Н. И. ФЕДОСОВ, Б. М. КЕРБЕЛЬ, И. Г. ПОПОВА
Северский государственный технологический институт
ДОКУМЕНТАЦИЯ В СИСТЕМЕ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА ВУЗА НА ПРИМЕРЕ СГТИ
В работе отмечена определяющая роль документации при создании менеджмента качества в вузе и предложена классификация необходимой документации СМК.
Любая организация, в том числе и высшее учебное заведение, имеет организационную структуру. Для выполнения своих процессов и руководители, и исполнители используют те или иные необходимые им документы, имеющиеся в организации: правовые, организационно-распорядительные, планово-финансовые, внешние нормативные, внутренние нормативные, технические. Однако в большинстве случаев все документы разрозненны и не образуют единой системы. В соответствии с требованиями ИСО весь объем документации должен быть определенным образом структурированным, давать четкое представление о системе в целом и о каждом элемента структуры, иметь четкие связи между элементами.
Одна из главных задач системы менеджмента качества вуза – упорядочить, т. е. систематизировать и классифицировать уже имеющиеся документы. В СГТИ под руководством Центра менеджмента качества разрабатывается и внедряется комплекс внутренних стандартов СТП СГТИ, охватывающий все сферы деятельности вуза и регламентирующий правила создания и «движения» любого документа. Вся текущая документация кафедр и подразделений приводится в соответствие с введенными в действие приказом ректора стандартами. Информация о разработанных и внедренных стандартах постоянно актуализируется на сервере СГТИ, там же хранятся электронные версии самих стандартов, доступные в сети Интранет всем сотрудникам института.
Документы базисного, базового и рабочего уровня являются лишь перечнем документов, на основании которых вуз работал, работает и, возможно, будет работать даже без внедрения СМК. Чтобы весь этот перечень заработал на выполнение стратегических задач вуза, не хватает системного подхода в управлении документами. Поэтому следующим шагом по пути создания системы документации должен стать анализ того, каких документов в перечне не хватает для эффективного менеджмента в вузе.
В предлагаемой структуре документации СМК вуза, сформированной согласно стандартов ИСО серии 9000, все эти дополнительные системные документы объединены в верхний управляющий уровень и составляют документацию по управлению на основе качества - политика, цели и руководство по качеству; документированные процедуры управления процессами, выполняемыми на стратегическом уровне; документированные процедуры управления подпроцессами, выполняемыми подразделениями; рабочие инструкции исполнителей.
Наличие системы менеджмента качества в вузе является одним из обязательных требований при проведении аккредитации вуза. А управление документацией является основой СМК, без чего невозможно построить эффективную систему менеджмента всей организацией.
Уровень | Признак | Вид документации |
Управляющий | Документация по управлению на основе | Миссия, цели и задачи СГТИ; Документированные процедуры на уровне вуза; Рабочие инструкции |
Рабочий | Документация по подтверждению качества | Записи |
Базовый | Документация по обеспечению качества | Внутренняя техническая документация Внутренняя нормативная документация Внешняя нормативная документация Документация стратегического и Организационно-распорядительная |
Базисный | Правовая документация | Основные законодательные акты и документация в области высшего профессионального образования |
