассылки для создания, настройки и хранения типов реестров рассылки;
- учёт бланков и Типы бланков для ведения работы по учёту номерных бланков;
- виды доставки для создания и хранения видов доставки уведомлений.
3. Описание подсистем
3.1 Модули СЭД
3.1.1 Требуемые функции СЭД
В СЭД должны присутствовать следующие встроенные функции:
- управление правами доступа к карточкам (права на просмотр, редактирование и удаление);
- журналирование работы системы;
- управление сессиями;
- навигация и иерархическое представление папок;
- создание и редактирование виртуальных папок (папки с определёнными фильтрами данных) и представлений (столбцы и содержимое столбцов);
- выполнение поиска;
- создание, обновление данных, удаление карточек в хранилище;
- сохранение, обновление и удаление файлов документов в хранилище;
- выбор значений из встроенных справочников СЭД при заполнении полей карточек;
- создание и настройка поисковых запросов и фильтрация карточек в виртуальных папках;
- редактирование поставляемых с платформой СЭД справочников;
- поддержка WorkFlow-процессов.
3.1.2 Навигатор СЭД
Навигатор является составной частью Клиента СЭД и служит основным клиентским инструментом для работы в СЭД. С его помощью пользователь системы в соответствии со своей ролью и выданными правами должен иметь возможность настраивать иерархию папок, модифицировать справочники, создавать и обрабатывать карточки документов и заданий и т. д.
Навигатор должен содержать несколько областей отображения данных и набор меню и элементов управления, обеспечивающих выполнение всех команд, необходимых для работы с системой.
На панели Навигатора должно отображаться дерево папок, в которых содержатся карточки.
Каждая карточка должна представлять собой максимально подробное описание отдельного документа — тип; дата создания; фамилия лица, зарегистрировавшего документ; сведения о содержании; ссылки на другие документы, — а также должна включать в себя графический файл с изображением отсканированного бумажного документа и файл, содержащий распознанный текст документа.
Возможность создания для отображения карточек с заданными свойствами виртуальных папок. Её содержимое должно формироваться динамически при открытии папки путём выполнения поискового запроса к базе данных, который указывается в свойствах папки.
3.2 Необходимые прикладные серверные подсистемы СЭД
3.2.1 Сервис журналирования
Сервис журналирования необходим для регистрации операций, выполняемых с регистрационными карточками и карточками заданий, что позволит выполнить следующие задачи:
контроль корректности работы системы;
определение и локализация аварийных ситуаций;
контроль активности работы пользователя с системой.
Перечень операций, подлежащих регистрации и занесению в журнал событий, должен задаваться в настройках системы.
3.2.2 Сервис уведомлений
Сервис уведомлений – подсистема, необходимая для рассылки пользователям уведомлений (напоминаний) о необходимости выполнения определённых заданий. Подсистема должна обеспечивать рассылку:
- разовых сообщений, отправляемых из пользовательского интерфейса;
- стандартных сообщений системы о фактах совершения операций над карточками системы, отправляемых автоматически в соответствии с административными настройками.
Доставка уведомлений пользователям должна производиться различными способами:
- в виде сообщения электронной почты;
- путём доставки ярлыка СЭД.
Автоматическое формирование сообщений в момент выполнения операции с карточкой при наличии шаблона сообщения для данного типа объекта, данной операции и роли.
Подписка/отписка пользователя на получение уведомлений по шаблону от выбранного объекта должна производиться как администратором, так и пользователем.
3.2.3 Веб-доступ
Подсистема веб-доступа для поиска и просмотра входящих, исходящих и внутренних документов, а также заданий и резолюций, зарегистрированных в системе, должна представлять собой интерактивную клиент-серверную интернет-систему, в которой в качестве клиента выступает Internet Explorer, установленный на компьютере пользователя.
При обращении к подсистеме веб-доступа в окне Internet Explorer отображается экранная форма с полями для ввода условий поиска документа/резолюции, на основании которых строится запрос к серверной части подсистемы.
Серверная часть подсистемы обеспечивает обработку запроса и формирует html-страницу с таблицей, содержащей результаты поиска, которая отображается в окне Internet Explorer на компьютере пользователя.
