Инструкция
по оформлению командировки сотрудников
и поездки студентов, аспирантов
СМК СурГПУ ИР 07-2013
1. Порядок оформления командировок сотрудников
1.1. Сотрудники могут быть направлены в командировки двух видов:
- Научная командировка. Этот вид командировки включает поездки для участия в научных конференциях, семинарах, проводящихся за пределами СурГПУ. К этому виду командировок относят повышение квалификации преподавателей (обучение, переподготовка). К научным командировкам относятся также поездки преподавателей и научных сотрудников (сотрудников) СурГПУ для работы в библиотеках над завершением учебных и научных работ (монографий, диссертаций), независимо от источника финансирования. К виду научных командировок относятся также поездки лиц, сопровождающих студентов на конференциях, конкурсах, форумах, олимпиадах, спортивных мероприятиях, учебных практиках.
- Служебная командировка. Этот вид командировки включает поездки административно-управленческого персонала (ректора, проректоров), поездки управленческо-вспомогательного персонала (начальники управлений, отделов, служб, их сотрудники) для решения вопросов в пределах основных должностных обязанностей. Служебной командировкой может стать повышение квалификации такого сотрудника в пределах его должностных и функциональных обязанностей, а также поездки ППС для проведения занятий с учителями города и района в рамках отдела повышения квалификации СурГПУ. К виду служебных командировок относятся командировки сотрудников и студентов СурГПУ, направляющихся на спортивные соревнования, студенческие культурно-массовые, воспитательные мероприятия, а также командировка лиц их сопровождающих.
1.2. Сотрудник, преподаватель СурГПУ может быть направлен в командировку либо курирующим проректором, либо проректором по научной работе.
1.3. Направляемый в командировку должен следовать следующей процедуре:
1.3.1. Заполнить заявление на командировку и служебное задание на командировку по согласованию с лицом его направляющим (заявление на командировку заполняется лично) (Приложение 2).
1.3.2. При направлении в командировку сотрудника с целью сопровождения студентов для участия в конференциях, конкурсах, форумах, олимпиадах, спортивных мероприятиях, учебных практиках, составляется смета расходов на поездку. Смета утверждается в электронном документообороте начальником ПЭО, главным бухгалтером, проректором по ЭиФ, утверждается ректором.
1.3.3. Заявитель в заявлении указывает место командировки, наименование организации, сроки командировки, цели командировки, а также основание для направления в командировку (вызов, приглашение, программа мероприятия и пр.).
1.3.4. В случае командирования с целью повышения квалификации - курсы повышения квалификации, по завершению которых слушателям, успешно завершившим курс обучения, выдаются следующие документы государственного (установленного) образца: удостоверение о повышении квалификации – для лиц, прошедших краткосрочное обучение или участвовавших в работе тематических и проблемных семинаров по программе в объеме от 72 до 100 часов; свидетельство о повышении квалификации – для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 100 часов; диплом о профессиональной переподготовке – для лиц, прошедших обучение по программе свыше 500 часов; диплом о присвоении квалификации для лиц, прошедших обучение по программе в объемы свыше 1000 часов, сотрудник оформляет Техническое задание (Приложение 4). Техническое задание согласовывает проректор по научной работе, утверждает ректор.
1.3.5. В зависимости от вида командировки (служебная или научная) заявление подписывает соответственно курирующий проректор в случае служебной командировки или проректор по научной работе в случае научной командировки.
1.3.6. Заявление любого заявителя в обязательном порядке согласуется зав. кафедрой (руководителем структурного подразделения).
1.3.7. Декан факультета согласует заявления штатных преподавателей и внутренних совместителей, имеющих нагрузку на этой специальности.
1.3.8. Проректор по ЗО ставит свое согласование на заявлениях только тех преподавателей, которые ведут нагрузку на заочном отделении. В остальных случаях зав. кафедрой указывает на заявлении, что на заочном отделении у соответствующего преподавателя нет нагрузки.
1.3.9. Проректор по ЭиФ подписывает заявление на командировку и указывает источник финансирования командировки.
1.3.10. Проректор по УР подписывает заявление после получения согласований (зав. кафедрой, декана, проректора по ЭиФ).
1.3.11. Преподаватели, работающие по совместительству на других кафедрах университета, обязаны поставить в известность о командировке заведующих этих кафедр и согласовать с ними до отъезда в командировку режим отработки учебных занятий.
1.3.12. Заявления на командировку сотрудников, не имеющих учебной нагрузки, визируется непосредственным руководителем и проректором, ответственным за соответствующую сферу, проректором по ЭиФ, а также командирующим проректором.
1.3.13. После получения всех согласований и подписей заявление и задание на командировку оставляется в приемной ректора для их подписи ректором.
1.3.14. Перед отъездом командируемый (или сопровождающее лицо) получает командировочное удостоверение, которое визируется по месту прибытия.