Таблица с результатами поиска должна содержать перечень найденных документов и их краткое описание (номер, дата, автор, адресат, краткое содержание и т. п.).
3.2.4 Сервис веб-отчётов
СЭД должна содержать произвольный набор процедур для формирования отчётов с заданными характеристиками. Например, возможно создание процедуры построения отчёта, содержащего перечень всех РК входящих документов, зарегистрироанных за определённый период времени.
Должна быть возможность построения простых и многотабличных отчётов, отчётов с детализацией, вывод отчётов как в окне обозревателя Internet Explorer, так и в текстовом редакторе.
3.2.5 Подсистема фонового распознавания текста документов
Подсистема фонового распознавания текста, должна обеспечивать централизованное распознавание текста отсканированных документов, в регистрационных карточках которых пользователями установлен признак необходимости распознавания, или карточки которых отфильтрованы по запросам, настроенным администратором системы.
Подсистема должна включать в себя программу, обеспечивающую периодическую выборку отмеченных для распознавания файлов, передачу их программе распознавания и прикрепление полученных текстовых файлов к соответствующим регистрационным карточкам.
Подсистема работает на сервере в соответствии с расписанием, настраиваемым администратором.
3.2.6 Телефонный справочник (веб-доступ)
Телефонный справочник с веб-доступом, так же как и подсистема веб-доступа для поиска документов и резолюций, должна представлять собой интерактивную клиент-серверную интернет-систему, в которой в качестве клиента выступает Internet Explorer, установленный на компьютере пользователя.
При обращении к телефонному справочнику с веб-доступом в окне Internet Explorer отображается экранная форма с полями для ввода условий поиска сотрудника(ов), на основании которых строится запрос к серверной части подсистемы.
Должна быть возможность поиска по фамилии, подразделению, должности, номеру телефона, номеру кабинета и т. п., с формированием html-страницы с таблицей, содержащей список найденных сотрудников, которая отображается в окне Internet Explorer на компьютере пользователя.
3.3 Требования к прикладным клиентским подсистемам СЭД
3.3.1 Подсистема регистрации документов
Подсистема состоит из набора взаимодействующих модулей и карточек, основной из которых является регистрационная карточка (РК).
Три типа РК: входящего, исходящего и внутреннего документа.
Регистрационная карточка содержит полный набор реквизитов, характеризующих тот или иной документ: тип, дата создания, адресат, фамилия лица, зарегистрировавшего документ, сведения о содержании, а также может включать в себя графический файл с изображением отсканированного входящего документа, файл, содержащий распознанный текст документа, либо файл подготовленного исходящего документа.
Присвоение документам регистрационных номеров производится автоматически, согласно принятой в организации системе нумерации, которая должна быть описана в справочнике нумераторов.
В процессе регистрации документов можно указывать взаимосвязь между ними, например, при поступлении какого-либо входящего документа в ответ на ранее отправленный исходящий документ.
Если предполагается регистрация большого количества документов, содержащих одинаковые данные и/или прикреплённые файлы можно создать шаблон (карточка шаблона РК). В карточках документов, создаваемых по шаблону, будут заполнены все поля, заполненные в шаблоне, и добавлены файлы, прикреплённые к шаблону.
Непосредственно из РК возможно создание корневой резолюции, а также просмотр всех резолюций, наложенных на документ.
Кроме шаблона регистрационной карточки в систему входят шаблоны резолюций (карточка шаблона резолюции), шаблоны визирующих лиц (карточка шаблона визирующих лиц), а также справочник текстов резолюций и справочник назначения шаблонов резолюций.
РК исходящего или внутреннего документа обеспечивает выбор визирующих лиц и отправку подготовленного проекта документа по одному или нескольким последовательным или параллельным маршрутам согласования.
Регистрируются передачи документа другим пользователям или подразделениям, а также отмечается номер дела и тома, в которые помещается документ для хранения в архиве.
В хронологическом порядке регистрируются все операции, выполненные с регистрационной карточкой документа с момента её создания.
3.3.2 Подсистема сканирования
Сканирование и распознавание текста одиночного документа возможно непосредственно из РК при регистрации документа.