1.3.15. После возвращения из командировки сотрудник, преподаватель, отчитывается перед командируемым его лицом о результатах поездки в соответствии с полученным заданием. В случае получения документа (удостоверения, свидетельства о повышении квалификации) копия предоставляется со служебным заданием (Приложение 5).
1.3.16. Процедура оформления командировки осуществляется в обязательном порядке на все выезды заявителя (ППС (штатный или внутренний совместитель), сотрудник) за пределы г. Сургута. Заявитель, не имеющий командировочного удостоверения, считается находящимся в прогуле (в табеле эти дни считаются прогулом и не оплачиваются, и к такому заявителю может быть применена статья кодекса РФ о труде).
В случае, если командированный сотрудник работает на условиях совместительства по другой должности, на время командировки по совместительству оформляется отпуск.
2. Порядок оформления поездок студентов и аспирантов
2.1. Научная поездка. Этот вид включает поездки для участия в научных конференциях, семинарах, поездки для участия в конкурсах, олимпиадах, конференциях, научных форумах и т. д. К научным поездкам относятся также поездки для работы в библиотеках над завершением учебных и научных работ.
2.1.1. Процедура направления в научную поездку:
- докладную записку на имя ректора направляет декан или зав. кафедрой, начальник отдела аспирантура и дополнительного образования с приложением подтверждающих документов (вызов, приглашение, план проведения мероприятия, Положение) и смету расходов в электронном документообороте;
- согласовывает поездку проректор по УР, проректор по НР, начальник ПЭО, главный бухгалтер, проректор по ЭиФ.
2.2. Учебная практика. Этот вид поездки включает в себя выезд студентов для прохождения практики за пределами г. Сургута. Направление на практику производится согласно учебному плану на основании докладной записки декана факультета с согласования проректора по УР.
2.2.1. Процедура направления на учебную практику:
- докладную записку на имя ректора направляет декан с приложением сметы расходов в электронном документообороте;
- согласовывает поездку проректор по УР, начальник ПЭО, главный бухгалтер, проректор по ЭиФ.
2.3. Выезд на соревнования. Это вид поездки включает в себя выезд студентов за пределы г. Сургута для участия в разного рода соревнованиях, сборах.
2.3.1. Процедура направления на соревнования:
- докладную записку на имя ректора направляет директор спортклуба с приложением подтверждающих документов (Положение, план мероприятий) и смету расходов в электронном документообороте;
- согласовывает поездку проректор по УР, декан, начальник ПЭО, главный бухгалтер, проректор по ЭиФ.
2.4. Направляемый в поездку должен следовать следующей процедуре:
2.4.1. Заполнить заявление по согласованию с лицом его направляющим (заявление заполняется лично) (Приложение 3).
2.4.2. Заявитель в заявлении указывает место поездки, наименование организации, сроки, цели, а также основание для направления в поездку (вызов, приглашение, программу мероприятия и пр.).
2.4.3. Заявление подписывает тот, кто направляет в поездку.
2.4.4. Проректор по ЭиФ подписывает заявление на командировку и указывает источник финансирования командировки.
2.4.5. Проректор по УР подписывает заявление после получения согласований (зав. кафедрой, декана, проректора по ЭиФ).
2.4.6. После получения всех согласований и подписей, заявление передается секретарю учебного отдела для подписи ректором.
2.4.7. Перед отъездом получает у секретаря учебного отдела (каб.216, корпус 1) направление в поездку, которое визируется по месту прибытия.
2.4.8. После возвращения студент, аспирант отчитывается о результатах поездки в соответствии с полученным заданием в течение 3-х дней. (Приложение 6).
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Памятка
командированному сотруднику
и направленному в поездку студенту, аспиранту
1. До начала командировки (поездки)
Командировка оформляется на основании Инструкции по оформлению командировки.
Получить командировочное удостоверение (направление в поездку).
Проверить, чтобы все необходимые графы удостоверения были заполнены
2. Во время командировки (поездки)
Все расходы во время командировки должны быть подтверждены документами, неподтвержденные расходы не оплачиваются. Не выбрасывайте никакие документы, даже если считаете, что они вам не понадобятся, - предоставьте решение этого вопроса бухгалтерии.
Документы, подтверждающие расходы на проезд к месту командировки (поездки) и обратно.
В состав этих расходов входят:
- стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд, автобус);
- стоимость услуг по оформлению проездных билетов;
- расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах;
- стоимость проезда до места (вокзал, пристань, аэропорт) отправления в командировку (от места возвращения из командировки), если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает;
- взносы на обязательное государственно страхование пассажиров на транспорте.