Подсистема сканирования служит для управления процессом поточного сканирования и распознавания текста документов. Инструментом управления этим процессом служит карточка сканирования со следующими возможностями:
- сканирование и распознавание текста бумажных документов, либо распознавания текста ранее отсканированных документов;
- прикрепление к разным РК соответствующих им электронных образов отсканированных в поточном режиме документов (без распознавания текста документов);
- отображается результат как сканирования/распознавания, так и обработки/прикрепления файлов документа.
3.3.3 Подсистема работы с заданиями
Задания формируются автоматически при наложении резолюций на входящий или распорядительный внутренний документ. При этом создаются карточки заданий для каждого исполнителя по каждому пункту наложенной резолюции со следующими возможностями:
- отображения реквизитов и текст пункта резолюции, адресованного исполнителю, получившему это задание;
- из карточки задания исполнитель может создать дочернюю резолюцию, содержащую задания своим подчинённым, либо принять задание в работу, если он является конечным исполнителем;
- при необходимости согласования текста дочерней резолюции с заинтересованными лицами должен быть выбор визирующих лиц и отправка проекта резолюции по одному или нескольким последовательным или параллельным маршрутам согласования;
- после согласования и утверждения проекта резолюции автоматически формируются дочерние задания исполнителям, указанным в пунктах дочерней резолюции;
- конечный исполнитель задания использует карточку задания для отметок о текущем состоянии выполнения задания и его окончательном исполнении;
- для задания может быть указан контролёр. В этом случае задание после его завершения исполнителем будет направлено на приёмку контролёру, который может его отклонить (вернуть на доработку) или принять.
3.3.4 Подсистема работы с ЭЦП
ЭЦП может использоваться:
при регистрации входящих, внутренних и исходящих документов;
при визировании документа, поступившего на согласование;
при утверждении резолюций.
3.3.5 Подсистема управления ролями пользователей
Распределение прав пользователей при работе с СЭД базируется на так называемой ролевой модели. Ролевая модель определяет доступность различных операций с объектами системы для различных пользователей в зависимости от выполняемой ими роли.
Настройка ролевой модели производится администратором с помощью справочника Настройка ролевой модели, входящего в состав системы.
3.3.6 Подсистема формирования отчётов
Для построения отчётов используется карточка стандартных отчётов.
Подсистема должна строить простые и многотабличные отчёты, отчёты с детализацией, вывод отчётов как в окне обозревателя Internet Explorer, так и в текстовом редакторе.
3.3.7 Подсистема формирования дел и архивации документов
Для формирования дел и архивации документов используются карточка дела и карточка описи дел.
В карточке дела хранится и отображается следующая информация (параметры дела): индекс дела, дата создания дела, тип дела, состояние дела, место хранения и пр.
Карточка дела должна выполнять следующие операции:
- создание дела в соответствии с утверждённой номенклатурой дел;
- назначение/изменение срока хранения дела;
- назначение/изменение подразделения хранения дела;
- добавление/удаление тома;
- добавление/удаление документа в томе;
- выдача документов дела во временное пользование и их возврат;
- закрытие дела.
Карточка описи дела должна позволять выполнять следующие операции:
- формирование описи дел определенного типа;
- добавление/удаление томов дел;
- согласование описи;
- утверждение описи;
- внесение информации о передаче описи;
- внесение информации о приеме описи;
- внесение информации об уничтожении описи.
4. Как должна функционировать СЭД и её подсистемы
4.1 Общие принципы работы
СЭД функционирует в интерактивном режиме.
Работа пользователя с клиентскими функциональными подсистемами приложения, в основном, осуществляется следующим образом:
- выбор и открытие карточки интересующего объекта;
- ввод и/или редактирование данных в экранной форме, соответствующей данному объекту;
- сохранение введённых данных или отмена выполненных действий.
Основной принцип работы прикладных клиентских функциональных подсистем приложения состоит в том, что управление подсистемой является прерогативой пользователя, т. е. клиентское приложение реагирует на события, инициатором которых является пользователь.
Работа прикладных серверных функциональных подсистем происходит на сервере СЭД.