Сохраняйте все проездные документы к месту командировки и обратно (авиа-, железнодорожные и автобусные билеты, посадочные талоны, распечатывайте электронные билеты). Если по время поездки вы пользовались постельными принадлежностями, потребуйте документ, подтверждающий оплату этой услуги. Оплачивается проезд, кроме бизнес класса (авиа-) и класса люкс (поезд).
Если вы приобретали электронный авиабилет, обязательно должны быть посадочные талоны и квитанция, подтверждающая оплату (чек ККМ, выписка по лицевому счету в случае оплаты своей банковской картой). Если вы приобретали электронный железнодорожный билет, то в кассе вокзала необходимо получить бланк билета, так как в настоящее время электронный ж/д билет не является бланком строгой отчетности.
Документы, подтверждающие расходы на проживание. Выписываясь из гостиницы или общежития, не забудьте взять документы, подтверждающие стоимость проживания (счет и (или) счет-фактуру), факт оплаты подтверждается чеком ККМ или бланком строгой отчетности установленной формы.
Документы, подтверждающие цель командировки (поездки). Сохраняйте все документы, имеющие отношение к служебному заданию (договор, план семинара, программа мероприятия, приглашение, удостоверение или свидетельство о повышении квалификации и т. п.)
Перед отъездом не забудьте проставить отметки о прибытии и выбытии в командировочном удостоверении, направлении в командировку. Проследите, чтобы эти отметки соответствовали датам и месту прибытия и выбытия из командировки.
3. По окончании командировки (поездки).
В течение трех рабочих дней по возвращении из командировки, поездки заполните авансовый отчет и приложите к нему все документы, в том числе служебное задание (для сотрудников) с отметками руководителя структурного подразделения о выполнении задания. Остаток неиспользованных подотчетных сумм необходимо в течение 3-х рабочих дней после возвращения из командировки сдать в кассу филиала Ханты-Мансийского банка в г. Сургуте строго по реквизитам, выданным бухгалтером, принимающим авансовый отчет. Копия квитанции на сданные подотчетные суммы передается в бухгалтерию (факсом, электронной почтой и пр.) для контроля за своевременным зачислением средств на лицевой счет университета.
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Заявление на командировку сотрудника
В приказ Ректору
Сургутского государственного
Ректор СурГПУ педагогического университета
___________________ д. п.н., профессору
«_____»____________20___г. _______________________________
_______________________________
_______________________________
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить мне командировку
место назначения (город) ______________
организация ______________________________________________________
срок командировки с ______ по ____________
количество дней
цель командировки ____________________________________
основания для направления в командировку (приглашение, вызов и пр.)
Предполагаемый источник финансирования (средства университета, прочих организаций)
Прошу выдать под отчет на командировочные расходы ____________________________________________
____________________________________________________________________________________________
В течение трех дней после возвращения из командировки обязуюсь предоставить авансовый отчет и сдать неиспользованные подотчетные суммы в филиал Ханты-Мансийского банка г. Сургута
Подпись
(Ф. И.О.)
Задолженность по подотчету отсутствует ____________________________________________________________
бухгалтер СурГПУ
 | |
Научная командировка Служебная командировка
Проректор по НР Курирующий проректор
СОГЛАСОВАНО
Проректор по УР
Проректор по ЗО
Декан факультета
Зав. кафедрой
(руководитель стр. подр.) ____________
Проректор по ЭиФ
Источник финансирования ____________________________________________________________________
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Заявление на поездку студента, аспиранта
В приказ Ректору
Сургутского государственного
Ректор СурГПУ педагогического университета
___________________ д. п.н., профессору
«_____»____________20___г. _______________________________
_______________________________
_______________________________
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу направить в поездку
место назначения (город) ______________
организация ______________________________________________________
срок поездки с ______ по ____________
количество дней
цель поездки ____________________________________
основания для направления в поездку (приглашение, вызов и пр.)
Предполагаемый источник финансирования (средства университета, прочих организаций)
Прошу выдать под отчет на поездку_____________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
В течение трех дней после возвращения из поездки обязуюсь предоставить авансовый отчет и сдать неиспользованные подотчетные суммы в филиал Ханты-Мансийского банка г. Сургута
Подпись
(Ф. И.О.)