Событиями, происходящими в системе, инициируется запуск следующих подсистем:
- сервиса журналирования действий пользователей;
- сервиса уведомлений;
- подсистемы веб-доступа;
- сервиса веб-отчётов;
- подсистемы фонового распознавания;
- телефонного справочника с веб-доступом.
Для обеспечения целостности, корректности и надежности данных, а также эффективности работы каждого пользователя система поддерживает следующие принципы:
- корректность изменения информации – одновременное редактирование данных несколькими пользователями запрещено;
- корректность обработки информации – в момент инициации формирования отчёта с обрабатываемых данных снимается моментальный «слепок». При этом все последующие изменения информации (даже той, которая отчётом еще не обработана) не влекут за собой изменение исходных данных для отчёта;
- минимизация числа отказов на модификацию – при работе пользователя с данными решается задача контроля вводимой информации на корректность и целостность для записи ее в базу данных;
- обработка блока связанной информации – работа с информацией проходит в рамках одной транзакции, что обеспечивает либо приём всех изменений, либо полный откат по всем связанным данным.
СЭД имеет дружественный пользовательский интерфейс, обладающий следующими характеристиками:
- современный многооконный и многозадачный интерфейс – применён стандартный MDI-интерфейс, позволяющий работать одновременно с несколькими окнами, содержащими различные данные;
- оперативность получения необходимой информации – обеспечивается получение выборок и отчётов на экран для предварительного просмотра; при работе с большими массивами данных система в соответствии с настройками выводит заданное подмножество записей;
- панель инструментов – применено дублирование основных команд системы кнопками-картинками с подсказками на панели инструментов. Одинаковым смысловым действиям в различных окнах соответствуют одинаковые картинки;
- использование клавиатуры и «мыши» – основные элементы управления ориентированы на работу с «мышью» (к примеру, панель инструментов, полосы горизонтальной и вертикальной прокрутки, всплывающие меню) и продублированы «горячими» клавишами;
- сохранение пользовательских установок – применяется сохранение пользовательских установок (вид таблиц данных, критерии последних выборок, параметры упорядоченности информации).
Основным принципом надежности программного комплекса является принцип «источник информации должен быть один».
В системе поддерживается принцип логического удаления информации. Этот принцип удаления применяется практически ко всей оперативной информации. При наличии связанных с удаляемой справочной информацией оперативных данных происходит отказ от удаления с соответствующим уведомлением пользователя.
Ведётся внешнее и внутреннее журналирование операций, выполняемых с объектами системы.
4.2 Работа подсистемы регистрации документов
Регистрационная карточка (РК) документа формируется и видоизменяется по мере выполнения необходимых операций делопроизводства. Набор возможных операций и последовательность их выполнения зависят от вида документа (входящий, исходящий, внутренний), текущего этапа обработки документа и роли пользователя, обрабатывающего документ на данном этапе.
Текущий этап обработки документа отображается в РК.
Ниже на рисунке представлена упрощённая схема переходов РК из одного состояния в другое в зависимости от вида документа и выполняемых с ним операций (синим цветом отмечены состояния и переходы, свойственные только исходящим и/или внутренним документам).
4.3 Работа подсистемы фонового распознавания текстов документов
Сервис распознавания запускается на сервере по расписанию, настраиваемому администратором. При запуске сервиса отбираются карточки, содержащие файлы, отмеченные для распознавания, выполняется их обработка и прикрепление к карточкам полученных текстовых файлов.
С точки зрения пользователя процесс фонового распознавания заключается в следующем.
Отсканированный файл образа документа присоединяется к регистрационной карточке (РК) с признаком (состоянием) «Образ документа», после чего РК отправляется адресатам.
В случае необходимости распознавания текста (документ необходимо видоизменить, откомментировать или использовать его фрагменты для создания нового документа) получатель РК отмечает файл образа для распознавания и файл переходит в состояние «Отмечен для распознавания».
Далее, в соответствии с заданным расписанием, осуществляется распознавание отмеченного образа в фоновом режиме. В случае успешного распознавания к РК присоединяется созданный текстовый файл, файл образа переводится в состояние «Распознан», а в случае ошибки – в состояние «Ошибка распознавания».
Заинтересованный пользователь при следующем открытии РК анализирует результаты работы подсистемы распознавания. В случае неудачного результата («Ошибка распознавания») документ необходимо отправить на повторное распознавание, вновь переведя его в состояние «Отмечен для распознавания».
Если текст документа распознан успешно, пользователь получает возможность сравнить результат распознавания с текстом исходного документа. В этот момент файл документа переводится в состояние «Верифицируется».
В случае подтверждения результата распознавания пользователь помечает файл документа состоянием «Верифицирован».
Наряду с возможностью обработки документов в фоновом режиме по расписанию, возможен запуск процесса распознавания текста документа непосредственно по команде пользователя.
4.4 Процессы в подсистеме работы с заданиями
Набор операций, доступных при работе с карточкой задания (КЗ), может изменяться в зависимости от текущего состояния КЗ и роли пользователя.
Состояние карточки отображается в КЗ.
Ниже на рисунке представлена упрощённая схема переходов КЗ из одного состояния в другое в зависимости от операций, выполняемых с заданием.
5. Состав программного обеспечения СЭД
1. Программное обеспечение для автоматизации административного делопроизводства.
2. Операционная система «сервер приложений» со следующими характеристиками:
- поддержка до 32 ГБ оперативной памяти, до 8-процессоров;
- инфраструктура открытого ключа, службы сертификации и смарт-карты;
- удаленный рабочий стол для администрирования;
- сервер терминалов;
- каталог сеанса сервера терминалов;
- распределение нагрузки сети;
- служба кластеров;
- поддержка виртуальных частных сетей (VPN);
- IPv6;
- распределенная шифрованная файловая система
- теневые копии общих папок, передача теневых копий;
- съемные накопители;
- внешнее хранилище;
- служба факсов;
- виртуальная дисковая служба;
- служба теневого копирования тома (VSS);
- результаты использования групповой политики;
- командная строка инструментария управления;
- дистанционная установка ОС;
- службы удаленной установки.
3. Сервер базы данных (SQL) со следующими характеристиками:
- безопасное, надёжное, масштабируемое, высокодоступное ядро с улучшенной производительностью и поддержкой структурированных и неструктурированных (XML) данных;
- репликация данных для распределённых и мобильных приложений обработки данных, высокая доступность систем, масштабируемый параллелизм со вторичными хранилищами данных для отчётных решений и интеграция с разнородными системами;
- развитые возможности уведомлений для разработки и внедрения масштабируемых приложений, способных доставлять персонализированные, своевременные обновления информации множеству соединённых и мобильных устройств, возможности извлечения, преобразования и загрузки для хранилищ данных и интеграции данных в масштабе всей Администрации города Омска;
- аналитическая обработка в реальном времени (OLAP) для быстрого, сложного анализа больших и смешанных наборов данных, использующая многомерное хранение, исчерпывающее решение для создания, управления и доставки как традиционных бумажных отчётов, так и интерактивных, основанных на технологии WWW отчётов, включает средства управления для развитого управления и настройки баз данных, встроенная поддержка Web служб для обеспечения взаимодействия с другими приложениями и платформами, интегрированные инструменты разработки для ядра базы данных, извлечения, трансформации и загрузки данных, извлечения информации, OLAP и отчётности, для предоставления сквозных возможностей разработки приложений;
- зеркалирование базы данных с непрерывной передачей содержимого журнала транзакций исходного сервера на один целевой сервер. В случае сбоя основной системы приложения с немедленно соединяется с базой на вспомогательном сервере. Экземпляр, работающий на вспомогательном сервере должен определять сбой основного сервера в течение несколько секунд и немедленно начинать принимать соединения. Зеркалирование базы данных должно работает на стандартном серверном оборудовании и не требовать специального хранилища и контроллеров;
- возможность поддержки кластеров с восстановлением после отказа, минимальное количество узлов кластера – восемь;
- создание мгновенных, доступных только для чтения снимков базы данных, предоставляющий устойчивый снимок без накладных расходов на время и хранение на создание полной копии базы данных. Когда основная база данных расходится со снимком, последний добавляет свои собственные копии страниц, по мере того, как они изменяются;
- доступность баз данных при помощи опции быстрого восстановления, с возможностью подключения к восстанавливающейся базе данных после того, как журнал транзакций применён;
- выделенное административное соединение для доступа к серверу даже если он не отвечает или недоступен по иной причине;
- одновременно производить модификацию (вставки, изменения, удаления) таблицы или данных кластерного индекса и любых связанных индексов во время выполнения команды DDL, с возможностью добавлять индексы без помех доступу к таблицам или другим существующим индексам;
- секционирования таблиц по файловым группам в базе данных;
предоставляет единую консоль управления, которая позволяет администраторам данных, находящимся в любом месте вашей организации, отслеживать, управлять и настраивать все базы данных и связанные службы по всему предприятию.