Задолженность по подотчету отсутствует ____________________________________________________________
бухгалтер СурГПУ
Декан Зав. кафедрой
СОГЛАСОВАНО
Проректор по УР
Проректор по НР
Проректор по ЭиФ
Источник финансирования ____________________________________________________________________
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
(пример)
| УТВЕРЖДАЮ Ректор СурГПУ ____________ «____» ______________ 201__г. |
Техническое задание
Оказание образовательных услуг по повышению квалификации
(профессиональной подготовке (переподготовке), повышение квалификации)*
п/п№ | Параметры требований к услугам | Конкретные требования к услугам, указываемые государственным заказчиком |
1 | Наименование закупаемых услуг | Оказание образовательных услуг. |
2 | Количество закупаемых услуг | |
3 | Место оказания услуг | |
4 | Сроки (периоды) оказания услуг | |
5 | Стоимость услуг | |
6 | Цели использования результатов услуг | |
7 | Условия оказания услуг, общие требования к оказанию услуг | 1. Наличие лицензии на осуществление образовательной деятельности по программам дополнительного профессионального образования 2. Для образовательных учреждений, имеющих государственную аккредитацию, необходимо иметь в наличии документ государственного образца о соответствующем уровне образовании (свидетельство/удостоверение/диплом) для выдачи граждан по результатам освоения профессиональной образовательной программы и успешной сдачи итоговой аттестации. 3. Для образовательных учреждений, не имеющих государственную аккредитацию, необходимо иметь в наличии соответствующие документы установленного образца (свидетельство/удостоверение/диплом). 4. Наличие утвержденного учебного плана и программы (предоставляется при заключении государственного контракта). 5. Проведение учебного процесса по программе ___________________________________________________ в соответствии с учебными планами и программой и графиком (расписанием) занятий, утвержденными в установленном порядке. 6. Учебный процесс граждан должен проходить на территории ________________________. 7. Повышение квалификации должно быть организовано по очной, очно-заочной (вечерней) форме обучения, может быть курсовым (групповым) или индивидуальным (определяется Сторонами при заключении контракта). 8. Повышение квалификации должно включать в себя теоретический курс и практическое обучение. 9. Повышение квалификации должно носить интенсивный и краткосрочный характер и не должно превышать 2 месяца. 10. Обеспечение Исполнителем слушателей учебно-методическими пособиями на бумажных и электронных носителях по повышению квалификации. 11. Предоставление Заказчику в период обучения в срок до 20 числа каждого месяца и в день, следующий за днем завершения обучения, табеля посещения занятий, справки об успеваемости слушателей, направленных Заказчиком. 12. Завершение обучения должно сопровождаться аттестацией слушателей, на которой Заказчик вправе присутствовать. 13. Выдача Исполнителем гражданам, завершившим обучение в полном объеме, документов государственного или установленного образца. 14. Осуществление текущего контроля учебного процесса в соответствии с учебными планами и программами. Форма контроля определяется Исполнителем. |
8 | Порядок сдачи и приемки результатов услуг | Предоставление в трехдневный срок с момента окончания обучения: 1. Акта оказанных услуг; 2. Счета-фактуры (счета); 3. Удостоверение о повышении квалификации 4. Удостоверение тестера Копии приказа или выписки из приказа о завершении обучения учебной группы. |
Проректор по науке СурГПУ __________________________
*«Требования, установленные в настоящем техническом задании не создают преимущественные условия участия в торгах одному или нескольким участникам торгов и не нарушают статьи 15, 17 Федерального закона -ФЗ «О защите конкуренции», что подтверждает отсутствие ограничения конкуренции».
Приложение 5
Унифицированная форма № Т-10а
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. № 1
Код | ||
Форма по ОКУД | 0301025 | |
Сургутский государственный педагогический университет | по ОКПО | |
наименование организации | ||
Номер документа | Дата составления | ||
СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ |
для направления в командировку и отчет о его выполнении
фамилия, имя, отчество |
Структурное подразделение | Должность (специальность, профессия) | Командировка | Основание | ||||||
место назначения | дата | срок, (календарные дни) | организация-плательщик | ||||||
страна, город | организация | начала | окончания | всего | не считая времени нахожде- | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
Содержание задания (цель) | Краткий отчет о выполнении задания |
11 | 12 |
Руководитель
структурного подразделения | Работник | ||||||
должность | личная подпись | расшифровка подписи | личная подпись |
Заключение о выполнении задания | ||
Руководитель организации | Ректор |
| Руководитель структурного подразделения | ||||||||
должность | личная подпись | расшифровка подписи | должность | личная подпись | расшифровка подписи |
| “ | ” | 20 | г. |
Сургутский государственный педагогический университет | Приложение 6 | |
наименование организации |
Номер документа | Дата составления | ||
Отчет |
о выполнении задания
фамилия, имя, отчество |
Факультет | группа | Поездка | Основание | ||||||
место назначения | дата | срок, (календарные дни) | организация-плательщик | ||||||
страна, город | организация | начала | окончания | всего | не считая времени нахожде- | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
Содержание задания (цель) | Краткий отчет о выполнении задания |
11 | 12 |
Декан, зав. кафедрой,
директор спортклуба | Студент | ||||||
должность | личная подпись | расшифровка подписи | личная подпись |
Заключение о выполнении задания | ||
Руководитель организации | Ректор |
| Декан, зав. кафедрой,Директор спортклуба | ||||||||
должность | личная подпись | расшифровка подписи | должность | личная подпись | расшифровка подписи |
| “ | ” | 20 | г. |