- авторизация, позволяющая администраторам управлять разрешениями на модульном уровне и в указанной области, делая управление разрешениями проще, а также обеспечивает выполнения принципа наименьших привилегий, позволяет указать контекст, в котором будут выполняться операторы модуля;
- поддержка шифрования внутри базы данных, полностью интегрированное с инфраструктурой управления ключами.
4. Почтовый сервер, интегрирующий средства доставки заданий программного обеспечения для автоматизации административного делопроизводства с электронной почтой (получение почтовых сообщений о заданиях и формирование ассоциированных заданий) со следующими характеристиками:
- встроенная защита, защита от вирусов и нежелательной почты;
- встроенные функции защиты против фишинговых и нежелательных сообщений электронной почты, а также дополнительная интегрированная фильтрация и возможность проверки нескольких машин обеспечивают усиленную защиту;
- контроль за передаваемыми сообщениями и сообщениями, требующими сохранения, а также гибкое ведение журналов обеспечивающих соблюдение корпоративных требований, правовых и регулятивных норм;
- резервирования локальных и кластеризованных данных;
- конфиденциальность обмена сообщениями;
- функции шифрования как для внутренних сообщений, так и для сообщений через Интернет;
- eдиная система обмена сообщениями позволяющая доставлять в почтовый ящик различные виды сообщений, включая факсы и голосовую почту, а также голосовой доступ с обычного телефона;
- обмен сообщениями через Интернет с защищенным шифром доступа к почтовому ящику с возможностями поиска и просмотра разных типов вложений;
- мобильный обмен сообщениями - работа с электронной почтой и календарями при помощи мобильных устройств, одновременно с контролем устройств и политик безопасности;
- производительность и масштабируемость, нелимитированная величина базы данных
- разделения единой логической базы данных для физического размещения в различных хранилищах;
- поддержка организации кластера до 8 точек.
5. Сервер оптического распознавания, позволяющий переводить бумажные документы, PDF-файлы и цифровые фотографии документов в редактируемые форматы. Возможность редактирования полученных результатов в офисных приложениях, отправка по электронной почте или публикация в Интернете. Характеристики:
- возможность встраивать систему оптического распознавания в любые уже существующие или только разрабатываемые приложения, системы документооборота, электронные архивы и другие информационные системы;
- возможность через API управлять интерфейсом системы оптического распознавания;
- настраивать функции и изменять внешний вид программы системы оптического распознавания под конкретные нужды заказчика, в том числе добавлять, удалять и модифицировать команды, управлять расположением основных окон программы, изменять программные сообщения и диалоговые окна и т. д.;
- ассоциировать внешние данные (пользовательские настройки) с внутренними объектами системы оптического распознавания, такими как страницы и блоки на страницах;
- автоматизировать повторяющиеся задачи, так, чтобы определённая последовательность действий выполнялась по нажатию всего одной кнопки;
- наличие инструмента управления лицензиями (Сетевой менеджер лицензий - инструмент для управления лицензиями и распределения нагрузки между рабочими станциями в сети)
- расширенная поддержка XML. Поддержка XML позволяет экспортировать подробную информацию о распознанном тексте;
- быстрое распознавание штрих-кодов, считывание самых распространенных одномерных штрих-кодов и двухмерных штрих-кодов PDF417, напечатанных под любым углом.
ИСПОЛНИТЕЛЬ: ________________________ | ЗАКАЗЧИК: Заместитель Мэра города Омска, управляющий делами Администрации города Омска ____________________ |
Заместитель Мэра города Омска, управляющий делами Администрации города Омска |
|
